Die Abschlagsrechnung hat in einer Finanzverwaltung eines modernen Unternehmens eine feste Rolle. Sie ermöglicht es Ihnen, bereits während eines laufenden Projekts Zahlungen für erbrachte Leistungen zu erhalten – das ist schließlich Ihr gutes Recht. Haben Sie sich dabei jemals gefragt, wie Sie Ihre Rechnungsstellung optimieren können, um zeitnaher und genauer bezahlt zu werden?
In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über Abschlagsrechnungen wissen müssen. Wir erklären Ihnen, was eine Abschlagsrechnung ist, wie sie sich von anderen Rechnungsarten unterscheidet und wann sie angewendet werden darf. Zudem geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Abschlagsrechnung an die Hand und zeigen, wie digitale Tools wie Flixcheck Ihren Prozess optimieren können.
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Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung, die während der Laufzeit eines Projekts und vor der Schlussrechnung gestellt wird. Im Gegensatz zur Schlussrechnung, die nach Abschluss des gesamten Projekts erfolgt, ermöglicht die Abschlagsrechnung, dass Auftragnehmer:innen für eine bereits erbrachte Leistung zwischendurch bezahlt werden.
Diese Art der Rechnungsstellung ist besonders in Branchen wie dem Bauwesen üblich, wo Projekte oft über einen längeren Zeitraum laufen und hohe Kosten verursachen.
Durch Abschlagsrechnungen wird der Cashflow der Auftragnehmer:innen verbessert, da sie nicht bis zur Fertigstellung des Projekts auf ihr Geld warten müssen. In einer Abschlagsrechnung werden die bis zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung erbrachten Teilleistungen detailliert aufgelistet und in Rechnung gestellt. Dabei wird der Gesamtbetrag des Projekts in mehrere Teilbeträge aufgeteilt, die in regelmäßigen Abständen abgerechnet werden.
Das hilft sowohl den Auftragnehmer:innen als auch den Auftraggeber:innen, den finanziellen Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass das Projekt planmäßig voranschreitet. Zudem bietet es eine gewisse Sicherheit für die Auftragnehmer:innen, da bereits erbrachte Leistungen bezahlt werden.
Die Abschlagsrechnung ist rechtlich im § 632a BGB geregelt. Dieser besagt, dass Unternehmen Abschlagszahlungen verlangen können, wenn sie nachweisen, dass sie vertragsgemäße Leistungen erbracht haben.
Eine Abschlagszahlung ist ein Teilbetrag, der im Laufe eines Projekts für bereits erbrachte Teilleistungen geleistet wird. Sie stellt sicher, dass Auftragnehmer:innen für ihre fortlaufenden Arbeiten zeitnah bezahlt werden und nicht erst nach Abschluss des gesamten Projekts auf ihre Vergütung warten müssen. Das ist besonders in langwierigen Projekten von Vorteil, da es die Liquidität der Auftragnehmer:innen verbessert und das Risiko finanzieller Engpässe minimiert.
Im Gegensatz zur Schlussrechnung, die am Ende eines Projekts für alle erbrachten Leistungen ausgestellt wird, erfolgt die Abschlagszahlung in regelmäßigen Abständen als eine Art Vorschuss während des Projektverlaufs. Diese Zahlungen basieren auf den im Auftrag und der Abschlagsrechnung aufgelisteten Leistungen und Kosten. Ein typisches Beispiel für eine Abschlagszahlung findet sich im Baugewerbe, wo Bauunternehmen häufig für bestimmte Bauabschnitte Zahlungen erhalten.
Abschlagszahlungen bieten auch Auftraggeber:innen Vorteile. Sie ermöglichen eine kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts und stellen sicher, dass Zahlungen nur für tatsächlich erbrachte Leistungen erfolgen. So bleiben Auftraggeber:innen stets über den aktuellen Stand des Projekts informiert und kann bei Bedarf rechtzeitig eingreifen, wenn Probleme auftreten.
Die regelmäßige Zahlung von Teilbeträgen leistet einen Beitrag, um größere finanzielle Belastungen am Ende des Projekts zu vermeiden.
Eine Abschlagsrechnung wird während der Laufzeit eines Projekts für bereits erbrachte Teilleistungen gestellt. Sie basiert auf dem Fortschritt des Projekts und dient der Sicherstellung eines kontinuierlichen Cashflows.
Im Gegensatz dazu wird eine Teilrechnung in der Regel nach Abschluss eines bestimmten, klar definierten Abschnitts oder Meilensteins des Projekts gestellt. Sie deckt die Kosten für einen abgeschlossenen Teil des Projekts ab und bezieht sich auf detailliert dokumentierte und überprüfbare Leistungen.
Teilrechnungen bieten sowohl Auftragnehmer:innen als auch Auftraggeber:innen eine klare Übersicht über die bereits erbrachten und abgeschlossenen Leistungen, was die Nachverfolgbarkeit und Abrechnung erleichtert. Zusammengefasst: Eine Abschlagsrechnung erfolgt für laufende Teilleistungen, um regelmäßige Zahlungen zu gewährleisten, während eine Teilrechnung für abgeschlossene Projektabschnitte gestellt wird.
Eine Abschlagsrechnung darf gestellt werden, wenn bestimmte Voraussetzungen innerhalb der ordentlichen Dokumentenlenkung erfüllt sind. Hier sind die wesentlichen Kriterien, die beachtet werden müssen:
Die Erstellung einer Abschlagsrechnung (oder eine kumulierte Abschlagsrechnung) kann komplex sein, doch mit der richtigen Vorgehensweise und den passenden Werkzeugen wird dieser Prozess deutlich einfacher. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Abschlagsrechnung – und Informationen, wie Flixcheck Ihnen dabei helfen kann.
Flixcheck ist eine All-in-One-App, die Ihre Prozesse in der digitalen Kundenkommunikation verbessern und ebenso die Rechnungsstellung im Stile eines Vertragsmanagements-Tools übernehmen kann.
Überprüfen Sie die Rechnung sorgfältig, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind. Senden Sie die Abschlagsrechnung an die oder den Auftraggeber:in, entweder per Post oder elektronisch.
Flixcheck bietet Ihnen eine umfassende Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Abschlagsrechnungen. Als moderne Web-App mit Baukastenprinzip ermöglicht Flixcheck eine effiziente und benutzerfreundliche Erstellung von Rechnungen und anderen wichtigen Dokumenten.
Abschläge sind ein nutzbringendes Instrument für Unternehmen, die langfristige Projekte durchführen. Sie ermöglichen eine kontinuierliche Zahlung für bereits erbrachte Leistungen, verbessern den Cashflow bei größeren Aufträgen und bieten schon vor Projektabschluss sowohl Auftraggeber:innen als auch Auftragnehmer:innen eine größere Planungssicherheit.
Die Erstellung von Abschlagsrechnungen erfordert jedoch eine präzise Dokumentation und eine klare Kommunikation zwischen den Beteiligten. Mit den richtigen Tools und Prozessen kann dieser Vorgang jedoch erheblich vereinfacht werden. Digitale Lösungen wie Flixcheck bieten hier wertvolle Unterstützung. Die webbasierte Plattform ermöglicht es Ihnen, Abschlagsrechnungen effizient zu erstellen, zu verwalten und an Ihre Kund:innen zu senden.
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