Die Digitalisierung ist ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherheit von Unternehmen. Sie revolutioniert Industrie und Dienstleistungen gleichermaßen und beeinflusst maßgeblich, wie Geschäftsprozesse genutzt werden. Unternehmen, die digitale Technologien in ihre Prozesse integrieren, arbeiten nicht nur effizienter, sondern können auch neue Geschäftsmodelle entwickeln.
Ein nicht unerheblicher Vorgang der Digitalisierung ist der Dokumentenlebenszyklus. Er ist wesentlicher Bestandteil der Abläufe rund um Dokumente und hat spezielle Anforderungen, die durch digitale Lösungen unterstützt und optimiert werden können. Eine effiziente Verwaltung und Kontrolle des Dokumentenlebenszyklus helfen dabei, Informationen schnell und sicher zur Verfügung zu stellen und dadurch Prozesse zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden.
Ein effektives Tool, das den Dokumentenlebenszyklus erleichtert, ist Flixcheck, eine All-in-One-Webanwendung, die eine Vielzahl hilfreicher Funktionen für das Dokumentenmanagement bietet. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen daher die Definition, einen Überblick und einen effektiven Leitfaden für Ihren perfekten digitalisierten Dokumentenlebenszyklus. Testen Sie Flixcheck 30 Tage lang kostenlos!
Der Dokumentenlebenszyklus ist ein linearer Prozess, der die verschiedenen Phasen umfasst, die ein Dokument in einem Unternehmen durchläuft.
Er beginnt mit der Erstellung des Dokuments und endet mit seiner Archivierung oder Vernichtung. Dieser Zyklus spielt eine zentrale Rolle in verschiedenen Aspekten des Dokumentenmanagements, einschließlich des Vertragsmanagements und der Kundenkommunikation.
Ein effektives Management des Dokumentenlebenszyklus ist daher entscheidend, um sicherzustellen, dass relevante Informationen leicht zugänglich, sicher und aktuell sind. Durch die Digitalisierung des Dokumentenlebenszyklus können Unternehmen den Prozess optimieren, um effizienter und effektiver zu arbeiten.
Die digitale Transformation hat die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse führen, grundlegend verändert. Das gilt auch für den Bereich des Dokumenten- und Vertragsmanagements. Hier sind fünf Gründe, warum eine smarte, digitale Dokumenten- und Vertragsverwaltung entscheidend für Ihren Geschäftserfolg ist.
Die Digitalisierung von Dokumenten und Verträgen kann Ihre Arbeitsprozesse erheblich beschleunigen.
Statt zeitraubender manueller Aufgaben ermöglicht das digitale Vertragsmanagement einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen. Dies führt zu einer deutlichen Reduzierung von Verwaltungsaufwand und Kosten.
Digitale Systeme bieten verbesserte Möglichkeiten zur Überwachung und Kontrolle des Dokumentenlebenszyklus. Sie können leicht den Status von Dokumenten überprüfen, Änderungen nachverfolgen und sicherstellen, dass alle Prozesse nach Ihren Unternehmensrichtlinien durchgeführt werden.
Die digitale Vertragsverwaltung minimiert das Risiko von menschlichen Fehlern, wie dem Verlust oder der falschen Kategorisierung von Dokumenten. Außerdem sorgt sie dafür, dass alle Verträge und Dokumente sicher aufbewahrt und geschützt sind, was die Compliance entlang DSGVO-Richtlinien erleichtert.
Eine gut organisierte Dokumenten- und Vertragsverwaltung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, schnell und effizient auf Anfragen und Bedürfnisse Ihrer Kund:innen zu reagieren. Dies verbessert die Kundenerfahrung und fördert die Kundenbindung.
Die Digitalisierung ist der Schlüssel zur Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Mit einer digitalen Dokumenten- und Vertragsverwaltung stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen bereit ist für zukünftige Herausforderungen und Innovationen in der digitalen Welt.
Ein effizienter Dokumentenlebenszyklus ist ein entscheidendes Element des digitalen Zeitalters. Mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS) lassen sich diese Vorgänge durchführen. Es sorgt dafür, dass Informationen im richtigen Format, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort verfügbar sind. Die folgenden Schritte geben einen Überblick über den Ablauf dieses Zyklus:
Der erste Schritt im Dokumentenlebenszyklus ist die Erstellung des Dokuments. Dies kann die Erstellung eines Vertrags, einer Rechnung, eines Berichts oder eines beliebigen anderen Geschäftsdokuments beinhalten. Die Dokumentenerstellung kann mit verschiedenen digitalen Tools, wie Textverarbeitungsprogrammen oder spezieller Software für Vertragsmanagement, unterstützt werden.
Nach der Erstellung wird das Dokument geprüft und freigegeben. Diese Phase kann je nach Art des Dokuments und den Anforderungen Ihres Unternehmens mehrere Prüfungs- und Freigabeschritte beinhalten. Digitale Vertragsmanagement-Tools können dabei helfen, den Prozess der Prüfung und Freigabe zu automatisieren und zu beschleunigen.
