Eine Workflow-Automatisierung ist in vielen Unternehmen ein sinnvolles Werkzeug, um Zeit zu sparen und zugleich die Arbeitseffizienz zu steigern. Dabei können eine Reihe von automatisierten Aktionen eingesetzt werden, um alltägliche Prozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit verschiedener Akteur:innen innerhalb eines Unternehmens zu verbessern.
Wie sich die Produktivität durch automatisierte Arbeitsabläufe steigern lässt und welche Prozesslösungen sich für besonders viele Unternehmen anbieten, zeigen wir hier. Wir besprechen vier verschiedene Wege, die Vorteile und wie Flixcheck Ihnen helfen kann.
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Bei der Workflow-Automatisierung, oft auch Workflow-Automation genannt, geht es nicht darum, dass Mitarbeiter:innen überflüssig werden oder Anwendungen durch die Nutzung von Low Code Plattformen von Laien erstellen zu lassen. Die Automation zielt nicht darauf ab, weniger Mitarbeiter:innen mehr Aufgaben – für die sie vielleicht gar nicht qualifiziert sind – zu übertragen.
Vielmehr liegt der Fokus dort, eine Prozessoptimierung zu erreichen, die Mitarbeitenden mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben und die Pflege von Geschäftsbeziehungen verschafft. So lassen sich Ressourcen und die Vorteile der Digitalisierung vollumfänglich nutzen und letztendlich höhere Einnahmen erzielen.
Eine der wichtigsten Aufgaben rund um die Workflow-Automatisierung besteht darin, Arbeitsaufgaben zu identifizieren, die sich mithilfe moderner Technologien, Softwarelösungen und digitaler Apps automatisieren lassen. Je nach Branche können die Möglichkeiten der Workflow-Automatisierung dabei ganz unterschiedlich aussehen und die Inanspruchnahme verschiedener digitaler Dienstleistungen einschließen.
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Branchenübergreifend sind allerdings Automatisierung insbesondere rund um Lead-Management, das Verfassen von Follow-up-Mails, die Dateneingabe sowie Aufgaben des Marketings und der Personalabteilung besonders sinnvoll.
Es gibt einen ganzen Rucksack an Gründen für Unternehmen, sich mit dem Thema Workflow-Automatisierung auseinanderzusetzen. Das sind einige der wichtigsten davon:
Die Workflow-Automatisierung erlaubt es, viele unterschiedliche Arbeitsprozesse geradliniger zu gestalten. Vorteilhaft ist dabei aber nicht allein, dass sich Mitarbeiter:innen und Geschäftsführer:innen seltener mit ungeliebten, zeitfressenden Aufgaben beschäftigen müssen. Vielmehr ergeben sich auch folgende weitere Vorteile:
Die klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten ist wichtig für jedes Team und erleichtert die Zusammenarbeit. Wird die Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten durch geeignete Maßnahmen automatisiert, verbessert das das interne Miteinander auf vielfache Weise.
Insbesondere verbessert sich durch die klare Verantwortlichkeitszuweisung meist die Leistung einzelner Mitarbeiter:innen. Das hängt insbesondere damit zusammen, dass durch klare Zuweisungen einerseits ein größeres Kompetenzgefühl, andererseits ein klarerer Anforderungsüberblick entsteht.
Mithilfe einer Workflow-Automatisierung lassen sich mehrere Schritte eines Prozesses standardisieren und folgen anschließend einem vordefinierten Aufgabenpfad. Ist der Pfad einmal festgelegt, stellt er einen verlässlichen Leitfaden für alle Mitarbeiter:innen des betreffenden Projekts dar. Alle beteiligten Personen haben so die Möglichkeit, sich am Design des Workflows zu orientieren und wissen, welcher Arbeitsschritt wann an der Reihe ist.
Diese Klarheit hilft vielbeschäftigten Teams dabei, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten. Ferner erleichtert sie außerdem die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Vielen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ist es besonders wichtig, einer sinnvollen Tätigkeit nachzugehen. Eine sinnvolle Arbeit ist daher ein entscheidender Aspekt für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung. Ein Weg, um Mitarbeiter:innen mit sinnvollen Aufgaben zu betrauen, ist das “Wegkürzen” eher banaler Aufgaben durch Automatisierung.
