Haben Sie schon einmal versucht, wichtige Dokumente zu finden, nur um festzustellen, dass sie in einem Stapel Papier oder in einer unübersichtlichen E-Mail-Flut verloren gegangen sind? In vielen Unternehmen werden immer noch Unmengen an Informationen manuell verarbeitet und abgelegt – dadurch leidet die Skalierbarkeit und es drohen weitere Nachteile. Dann kann die Dokumentenerfassung Abhilfe schaffen, um den Überblick zu behalten und Geschäftsprozesse reibungslos zu gestalten.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit der richtigen Strategie und modernen Document Capture Lösungen Ihre Dokumentenflüsse vereinfachen und gleichzeitig die Datenqualität verbessern können. Wir zeigen Ihnen, worauf es bei der Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten wirklich ankommt.
Und das Beste? Mit Tools wie Flixcheck haben Sie bereits heute die Möglichkeit, Ihr Dokumentenmanagement zu verbessern und Geschäftsprozesse zu optimieren. Testen Sie die ganzheitliche Lösung für smarte Kundenkommunikation noch heute – für 30 Tage lang kostenlos!
Unter Dokumentenerfassung versteht man den Prozess, analoge oder digitale Dokumente zu erfassen, zu verarbeiten und in ein verwertbares Format zu überführen. Dabei kann es sich um Papierdokumente handeln, die durch Scannen digitalisiert werden, oder um elektronische Dokumente, die direkt ins System eingebunden werden. Ziel der Dokumentenerfassung ist es, Informationen so aufzubereiten, dass sie ohne Umschweife weiterverarbeitet und archiviert werden können.
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Moderne Document Capture Lösungen nutzen häufig Technologien wie Optical Character Recognition (OCR), um den Inhalt von gescannten Dokumenten auszulesen und in bearbeitbare Formate zu überführen. Durch die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich sogar komplexe Dokumentenstrukturen und verschiedene Dateiformate automatisch erkennen und kategorisieren.
Die Produktivität der Dokumentenerfassung hängt maßgeblich von der eingesetzten Software und den Prozessen ab, die in Ihrem Unternehmen zur Anwendung kommen. Ein gut durchdachter Ablauf reduziert Fehler und verbessert die Qualität der erfassten Daten, was sich unmittelbar auf die nachfolgenden Geschäftsprozesse auswirkt.
Eine aktuelle Analyse zeigt, dass 75 Prozent der Unternehmen ihre papierbasierten Prozesse beschleunigen, um die digitale Erfassung zu verbessern. Dabei spielt die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) eine immer größere Rolle, um Workflows zu automatisieren und Daten nachhaltiger zu extrahieren. Es wird erwartet, dass die Scanvolumen bis 2024 um sechs Prozent steigen, während die Druckvolumen weiter abnehmen.
Die Dokumentenerfassung spielt dabei in zahlreichen Bereichen eine zentrale Rolle, besonders wenn es um die Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Inhalte geht. Hier sind einige wesentliche Bereiche, in denen eine optimierte Dokumentenerfassung entscheidend ist:
Verträge müssen häufig in Papierform vorliegen und archiviert werden. Durch die Digitalisierung können diese Dokumente nicht nur sicherer, sondern auch schneller verarbeitet und durchsucht werden. Dokumentenerkennung hilft dabei, wichtige Metadaten wie Vertragslaufzeiten oder Bedingungen automatisch zu extrahieren.
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Rechnungen manuell zu erfassen. Document Capture Lösungen ermöglichen es, eingehende Rechnungen rascher zu verarbeiten, sei es per E-Mail oder in Papierform. Nicht nur beschleunigt das die eigenen Prozesse, auch Ihre Kund:innen und Geschäftspartner profitieren davon.
Der tägliche Posteingang kann durch eine automatisierte Dokumentenerfassung drastisch vereinfacht werden. Statt Briefe manuell zu sortieren und zu scannen, erkennt die Software automatisch, um welche Art von Dokument es sich handelt und wohin es weitergeleitet werden muss.
Trotz der offensichtlichen Vorteile birgt die Dokumentenerfassung auch einige Herausforderungen, die Unternehmen bewältigen müssen. Diese Hürden sind oft technischer, organisatorischer oder prozessualer Natur.
