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Mietvertrag digital unterschreiben lassen: So geht’s

Digitale Innovationen sind längst im Kundenservice angekommen. Dank ihnen können Sie mehr Anfragen organisierter, schneller, unkomplizierter und ohne zurückbleibende Fragen lösen. Das verschafft Ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil. Ein mögliches Hilfsmittel dazu sind Chatbots im Kundenservice. Die kleinen Helfer leisten wichtige Vorarbeit, indem sie eigenhändig die richtigen Fragen im Chat stellen.

Wie die Bots funktionieren und in Geschäftsprozessen eingesetzt werden, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag. Zudem stellen wir Ihnen Beispiele aus der Praxis vor, wie Kunden und Kundinnen von Chatbots im Kundenservice profitieren.

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Inhaltsverzeichnis

Definition: Was ist ein digitaler Mietvertrag?

Ein digitaler Mietvertrag ist ein rechtlich bindendes Dokument, das vollständig online abgewickelt wird. Anstatt physische Dokumente auszudrucken und per Post zu versenden, können beide Parteien den Vertrag und die darin enthaltenen Daten elektronisch erstellen, versenden und unterschreiben.

Mietvertrag digital unterschreiben

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Dieser digitale Prozess spart Zeit und Ressourcen, reduziert Verwaltungsaufwand und ermöglicht einen schnellen Abschluss. Moderne Sicherheitsverfahren sorgen dabei für eine sichere Übermittlung und Authentifizierung der elektronischen Unterschriften.

Mietvertrag digital unterschreiben: Ist das erlaubt?

Ja, es ist erlaubt, einen Mietvertrag digital zu unterschreiben. Allerdings gibt es einige Besonderheiten, die Sie beachten müssen – etwa bei der Kündigung eines Mietvertrags. Wir erklären Ihnen im folgenden alles Wissenswerte zum Thema im Detail.

Rechtliche Besonderheiten digitaler Mietverträge

Digitale Verträge wie Mietverträge bieten eine rechtlich sichere Alternative zur traditionellen Papierform, sind jedoch an bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen gebunden. In vielen Ländern, darunter Deutschland, sind elektronische Signaturen seit der Einführung der EU-Verordnung eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) rechtlich anerkannt und können in den meisten Fällen eine handschriftliche Unterschrift ersetzen.

Sie ermöglichen es, Mietverträge digital zu unterzeichnen und rechtsgültig abzuschließen, um damit wieder Raum für andere Dinge zu schaffen.

Allerdings gibt es auch Grenzen. Bestimmte Vertragsarten, beispielsweise Immobilienkaufverträge oder notarielle Beurkundungen, dürfen in Deutschland nicht digital unterzeichnet werden und erfordern eine persönliche Unterschrift vor einer oder einem Notar:in. Auch letztwillige Verfügungen, wie

  • Testamente und
  • Kündigungen von Mietverträgen

bedürfen oft der Schriftform und sind nicht durch eine einfache digitale Signatur abgedeckt. Es ist daher wichtig, die jeweiligen nationalen Vorschriften zu beachten und bei Unsicherheiten rechtlichen Rat einzuholen.

Mietverträge digital unterschreiben: Das gibt es zu beachten

Möchten Sie einen Mietvertrag digital unterzeichnen lassen, kommt es sowohl Ihnen als auch Ihrem Gegenüber entscheidend auf Rechtssicherheit an: Für die mietende Partei stellt der Mietvertrag die Grundlage für den neuen Lebensmittelpunkt dar.

Vermieter:innen haben hingegen meist viel in ihr Mietobjekt investiert und sind auf die Kapitalanlage angewiesen. Leerstand erzeugt in der Regel neue Kosten, die Vermieter:innen unbedingt vermeiden wollen. Eine ordentliche Immobilienverwaltung im Mietrecht ist also Pflicht.

Möchten Sie Mietverträge digital unterzeichnen lassen, sollten Sie daher beachten, dass eine einfache, eingescannte Unterschrift keine ausreichende Rechtssicherheit bietet. Stattdessen sollten sie die digitale Unterschrift möglichst als einfache oder fortgeschrittene elektronische Unterschrift in ein PDF einfügen.

