Jüngere Generationen setzen viel mehr auf mobile Endgeräte, als es noch vor einigen Jahren der Fall war. Das verändert die Kundenlandschaft, aber auch die Bedürfnisse der Belegschaft in modernen Unternehmen. Neben diesen Änderungen müssen Unternehmen stetig an produktiveren Workflows arbeiten.
Durch die hohe Konkurrenz und schwierige Marktbedingungen ist es entscheidend, dass Ihr Unternehmen wirksame und kundenfreundliche Lösungen implementiert. Digitale Unterschriften auf Tablets bieten eine solche Lösung, indem sie den Prozess der Dokumentenunterzeichnung vereinfachen und beschleunigen. In diesem Artikel finden Sie wertvolle Tipps und Best Practices, um die Nutzung digitaler Unterschriften in Ihrem Unternehmen zu optimieren.
Um auch in Ihrem Unternehmen greifbare Verbesserungen zu sehen, gibt es digitale Assistenten, die Arbeitsprozesse und analoge Workflows digitalisieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher gestalten. Mit Flixcheck können einige dieser Anpassungen gelingen. Testen Sie Flixcheck, den digitalen Allrounder für Kundenkommunikation, 30 Tage lang kostenlos!
Wenn Sie auf einem Tablet unterschreiben wollen, tun Sie das in der Regel unabhängig vom Gerät selbst – Sie müssen dafür eine entsprechende Software oder ein Tool nutzen. Die meistgenutzten Umgebungen erklären wir Ihnen jeweils im Details. Neben diesen Beispielen gibt es viele weitere Lösungen und Programme mit ähnlichen Funktionen.
Die Nutzung digitaler Unterschriften hat sich in den letzten Jahren erheblich verbreitet, vor allem auch auf Smartphones und Tablets. Die folgende Anleitung bietet eine einfache Schritt-für-Schritt-Erklärung für Excel, Google Docs und in einer PDF auf einem Mac.
Tipp: Bei Apple-Tablets, also sämtlichen iPads, gibt es ein ähnliches Programm für das Unterzeichnen von PDF-Dokumenten – unter dem Namen „Vorschau“. Sie müssen so nicht zwingend die PDF-Unterschrift mit Ihrem Mac vornehmen, sondern können auch direkt auf dem iPad unterschreiben.
Wenn der digitale Zeitgeist Schnelligkeit und Produktivität zum obersten Ziel erklärt, nehmen digitale Unterschriften eine zentrale Rolle ein – egal, ob auf dem Tablet, dem PC oder auch nur bei einer Lieferbestätigung beim Spediteur.
Sie ermöglichen es Unternehmen, Verträge und Dokumente schnell und sicher zu unterzeichnen, ohne dass physische Dokumente versendet, gedruckt und manuell unterschrieben werden müssen.
Digitale Unterschriften unterstützen zudem die Flexibilität und Mobilität der Belegschaft. Mitarbeitende können Dokumente überall und jederzeit unterzeichnen, was besonders für das Homeoffice von Vorteil ist – hier kommen gerne auch Tablets zum Einsatz.
Die Sicherheit digitaler Unterschriften trägt ebenfalls zu ihrer Bedeutung bei. Fortgeschrittene Verschlüsselungstechniken und Authentifizierungsverfahren gewährleisten, dass digitale Unterschriften nicht nur rechtsverbindlich, sondern auch gegen Fälschung geschützt sind. Das schafft ein hohes Maß an Vertrauen bei allen Beteiligten – sowohl bei Ihrer Belegschaft als auch bei Ihren Kund:innen.
Die Einführung digitaler Unterschriften in Ihrem Unternehmen kann eine transformative Veränderung darstellen, die Effizienz steigert und die Sicherheit erhöht. Um diesen Übergang erfolgreich zu gestalten, sind jedoch sorgfältige Planung und Umsetzung erforderlich. Hier sind einige Schritte, die Ihnen dabei helfen, digitale Unterschriften zielführend zu implementieren.
Die Umstellung auf digitale Unterschriften beginnt mit der Aufklärung und Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten verstehen, wie digitale Unterschriften funktionieren und welche Vorteile sie bieten.
