Elektronische Signaturen erleichtern heute viele alltägliche Arbeitsabläufe und helfen dabei, viele Aufgaben rein digital zu erledigen. Ferner sind sie besonders sicher und können mittlerweile sogar im Zusammenhang mit vielen wichtigen und rechtsverbindlichen Angelegenheiten eingesetzt werden. Letzteres gilt insbesondere aufgrund der Sicherheitsbestimmungen und Prüfungsverfahren, die im Zusammenhang mit digitalen Unterschriften gelten.
Wie Unternehmen und Konsument:innen digitale Signaturen leicht einsetzen können und welche Rolle die Signaturkarte in diesem Zusammenhang spielt, erfahren Sie in diesem Artikel.
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Eine Signaturkarte ist ein sicherheitsrelevantes Werkzeug, das in Unternehmen zur elektronischen Identifizierung und für rechtsverbindliche digitale Unterschriften verwendet wird. Sie enthält digitale Zertifikate, die die Authentizität von Benutzer:innen bestätigen und den Schutz sensibler Informationen bei der elektronischen Kommunikation und Dokumentenverarbeitung gewährleisten.
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In der B2B-Welt spielt die Signaturkarte eine wichtige Rolle, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Geschäftsprozesse – etwa Vertragsabschlüsse – pragmatisch und sicher digital abzuwickeln.
Eine Signaturkarte funktioniert ähnlich wie eine digitale Unterschrift: Sie enthält einen Chip, auf der die persönlichen Zertifikate des Inhabers oder der Inhaberin gespeichert sind. Mit der Karte und einem Kartenlesegerät wird dann eine digitale Unterschrift.
Bisher wurde unter einer Signaturkarte immer eine Karte aus Kunststoff mit dem beschriebenen, integrierten Mikrochip verstanden. Um die Signaturkarte auslesen zu können, waren ein Kartenlesegerät sowie die notwendige Software erforderlich. Mittlerweile ermöglicht die eIDAS-Verordnung jedoch auch eine cloudbasierte Signaturkarten-Variante.
Das bedeutet: Die Signaturkarte zur Erstellung besonders sicherer elektronischer Signaturen muss heute nicht mehr physisch vorliegen, sondern lässt sich mit der entsprechenden Software von qualifizierten Ausgabestellen online erzeugen.
Die Vorteile digitaler Signaturen, die mit Signaturkarten generiert werden, sind heutzutage unbestritten. Dabei gibt es drei Arten von digitalen Signaturen:
Die verschiedenen Arten digitaler Unterschriften unterscheiden sich bezüglich ihrer Sicherheit und ihres Erstellungsaufwands. Außerdem kann die gewählte Form einen Einfluss auf die Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften haben. Das bedeutet: In rechtlich besonders sensiblen Bereichen (etwa dem Ausstellen einer Vollmacht) müssen besonders sichere digitale Signaturen verwendet werden.
Die sicherste Form digitaler Unterschriften ist die QES (qualifizierte elektronische Signatur). Bei ihrer Erzeugung müssen die Prinzipien der Kryptographie beachtet werden. Das lässt sich mithilfe einer Signaturkarte erreichen.
Eine Signaturkarte ist erforderlich, wenn Dokumente per qualifizierter elektronischer Signatur (QES) unterzeichnet werden müssen. In diesen Fällen wird eine Signaturkarte verwendet, um höchste Sicherheit zu gewährleisten.
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Mit der Erstellung einer Signaturkarte ist die Integritätsprüfung besonders sicherer digitaler Signaturen gemeint. Sie gelingt folgendermaßen:
Signaturkarten zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES-Signaturkarte) können Interessent:innen bei einem Trustcenter ihrer Wahl (etwa bei der Deutsche Post AG oder D-Trust) beantragen. Die Beantragung der Karte kann online erfolgen. Das gilt auch dann, wenn eine physische Karte und ein entsprechendes Lesegerät gewünscht sind.
Unabhängig davon, ob eine physische oder digitale Signaturkarte angefordert werden soll, müssen sich Antragsteller:innen persönlich und mit einem gültigen Ausweisdokument identifizieren. Trustcenter, die Signaturkarten anbieten, ermöglichen es vielfach, auch diese Legitimation online durchzuführen. Möglich ist das etwa durch das Video-Ident-Verfahren.
Signaturkarten sind ein essenzielles Instrument für Unternehmen, die auf Sicherheit und Optimierung in der digitalen Welt setzen. Sie spielen eine zentrale Rolle bei der rechtssicheren Abwicklung von Transaktionen und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Neben der sicheren Identifizierung von Nutzer:innen und der Verschlüsselung von Daten bieten sie erhebliche Vorteile, um Prozesse zu beschleunigen und Kosten zu reduzieren.