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Im Folgenden beleuchten wir die häufigsten Schwierigkeiten, die bei der Einführung und Umsetzung einer digitalen Dokumentenerfassung auftreten:
Bei der digitalen Dokumentenerfassung spielt das richtige Dateiformat eine zentrale Rolle. Verschiedene Dokumentenformate bieten unterschiedliche Vorteile, je nach Einsatzbereich und Verarbeitungsanforderungen. Durch die Wahl des geeigneten Formats können Sie nicht nur die Verarbeitungsrate der Erfassung steigern, sondern auch sicherstellen, dass wichtige Daten optimal verarbeitet werden.
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Im Folgenden sehen Sie, welche Formate in der Dokumentenerfassung besonders häufig zum Einsatz kommen und welche Vorteile sie bieten.
| Dokumentenformat | Einsatzbereich | Vorteile in der Dokumentenerfassung |
|---|---|---|
| Verträge, Berichte, formale Dokumente | Leicht zu archivieren, unterstützt elektronische Unterschriften | |
| JPEG / PNG | Scans von Ausweisen, Fotos von Schäden | Kompakte Größe, schnell hochzuladen und leicht zu prüfen |
| XML | Strukturierte Daten, z. B. Rechnungen | Standardisiertes Format, ideal für maschinelle Verarbeitung |
| XML | Strukturierte Daten, z. B. Rechnungen | Standardisiertes Format, ideal für maschinelle Verarbeitung |
| DOCX | Berichte, schriftliche Anweisungen | Flexibel bearbeitbar, weitverbreitet |
Flixcheck hat in diesem Kontext die richtigen Mittel, um die genannten Dateiformate anschließend zu versenden. Nach der Erfassung von Dokumenten kann die All-in-One-App aus Essen die digitale Kundenkommunikation, aber auch den internen Austausch entscheidend verbessern.
Flixcheck bietet eine flexible und leistungsstarke Lösung, um die Dokumentenerfassung in Ihrem Unternehmen pragmatischer zu gestalten. Mit der webbasierten Plattform lassen sich Dokumente und Formulare schneller versenden und verarbeiten, ohne dass aufwendige IT-Implementierungen notwendig sind. Der Prozess funktioniert reibungslos und kann individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.
Die besondere Stärke von Flixcheck liegt in der intuitiven Bedienbarkeit: Selbst ohne technische Vorkenntnisse können Nutzer:innen Dokumente einfach erhalten, Informationen einholen und verarbeiten. Dank der Drag-and-drop-Funktion können benötigte Bausteine wie
unkompliziert zusammengestellt werden. Das erleichtert nicht nur den Erfassungsprozess, sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit.
Flixcheck ist nicht nur eine Plattform für die Dokumentenerfassung, sondern kann durch die Vielzahl an Funktionen auch in anderen Bereichen Ihrer Unternehmenskommunikation eingesetzt werden. Die automatische Dokumentenerkennung, das Einholen von Unterschriften und die Integration in bestehende IT-Systeme machen Flixcheck zu einer vielseitigen Lösung. Das Stichwort Barrierefreiheit kommt dabei besonders zum Tragen.
Diese Elemente können von Anwender:innen ohne IT-Hintergrund flexibel zusammengestellt werden, um verschiedene Anwendungsfälle abzudecken:
Viele Unternehmen kämpfen mit unübersichtlichen Dokumentenprozessen: Papierstapel, manuelle Dateneingaben und verstreute E-Mails verlangsamen die Arbeit und erhöhen die Fehleranfälligkeit. Diese ineffizienten Strukturen führen oft zu einem Verlust wertvoller Informationen und verhindern, dass Prozesse reibungslos ablaufen. Hinzu kommt die Herausforderung, bestehende Systeme nahtlos miteinander zu verbinden, ohne wertvolle Zeit und Ressourcen zu verschwenden.
Hier setzt Flixcheck an. Als digitale Plattform ermöglicht Flixcheck ein optimales Dokumentenmanagement und das einfache Einholen wichtiger Informationen – alles in einem zentralen, leicht bedienbaren Tool. Die Anpassungsfähigkeit der Plattform sorgt dafür, dass Flixcheck genau zu Ihren Unternehmensanforderungen passt, ohne dass umfangreiche IT-Kenntnisse erforderlich sind.
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