Wenn Softwarelizenzen auslaufen, kann das in IT-Umgebungen zu Stillstand führen. Das Management dieser Lizenzen ist gerade in größeren Unternehmen eine Herausforderung, die kaum durch händische Arbeit zu bewältigen ist. Die Folgen sind Chaos, höhere Kosten und womöglich rechtliche Probleme, die auch nach außen dringen können.
Um solche Probleme zu vermeiden, ist ein durchdachtes Lizenzmanagement erforderlich. Lizenzmanagement läuft unter verschiedenen Namen, hat aber immer vergleichbare Funktionen und Resultate zum Ziel. In diesem Artikel stellen wir Ihnen daher die Funktionsweise, die verschiedenen Bezeichnungen, Hürden, Vorteile sowie verschiedene Arten und Tools des Lizenzmanagements vor.
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Lizenzmanagement bezeichnet den Prozess der Überwachung und Vertragsverwaltung von Softwarelizenzen innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, die Compliance mit den Lizenzvereinbarungen sicherzustellen und eine effiziente Nutzung der Software-Ressourcen zu gewährleisten.
Lizenzverwaltung umfasst die Kontrolle über den Erwerb, die Verteilung, die Wartung und die Ausmusterung von Softwarelizenzen. Durch Lizenzmanagement werden nicht nur rechtliche Risiken minimiert, sondern auch die Gesamtbetriebskosten der IT-Infrastruktur optimiert. Es spielt eine zentrale Rolle in der IT-Strategie und trägt maßgeblich dazu bei, das volle Potenzial der Softwareinvestitionen eines Unternehmens auszuschöpfen.
Lizenzmanagement kann als Teil des Asset Managements gesehen werden und unterliegt vielen verschiedenen Namen, die je nach Land oder Branche anders betitelt werden. Andere Begriffe, die ähnliche Konzepte wie Lizenzmanagement abdecken, sind:
Die Implementierung einer Lizenzmanagementsoftware bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen:
Wenn ein Unternehmen nicht auf diese Vorteile setzt, ergeben sich diverse Hürden, die es zu beachten gilt.
Eine der Hauptherausforderungen im Lizenzmanagement ist die Komplexität der Lizenzvereinbarungen.
Softwarelizenzen kommen mit einer Vielzahl von Bedingungen und Nutzungseinschränkungen, die oft schwer zu verstehen und zu überwachen sind. Dies kann zu Compliance-Problemen führen, wenn Unternehmen versehentlich gegen Lizenzbedingungen verstoßen, was rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Durch diese Problematik liegen das Lizenzmanagement und das Vertragsmanagement oft nah beieinander. Mit modernen Vertragsmanagement-Tools lassen sich solche Baustellen in einem Rutsch erledigen.
Eine weitere Hürde ist die Dynamik der IT-Landschaft in Unternehmen. Mit ständig wechselnden Softwareanforderungen, der Einführung neuer Technologien und der Ausmusterung alter Systeme müssen Lizenzmanager kontinuierlich den Überblick über die aktuelle Lizenzsituation behalten.
Das erfordert nicht nur detaillierte Kenntnisse der vorhandenen Software, sondern auch eine flexible Anpassungsfähigkeit an sich verändernde Anforderungen. Low-Code-Plattformen können hier Abhilfe schaffen, da sie laufende Anpassungen ermöglichen.
Hinzu kommt die Herausforderung der Datenintegration und -verwaltung. Informationen über Softwarelizenzen sind oft über verschiedene Systeme und Abteilungen verteilt. Eine zentrale Erfassung und Verwaltung dieser Daten sind essenziell, um eine effektive Übersicht zu gewährleisten.
Die Integration dieser Daten in ein zentrales Lizenzmanagement-System kann jedoch komplex und zeitintensiv sein, vor allem in großen Unternehmen mit einer umfangreichen IT-Infrastruktur.
Der „Worst Case“ im Lizenzmanagement tritt ein, wenn abgelaufene oder nicht konforme Lizenzen zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Ein solches Szenario könnte den vollständigen Ausfall kritischer Geschäftsanwendungen beinhalten, was zu erheblichen Betriebsunterbrechungen und Produktivitätsverlusten führen würde.
Immer wieder wird, wie im September 2023 bei VW, darüber berichtet, dass generelle IT-Infrastrukturprobleme weitläufige Produktionsstopps zur Folge hatten. Diese Szenarien sind also keine seltenen Fälle, sondern Geschäftsalltag – und können auch durch Lizenzprobleme verursacht werden.