Eine nahtlose Integration digitaler Unterschriftensysteme in bestehende IT-Infrastrukturen ist dabei wünschenswert. Überprüfen Sie, wie sich digitale Unterschriften in Ihre aktuellen Arbeitsabläufe einfügen lassen, und identifizieren Sie Bereiche, in denen Anpassungen erforderlich sind. Viele Anbieter digitaler Unterschriftslösungen bieten flexible Integrationsoptionen, die eine reibungslose Implementierung in bestehende Systeme wie CRM- oder ERP-Software ermöglichen.
Die Implementierung digitaler Unterschriften in Ihrem Unternehmen erfordert eine gründliche Auseinandersetzung mit den rechtlichen Rahmenbedingungen und Sicherheitsstandards, um Compliance und Datenintegrität sicherzustellen. Ein zentraler Punkt hierbei ist die Einhaltung der eIDAS-Verordnung, die in der Europäischen Union die Grundlage für elektronische Identifizierungen und Vertrauensdienste bildet.
Diese Verordnung definiert die Standards für elektronische Signaturen und garantiert deren Rechtsgültigkeit und grenzüberschreitende Anerkennung.
Je nach Anwendungsfall gibt es verschiedene Typen von elektronischen Signaturen:
Während die EES für allgemeine Dokumente verwendet werden kann, und nicht namentlich in der eIDAS-Verordnung genannt wird, bieten FES und QES ein höheres Sicherheitsniveau und sind für vertragsrechtliche Dokumente oder solche mit höheren Compliance-Anforderungen vorbehalten.
Wichtig: Wenn Sie wie weiter oben beschrieben Dokumente mit dem Acrobat Reader oder über Ihr iPad unterzeichnen, handelt es sich in der Regel um eine einfache elektronische Signatur. In vielen Fällen ist diese nicht ausreichend und es ist mindestens die fortgeschrittene elektronische Signatur nötig. Wir empfehlen daher die Verwendung entsprechender Tools und Signiersoftwares, um hier die rechtlichen Bedingungen einzuhalten.
Falls Sie sich unsicher sind, welche Unterschrift für welches Dokument rechtlich bindend ist, konsultieren Sie am besten eine:n Expert:in. Wir geben Ihnen in unseren Beiträgen lediglich einen Einblick in die grundlegenden Rahmenbedingungen.
Wenn Sie die Wege in Excel, Google Docs oder via Adobe Reader nicht rechtssicher genug oder im Hinblick auf Ihre Kund:innen zu unprofessionell finden, gibt es noch eine andere Möglichkeit, die auch auf einem Tablet funktioniert: Flixcheck.
Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, rechtssichere Unterschriften bequem und schnell zu sammeln, indem es die einfache elektronische Signatur (EES) und – noch wichtiger – die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) unterstützt.
So einfach geht’s:
Flixcheck hält sich dabei streng an die DSGVO und die eIDAS-Verordnung, um Ihnen und Ihren Kund:innen höchste Sicherheit und Rechtskonformität zu garantieren.
Das Webtool ist einfach und intuitiv in der Handhabung, und bietet auch einen PDF-Editor, das meistgenutzte Feature in Flixcheck – er ermöglicht Ihnen, eine Unterschrift in ein PDF-Dokument einzufügen. Der Clou: Sie können Ihren Kund:innen Unterschriftenanfragen schicken, ohne, dass diese über besondere Softwarekenntnisse verfügen müssen oder zusätzliche Software benötigen. Barrierefrei, sicher und intuitiv.
Flixcheck ist durch seine breite Feature-Palette für eine große Anzahl weitere Anwendungsfälle einsetzbar und ist daher ein All-in-One-Webtool für die gesamte Kundenkommunikation in Ihrem Unternehmen.
Kundenzentristische Produkte- und Dienstleistungen müssen sich nach den Bedürfnissen der Kund:innen richten. Im Jahr 2024 nutzen so viele Menschen Tablets und andere mobile Endgeräte wie nie zuvor, daher empfiehlt es sich auch für digitale Unterschriften einen Schritt in Richtung Innovation zu wagen und Digitalisierungsbemühungen wie elektronische Unterschriften einzuführen.
Flixcheck positioniert sich dabei als ideale Lösung, um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. Mit Flixcheck nehmen Sie den Schritt in Richtung einer nachhaltigen, sicheren und kundenzentrierten digitalen Zukunft.
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