Das Signieren auf dem Display von Paketbot:innen oder das digitale Unterzeichnen von Verträgen ist in unserem Alltag angekommen. Dass die elektronische Signatur auch genutzt werden kann, um eine Vollmacht digital zu unterschreiben, ist noch weniger bekannt. Unternehmen sollten diese Möglichkeit jedoch nutzen, um von monetären und zeitlichen Einsparungen zu profitieren.
In diesem Beitrag erläutern wir, wann Vollmachten gebraucht werden, wie Vollmachten digital unterschrieben werden können und welche digitalen Tools sich dafür eignen. Abschließend beantworten wir die meistgestellten Fragen zum Thema „Vollmacht digital unterschreiben“.
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Eine Vollmacht wird benötigt, wenn eine Person (Vollmachtgeber:in) eine andere Person (Vollmachtnehmer:in) ermächtigt etwas in ihrem Namen zu tun – beispielsweise einen Vertrag zu unterschreiben.
Der Vertrag kommt dann also zwischen Vollmachtgeber:in und Dritten zustande.
Wichtig: Bei uns erhalten Sie grundsätzlich keine Rechtsberatung, sondern einen ersten Überblick. Für eine Rechtsberatung sollten Sie sich an Anwält:innen wenden.
Es gibt unterschiedliche Arten der Vollmacht, zum Beispiel:
● Generalvollmacht
● Vorsorgevollmacht
● Prokura nach HGB
● Vollmacht für Mehrere
● Handlungsvollmacht & Abschlussvollmacht
Höchstpersönliche Rechtsgeschäfte dürfen nicht durch andere Personen mittels Vollmacht geregelt werden.
Dazu zählen beispielsweise: Die Eheschließung, das Verfassen von Testamenten und Klausuren sowie Prüfungssituationen.
Welche Art der digitalen Unterschrift sich für eine Vollmacht eignet, hängt von dem Zweck der Vollmacht ab.
Vollmachten für Rechtsgeschäfte mit geringerem Anspruch an Rechtskräftigkeit und Sicherheit werden häufig mit einfachen elektronischen Signaturen (EES) abgewickelt.
Vollmachten, die einer höheren Beweiskraft und Sicherheit bedürfen, verwenden oft die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES).
Für Vollmachten mit höchstem Anspruch an Rechtskräftigkeit und Sicherheit steht die aufwändigere qualifizierte elektronische Signatur (QES) zur Verfügung.
Auf dem Weg in ein digitales papierloses Büro kommen Unternehmen an digitalen Unterschriften nicht vorbei. Neben Verträgen können auch Vollmachten digital unterschrieben werden.
Das spart Zeit und Geld. Kosten für Ressourcen wie Papier, Druck und Lagerfläche werden minimiert. Es hilft, Personal für weniger standardisierte Aufgaben einzusetzen und schont die Umwelt. Lästige Gänge zum Briefkasten entfallen.
Mit einem guten digitalen Tool lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren, digitalisieren und vereinfachen.
Um eine Vollmacht digital unterschreiben zu lassen, benötigen Sie ein digitales Tool. Mit Flixcheck steht eine Webanwendung zur Verfügung, mit der digitale Unterschriften eingeholt werden können.
Flixcheck bietet sowohl die einfache elektronische Signatur (EES), als auch die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) an.
Das Angebot umfasst einzelne Signaturen oder Mehrfachunterschriften – falls mehrere Personen einen Vertrag schließen oder ein Dokument signieren möchten, beispielsweise eine Vollmacht für Mehrere.
Um eine EES einzuholen, signieren Kund:innen die digitale Vollmacht mit Flixcheck direkt mit dem Finger auf Ihrem Endgerät (Smartphone oder Desktop).
In Kooperation mit Nepatec GmbH erfüllen wir die eIDAS Verordnung und bieten die Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) an – selbstverständlich DSGVO-konform und in Deutschland gespeichert.
Eines der meistgenutzten Features von Flixcheck ist der PDF-Editor. Dieser ermöglicht es, Ihre PDF-Dateien bearbeiten und signieren zu lassen. Somit können Sie Ihre bestehenden Formulare ganz einfach digitalisieren und interaktiv werden lassen.
Fügen Sie einfach ein oder mehrere Interaktionsfelder in das Dokument ein und lassen Sie es so digital unterzeichnen.
Wichtig: Der PDF-Editor kann für EES oder FES eingesetzt werden!