Wichtig: Das gilt nur für Mietverträge. Ein Vertrag für den Kauf einer Immobilie kann entsprechend der gesetzlichen Grundlage wie weiter oben erklärt nicht digital signiert werden.

So sichern sich alle Unterzeichnenden ein angemessen hohes Sicherheitsniveau und es ist sichergestellt, dass Vertragsunterlagen nachträglich nicht einseitig geändert werden können.

Befristeten Mietvertrag digital unterschreiben: Hier gelten besondere Vorschriften

Prinzipiell haben Sie die Möglichkeit, Mietverträge formlos zu schließen. Regelmäßig ist es daher vollkommen ausreichend, sie mittels einfacher elektronischer Signatur unterzeichnen zu lassen. Eine Besonderheit gilt allein dann, wenn Sie einen befristeten Mietvertrag abschließen möchten:

Soll ein Mietvertrag befristet abgeschlossen werden und länger als ein Jahr laufen, sehen die gesetzlichen Regelungen vor, dass der Vertrag der Schriftform bedarf.

Die gesetzlich vorgesehene Schriftform kann allerdings durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ersetzt werden – eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur hingegen reicht nicht aus.

Funktionsweise eines digitalen Mietvertrags

Ein digitaler Mietvertrag vereinfacht die Abwicklung eines Mietverhältnisses durch die Digitalisierung als Bild oder digitales Dokument aller wesentlichen Schritte. Dabei kommen verschiedene Funktionen zum Einsatz, die den Prozess schlanker und benutzerfreundlicher gestalten:

Digitale Erstellung und Anpassung eines Mietvertrags

Vermieterinnen und Vermieter können Vorlagen digital erstellen und flexibel an die jeweiligen Mietbedingungen anpassen. Dieser Schritt bietet eine hohe Flexibilität, da Änderungen in Echtzeit vorgenommen werden können. So lassen sich Anpassungen, etwa bei Mietkonditionen oder Sonderregelungen, direkt digital in den Vertrag einfügen und zur Prüfung an die Mietenden übermitteln. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Notwendigkeit, Dokumente mehrfach auszudrucken und physisch zu versenden.

Zentralisierte Speicherung und Verwaltung eines digitalen Mietvertrags

Ein weiterer Vorteil digitaler Mietverträge ist die zentrale Speicherung aller relevanten Dokumente, wie etwa in einer Cloud. Digitale Archivierungslösungen speichern die Verträge als Schriftdokumente oder gescannte Bilddateien, die bei Bedarf schnell abgerufen werden können.

Mietvertrag digital unterschreiben und speichern

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Das ermöglicht Vermieter:innen, den Überblick über alle abgeschlossenen Mietverhältnisse zu behalten und Änderungen oder Nachträge jederzeit nachvollziehen zu können. So kann auch im Falle von Streitigkeiten oder Rückfragen jederzeit auf den ursprünglichen Vertragsinhalt zugegriffen werden.

Automatische Erinnerungen

Moderne digitale Mietvertragslösungen bieten häufig integrierte Funktionen, um wichtige Fristen nicht zu verpassen. Dazu zählen automatische Erinnerungen an

  • die Zahlung der Mietkaution,
  • die Kündigungsfrist oder
  • den Ablauf der Mietdauer.

Diese Erinnerungen können direkt an die Mietenden gesendet werden und sorgen für eine bessere Planungssicherheit bei beiden Parteien. Gerade in komplexeren Mietverhältnissen, wie etwa bei Gewerbeimmobilien, kann das erheblichen Aufwand reduzieren.

Einfache Kommunikation

Durch die digitale Abwicklung wird auch die Kommunikation zwischen Vermieter:innen und Mietenden erheblich vereinfacht. Innerhalb der digitalen Plattform können

  • Rückfragen,
  • Anmerkungen oder
  • Änderungswünsche

direkt im Dokument hinterlassen werden.

Das ermöglicht eine transparente und nachvollziehbare Kommunikation und verhindert Missverständnisse, die bei herkömmlichen E-Mail-Konversationen oder postalischen Mitteilungen auftreten könnten. Alle Kommunikationsschritte bleiben zentral dokumentiert und können später bei Bedarf nachgelesen werden.

