Sie wollen ihre Arbeit reduzieren, Ihre Kund:innen zufriedener machen und mehr Ertrag generieren? Um alles gleichzeitig zu erreichen, müssen Sie effizienter arbeiten. Natürlich ist dieser offensichtliche Ratschlag nicht leicht in die Tat umzusetzen. Eine effiziente Arbeitsweise ist eine tragende Säule eines jeden Unternehmens, das in der freien Wirtschaft überleben will. Und genau dort liegt die Herausforderung: Nur wenn Sie produktiv und effektiv arbeiten, werden Sie bestehen.
Nicht nur die Produktivität, sondern auch ressourcenschonende Prozesse führen zum Prädikat „effizientes Arbeiten“. Um das zu erreichen, erwarten Sie in diesem Artikel eine Definition, generelle Handlungsempfehlungen, aber auch eine Liste mit acht generellen Handlungsempfehlungen und zwanzig konkreten Tipps, die Sie nutzen können, um eine Steigerung der Effizienz zu erreichen. Den vielleicht wichtigsten Tipp gibt es zum Abschluss.
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Der Begriff „Effizienz“ stammt von dem lateinischen Wort „efficientia“ ab, was so viel wie „Leistungsfähigkeit“ oder „Wirksamkeit“ bedeutet. In der Wirtschaft bezeichnet man Effizienz als das Verhältnis zwischen dem eingesetzten Aufwand und dem erzielten Nutzen einer Sache. Es meint also das wirkungsvollste Verhältnis von Aufwand und Ertrag.
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Es ist auch ein Maßdafür, wie gut Ressourcen wie Zeit, Personal und Geld eingesetzt werden, um erwartete Ziele zu erreichen. Effizienz und Effektivität werden häufig in einem Atemzug genannt, Effektivität beschreibt hingegen einen Prozess, der unabhängig von Ressourcen das richtige Ziel erreicht. Wie so häufig in der Wirtschaft geht es also um ressourcendienliches Handeln, das durch Prozessoptimierung das Erreichen operativer Ziele ermöglicht.
Neben konkreten Tipps gibt es bei der Suche nach effizienteren Prozessen auch generelle Handlungsempfehlungen, die mittel- und langfristig große Veränderungen in Ihren internen Abläufen ermöglichen.
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Diese sind eine Art „Grundlage“ für praxisnahe Tipps, die wir Ihnen später vorstellen. Zu ihnen zählen:
Schaffen Sie sich einen Überblick über die Abläufe und Prozesse an jeder einzelnen Stelle im Unternehmen. Viele Prozesse sind noch immer kompliziert, springen zwischen der analogen und digitalen Welt oder verbrauchen zu viel Zeit. Fragen Sie sich: „Wie machen das andere Firmen?“, oder „Wie würde es den Mitarbeitenden besser gefallen?“ Eine Analyse kann diese Probleme offenlegen.
Viele kennen es. Über die Jahre gab es kleine Anpassungen der Produkte oder Dienstleistungen, interne Software-Lösungen wurden eingeführt oder Kundenbelange überarbeitet. Die Strukturen sind langsam gewachsen, aber decken sie sich noch immer mit den Zielen? Zeit, sie zu überprüfen.
Für die meisten Unternehmen sollten Zugriff, Datenverarbeitung und Datensicherheit heutzutage nicht mehr lokal gelöst werden. „State of the art“ sind stattdessen bewährte Cloud-Anbietende, die die nötige Kragenweite haben, um diese wichtigen Themen zu übernehmen.
Wenn alle Mitglieder eines Teams an einem Strang ziehen, jede:r den eigenen Job übernimmt und die anderen nicht eingrenzt (Ownership), wenn jede:r mit den internen Methoden und Prozessen bestens vertraut ist, kann das Team zu einem starken Team heranwachsen. Schulungen sind für diese Form der Verbesserung unabdingbar.
Um Flaschenhalseffekte bei der Informationsverarbeitung zu identifizieren, empfiehlt sich eine regelmäßige Datenanalyse und ein stetiges Monitoring aller Prozesse. Teamleiter:innen können identifizierte Probleme weitergeben und Prozesse optimieren.
