Rechtssichere Unterschriften, automatisches Einholen von Kundendaten und ein fortschrittlicher Vertragsverwaltungszyklus sind klare Indikatoren einer modernen Vertragsverwaltung. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch auf händische Prozesse setzen, könnte es Zeit für eine Änderung sein.
Doch wie klappt es, zeitgemäß Verträge zu verwalten? In diesem Artikel stellen wir Ihnen Best Practices, nützliche Tools und weitere wichtige Informationen vor, um auch Ihrem Unternehmen den Weg in die richtige Richtung zu weisen.
Eine intuitive und zielführende Vertragsverwaltung lässt sich mit Vertragsmanagement-Tools umsetzen. Flixcheck steht Ihnen dabei zur Seite und unterstützt Sie nicht nur in der Vertragsverwaltung, sondern auch in der Kundenkommunikation. Testen Sie Flixcheck, den digitalen Allrounder für Kundenkommunikation, 30 Tage lang kostenlos!
Die Vertragsverwaltung ist ein unterschätzter Aspekt im Geschäftsleben, der Unternehmensprozesse maßgeblich beeinflusst.
Eine moderne Vertragsverwaltung umfasst neben der sicheren Aufbewahrung und Zugänglichkeit von Verträgen auch das Management des gesamten Lebenszyklus eines Vertrags – damit sind die Anbahnung, die Unterzeichnung bis hin zur Erneuerung oder Beendigung gemeint. Auch die Verwaltung oder Archivierung darf hier genannt werden.
Im Zentrum der modernen Vertragsverwaltung steht die Digitalisierung. Digitale Tools ermöglichen eine automatisierte, fehlerfreie und progressive Handhabung von Verträgen. Dadurch können Unternehmen Zeit sparen, Kosten reduzieren und das Risiko von menschlichen Fehlern minimieren.
Zudem verbessern digitale Lösungen die Compliance, indem sie sicherstellen, dass Verträge gemäß den gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien verwaltet werden.
Die Vorteile einer modernisierten Vertragsverwaltung sind vielfältig:
Vertragsmanagement-Tools spielen heutzutage eine Schlüsselrolle bei der Modernisierung der Vertragsverwaltung. Diese digitalen Lösungen bieten eine Plattform für das zielorientierte Management des gesamten Vertragslebenszyklus. Vertragsmanagement-Tools rationalisieren und automatisieren den Vertragsprozess, und ermöglichen somit zeit- und kosteneffektive Workflows.
Es gibt eine Vielzahl von Vertragsmanagement-Tools auf dem Markt, die sich in Funktionalität und Spezialisierung unterscheiden. Einige konzentrieren sich auf bestimmte Aspekte des Vertragsprozesses, wie digitale Unterschriften oder Vertragsanalyse, während andere eine umfassende Lösung für den gesamten Vertragslebenszyklus bieten.
Vertragsmanagement-Tools verbessern den Vertragsmanagement-Prozess auf mehreren Ebenen:
Bei der Auswahl eines Vertragsmanagement-Tools sollten Unternehmen folgende Kriterien berücksichtigen:
Ein zweckdienliches Vertragsmanagement ist für Unternehmen jeder Größe von Bedeutung. Durch die Implementierung von Best Practices können Sie nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch rechtliche Risiken minimieren.
Als positiver Nebeneffekt können Sie auf diese Weise die Beziehung zu Ihren Geschäftspartnern verbessern, denn reibungslose Abläufe werden immer gern gesehen.
Eine der wichtigsten Best Practices im Vertragsmanagement ist die Zentralisierung aller Vertragsdaten. Eine zentrale Datenbank oder ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es, Verträge und dazugehörige Dokumente systematisch zu speichern und zu verwalten. Das erleichtert den Zugriff auf Vertragsinformationen für autorisierte Mitarbeiter:innen und verbessert die Übersichtlichkeit.
Zentralisierte Vertragsdaten helfen auch dabei, Duplikate zu vermeiden, den Überblick über Vertragsfristen zu behalten und sicherzustellen, dass alle Verträge aktuell sind.
Die Automatisierung von Routineaufgaben ist eine weitere Schlüsselstrategie für zielgerichtetes Vertragsmanagement. Durch den Einsatz von Vertragsmanagement-Tools können Unternehmen Prozesse wie die Vertragsanbahnung, -erstellung, -prüfung und -unterzeichnung automatisieren. Die Automatisierung hat einige Vorteile, die eine Umstellung rechtfertigen, darunter:
Automatisierte Erinnerungen an wichtige Termine, wie Vertragsverlängerungen oder Kündigungsfristen, sorgen zudem dafür, dass keine Fristen versäumt werden. Automatisierung trägt wesentlich zur Effizienzsteigerung und Risikominimierung im Vertragsmanagement bei und kann ganz nebenbei Ihren Geschäftspartnern:innen ein professionelles Geschäftsumfeld bieten.
Die Gewährleistung von Sicherheit und Compliance ist im Vertragsmanagement von größter Bedeutung. Das umfasst den Schutz sensibler Daten vor unbefugtem Zugriff sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und branchenspezifischer Standards. Digitale Vertragsmanagement-Tools können durch verschlüsselte Datenübertragung, sichere Speicherung und detaillierte Zugriffskontrollen zur Sicherheit beitragen.
