Im Unternehmen unterliegt jeder Arbeitsschritt einem Prozess. Diese kontinuierlich zu optimieren, ist eine zentrale Aufgabe für Unternehmen, um dem Wettbewerbsdruck standzuhalten. Selbst kleine Veränderungen an den Stellschrauben in internen Abläufen machen auf lange Sicht viel aus. Was nun, wenn es noch größere Prozesse gibt, die nicht optimal laufen, oder sogar manuell durchgeführt werden?
Dann ist es höchste Zeit für eine umfassende Prozessoptimierung. Wie diese funktioniert, was sie bewirkt und welche Methoden es gibt, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag. Zudem geben wir Ihnen einige Beispiele, wie verschiedene Branchen Prozesse mit Unterstützung von Flixcheck verbessern können.
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Prozessoptimierung bezeichnet die Absicht, die Effektivität und die Effizienz von Prozessen innerhalb eines Unternehmen gezielt zu verbessern. Effektivität bedeutet hier, dass die Prozesse zielführend sind und einen hohen Wirkungsgrad haben. Effizienz beschreibt in diesem Kontext, dass dafür wenig Zeit, Material und Personal in Anspruch genommen wird. Um diese Verbesserung zu erreichen, werden bestimmte Methoden angewendet und begründet Maßnahmen ergriffen.
Da Effektivität und Effizienz von Prozessen immer im Zusammenhang mit aktuellen Rahmenbedingungen betrachtet werden müssen, handelt es sich bei Prozessoptimierung um einen fortlaufenden Prozess, der nie abgeschlossen ist. Diese Rahmenbedingungen werden im Prozessmanagement definiert und dann umgesetzt. Aktuell spielt die voranschreitendeDigitalisierung bestimmter Branchen dabei eine große Rolle.
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Um Prozesse optimieren zu können, müssen diese zunächst analysiert werden. Der Ist-Stand muss erhoben werden. Es geht um die Analyse von Abläufen, Produkten und Dienstleistungen, um deren Schwachstellen und Potenziale aufzudecken. Die Analyse dauert je nach Umfang unterschiedlich lange.
Anschließend müssen Maßnahmen entwickelt werden, um die aufgedeckten Potenziale weiter auszubauen und die Schwachstellen zu verbessern. Hier wird häufig von Redesign gesprochen. Selbstverständlich können dabei nicht alle Aspekte gleichzeitig und sofort angegangen werden. Trotzdem ist es wichtig, in dieser Phase ganzheitlich und prozessual zu denken.
Die entwickelten Maßnahmen bilden die Basis für die Umsetzung der Prozessoptimierung. Die Dauer der Umsetzungsphase hängt von dem Umfang der vereinbarten Maßnahmen ab. Häufig werden gerade zu Beginn einer Optimierung von Prozessen zunächst Einzelmaßnahmen, wie der Einsatz einer neuen Software vorgenommen.
Nach der Analysephase, der Entwicklung von Maßnahmen und deren Umsetzung sollte der Optimierungsprozess evaluiert werden. Das heißt, der Prozess selbst sollte einer Analyse unterzogen werden. Dieser letzte „Business Process“ dient der Rückversicherung, sodass die nötigen Schritte nicht nur durch Bücher und steife Methoden, sondern ein griffiges und individuelles Eingreifen charakterisiert ist, dass Ihrem Unternehmen wirklich hilft.
Innerhalb der Evaluation sollten nicht nur der Erfolg der Umsetzung betrachtet werden.
Es ist auch wichtig zu evaluieren, welche Schwierigkeiten und positive Ansatzpunkte sich aus der Analyse und dem Redesign ergeben haben. So können diese Erkenntnisse in weitere Optimierungen von Prozessen einbezogen werden.
Leitende Fragen können dabei beispielsweise sein:
In bestimmten Bereichen können externe Partner:innen beziehungsweise deren Produkte und Dienstleistungen für alle Phasen der Prozessoptimierung hinzugezogen werden.