In Zeiten von Hacks wie Ransomware-Attacken und anderen Angriffen gibt es wenig wichtigere Themen als die Datensicherheit und die Sicherheit der eigenen IT-Infrastruktur. Nur aktuelle Systeme und Softwarelösungen, als auch Schulungen für Mitarbeiter:innen verhindern, dass Ihr System gehackt wird.
Software, die alle Funktionen mit der gleichen Applikation übernimmt, wird „monolithische Applikation“ genannt. Bei einem Ausfall stoppt das gesamte Programm. Manchmal ist eine bessere Architektur die Nutzung von Microservices, die modulare Funktionen in einem unabhängigen Aufbau übernehmen und nicht alle gleichzeitig ausfallen können. Bei Problemen können Kund:innen also weiterhin den Großteil der Software benutzen und das Geschäft kann weiterlaufen.
Ein skalierbares System ist eine Umgebung, die auch bei höherer Anzahl an Nutzer:innen nicht langsamer wird. Alte Umgebungen sind häufig nicht skalierbar, daher empfiehlt es sich, auf neue Systeme umzustellen, um eine effizientere IT-Struktur bereitstellen zu können.
Neben diesen strategischen Empfehlungen gibt es allerdings eine ganze Reihe an praktischen Wegen, eine Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen zu erreichen und durch zielgerichtete Prozesse zu entwickeln.
Um Sie nicht mit allen zwanzig Tipps zu erschlagen, teilen wir die konkreten Tipps in Geschäftsprozesse und persönliche Arbeitsweisen auf. Stöbern Sie in den Vorschlägen und lassen Sie sich für Ihre tägliche Arbeit inspirieren – Flixcheck hilft an der ein oder anderen Stelle und greift Ihnen als smarte digitale Lösung unter die Arme.
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Geschäftsprozesse sind zusammenhängende oder strukturierte Aufgaben, die ein Produkt oder eine Dienstleistung für eine:n Kund:in erzeugen soll. Viele dieser Prozesse entscheiden über die Serviceerfahrung der Kund:innen und haben direkten Einfluss auf den Ressourcenverbrauch eines Unternehmens.
Sie zu optimieren, ist ein großer Schritt in Richtung mehr Effizienz. Einige praktische Tipps für Ihren Unternehmensalltag:
Für die persönliche Arbeitsweise gibt es viele Wege, um einen effizienteren Workflow zu erschaffen und Arbeitsabläufe zu optimieren.
Die wichtigsten und ein paar mehr haben wir für Ihren persönlichen Arbeitsalltag aufgelistet:
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Effizienz bedeutet nicht nur, die richtigen Dinge zu tun – sondern auch, die falschen zu vermeiden. Häufig schleichen sich unbewusste Gewohnheiten oder systematische Fehler in den Arbeitsalltag ein, die den Workflow erheblich beeinträchtigen können. Hier sind einige der häufigsten Effizienzfallen, die den Arbeitsalltag ausbremsen können:
Multitasking scheint auf den ersten Blick effizient zu sein, da mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden. Doch Studien zeigen, dass das ständige Umschalten zwischen Tätigkeiten die Konzentration stört und zu Fehlern führt. Es ist produktiver, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und diese abzuschließen, bevor die nächste begonnen wird.
Ohne klare, messbare Ziele kann es passieren, dass Arbeitszeit in die falschen Projekte investiert wird. Unklare Ziele führen zu einem Mangel an Priorisierung, sodass dringende Aufgaben sich ansammeln. Eine strukturierte Zielsetzung sorgt für Orientierung und Fokus im Arbeitsalltag.
Meetings können sinnvoll sein, wenn sie gut strukturiert und notwendig sind. Zu häufige und schlecht vorbereitete Meetings führen jedoch oft zu einem hohen Zeitverlust. Stattdessen sollten Sie prüfen, ob ein Austausch per E-Mail oder Chat ausreicht, und klare Agenda-Punkte setzen.