Neben digitalen Unterschriften für Vollmachten und andere Fälle, können mit Flixcheck, viele andere Use Cases im Bereich des digitalen Kundenservice und der digitalen Kundenkommunikation abgebildet werden, wie beispielsweise:
Sehen Sie weitere Funktionen und Anwendungsszenarien von Flixcheck im Video.
Möglich wird die Skalierbarkeit unseres Tools dadurch, dass es auf dem No-Code-Prinzip beruht.
Das heißt: Wir stellen Ihnen verschiedene fertig programmierte visuelle Bausteine zur Verfügung, die Sie in beliebiger Anzahl und Reihenfolge kombinieren können. So ist es möglich, fast jeden Use Case der Kundenkommunikation abzubilden.
Klingt einfach – ist es auch! Jetzt 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen, ohne Bankdaten angeben zu müssen. Die Testphase endet automatisch, ohne Kündigung.
Zum Weiterlesen: Low-Code vs. No-Code – ein Usecase und Low-Code Guide: Einführung und Definition.
Ja! Die elektronische Signatur ist der händischen Unterschrift in Papierform grundsätzlich gleichgestellt. Es ist aber wichtig, die Unterschiede digitaler Unterschriften zu berücksichtigen, denn nicht jede digitale Signatur ist gleichermaßen sicher und rechtsgültig.
Ja. Die rechtlichen Grundlagen der digitalen Unterschrift regelt die eIDAS-Verordnung.
Es gibt nur wenige Dokumente, die nicht digital unterschrieben werden können, dazu gehören etwa das handschriftliche Testament und der notarielle Grundstückskauf.
Aber Achtung: Nicht jede Art der digitalen Signatur hat die gleiche rechtliche Beweiskraft.
Es gibt einfache elektronische Signaturen (EES), fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES).
Unterschriften auf dem Display von Paketbot:innen sind EES. FES werden unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erzeugt und sind sicherer als EES. QES erfüllen die höchsten Sicherheitsstandards. Ein Beispiel für die Erzeugung einer QES stellt das VideoIdent-Verfahren dar.
Wie eine Vollmacht unterschrieben sein muss, hängt davon ab, wie viel rechtliche Beweiskraft sie haben soll und wie sicher sie sein muss.
Grundsätzlich kann zwischen der einfachen elektronischen Signatur (EES), der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) und der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) gewählt werden.
Um sicherzugehen, sollten Sie eine Vollmacht unterschreiben. Die meisten Arten der Vollmacht sind nur mit Unterschrift gültig. Genaueres regelt das BGB insbesondere die Paragrafen 164 und 167.
In bestimmten Fällen sind auch mündlich im Beisein von Dritten ausgesprochene Vollmachten gültig. Da die Beweiskraft stark eingeschränkt ist, sind mündlich ausgesprochene Vollmachten nicht empfehlenswert.
Ja. Eine Vollmacht kann grundsätzlich auch handgeschrieben sein. Wichtig ist dabei, leserlich zu schreiben und die geltenden gesetzlichen Formvorschriften zu beachten.
Viele Vollmachten bedürfen keiner bestimmten Form. Einige jedoch sind inhaltlich und formal gebunden. Informieren Sie sich unbedingt über geltende gesetzliche Formvorschriften im BGB, um für Ihren Fall sicherzugehen.
Formvorschriften können sich zum Beispiel beziehen auf:
· Textform
· Schriftform
· Elektronische Form
· Notarielle Beurkundung
· Öffentliche Beglaubigung
Um einen Vertrag digital zu unterschreiben, gibt es drei Möglichkeiten: Die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Wichtig: Die Art der Unterschrift bestimmt die Sicherheit und die rechtliche Beweiskraft!
Wenn Sie ein digitales Tool suchen, das zuverlässig einfache elektronische Signaturen (EES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) für Vollmachten, Verträge, Auftragsbestätigungen und Co. bei Ihren Kund:innen einholt und noch mehr kann, sollten Sie Flixcheck testen!
Die DSGVO-konforme und in Deutschland gehostete digitale Webanwendung ist einfach zu nutzen und kommt ganz ohne Download und Installation einer App aus.
Um zum Beispiel eine digitale Unterschrift einer Vollmacht einzuholen, senden Sie Ihren Kund:innen einfach einen Link als SMS oder Mail aufs digitale Endgerät.
Durch das Anklicken des Links gelangen die Kund:innen direkt in eine Webanwendung. Dort erhalten sie mittels klarer Anweisungen die Aufforderung, die Vollmacht zu signieren. Mit einem Klick erhalten Sie diese zurück und können Sie direkt digital weiterverarbeiten.