Es existieren diverse Methoden, die je nach Branche und Anwendungsfall ausgewählt werden müssen. Grundsätzlich ist es wichtig, dass diese Methoden sinnvoll kombiniert werden.
Die unterschiedlichen Methoden zur Prozessoptimierung können grob in die folgenden Oberkategorien eingeteilt werden:
Einige dieser Methoden stellen wir im Folgenden vor, bevor die Wirkungen der Prozessoptimierung dargestellt werden.
Um Prozesse zu analysieren und zur Ideenfindung können Kreativitätstechniken eingesetzt werden. Es existiert eine große Anzahl an Kreativitätstechniken, die häufig folgenden Einsatz finden:
Die wohl bekannteste Methode stellt das Brainstorming dar. In der Umsetzung fällt aber gerade diese Methode oft gar nicht so leicht. Beim Brainstorming geht es darum, gezielt alle Ideen zu einem Thema einzubringen, und zwar unabhängig davon, ob diese zunächst realistisch oder umsetzbar erscheinen.
Hier entstehen Visionen, die häufig Ansätze zum Weiterdenken liefern und abgewandelt zu positiven Innovationen führen. Oft ergeben sich daraus neue Denkanstöße. Die Abbildung eines Themas aus unterschiedlichen und ganzheitlichen Sichtweisen kann daraus resultieren.
Beim Brainstorming ist es sinnvoll, Personen mit verschiedenen Expertisen zu beteiligen, um von diversen Sichtweisen zu profitieren. Es bietet sich an, dabei Moderierende zu bestimmen, um die Ideen zusammenzutragen.
Eine Mind-Map kann aus den gesammelten Ansätzen eines Brainstormings erstellt werden. Sie kann jedoch auch davon unabhängig entstehen.
Mindmaps stellen mittels eines Schlagwortes oder einer kurzen Phrase ein zentrales Thema in den Mittelpunkt. Ausgehend davon werden dann Unterthemen gebildet, die mittels weiterer Verzweigungen ein Thema gliedern. Anders als beim Brainstorming entsteht hier bereits eine Strukturierung des Themas. Daraus können dann Erfordernisse, Zuständigkeiten oder Umsetzungsoptionen abgeleitet werden.
An einer Prozessanalyse nach der635-Methode nehmen sechs Personen teil, die je drei Ideen aufschreiben und diese fünfmal an die anderen Personen weiterreichen. Alle Teilnehmenden notieren dann weitere drei Ideen und reichen diese wiederum fünfmal weiter. So entstehen binnen kürzester Zeit viele Ansätze zu einem Themenbereich.
Gerade für Unternehmen, die bisher weniger auf Angestelltenpartizipation gesetzt haben, bieten die Kreativitätstechniken einen wertschätzenden, motivierenden und erfolgversprechenden Ansatz.
Unter analytischen Methoden werden beispielsweise „FMEA“, „Ursache-Wirkungs-Diagramm“ und „Morphologischer Kasten“ verstanden.
Die Abkürzung FMEA steht für Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse. Dabei geht es darum, die Möglichkeiten für Fehler aufzudecken und festzuhalten. Innerhalb einer Tabelle werden mögliche Fehler, Fehlerarten, Fehlerursachen, Vermeidungsmaßnahmen, Entdeckungsmaßnahmen und die Risiko-Prioritätszahl (RPZ) formuliert. Durch sie sollen die Risiken eine Rangfolge bekommen.
Das Ursache-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa-Diagram) enthält eine Ziel- oder Problemformulierung, die auf der rechten Seite eines Blattes notiert wird. Mittels eines darauf gerichteten Pfeiles werden links Lösungsmöglichkeiten oder mögliche Ursachen von Problemen formuliert.
Mittels des morphologischen Kastens werden Attribute und Ausprägungen in einer Tabelle gegenübergestellt. Durch die Kombination können unterschiedliche neuen Lösungen entwickelt werden.