Der Anspruch, jede Aufgabe bis ins kleinste Detail perfekt zu erledigen, kann den Fortschritt hemmen. Perfektionismus führt oft dazu, dass mehr Zeit investiert wird, als eigentlich notwendig wäre. Stattdessen gilt: Gut genug ist oft besser als perfekt.
Unstrukturierte Kommunikation über viele verschiedene Kanäle – sei es E-Mail, Chat-Tools oder Telefonate – kann Informationen verstreuen und wichtige Details untergehen lassen. Eine zentrale Kommunikationsplattform und klare Regeln zur Informationsweitergabe helfen, den Überblick zu behalten.
Ein durchgehender Arbeitstag ohne Pausen wirkt auf den ersten Blick produktiv, führt aber oft zu Erschöpfung und einem Verlust an Konzentration. Regelmäßige kurze Pausen steigern die Leistungsfähigkeit und sorgen dafür, dass Sie langfristig fokussiert bleiben.
Das Arbeiten mit alten oder nicht aktuellen Software-Versionen kann den Arbeitsprozess erheblich verlangsamen. Regelmäßige Updates und der Einsatz moderner Tools sind wichtig, um reibungslose Arbeitsabläufe sicherzustellen und die Effizienz zu steigern.
Effizienz ist eine Frage der Prioritäten und Fokussierung. Die wichtigste Regel dabei lautet: Konzentrieren Sie sich immer auf die Aufgabe mit dem größten Hebel. Das bedeutet, die Tätigkeiten zu identifizieren, die den größten Einfluss auf den Erfolg haben, und diese konsequent als Erstes anzugehen. Diese Regel basiert auf dem Prinzip, dass nicht alle Aufgaben den gleichen Wert haben.
Wenn Sie Ihre Zeit in die Tätigkeiten investieren, die den größten Unterschied machen, erreichen Sie die besten Ergebnisse bei geringerem Aufwand. Priorisieren Sie daher und vermeiden Sie Ablenkungen, um den Fokus nicht zu verlieren.
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Ein Sprichwort, das diese Herangehensweise gut beschreibt, lautet: „Slow is smooth, and smooth is fast“ – auf Deutsch: „Langsam ist stetig, und stetig ist schnell“.
Übertragen auf den Arbeitsalltag bedeutet das, dass eine langsame, aber kontinuierliche und gründliche Arbeitsweise zu einem gleichmäßigen Ablauf führt, der langfristig schneller und effizienter ist. Durch die Anwendung dieser Regel streben Sie eine perfekte Ausführung der jeweiligen Aufgabe an. Es geht darum, die Tätigkeit so exakt und ruhig wie möglich durchzuführen, ohne dabei Fehler zu machen.
Diese ruhige Herangehensweise sorgt dafür, dass weniger Zeit mit Korrekturen und Nacharbeiten verbracht wird, was insgesamt den gesamten Prozess beschleunigt. In Kombination mit dem Fokus auf die Aufgabe mit dem größten Hebel wird so eine nahezu optimale Effizienz erreicht – Sie können kaum effizienter arbeiten, weil Sie durch diese Methode das Maximum an Qualität und Geschwindigkeit herausholen.
Indem Sie sich auf diese Weise auf das Wesentliche konzentrieren und ohne unnötige Eile arbeiten, werden sowohl die Qualität als auch die Effizienz der Ergebnisse auf ein neues Level gehoben.
Auf vielen verschiedenen Ebenen ist es wichtig und möglich, dass Prozesse effizienter gestaltet werden. „Konkurrenz belebt das Geschäft“ – das stimmt, es zieht allerdings auch nach sich, dass alle beteiligten Unternehmen stetig an Optimierungen arbeiten, um konkurrenzfähig zu bleiben. Die hier gezeigten Handlungsempfehlungen und Leitfäden können erste Mittel sein, um Ihre Prozesse zu optimieren und schlussendlich die Effizienz zu steigern, damit Ihr Unternehmen bestehen kann.
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