Mietvertrag digital unterschreiben mit der elektronischen Signatur

Eine der wichtigsten Komponenten eines digitalen Mietvertrags ist die elektronische Signatur. Sie ermöglicht es, den Vertrag rechtsgültig und bequem online zu unterzeichnen, ohne dass ein persönliches Treffen oder der Versand per Post notwendig ist.

Durch die Nutzung digitaler Signaturen bleibt der gesamte Prozess nahtlos und spart wertvolle Zeit. Flixcheck kann hierbei unterstützen, indem es eine unkomplizierte und sichere digitale Signaturplattform bietet, die sowohl für Vermieter:innen als auch für Mietende einfach zu bedienen ist.

Die E-Signatur für verschiedenste Vertragsarten

Bei einer elektronischen Signatur, oft kurz als E-Signatur bezeichnet, handelt es sich um die digitale Variante der eigenen, handschriftlichen Unterschrift. Genau wie eine Unterschrift auf Papier kann sie verwendet werden, um wichtige, verbindliche Dokumente für sich selbst oder im Auftrag zu unterschreiben.

Mietvertrag digital unterschreiben E-Signatur

Quelle: https://pixabay.com/de/photos/lady-justice-legal-gesetz-2388500/

Dass ein rechtssicheres Unterschreiben wichtiger Dokumente auch elektronisch möglich ist, hängt mit dem Verfahren zur Erzeugung digitaler Signaturen zusammen: Wird für die Erzeugung digitaler Signaturen auf spezialisierte Anbieter wie Flixcheck zurückgegriffen, sind bestimmte Informationen fest mit der digitalen E-Signatur verknüpft. Hierdurch lässt sich die Identität der unterzeichnenden Person auch im Nachhinein belegen.

Genau aus diesem Grund haben sich digitale Signaturen heute bereits in verschiedenen Lebensbereichen und innerhalb Unternehmen gegen handschriftliche Unterschriften durchgesetzt. Nicht nur dann, wenn ein Arbeitsvertrag digital unterschrieben wird, ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig.

Sie kommt vielmehr auch in folgenden Lebensbereichen besonders oft vor:

  • das Unterzeichnen von AGBs im Internet
  • die Erledigung von Bankgeschäfte per App und Fingerabdruck
  • das Signieren auf einem elektronischen Gerät bei der Paketannahme

Unter welchen Voraussetzungen ist eine digitale Unterschrift unter einem Mietvertrag gültig?

Prinzipiell ist eine elektronische Unterschrift genauso verbindlich wie eine Unterschrift auf Papier. Welche Beweiskraft und Relevanz der digitalen Unterschrift allerdings in einem eventuellen Rechtsstreit beigemessen werden kann, hängt von der Art der elektronischen Unterschrift ab.

Beim digitalen Signieren gibt es nämlich verschiedene Sicherheitsstufen:

  • Einfache elektronische Signaturen: Sie werden mithilfe spezialisierter Anbieter und unter Verwendung eines Verschlüsselungsverfahrens erzeugt. Sie können für alltägliche, rechtswirksame Geschäfte verwendet werden.
  • Fortgeschrittene elektronische Signaturen: Sind sicherer als einfache elektronische Signaturen und können zur Unterzeichnung wichtiger Dokumente (beispielsweise für Vermietung oder Arbeitsverträge) rechtssicher eingesetzt werden.
  • Qualifizierte elektronische Signaturen: Sie sind die sicherste und aufwändigste Variante digitaler Unterschriften. Sie sind nur zum Unterzeichnen außergewöhnlich wichtiger Dokumente, wie etwa der von Vollmachten, erforderlich.

Übrigens: Eingescannte Unterschriften oder ein Word-Dokument, das digital unterschrieben wurde, haben vor Gericht nur wenig Beweiskraft. Gleiches gilt dann, wenn Sie in Pages digital unterschreiben lassen. Schließlich sind die so erzeugten Unterschriften nachträglich veränderbar und lassen nicht eindeutig auf ihren Urheber schließen.