Zusätzlich zu den oben genannten Kreativitätstechniken und analytischen Methoden gibt es noch eine Vielzahl an Managementkonzepten.
Die hier vorgestellten Methoden gehen über den Analyseprozess hinaus und unterstützen das Redesign und die Umsetzung.
Die 5S-Methode bezieht sich auf den Prozess der Arbeitsgestaltung und zielt auf die Organisation des Arbeitsplatzes ab. Sie beschreibt ein Vorgehen, um diesen zu sortieren, zu ordnen, zu säubern, diesen Zustand als Standard zu erachten und zu erhalten. Sie bildet häufig zu Grundlage für weitere Optimierungsmaßnahmen.
Six Sigma findet häufig in Industriezweigen wie der Automobilindustrie Anwendung. Six Sigma definiert ein statistisches Qualitätsziel, weshalb es zumeist im Qualitätsmanagement eingesetzt wird, um Prozessverbesserungen voranzutreiben.
Genutzt wird beispielsweise der „DMAIC“-Zyklus (Define = Definieren, Measure = Messen, Analyze = Analysieren, Improve = Verbessern, Control = Steuern). Dabei handelt es sich um eine standardisierte Vorgehensweise, die zielgerichtete und kontrollierte Prozessoptimierungen ermöglichen soll.
Um die Vorteile und Ziele der Prozessoptimierung zu erreichen, gibt es weder die eine Methode noch die eine Wirkung von Prozessoptimierung. Wie die Wahl und die Kombination der Methoden, hängt auch die Wirkung der Prozessoptimierung von verschiedenen Faktoren ab.
Unterschiedliche Branchen, Unternehmensgrößen und Zielvorstellungen beeinflussen die Wirkungen von Prozessoptimierung. Sieben Wirkungen, die häufig erzielt werden sollen, zeigen wir nachfolgend beispielhaft auf. Dazu verdeutlichen wir, wie Flixcheck dabei helfen kann, diese Wirkungen im Rahmen von Prozessoptimierung zu erreichen.
Gesteigerte Produktivität ist sicher ein Ziel, das Prozessoptimierung oft verfolgt. Es kann auf verschiedene Arten erreicht werden. In der Regel wird dabei auf eine Kombination aus technischen und organisatorischen Mitteln gesetzt.
Eine solche Kombination ermöglicht in bestimmten Fällen etwa die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dafür bietet Flixcheck verschiedene Optionen an.
Mit Flixcheck senden Sie Ihren Kund:innen automatisiert individuelle, digitale Formulare via SMS oder E-Mail auf die mobilen Endgeräte. Sie erfragen so digitale Dokumente, Fotos, Unterschriften oder Bankverbindungen mit nur wenigen Klicks.
Die Verbesserung der Qualität von Produkten ist in Bestrebungen zur Prozessoptimierung oft ein zentrales Anliegen. Ob es sich dabei um physische Produkte, Software oder Dienstleistungen handelt, spielt keine Rolle.
Vielmehr geht es darum, geeignete Mess- und Prüfmittel auszuwählen, die eine mögliche Qualitätsverbesserung nachweisen können. Als Methoden der Qualitätssicherung gelten statistische Verfahren wie Six Sigma oder die anderen der zuvor dargestellten Ansätze.
Gerade im Bereich von Dienstleistungen stellt der Kundenservice ein entscheidendes Qualitätsmerkmal dar. Mit Flixcheckhaben Sie ein Tool an der Hand, dass die Kundenzufriedenheit um bis zu 90 Prozent erhöht.
Als Durchlaufzeit wird der Zeitraum angesehen, der von Beginn bis zum Abschluss eines Arbeitsvorganges benötigt wird. Bei einer Schadenmeldung in der Versicherungsbranche zählt dazu die Meldung des Schadens, die Bearbeitung und die Abwicklung.
Die Verkürzung der Durchlaufzeit spielt eine große Rolle, weil damit eine Kostensenkung einhergeht, wenn gesparte Ressourcen anderweitig genutzt werden können.