Compliance wird durch Funktionen unterstützt, die sicherstellen, dass Verträge den aktuellen Rechtsvorschriften entsprechen und dass Änderungen lückenlos dokumentiert werden. Regelmäßige Audits und Berichte fördern zudem die Transparenz und helfen bei der Einhaltung interner Richtlinien und externer Regularien.
Für ein umfassendes Vertragsmanagement ist die Integration in bestehende Systemlandschaften essenziell. Die Fähigkeit, Vertragsmanagement-Tools mit anderen Unternehmensanwendungen wie Customer Relationship Management (CRM) – und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen zu verknüpfen, optimiert Arbeitsabläufe und Datenflüsse.
Eine solche Integration ermöglicht es, relevante Vertragsdaten nahtlos zwischen Systemen zu übertragen, was die Effizienz steigert und die Wahrscheinlichkeit von Dateninkonsistenzen verringert. Ebenso unterstützt die Integration in Kommunikationstools eine erfolgreiche Zusammenarbeit und erleichtert den Austausch von Vertragsdokumenten mit internen und externen Stakeholder:innen.
Im Klartext bedeutet das: Zufriedene Kund:innen schätzen den reibungslosen Ablauf und kommen wieder.
Flixcheck positioniert sich als innovatives Tool, das mit seinem vielfältigen Feature-Set auch dafür ausgelegt ist, den Vertragsmanagement-Prozess in Unternehmen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Mit seinen Funktionen unterstützt es Unternehmen dabei, ihre Vertragsverwaltung digital zu transformieren.
Flixcheck erleichtert die Anbahnungsphase von Verträgen erheblich, indem es das Einholen notwendiger Kundendaten vor der Vertragserstellung automatisiert. Über benutzerfreundliche Kontaktanfrage-Elemente können Unternehmen schnell und unkompliziert Informationen wie Anrede, Namen, Adressen, E-Mail-Adressen sowie Telefon- und Mobilfunknummern erfassen.
Diese Effizienz in der Datenerhebung beschleunigt den Prozess der Vertragsanbahnung und trägt dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Durch die Nutzung von Flixcheck können Unternehmen ihre Vertragsdokumente digital und interaktiv gestalten. Mit dem PDF-Editor lassen sich bestehende Verträge als PDF hochladen und mit individuellen Feldern versehen, die Kund:innen ausfüllen können.
Das beinhaltet
Die Möglichkeit, Änderungswünsche digital zu übermitteln und vor der endgültigen Unterzeichnung zu integrieren, macht die Vertragserstellung und -verhandlung nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und besonders kundenfreundlich.
Flixcheck trägt maßgeblich zur Vereinfachung des Unterschriftsprozesses bei, indem es eine Plattform für das sichere Einholen digitaler Unterschriften bietet. Mit der Möglichkeit, DSGVO-konforme elektronische Signaturen (EES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) zu verwenden, ermöglicht Flixcheck Unternehmen, Verträge schnell, sicher und rechtsgültig zu unterzeichnen.
Dieser Prozess kann vollständig digitalisiert werden, was den Aufwand für das Drucken, Versenden und Scannen von Dokumenten eliminiert, und ganz nebenbei die Geschäftsabwicklung beschleunigt , ohne bei der Sicherheit Kompromisse zu machen.
Durch die Integration von Flixcheck in bestehende Unternehmenssysteme können alle Daten aus dem Vertragsmanagementprozess nahtlos in interne Systeme übertragen und dort verwaltet werden. Die API-Schnittstelle von Flixcheck ermöglicht eine einfache Anbindung an CRM- und ERP-Systeme, wodurch eine zentrale Datenhaltung und -verwaltung unterstützt wird.
Diese Integration vereinfacht nicht nur die Archivierung und den schnellen Zugriff auf Vertragsdokumente, sondern fördert auch die Einhaltung von Compliance-Richtlinien durch eine lückenlose Dokumentation und Speicherung der Vertragsdaten.
Flixcheck ist eine vielseitige SaaS-Webanwendung, die noch weit mehr als die Vertragsverwaltung unterstützen kann. Entwickelt, um die digitale Kundenkommunikation und den Kundenservice zu revolutionieren, ermöglicht Flixcheck Unternehmen, eine breite Palette von Anwendungsfällen zielführend zu digitalisieren. Die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit von Flixcheck machen es zu einem wertvollen Tool für Organisationen jeder Größe und Branche.
Die Anwendungsgebiete von Flixcheck umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:
Die effektive Verwaltung von Verträgen ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Moderne Digitalisierungstools wie Flixcheck bieten die Möglichkeit, den Vertragsmanagement-Prozess zu innovieren, zu vereinfachen und zu beschleunigen. Durch die Implementierung von Best Practices und die Nutzung fortschrittlicher digitaler Lösungen können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Compliance sicherstellen und letztlich ihre Geschäftsbeziehungen verbessern.
Flixcheck hebt sich als ein umfassendes Tool hervor, das nicht nur die digitale Unterschrift von Verträgen ermöglicht, sondern auch den gesamten Vertragsmanagement-Prozess von der Anbahnung bis zur Archivierung unterstützt. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche, der Flexibilität und der Integration in bestehende Systemlandschaften erleichtert Flixcheck Unternehmen die Verwaltung ihrer Vertragsangelegenheiten erheblich.
Die digitale Transformation der Vertragsverwaltung ist kein Trend, sondern eine Notwendigkeit, um in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben. Testen Sie Flixcheck jetzt selbst –30 Tage lang kostenlos!