Anders als bei Unterschriften in Papierform gibt es im digitalen Umfeld verschiedene Arten von Signaturen. Geht es um digitale Signaturen, tauchen unter anderem die Begriffe “einfache elektronische Unterschrift”, EES und FES auf.
Was sich hinter den Begriffen und Abkürzungen verbirgt und wie Sie insbesondere die einfache elektronische Signatur verwenden können, erfahren Sie hier.
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Von einer einfachen elektronischen Signatur (kurz auch als EES bezeichnet) ist die Rede, wenn es um eSignaturen geht, welche die Standards der fortgeschrittenen oder qualitativen eUnterschriften nicht erfüllen. Die entsprechende, für eSignaturen geltende Verordnung eIDEAS nennt die einfache elektronische Signatur nicht ausdrücklich. Dennoch ist sie als einfachste Form elektronischer Unterschriften anerkannt.
Eine einfache elektronische Signatur kann in beliebiger Form durch Unterzeichnende auf ein Dokument aufgebracht werden. Das bedeutet: Es reicht aus, ein digitales Dokument mit dem Finger etwa auf dem Smartphone zu unterzeichnen. Das ist einfach und schnell mit Flixcheck möglich.
Die einfache elektronische Unterschrift muss keine besonderen Formvorschriften erfüllen – kann aber dennoch zur Prozessoptimierung in verschiedensten Arbeitsbereichen beitragen.
Was die rechtliche Anerkennung einfacher digitaler Unterschriften angeht, ist wichtig zu wissen: Rund um die einfache eSignatur fehlen gesetzliche Formvorschriften und Sicherheitsstandards, was die Rechtsgültigkeit einschränkt.
Geht es um wichtige, rechtsverbindliche Unterschriften – wie etwa das Unterzeichnen einer Vollmacht – sind meist höher qualifizierte digitale Unterschriften erforderlich. Geht es hingegen um unkomplizierte, eher alltägliche Abläufe, ist die EES unkompliziert einsetzbar.
Verwendet werden einfache elektronische Signaturen etwa bei der Paketzustellung. Hier reicht es aus, bei der Zustellung mit dem Finger auf dem Terminal zu unterschreiben. Die Identität von Unterzeichner:innen muss regelmäßig nicht etwa durch Vorlage eines Ausweisdokumentes geprüft werden.
Ebenfalls eingesetzt wird die einfache eSignatur auch etwa dann, wenn es um Angebote oder ähnliche alltägliche Geschäftsprozesse geht. Haben Sie etwa ein Angebot oder ein ähnliches Dokument per Flixcheck erstellt, können Empfänger:innen das Angebot per EES unterzeichnen.
Bei Flixcheck besonders praktisch: Das Tool bietet einen anwendungsfreundlichen und einfachen Weg, digitale Unterschriften zu nutzen. Es ermöglicht Kund:innen, erstellte Dokumente einfach mit ihrem Finger auf dem Display zu unterzeichnen.
Neben der einfachen elektronischen Signatur gibt es noch weitere Arten digitaler Unterschriften. Die fortgeschrittene elektronische Signatur sowie die qualifizierte elektronische Signatur. Sie unterschieden sich bezüglich ihrer Sicherheitsanforderungen, aber auch bezüglich ihrer Anwendungsfreundlichkeit von der EES.
Weiterlesen: Sie interessieren sich für die Unterschiede zwischen den verschiedenen Formen digitaler Unterschriften? Lesen Sie unseren Beitrag zu den wichtigen Unterschieden und Merkmalen digitaler Unterschriften.
Um eine einfache elektronische Signatur zu verwenden, ist keine komplizierte Implementierung notwendig. Vielmehr kann die EES von Verwender:innen ganz einfach etwa in Word oder PDF-Dokumente eingefügt werden. Wie das gelingt, erfahren Sie im Folgenden.
Damit Word-Dokumente leicht unterschrieben werden können, sollten kenntlich gemacht werden, wo sie unterschrieben werden sollen. Zu diesem Zweck sollte das Word-Dokument mit einer Signaturzeile versehen werden. Das gelingt folgendermaßen:
Es gibt nun zwei Möglichkeiten, um eine einfache elektronische Unterschrift in ein Word-Dokument einzufügen. Zum einen kann die “echte” Unterschrift auf einem Blatt Papier eingescannt werden.
Alternativ dazu kann ein PDF-Dokument erstellt und anschließend elektronisch unterschrieben werden. In beiden Fällen lassen sich durch das digitale Unterschreiben wertvolle Zeit sparen und Papierberge vermeiden.
Um eine eingescannte Unterschrift in ein Word-Dokument einzufügen, muss die Unterschrift zuerst analog erzeugt werden. Unterschreiben Sie hierzu einfach mit einem Stift auf einem weißen Blatt Papier.
Stellen Sie dabei sicher, dass das Blatt rund um die analoge Unterschrift nicht anderweitig bedruckt oder beschriftet ist.
Scannen Sie das Blatt Papier mit Ihrer Unterschrift anschließend mithilfe Ihres Smartphones, Ihres Scanners oder Ihres Tablets ein. Anschließend können Sie Ihre Unterschrift folgendermaßen in Ihr Word-Dokument einfügen:
Möchten Sie ein Dokument rechtssicher digital unterschreiben, reicht ein Word-Dokument mit eingescannter Unterschrift nicht aus. Das hängt damit zusammen, dass ein Word-Dokument nachträglich veränderbar ist.
Nach der EU-Verordnung eIDAS ist es daher nicht als rechtsgültig digital unterschrieben anerkannt. PDF-Dokumente können hingegen nicht nachträglich verändert werden.
Um ein PDF-Dokument zu erstellen und es unterschreiben zu lassen oder es selbst zu unterschreiben, können Sie ein erstelltes Word-Dokument zum einen als PDF-Dokument speichern. Alternativ können Sie mithilfe des PDF-Editors von Flixcheck direkt ausfüllbare PDFs erstellen.
Anschließend können Sie das PDF-Dokument mit dem Flixcheck-Webtool einfacher und rechtssicher unterschreiben oder unterschreiben lassen. Alles ohne Download oder Installation einer APP und direkt am Smartphone.
Einfache elektronische Signaturen (kurz EES) können den Büroalltag erheblich erleichtern. Schließlich machen Sie umständliches Scannen von Dokumenten, ihren Versand per Post und große Papierberge überflüssig. Auf dem Weg zum papierlosen Büro sind sie daher unverzichtbar.
Um einfache elektronische Signaturen sicher verwenden zu können, ist es jedoch wichtig, sie in nachträglich nicht mehr veränderliche Dokumente wie etwa PDFs einzufügen.
Schnell und einfach gelingt das mit Flixcheck. Das Webtool macht es nämlich möglich, entsprechende PDF-Dokumente leicht zu erstellen und sie anschließend per EES oder FES zu unterzeichnen oder von Kund:innen und Geschäftspartner:innen unterzeichnen zu lassen.
Digitale Unterschriften können mit Flixcheck aber auch für andere Vorgänge ganz einfach eingeholt werden.