Fragen, die bei der Analyse zur Verkürzung der Durchlaufzeit gestellt werden können, sind beispielsweise:
Durchlaufzeiten mit Flixcheck verkürzen
Unsere Kunden berichten, dass sie ihre Durchlaufzeiten durch die Nutzung von Flixcheck um bis zu 82 Prozent verringern konnten. Gerade, wenn es um das Einholen benötigter Informationen von Kund:innen geht, ohne die eine weitere Bearbeitung nicht möglich ist, hilft Flixcheck.
Innerhalb der digitalen Abfrage werden Kund:innen von Flixcheck durch die Fragen geleitet und wissen genau, welche Informationen benötigt werden. Ein Fertigstellen der Abfrage ist erst möglich, wenn die Informationen vollständig sind. So entsteht Sicherheit auf Seite der Kund:innen und keine Stagnation des Arbeitsprozesses.
Ressourcenreduzierung beziehungsweise -schonung ist ein zentrales Thema in Unternehmen. Schlagworte in diesem Zusammenhang sind Nachhaltigkeit und Effizienz, aber zunehmend auch die Work-Life-Balance.
Im Rahmen der Prozessoptimierung wird zur Verbesserung von personellen Ressourcen zunehmend auf Automatisierungen gesetzt. So können personelle Ressourcen da eingesetzt werden, wo ihre individuelle Erfahrung, ihr Wissen, ihre Meinungen, ihre Ideen oder ihre Sozialkompetenzen gefragt sind.
Ressourcen sparen mit Flixcheck
Flixcheck erledigt diese standardisierten Aufgaben. Durch den Einsatz von Flixcheck können sie unter anderem den Versand von Briefen entscheidend minimieren. Damit werden personelle Ressourcen geschont und können für individuelle Aufgaben eingesetzt werden.
Zudem wird ihr Unternehmen dadurch nachhaltiger. Die aktuelle CO₂-Einsparung durch den Einsatz von Flixcheck im Vergleich zu herkömmlichem Briefverkehr liegt aktuell bei 40 Gramm pro Kundenkontakt.
Um Abläufe verbessern zu können, müssen Schwachstellen und Verbesserungspotenzial mittels Analysetechniken aufgedeckt werden. Danach können Maßnahmen erarbeitet und durchgeführt werden.
Ein Ablauf, der mittels Digitalisierung deutlich vereinfacht und optimiert werden kann, ist etwa die Signatur von Verträgen. Für die Unterschrift müssen Verträge an Kund:innen geleitet werden. Das erfolgt häufig entweder postalisch, via Mail oder als Download. Kund:innen müssen die Dokumente dann händisch in Papierform unterschreiben und entweder eingescannt oder per Post zurückschicken.
Zeit sparen mit Flixcheck
Mit Flixcheckkönnen verschiedene Arten digitaler Unterschriften erstellt werden. Wir bieten Ihnen zwei Signaturarten an:
Der Signierungsprozess funktioniert hier intuitiv und ohne Download von Dokumenten mit wenigen Klicks und ganz ohne weitere Hilfsmittel, wie Drucker, Scanner und den Weg zum Briefkasten. Wartezeiten durch Versand entfallen.
Moderne Informations- und Kommunikationstechnik wird im Unternehmensalltag immer wichtiger. Kommunikation betrifft von Branche zu Branche unterschiedliche Bereiche. Grundsätzlich kann die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden oder mit Kund:innen optimiert werden.
Bei der Verbesserung von Kommunikationsprozessen kann es um die technische Umsetzung der Kommunikation, um Kommunikationsinhalte oder die Kommunikationskultur gehen.
Nutzen Sie auch hier die vorgestellten Analysemethoden, um herauszustellen, welche Bereiche der Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens optimiert werden sollen.
Für die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden sind als technische Umsetzungstools beispielsweise gute Videokonferenz-Systeme und Groupware-Software wichtig.