Besonders in stark regulierten Branchen sind sie alternativlos, um den Anforderungen an Datenschutz und Compliance gerecht zu werden. Die folgenden Anwendungsbereiche zeigen, wo Signaturkarten gezielt eingesetzt werden können:
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Obwohl Signaturkarten in vielen Bereichen erhebliche Vorteile bieten, gibt es auch einige Herausforderungen, die Unternehmen berücksichtigen müssen. Diese Hürden betreffen sowohl die Implementierung als auch den täglichen Gebrauch. Vornehmlich für Unternehmen, die bisher nicht vollständig digitalisiert sind, kann die Einführung einen Abschnitt darstellen, der unerwartete Nachteile birgt.
Der Einsatz von Signaturkarten erfordert zunächst Investitionen in spezielle Hardware, wie Kartenlesegeräte, und die dazugehörige Software. Diese Anschaffungskosten können besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eine Hürde darstellen. Darüber hinaus müssen auch Schulungen für Mitarbeiter:innen eingeplant werden, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse verstanden und korrekt umgesetzt werden können.
Die Integration von Signaturkarten in bestehende IT-Systeme ist nicht immer einfach. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Karten mit ihrer vorhandenen Infrastruktur kompatibel sind und gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards erfüllen. Das bedeutet oft, dass Schnittstellen zu verschiedenen Unternehmensanwendungen programmiert oder angepasst werden müssen.
Unternehmen, die Signaturkarten einsetzen, sind häufig auf externe Zertifizierungsstellen angewiesen. Diese Stellen sind für die Ausstellung und Verlängerung der digitalen Zertifikate verantwortlich, die auf den Signaturkarten gespeichert sind.
Da die Zertifikate nur für eine begrenzte Zeit gültig sind, müssen sie regelmäßig erneuert werden. Kommt es zu Verzögerungen bei der Zertifikatsausstellung oder -verlängerung, können betroffene Karten vorübergehend nicht genutzt werden.
Die Einführung von Signaturkarten erfordert eine gewisse Umstellung bei den Mitarbeiter:innen. Besonders in Unternehmen, in denen noch viele analoge Prozesse ablaufen, kann es zu Widerständen kommen. Um sicherzustellen, dass die Signaturkarten effektiv genutzt werden, müssen Schulungen angeboten und die Mitarbeiterschrittweise an die neue Technologie herangeführt werden.
Wie jede Technologie sind auch Signaturkarten anfällig für technische Probleme. Verlorene, beschädigte oder defekte Karten können den Arbeitsfluss stören, insbesondere wenn sie kurzfristig ersetzt werden müssen. Weiterhin kann es zu Schwierigkeiten bei der Einrichtung und Nutzung der Karten kommen, was zusätzlichen IT-Support erfordert.
Die Nutzung digitaler Signaturen muss nicht so kompliziert wie mit einer Signaturkarte sein. Schließlich lassen sich digitale Unterschriften von Kund:innen auch ganz einfach mithilfe des Webtools Flixcheck einholen. Ohne komplizierte Antragstellung oder Downloads ermöglicht es Flixcheck, digitale Formulare einfach per Mail oder als SMS auf das Smartphone von Kund:innen zu versenden.
Kund:innen können die sogenannten Checks schnell und unkompliziert direkt am Smartphone beantworten und unterzeichnen.
Individuelle Formulare für Kund:innen, die sogenannten Checks, lassen sich mit Flixcheck leicht nach dem Baukastenprinzip erstellen. Das Flixcheck-Portal stellt dafür verschiedene, vorgefertigte Formularbausteine (Check-Elemente) zur Verfügung. Wählen können Sie dabei etwa zwischen:
Alle Bausteine lassen sich leicht per Drag-and-drop zu Formularen zusammenfügen. Nutzer:innen können passende Formulare so schnell und einfach, aber auch für unterschiedlichste Anwendungsfälle zusammenstellen. Das ist unkompliziert, spart Zeit und macht das Einholen von eSignaturen noch schneller möglich.
Ist ein Check erstellt, kann er einfach mit allen Angaben per SMS oder Mail an Empfänger:innen versendet werden. Dabei besonders praktisch: Das Versenden der Formulare ist direkt auf das Smartphone, den Computer oder Tablets von Kund:innen möglich.
Hierzu ist es nicht erforderlich, dass Kund:innen Apps oder eine bestimmte Software herunterladen und auf ihrem Endgerät installieren. Auch die kundenseitige Auseinandersetzung mit Signaturkarten oder verwandten Themenkomplexen ist nicht erforderlich.
Sparen Sie sich überflüssige Schritte mit Signaturkarten und nutzen Sie elektronische Signaturen ohne Einbußen. Unternehmen sind heute gut beraten, wenn sie Arbeitsprozesse und redundante Workflows auf den kleinsten gemeinsamen Nenner der innerbetrieblichen Gleichung reduzieren: Wie kann das gleiche Resultat durch noch weniger Aufwand erreicht werden?
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