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Die höhere Mitarbeiterzufriedenheit, die mit sinnvollen Aufgaben einhergeht, wirkt sich schnell auf Qualität und Arbeitseffizienz aus. Höhere Qualität und Produktivität ihrerseits ziehen meist eine höhere Kundenzufriedenheit nach sich.
In allen Unternehmen ist die Anzahl der von Mitarbeiter:innen leistbaren Arbeitsstunden begrenzt. In Teams aller Größen ist es daher wichtig, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit möglichst nachhaltig zu nutzen und banale Aufgaben durch Workflow-Automatisierung zu beschleunigen. Gelingt Letzteres, macht sich das in einer deutlich verbesserten Produktivität eines jeden Teams und seiner Mitglieder bemerkbar.
Wie bereits gesehen, kann mehr Produktivität durch verschiedene Arten der Automatisierung und Prozessoptimierung erreicht werden. Regelmäßig erweist sich jedoch eine Kombination aus organisatorischen und technischen Mitteln als besonders zielführend. Eine solche Kombination ist beispielsweise in der Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe von Tools wie Flixcheck zu sehen.
Ganz egal, wie gewissenhaft Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten: Fehler unterlaufen jedem und sind menschlich. Dennoch kann die Korrektur von Flüchtigkeits- oder einfachen Tippfehlern viel Zeit in Anspruch nehmen und der kleinste Lapsus so oft ernste Konsequenzen haben.
Für Unternehmen ist es daher auch zur Vermeidung von menschlichen Fehlern sinnvoll, insbesondere repetitive Aufgaben zu automatisieren. So müssen sich Mitarbeiter:innen weniger häufig mit langweiligen und fehleranfälligen Aufgaben auseinandersetzen – und die Fehlerquote sinkt quasi automatisch.
Insbesondere in den Bereichen Finanzen, Marketing, Personalwesen und Kundenkorrespondenz lassen sich alltägliche Workflows leicht automatisieren. Als Verwender:in haben sie also die Möglichkeit, auf verschiedenen Wegen von der Automatisierung alltäglicher Geschäftsabläufe zu profitieren. Besonders praktikable Automatisierungs-Möglichkeiten sind dabei folgende:
Im Bereich des Marketings gibt es gleich mehrere Workflows, die sich problemlos automatisieren lassen. Ein besonders klassisches Beispiel hierfür ist das E-Mail-Marketing (wie etwa, um ein Lead zu generieren):
E-Mail-Marketing hat sich zur Gewinnung von neuen Kund:innen als besonders effektiv erwiesen. Expert:innen zufolge ist die Marketingmethode sogar 40-mal effektiver als Werbebemühungen auf Twitter oder Facebook. Wird es manuell erledigt, ist E-Mail-Marketing zwar nach wie vor zielführend – gleichzeitig aber zeit- und personalintensiv.
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Sinnvoll ist es darum, im Bereich des E-Mail-Marketings auf ein Automation-System zu setzen und den Marketing-Aufwand rund um den Versand von E-Mail-Angeboten an potenzielle Kund:innen sozusagen auf Autopilot zu stellen. Auf diese Weise lässt sich nicht nur viel Zeit sparen, sondern auch die Chance auf qualifizierte Leads deutlich erhöhen.
Im Bereich des Personalwesens nimmt insbesondere die Eingliederung neuer Mitarbeiter:innen viel Zeit in Anspruch. Allerdings muss die Integration neu eingestellter Personen nicht zwangsläufig zum Zeitfresser werden. Mithilfe automatisierter Abläufe kann ein Großteil der Integration neuer Mitarbeiter:innen in das Unternehmen zeitsparend erledigt werden.
Automatisierungen sind dabei insbesondere folgendermaßen denkbar:
Werden neue Mitarbeiter:innen eingestellt, ist das Personalwesen dafür verantwortlich, relevante Details zur Arbeitnehmer:in manuell in das Lohnabrechnungssystem einzutragen, etwa
Außerdem müssen die Daten für Krankenkasse, Versicherungen oder Spesenabrechnung in weitere Systeme eingetragen werden. Diese Vorgänge sind oft zeitraubend und lassen außerdem viel Platz für menschliche Fehler.
Eine Automatisierung solcher Prozesse hilft Unternehmen dabei, Zeit zu sparen und Mitarbeiter:innen größere Zeitfenster für wirklich wichtige Aufgaben rund um das Personalmanagement zur Verfügung zu stellen. Außerdem stellt die Automation sicher, dass die Datenbankpflege genauer und fehlerfreier erfolgt.