Technische Gestaltung der Kommunikation mit Flixcheck
Für die digitale Kundenkommunikation hält Flixcheck ein Tool bereit. Unsere anwendenden Unternehmen aus der Versicherungsbranche nutzen Flixcheck beispielsweise, um Jahresgespräche mit ihren Kund:innen online zu führen.
Die Optimierung von Prozessen steht aus betriebswirtschaftlicher Sicht in engem Zusammenhang mit der Reduzierung von Kosten. Diese kann zum Beispiel durch die effizientere Gestaltung von Produktionsbedingungen, durch Produktivitätssteigerung oder durch Ressourcenreduzierung erreicht werden.
Auch durch die angesprochene Automatisierung von Geschäftsprozessen kann die Nutzung von Flixcheckmaßgeblich zur Kostenoptimierung beitragen. Sie beschleunigt beispielsweise Prozesse, trägt zur Reduzierung von Fehlern bei, optimiert den Einsatz personeller Ressourcen.
Es gibt eine Vielzahl von Tools, die Unternehmen bei der Prozessoptimierung unterstützen können. Die Auswahl der richtigen Werkzeuge hängt jedoch stark von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Es ist wichtig, die vorhandenen Prozesse gründlich zu analysieren, um herauszufinden, welche Tools sinnvoll integriert werden können.
Dazu zählen unter anderem
Die richtige Kombination und Integration dieser Werkzeuge kann stark dazu beitragen, Prozesse wirksamer und transparenter zu gestalten.
Die Vorteile solcher Tools sind vielfältig. Sie
Ein gutes Beispiel hierfür ist Flixcheck, dessen Funktionen wir Ihnen bereits punktuell vorgestellt haben. Das Tool eignet sich besonders dafür, die interne als auch die externe Kommunikation zu verbessern. Flixcheck setzt auf ein innovatives Baukastensystem, das mit Drag-and-drop Elementen arbeitet, um Check-Abfragen zu unterschiedlichen Themen und Bedürfnissen zu integrieren.
In vielen Unternehmen lag und liegt die Prozessoptimierung im Zuständigkeitsbereich des Qualitätsmanagements (QM). In diesem Rahmen geht es häufig darum, Schwachstellen aufzudecken und einen Überblick bezüglich des Optimierungsbedarfs innerhalb bestimmter Geschäftsprozesse zu erstellen. Leider ergibt sich daraus in der Regel aber wenig Einfluss auf strategische Unternehmensentscheidungen, die Teil der Prozessoptimierung sind.
Prozessoptimierung wird vor diesem Hintergrund zunehmend zu einem Bestandteil eines umfassenden und ganzheitlichen Prozessmanagements von Unternehmen. Einige Unternehmen setzen dabei auf Industrial Engineering.
<h2″>Fazit: Ist Prozessoptimierung für alle Branchen und Unternehmen sinnvoll?
Ganzheitliche Prozessdenken in Bezug auf die stetige Anpassung und Verbesserung von Strukturen und Abläufen gilt als Grundlage einer erfolgreichen betriebswirtschaftlichen Ausrichtung von Unternehmen. Prozessoptimierung erweist sich als unumgänglich, um im Wettbewerb bestehen zu können.
Gerade im Zusammenhang mit zunehmender Digitalisierung müssen Anwendungen gefunden werden, die Prozesse optimieren, und zwar sowohl innerhalb von Großkonzernen als auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Kurz gesagt: Prozessoptimierung ist für alle Branchen und Unternehmen entscheidend!
Flixcheck unterstützt Unternehmen aller Größen und Branchen zuverlässig und unkompliziert bei der Optimierung ihrer Prozesse. Der digitale Allrounder liefert für alle Facetten der Kundenkommunikation und viele weitere Bereiche wie dem Vertragsmanagement barrierefreie Lösungen. Testen Sie das Tool jetzt 30 Tage lang kostenlos!