Wir alle verwenden Signaturen in handschriftlicher oder digitaler Form quasi täglich, um die Richtigkeit von Dokumenten zu bestätigen oder Zustimmung zu Vertragsinhalten auszudrücken. Früher wurde die Signatur als Echtheitsnachweis vornehmlich als handschriftliche Unterschrift verwendet. Heute hingegen ist auch die digitale Unterschrift für fast alle Dokumente eine rechtsgültige Option.
Was eine Signatur ist und wie Sie sich den Alltag mithilfe digitaler Unterschriften erleichtern, erfahren Sie hier.
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Als Signatur wird gemeinhin die handschriftliche Unterschrift eines Vertrages oder eines ähnlichen Dokuments bezeichnet. Das gilt sowohl dann, wenn Sie für sich selbst als auch im Auftrag unterschreiben.
Für Signaturen gelten in Deutschland einige gesetzliche Regelungen. Nur dann, wenn die Signatur diese Voraussetzungen erfüllt, kann sie als gültig angesehen werden. Dabei besonders wichtig: Signaturen müssen zumindest in groben Zügen den Namen von Unterzeichner*innen in Buchstaben erkennen lassen. Allerdings müssen nicht alle Buchstaben deutlich erkennbar und leserlich sein. Allein aus Initialen, einer Verwandtschaftsbezeichnung oder einem Titel darf die Unterschrift auf Verträgen und Dokumenten jedoch nicht bestehen.
Außerdem müssen die Signaturen einer Person auf allen legalen Dokumenten möglichst ähnlich und charakteristisch sein, sodass sie der unterzeichnenden Person zugeordnet werden können.
Auf besonders wichtigen, rechtsgültigen Dokumenten wird die Unterschrift üblicherweise durch Datum und Ort der Unterzeichnung ergänzt. Auch diese Informationen können daher Bestandteil einer Signatur sein.
Digitale oder elektronische Signaturen werden immer beliebter und sind das digitale Pendant zur Unterschrift von Hand. Mittlerweile sind sie handschriftlichen Signaturen weitestgehend gleichgestellt – das ergibt sich auch aus der im EU-Raum gültigen eIDAS-Verordnung, welche die rechtliche Stellung digitaler Signaturen regelt.
Aus der Verordnung ergibt sich, dass und unter welchen Voraussetzungen auch wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge, Versicherungsverträge oder Jahresabschlüsse ortsunabhängig digital unterzeichnet werden können. Hierdurch wird es möglich, am PC, Smartphone oder Laptop rechtsverbindlich Word Dokumente zu unterschreiben. Selbstverständlich lassen sich die verschiedenen Typen elektronischer Signaturen aber auch in andere Dateiarten einsetzen.
Während es nur eine Art der handschriftlichen Unterschrift gibt, gibt es verschiedene Typen elektronischer Signaturen. Unterschieden wird dabei zwischen
Als einfache elektronische Signatur werden eUnterschriften bezeichnet, welche die Standards der eIDEAS-Verordnung für fortgeschrittene oder qualifizierte eSignaturen nicht erfüllen. Das bedeutet, dass die einfache elektronische Signatur in beliebiger Form auf Dokument aufgebracht werden kann. Es ist also ausreichen, ein digitales Dokument über das Smartphonedisplay mit dem Finger zu unterzeichnen. Das ist unkompliziert etwa mit Flixcheck möglich, ist rechtsverbindlich und in verschiedensten Arbeitsbereichen vollkommen ausreichend.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur sowie die qualifizierte elektronische Signatur lassen sich schwieriger erzeugen – sind gleichzeitig aber auch besonders sicher und belegen die Identität von Unterzeichner*innen unzweifelhaft. Wirklich erforderlich sind diese Unterschriftsarten aber nur im Zusammenhang mit besonders wichtigen Dokumenten wie Arbeitsverträgen oder Vollmachten.
Lesen Sie in diesem Beitrag mehr zu den wichtigen Unterschieden und Merkmalen digitaler Unterschriften.
Einfache elektronische Signaturen lassen sich vergleichsweise leicht erstellen. Prinzipiell reicht es aus, eine etwa mit dem Finger auf dem Handydisplay erzeugte Unterschrift in PDF einzufügen. Fortgeschrittene und qualifizierte digitale Signaturen hingegen müssen mithilfe spezialisierter Zertifikatsanbieter erstellt werden.
Die Erzeugung der eSignatur mithilfe von Flixcheck oder ähnlichen Anbietern findet dabei folgendermaßen statt:
Der Zertifikatsanbieter ordnet der zu unterzeichnenden Nachricht einen eindeutigen, nicht umkehrbaren sogenannten Hashwert zu. Dieser Hashwert wird anschließend durch Unterzeichner*innen mithilfe eines vom Zertifikatsanbieter zugeordneten Schlüssel verschlüsselt. Die so generierte Signatur wird der Nachricht als Zeichenfolge hinzugefügt.
Empfänger:innen der Nachricht können die Zeichenfolge mithilfe eines öffentlichen Schlüssels, den Unterzeichner:innen ebenfalls vom Zertifikatsanbieter erhalten, entschlüsseln. Passen der erhaltene Hashwert und der auf die beschriebene Weise selbst berechnete Hashwert zusammen, ist die eUnterschrift authentisch.
Möchten Sie digitale Signaturen in Ihren Geschäftsalltag integrieren, können Sie auf Flixcheck setzen: Flixcheck ist ein unkompliziertes All-in-One-Tool, über das Sie Ihre Kundenkommunikation abwickeln und digitale Unterschriften bequem von Ihren Kund:innen und Geschäftspartner:innen einholen können. Wählen können Sie bei der Nutzung von Flixcheck zwischen einfachen elektronischen Signaturen (EES) und fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (FES).
Die Nutzung von Flixcheck gelingt einfach, unkompliziert und ohne den Download einer speziellen Software. Beachten müssen Sie lediglich: Damit Sie digitale Signaturen rechtsgültig verwenden können, ist es wichtig, auf das richtige Dateiformat zu setzen.
Digital unterzeichnete Word-Dokument sind nachträglich veränderbar und können aus diesem Grund nicht als rechtsgültig angesehen werden. Setzen Sie daher auf Dateiformate, die nach der Unterzeichnung nicht mehr veränderbar sind. Eine entsprechende Datei ist etwa ein PDF-Dokument – auch dieses erstellen und unterzeichnen Sie mit Flixcheck ganz leicht.
Mithilfe des PDF-Editors von Flixcheck erstellen Sie nachträglich unveränderbare Dokumente, die Ihre Kund:innen und Partner:innen rechtsgültig unterzeichnen können, ganz leicht. Der PDF-Editor erlaubt es nämlich, sichere eUnterschriften schnell und einfach innerhalb eines vorhandenen PDFs einzusetzen.
Zudem können Sie die Möglichkeit nutzen, beispielsweise in Word erstellte Dokumente in das PDF-Format umzuwandeln oder individuelle und ausfüllbare PDFs direkt über den Editor zu erstellen.
All diese praktischen Flixcheck-Features erlauben es Ihnen, digitale Signaturen sicher in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren, Zeit einzusparen und für ein angenehmeres Kundenerlebnis zu sorgen.
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