Das Rechnungswesen vieler Unternehmen sieht sich täglich mit vielen Anfragen rund um Auszahlungen, Rückerstattungen und Budgetbestätigungen konfrontiert. Die Bearbeitung, Genehmigung oder Bestätigung nimmt oft viel Zeit in Anspruch, die sich sinnvoller investieren ließe. Außerdem können menschliche Fehler gerade im Bereich des Rechnungswesens unangenehme Konsequenzen und noch mehr Zeitaufwand nach sich ziehen.
Insbesondere die Dateneingabe im Rahmen des Rechnungswesens lässt sich allerdings in vielen Unternehmen automatisieren. Das führt zu einer Reduktion menschlicher Fehler und im Ergebnis zu einem niedrigeren Zeit- und Kostenaufwand. Automatisierte Abläufe im Bereich des Rechnungswesens sind insbesondere folgendermaßen denkbar:
Oft bringen eingeübte Abläufe rund um
mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen Verbesserungspotenzial mit sich. Viele Abläufe können auf diesem Gebiet mittels Digitalisierung und dem Hinarbeiten auf das papierlose Büro deutlich vereinfacht und optimiert werden.
Optimierungen und Automatisierungen sind dabei insbesondere rund um die Erstellung von Dokumenten (etwa Angebote oder Verträge) sowie die Signatur von wichtigen Unterlagen möglich. Das bedeutet:
Anstatt Dokumente für jeden Vorgang einzeln zu erstellen, kann mithilfe von Tools wie Flixcheck auf Vorlagen zurückgegriffen werden. Alternativ können individuelle Dokumente zeitsparend nach dem Baukastenprinzip „zusammengefügt“ werden.
Anschließend können die erstellten sogenannten Checks einfach per E-Mails an Kund:innen und Partner:innen weitergeleitet und von ihnen direkt digital unterzeichnet werden.
Auf diese Weise lässt sich kompliziertes Ausdrucken von Dokumenten sowie der postalische Hin- und Rückversand vermeiden.
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Möglich ist die Nutzung von digitalen Unterschriften mithilfe von Flixcheck dabei auch im Zusammenhang mit wichtigen, rechtlich relevanten Unterlagen. Schließlich erlaubt es das Tool, digitale Unterschriften sowohl als einfache elektronische Signatur (EES) als auch als fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) in Dokumente einzufügen.
Praktisch ist dabei außerdem: Liegen Dokumente allein in digitaler Form vor, lassen sie sich nicht nur leichter erstellen und unterzeichnen. Sie können anschließend auch leichter und automatisiert zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden.
Workflow-Automatisierung wird von vielen Unternehmen eingesetzt, um Prozesse zu straffen und die Produktivität zu steigern. Hier sind einige reale Beispiele, wie Unternehmen durch Automatisierung Zeit und Ressourcen sparen, basierend auf Fallstudien von Bizagi.
Die Finanzabteilung von Audi Japan verwaltet komplexe Genehmigungsprozesse für Finanzanträge, die Millionen von Dollar umfassen. Durch die Einführung einer automatisierten Lösung konnte Audi den Prozess sicher und papierlos gestalten, wodurch sich die Bearbeitungszeit um 75 % verkürzte. Diese Umstellung hat wöchentlich etwa 60 Stunden eingespart und den Überblick über Finanzprozesse erheblich verbessert, was Audis Produktivität in der Abwicklung beschleunigte.
Die Deutsche Post DHL setzte Workflow-Automatisierung für das Vendor-Management ein, um ihre komplexe Technologielandschaft zu vereinheitlichen. Durch die Implementierung einer zentralen Plattform zur Verwaltung von Lieferantendaten konnte DHL einen transparenten und standardisierten Workflow einführen. Der Zugriff auf das System für über 320.000 Nutzer:innen weltweit erhöht die Compliance und Durchsatzrate in der Lieferantenauswahl.
Adidas nutzte Automatisierung, um Silos zwischen Abteilungen wie E-Commerce, Marketing und Finanzen aufzulösen und Prozesse zu vereinheitlichen. Durch diese Automatisierung konnte das Unternehmen die Markteinführungszeit um zwei Drittel verkürzen und die Kontrolle über die Lieferkette stärken. Das ermöglichte eine schnellere Reaktion auf Marktveränderungen und verbesserte die Zusammenarbeit zwischen den Teams.
