Kennen Sie das Problem? Der tägliche Umgang mit Dokumenten wächst Ihren Teams über den Kopf: unstrukturierte Ablagen, schwer auffindbare Dateien und verzögerte Prozesse. Besonders in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt benötigen Unternehmen Lösungen, die Ordnung schaffen und Arbeitsabläufe vereinfachen. Dokumentenmanagement-Software bietet genau hier den entscheidenden Vorteil. Doch welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen und Ihren spezifischen Anforderungen?
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Dokumentenmanagement-Software-Lösungen 2025 besonders überzeugen. Wir geben Ihnen einen Überblick über die besten Systeme, zeigen ihre Aufgaben auf und stellen Ihnen zehn konkrete Anbieter vor. Von Open-Source-DMS bis hin zu innovativen Cloud-Lösungen – entdecken Sie, welche Funktionen für Ihr Unternehmen den größten Mehrwert bieten.
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Dokumentenmanagement-Software (DMS) ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Dokumente nachhaltig zu speichern, zu verwalten und zu organisieren. Dabei geht natürlich auch um die reine Ablage, aber auch um Funktionen wie die
Die Software bietet Unternehmen eine zentrale Plattform, um sowohl digitale als auch gescannte Dokumente sicher zu archivieren und jederzeit abrufbar zu machen. Das Ziel besteht darin, papierbasierte Prozesse zu reduzieren und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. So wird der Zugriff auf wichtige Informationen schneller und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams oder mit externen Partner:innen erleichtert.
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Durch die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen wie ERP- oder CRM-Systeme wird die Software oft zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Unternehmenslandschaft. Moderne Lösungen setzen zunehmend auf Cloud-Ansätze, um noch mehr Flexibilität und Mobilität zu gewährleisten.
Eine smarte Dokumentenverwaltung ist längst kein Luxus mehr. Jedes Unternehmen mit vielen Kund:innen, Vorgängen und einer digitalisierten Abhandlung aller Ein- und Verkäufe hat jeden Tag zahllose Dokumente, die den jeweiligen Beteiligten zugeordnet werden müssen. Damit das funktioniert, bedarf es einer spezialisierten Software.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Dokumentenmanagement-Software (auch DMS-Software) übernimmt vielfältige Aufgaben, um Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Dokumente und Daten zu unterstützen.
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Sie ermöglicht eine strukturierte Dokumentenlenkung innerhalb der Organisation und sorgt dafür, dass Informationen jederzeit zugänglich, sicher und aktuell bleiben. Die wichtigsten Aufgaben umfassen:
Hier finden Sie eine detaillierte, aber ungeordnete Übersicht über die besten Dokumentenmanagement-Software-Lösungen für Unternehmen im Jahr 2025. Jede Software wird mit allgemeinen Informationen, ihrer Funktionsweise und den Preisen vorgestellt, damit Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden können. Die Art der Dokumentenverwaltung entscheidet dann über die Wahl der Software.
Quelle: https://start.docuware.com/de/
DocuWare ist eine umfassende Dokumentenmanagement-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Die Software ist sowohl als Cloud- als auch als On-Premises-Lösung verfügbar und eignet sich für Unternehmen jeder Größe.
DocuWare ermöglicht das Scannen, Speichern und Verwalten von Dokumenten in einem zentralen Repository. Mit integrierten Workflow-Funktionen können Geschäftsprozesse automatisiert werden, was die Effizienz steigert. Die Software bietet zudem Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und Integration in bestehende Systeme wie ERP oder CRM.
Die Preisgestaltung von DocuWare variiert je nach Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen. Es wird empfohlen, direkt mit dem Anbieter Kontakt aufzunehmen, um ein individuelles Angebot zu erhalten.
Quelle: https://www.openkm.com/
OpenKM ist eine Open-Source-Dokumentenmanagement-Software, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bietet. Sie ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet und kann an spezifische Geschäftsanforderungen angepasst werden. Als Open-Source-Software bietet OpenKM höchste Transparenz.
OpenKM ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten mit erweiterten Suchfunktionen. Die Software unterstützt die Automatisierung von Workflows und bietet Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und Integration in andere Systeme.
Die Community-Edition von OpenKM ist kostenlos verfügbar. Für erweiterte Funktionen und professionellen Support bietet OpenKM eine Cloud sowie eine Professional-Version an, deren Preis je nach Anforderungen variiert und nur in Absprache und Anpassung an individuelle Bedürfnisse festgelegt wird.