In extremen Fällen könnten rechtliche Konsequenzen wie hohe Strafen oder gerichtliche Auseinandersetzungen das Unternehmen finanziell und reputativ schwer belasten. Solche Vorfälle können langfristige Auswirkungen auf das Vertrauen der Kund:innen und Geschäftspartner:innen haben.
Im DACH-Bereich unterliegen Softwarelizenzen verschiedenen rechtlichen Rahmenbedingungen, die sich aus dem Urheberrecht und spezifischen Vertragsvereinbarungen ergeben. Software wird rechtlich als Werk angesehen und ist somit durch das Urheberrecht geschützt.
Die spezifischen Gesetze und Vorschriften variieren leicht zwischen den Ländern des DACH-Raums. In Deutschland regelt das Urheberrechtsgesetz (UrhG) den Schutz von Software. In Österreich und der Schweiz gelten ähnliche Regelungen, die das Urheberrecht schützen und die Rechte der Urheber sowie die Pflichten der Nutzer:innen festlegen.
Zudem müssen Unternehmen die Datenschutzbestimmungen, insbesondere die DSGVO, beachten, wenn die Software personenbezogene Daten verarbeitet. Diese erfordern eine sorgfältige Überprüfung und Einhaltung der Lizenzvereinbarungen, um rechtliche Risiken zu minimieren.
Lizenzmanagement funktioniert durch die systematische Erfassung und Verwaltung aller Softwarelizenzen innerhalb eines Unternehmens. Dieser Prozess beinhaltet mehrere Schlüsselschritte und kann Teil eines komplexeren Vertragsmanagement-Prozesses sein:
Zunächst werden alle vorhandenen Softwarelizenzen erfasst und dokumentiert. Dabei erfassen Sie Informationen wie Lizenztyp, Anzahl, Kaufdatum, Ablaufdatum und Nutzungsbedingungen.
Es erfolgt eine kontinuierliche Überwachung der tatsächlichen Nutzung der Software. Dadurch stellen Sie sicher, dass die Software gemäß den Lizenzvereinbarungen genutzt wird und keine Über- oder Unterlizenzierung vorliegt.
Regelmäßige Überprüfungen garantieren, dass das Unternehmen die Lizenzbedingungen einhält und Sie rechtliche Konformität gewährleisten.
Basierend auf den gesammelten Daten können Unternehmen ihre Lizenzstrategie optimieren und an veränderte Bedingungen anpassen, etwa bei Veränderungen in der IT-Infrastruktur oder im Nutzerverhalten.
Mit regelmäßigen Berichten und Analysen erhalten Sie Einblicke in die Effizienz der Lizenznutzung und haben so Unterstützung bei strategischen Entscheidungen.
Es gibt verschiedene Arten von Software-Lizenzen, die Unternehmen je nach Bedarf und Nutzungsszenario auswählen können:
Für das Lizenzmanagement gibt es eine Vielzahl von Tools, die Unternehmen unterstützen, ihre Lizenzlandschaft effektiv zu verwalten.
Hier sind zehn reine Lizenzmanagement-Tools, die international populär sind:
Neben diesen gibt es noch viele weitere Tools, die je nach spezifischen Anforderungen und Unternehmensgröße geeignet sein können
Stellen Sie sich die fiktive Firma „Media TechNova“ vor, ein mittelständisches Unternehmen im Bereich der digitalen Medienproduktion. Media TechNova nutzte Softwarelizenzen bisher ohne systematisches Lizenzmanagement, was zu ungenutzten Lizenzen, Compliance-Risiken und unnötigen Ausgaben führte. Mit der Einführung eines strukturierten Lizenzmanagementsystems ändert sich das Bild grundlegend.
Primäre Aspekte der Verbesserung:
Sekundäre Aspekte der Verbesserung:
Diese Veränderungen bei Media TechNova zeigen deutlich, wie ein effektives Lizenzmanagement zu einer umfassenden Optimierung der Unternehmensressourcen beitragen kann.
In modernen Unternehmen ist man heute bestrebt, Prozesse zu automatisieren, händische Arbeiten zu reduzieren und ineffiziente Methoden zu modernisieren. Das Lizenzmanagement ist daher nicht als redundanter Aspekt, sondern eher als logische Konsequenz der Digitalisierung zu verstehen.
Mit den richtigen Tools und der richtigen Herangehensweise ergeben sich einige Vorteile, die die Anfangsinvestitionen in Lizenzmanagementsoftware rechtfertigen sollten.
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