Swisslog Healthcare, ein Unternehmen im Gesundheitswesen, sah sich durch fragmentierte Systeme nach mehreren Fusionen mit Ineffizienz konfrontiert. Die Automatisierung der internen Angebotsprozesse führte dazu, dass sich die Zeit für die Erstellung eines Angebots um 50 % reduzierte, indem die Arbeit des Vertriebs optimiert und die Gefahr von Fehlern gesenkt wurde. Die Automatisierung erleichtert die Angebotserstellung und die Konsistenz über alle Standorte hinweg.
Der Versicherer BNP Paribas Cardif Japan implementierte ein automatisiertes System zur Schadensbearbeitung. Das vereinfachte die Prozesse von der Schadensvalidierung bis zur Genehmigung, sodass neue Produkte in einem Bruchteil der üblichen Zeit auf den Markt gebracht werden konnten. Durch die Automatisierung konnte die durchschnittliche Einführungszeit von neuen Produkten von vier Wochen auf nur zehn Minuten reduziert werden.
Flixcheck ist eine SaaS-Webanwendung, die 2015 im Ruhrgebiet entwickelt wurde und sich seitdem zur führenden Software im Bereich digitaler Kundenkommunikation etabliert hat. Nach dem No-Code-Prinzip ermöglicht Flixcheck Unternehmen unterschiedlichster Branchen, ihre Kundeninteraktionen einfach und flexibel zu digitalisieren.
Durch die Bereitstellung eines „All-in-One-Webtools“ können Anwender:innen ohne IT-Hintergrund verschiedene Anwendungen für den Kundenservice, die Kommunikation und den Dialog erstellen.
Flixcheck bietet zahlreiche Funktionen, die speziell für den barrierefreien Umgang mit Kundendaten entwickelt wurden. Über ein Baukastensystem lassen sich Funktionen unkompliziert in eine digitale Anfrage (einen „Check“) integrieren.
Anwender:innen können per Drag-and-drop Formularstrukturen erstellen, die entweder aus den bereitgestellten Vorlagen übernommen oder individuell angepasst werden. Flixcheck ermöglicht es, die Anfragen via SMS oder E-Mail direkt an Kund:innen zu senden. Durch einfaches Anklicken des Links in der Nachricht können Kund:innen die Anfragen ohne zusätzlichen App-Download direkt beantworten und zurücksenden.
Für die Workflow-Automatisierung ist Flixcheck besonders wertvoll, da es die manuelle Bearbeitung und Erfassung von Daten erheblich reduziert und so schnelle Rückmeldungen und die automatische Weiterleitung von Informationen ermöglicht. Die Software benachrichtigt Unternehmen, sobald Kund:innen die Anfragen bearbeitet und zurückgesendet haben, und erlaubt eine Integration in unternehmensinterne Systeme über API-Schnittstellen.
So können Prozesse wie
viele weitere automatisiert und produktiv gestaltet werden.
Automatisierte Workflows helfen Unternehmen, Herausforderungen wie hohe Fehlerquoten, verzögerte Reaktionszeiten und die Ineffizienz bei wiederkehrenden Aufgaben zu überwinden. Oft beanspruchen repetitive Prozesse nicht nur Zeit und Energie, sondern binden auch wichtige Ressourcen, die eigentlich für strategische Tätigkeiten benötigt werden. Mitarbeitende sind häufig gezwungen, sich mit manuell ausgeführten Routineaufgaben auseinanderzusetzen.
Automatisierung bietet hier gezielte Lösungen, indem sie Aufgaben zuverlässig und einheitlich ablaufen lässt. Durch den Einsatz digitaler Tools werden Routineprozesse wie Datenverarbeitung und Dokumentenmanagement strukturiert und schneller bearbeitet. Zudem ermöglicht die Automatisierung eine stärkere Fokussierung der Mitarbeitenden auf kreative und wertschöpfende Aufgaben, da die Produktivitätsgewinne die Arbeitslast reduzieren und Raum für innovative Ideen schaffen.
Flixcheck ist die ideale Plattform, um diese Vorteile umfassend zu nutzen. Als digitaler Allrounder in der Dokumentenerfassung und Kundenkommunikation bietet das Tool eine benutzerfreundliche Lösung, mit der Sie Ihre Prozesse optimieren und nachhaltig verbessern können. Testen Sie Flixcheck jetzt 30 Tage lang kostenlos!