Quelle: https://www.m-files.com/
M-Files ist ein Dokumentenmanagementsystem, das auf Metadaten basiert und Unternehmen hilft, Informationen nachhaltig zu organisieren und zu finden. Die Software ist für Unternehmen jeder Größe geeignet und bietet sowohl Cloud- als auch On-Premises-Optionen.
M-Files verwendet ein metadatenbasiertes System, das es ermöglicht, Dokumente unabhängig von ihrem Speicherort zu finden. Die Software bietet Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle, Workflow-Automatisierung und Integration in andere Geschäftsanwendungen.
Die Preisgestaltung von M-Files ist flexibel und hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. M-Files gibt darüber hinaus keine Preise an. M-Files bietet eine freie Testversion an.
Quelle: https://www.elo.com/en-de.html
ELO Professional ist eine leistungsstarke Dokumentenmanagement-Software aus Deutschland, die sich besonders für mittelständische und große Unternehmen eignet. Die Software bietet umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.
ELO Professional ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten mit erweiterten Suchfunktionen. Die Software unterstützt die Automatisierung von Workflows, bietet Versionierung, Zugriffskontrolle und Integration in andere Systeme wie ERP oder CRM.
Die Preisgestaltung von ELO Professional variiert je nach Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen. Es wird empfohlen, direkt mit dem Anbieter Kontakt aufzunehmen, um ein individuelles Angebot zu erhalten.
Quelle: https://www.hyland.com/de
Hyland ist eine globale Content-Management-Plattform, die Unternehmen bei der Verwaltung von Dokumenten und Inhalten unterstützt. Die Software ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet und bietet flexible Anpassungsmöglichkeiten, KI-fähige Lösungen und eine proprietäre Cloud-Architektur.
Hyland ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten mit erweiterten Suchfunktionen. Die Software unterstützt die intelligente Automatisierung von Workflows, bietet native Prozessoptimierung, sichere Zugriffskontrolle und Integration in andere Systeme.
Hyland teilt keine Preise mit und bittet um Kontaktaufnahme für eine Enterprise-Version an, deren Preis je nach Anforderungen variiert.
Quelle: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/sharepoint/collaboration
Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Plattform zur Zusammenarbeit und zum Dokumentenmanagement. Die Software ist besonders für Unternehmen geeignet, die bereits Microsoft-Produkte verwenden, und bietet nahtlose Integration in die Microsoft-Office-Suite. Besonders die Integration mit Microsoft 365 bietet eine barrierefreie Erfahrung für Nutzer:innen, die keine zusätzliche Software wollen.
SharePoint ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, bietet erweiterte Suchfunktionen und unterstützt die Zusammenarbeit in Teams. Die Software bietet zudem Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und Workflow-Automatisierung.
SharePoint beginnt im Einzelplan Plan1 bei 5 Dollar pro Nutzer:in und Monat, für SharePoint, OneDrive und Microsoft Lists. Das Microsoft 365 Business Standard-Modell für 12,50 Dollar pro Nutzer:in und Monat bietet das gesamte Microsoft-Angebot an, dazu zählen unter anderem Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive, Lists und eben SharePoint.
Quelle: https://www.onlyoffice.com/de/
OnlyOffice ist eine Office-Suite, die Dokumentenmanagement mit kollaborativen Bearbeitungsfunktionen kombiniert. Die Software ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet und bietet flexible Bereitstellungsoptionen.
OnlyOffice ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten und ermöglicht gleichzeitig, Dokumente in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten. Die Software bietet zudem Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und Integration in andere Systeme.
OnlyOffice bietet verschiedene Preispläne an, die je nach Unternehmensgröße und Anforderungen variieren. Eine Startup-Cloud-Version gibt es kostenlos, allerdings mit eingeschränkten Funktionen. Die Business-Cloud beginnt bei 20 Euro pro Nutzer:in und Monat, die Enterprise-Lösung bei 6.550 Euro pro Server für eine lebenslange Nutzung.
Quelle: https://www.dropbox.com/business
Dropbox Business ist eine cloudbasierte Plattform, die bereits weitverbreitet ist. Sie bietet Funktionen für Teamarbeit, Sicherheit und Dokumentenmanagement, die sich ideal für Unternehmen eignen, die eine intuitive Lösung suchen. Besonders für dezentral arbeitende Teams ist die Plattform eine flexible Option.