Mietverträge mit Flixcheck einfach digital signieren lassen

Mithilfe des unkompliziert nutzbaren Webtools Flixcheck können E-Signaturen leicht und unkompliziert erzeugt beziehungsweise Mietverträge von Kund:innen und Geschäftspartner:innen digital unterschreiben lassen.

Flixchecks Vorteile im Überblick

In der Praxis ist die Nutzung des Tools dabei ganz ohne Downloads oder zeitaufwendige Antragstellungen möglich. Vielmehr ist das Tool rein digital sowohl von Ihnen als auch von Ihren Kund:innen und Partner:innen verwendbar.

Praktisch ist dabei insbesondere: Sie erhalten mit Flixcheck die Möglichkeit, Mietverträge in digitaler Form zu erstellen. Kompliziertes Ausdrucken, Scannen, Abheften und manuelles Unterschreiben werden entbehrlich.

Flixcheck Funktionsweise

Stattdessen können Sie individuell gestaltete Verträge und andere Formulare einfach per E-Mail oder als SMS versenden, sie unterzeichnen lassen und anschließend digital archivieren.

Das digitale Signieren des Mietvertrags ist damit grundsätzlich möglich. Das gilt für die allermeisten gängigen Arten von Mietverträgen. Ihre Vertragsunterlagen sind aufgrund weitestgehend fehlender Formvorschriften für Mietverträge genauso rechtssicher und gültig wie Verträge auf Papier.

Digitale, individuelle Mietverträge mit Flixcheck gestalten

Mithilfe von Flixcheck können Sie Vertragsformulare, die Sie etwa für Mietverträge benötigen, leicht erstellen.

Wichtige Informationen zu den Vertragsparteien, den Vertragskonditionen und zu viele weitere Punkte lassen sich unkompliziert nach dem Baukastenprinzip zu einem individuellen Vertrag zusammenfügen.

Haben Sie mit Flixcheck DSGVO-konforme Vertragsdokumente – auch Checks genannt – erstellt, können Sie diese anschließend unkompliziert versenden und digital unterzeichnen lassen.

Bei der Erstellung Ihrer Vertragsunterlagen als Checks können Sie alle Dokumente an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Dazu können Sie auf vorgefertigte Formularbausteine (Check-Elemente) zurückgreifen oder eigene Dateien hochladen:

  • Mit dem Flixcheck PDF-Editor können Sie vorhandene PDFs hochladen und durch gewünschte Interaktions-Felder ergänzen.
  • Datei-Uploads ermöglichen es Ihnen, unterschiedliche Dateiformate wie PDF-, Word- oder Bilddateien hochzuladen. Auch diese Dateiformate können Sie durch Signaturmöglichkeiten ergänzen.

Alle gewünschten Dokumenten-Bausteine können Sie per Drag-and-drop zu individuellen Mietvertragsdokumenten zusammensetzen. In der Folge erstellen Sie mit Flixcheck eigene Verträge schnell und einfach und können die Unterlagen anschließend zur Unterschrift versenden.

Fazit: Digitale Unterschrift unter dem Mietvertrag ist für alle Beteiligten praktisch

Nutzen Sie die Möglichkeit, Mietverträge digital zu erstellen und unterzeichnen zu lassen, ist das für alle Vertragsbeteiligten besonders praktisch: Die Vertragsabwicklung geht schneller, spart Papier sowie Verwaltungsaufwand und auch nachträgliche Anpassungen des Vertrages sind besonders einfach möglich.

Damit der Vertrag in digitaler Form wirksam geschlossen und unterzeichnet werden kann und Manipulationen ausgeschlossen sind, sollten Sie bei der Unterzeichnung auf ein verlässliches Tool wie Flixcheck zurückgreifen. Ihre Mieterinnen und Mieter werden es Ihnen danken.

Mithilfe von Flixcheck lassen sich nämlich nicht nur Vertragsdokumente leicht erstellen, sondern auch Unterschriften rechtssicher einholen. Probieren Sie Flixcheck 30 Tage kostenlos aus und überzeugen Sie sich selbst!

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Flixcheck hilft, den Kundenservice zu entlasten!