Dropbox Business ermöglicht das zentrale Speichern und Organisieren von Dokumenten in einer sicheren Cloud-Umgebung. Neben der Synchronisierung über mehrere Geräte bietet die Software umfangreiche Berechtigungsfunktionen, Teamordner und Versionierung. Erweiterte Suchoptionen machen es einfach, auch große Datenmengen schnell zu durchforsten. Für das Dokumentenmanagement können Dateien automatisch kategorisiert und Workflows eingerichtet werden.
Die Teams-Pläne beginnen bei 12 Euro pro Benutzer:in pro Monat und insgesamt 9 TB an Speicherplatz. Für größere Teams oder spezifische Anforderungen gibt es erweiterte Pläne, deren Preise individuell angepasst werden. Ein Basis-Plan ist umsonst eingeschränkt nutzbar.
Quelle: https://docs.paperless-ngx.com/
Paperless-ngx ist eine Open-Source-Dokumentenmanagement-Software, die sich besonders für kleine Unternehmen und Einzelpersonen eignet. Die Community-basierte Software bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu digitalisieren und zu verwalten, ohne dabei auf umfangreiche Funktionen verzichten zu müssen. Durch die Tesseract-Engine kann es über 100 Sprachen erkennen.
Paperless-ngx ermöglicht das Scannen und Speichern von Dokumenten in einer zentralen Datenbank. Die Software bietet Funktionen wie Texterkennung (OCR), Kategorisierung und eine einfache Suchfunktion, um Dokumente schnell wiederzufinden. Durch die Open-Source-Natur kann die Software an spezifische Bedürfnisse angepasst werden. Daten werden auf lokalen Servern gespeichert.
Die Open-Source-Software Paperless-ngx ist kostenlos verfügbar.
Flixcheck ist eine SaaS-Webanwendung, die 2015 entwickelt wurde und ihren Sitz in Essen hat. Die Software richtet sich an Unternehmen jeder Größe und bietet eine innovative Lösung für digitale Kundenkommunikation.
Wichtig: Diese Plattform ist kein reines Dokumentenmanagement-System, sondern überzeugt mit flexiblen Einsatzmöglichkeiten, die darüber hinausgehen.
Flixchecks Anwendungsgebiet sind digitale Anfragen für Kund:innen, darunter:
Auf diese Weise deckt Flixcheck die gesamte digitale Kundenkommunikation ab und ermöglicht Unternehmen einen hürdenlosen Ablauf, der den Kund:innen Zeit und Stress erspart.
Das ist bereits für viele Großkunden der Fall: Die Deutsche Telekom in etwa setzt Flixcheck erfolgreich für über 30 Geschäftsvorfälle ein – sowohl im Privat- als auch im Geschäftskundenbereich.
Flixcheck basiert auf einem benutzerfreundlichen Baukastenprinzip, das es ermöglicht, ohne IT-Vorkenntnisse digitale Prozesse zu erstellen. Unternehmen können mit vorkonfigurierten Elementen flexible Workflows gestalten und diese an spezifische Anforderungen anpassen. Die Dokumentenerfassung ist dabei denkbar einfach.
Wichtige Funktionen im Überblick:
So funktioniert der Ablauf:
Die Preisgestaltung von Flixcheck richtet sich nach den individuellen Anforderungen und der Unternehmensgröße.
Im digitalen Zeitalter ist die Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems eine strategische Entscheidung. Doch nicht jede Lösung ist für jedes Unternehmen geeignet. Während manche Tools durch spezialisierte Funktionen glänzen, fehlt es ihnen möglicherweise an Flexibilität oder Benutzerfreundlichkeit. Andere bieten ein breites Funktionsspektrum, sind aber kostenintensiver oder weniger intuitiv in der Bedienung.
Unternehmen müssen sorgfältig prüfen, ob die Software ihren individuellen Anforderungen gerecht wird. Wenn Sie einen Schritt weitergehen möchten, sollten Sie Flixcheck in Betracht ziehen. Diese Software unterstützt nicht nur beim Dokumentenmanagement, sondern hebt auch die digitale Kundenkommunikation auf ein neues Level.
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