Ist das Dokument genehmigt, wird es an die relevanten Parteien verteilt. Dies kann intern zwischen Abteilungen oder extern zu Kund:innen, Lieferanten oder Partner:innen erfolgen. Die Digitalisierung ermöglicht es, Dokumente schnell und effizient zu verteilen und gleichzeitig einen Überblick über den Zustand und Standort jedes Dokuments zu behalten.
In dieser Phase wird das Dokument aktiv genutzt und verwaltet. Hier kommt das digitale Vertragsmanagement ins Spiel, indem es die Nachverfolgung von Vertragsbedingungen, Fälligkeiten und anderen wichtigen Aspekten erleichtert. Digitale Tools können auch dabei helfen, den Prozess der Aktualisierung und Änderung von Dokumenten zu vereinfachen.
Nachdem ein Dokument nicht mehr aktiv genutzt wird, geht es in die Archivierungsphase über. In dieser Phase wird das Dokument sicher aufbewahrt und ist fürzukünftige Referenzen zugänglich. Digitale Archivierungssysteme erleichtern den Zugriff auf alte Dokumente und stellen sicher, dass sie sicher und geschützt aufbewahrt werden.
Am Ende des Lebenszyklus steht die sichere Vernichtung des Dokuments. Es ist wichtig, dies in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen und den Richtlinien Ihres Unternehmens durchzuführen. Digitale Systeme bieten Funktionen zur sicheren Vernichtung digitaler Dokumente, um sicherzustellen, dass keine sensiblen Daten in falsche Hände gelangen.
In der Welt des digitalen Dokumentenmanagements spielen digitale Tools wie Flixcheck eine entscheidende Rolle.
Sie ermöglichen die effektive und effiziente Abwicklung verschiedener Phasen des Dokumentenlebenszyklus.
Neue und auch vorliegende Dokumente wie Verträge oder Schadensmeldungen können mit digitalen Tools effizient nach der Erstellung bearbeitet werden.
Mit Flixcheck etwa können Sie bestehende Formulare mit dem PDF-Editor bearbeiten und die Dokumente beispielsweise mit Unterschriftenfeldern versehen. Das macht das Tool besonders anpassungsfähig an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens.
Sobald Dokumente erstellt und von Kund:innen ausgefüllt und zurückgesendet wurden, können diese in der Plattform erfasst und weiterverarbeitet werden. Flixcheck bietet auch hier die Möglichkeit, Vorgänge automatisiert durchzuführen: mit Sammelchecks sogar für viele Kund:innen gleichzeitig.
Innerhalb des Dokumentenlebenszyklus können digitale Tools die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten direkt in ihrer Plattform übernehmen. Auf diese Weise können Prozesse zentralisiert und automatisiert werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Iterative Prozesse lassen sich auf diesem Wege verhindern.
Die sichere und effiziente Verteilung der Dokumente an die richtigen Empfänger:innen kann mit den richtigen Tools ein Kinderspiel sein. Dank der Möglichkeit in Flixcheck, Verträge digital zu unterzeichnen, können Sie sogar den kompletten Vertragsprozess digitalisieren. Mietverträge können digital unterschrieben werden, auch Schadensmeldungen und alle anderen Verträge können direkt an Ihre Kund:innen versendet und von diesen digital und rechtssicher unterzeichnet werden.
Dies ist dank der Verwendung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) möglich, die laut EU-Recht eine ähnliche Rechtskraft wie die handschriftliche Unterschrift hat.
Im Umkehrschluss können Dateien und Dokumente auch mit Flixcheck eingeholt werden. Dazu werden Abfragen direkt zu den mobilen Endgeräten der Zielkund:innen gesendet, die dann völlig barrierefrei die benötigten Unterlagen digital zurückschicken können. So auch Fotos und SEPA-Mandate.
Ohne eine sichere Cloud geht heute nicht viel – zu riskant ist lokales Speichern. Viele Anbieter bieten gesonderte Cloud-Services an. Auf diese Weise haben Sie immer und überall Zugriff auf Ihre Dokumente und können gleichzeitig sicher sein, dass Ihre Daten auch bei einem Einbruch oder einem Brand erhalten bleiben.
Der letzte Teil des Dokumentenlebenszyklus ist der Abschluss des Prozesses. Hier gibt es auch beim Archivieren und gegebenenfalls Vernichten von Dokumenten hilfreiche Tools, die terminierte automatische Lösungen anbieten. So können Sie beispielsweise festlegen, wie lange Dokumente gespeichert werden sollen, bevor sie automatisch vernichtet werden.
Die Digitalisierung von Dokumenten und Verträgen ist nicht nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit, um in der heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftswelt bestehen zu können. Durch die Implementierung eines effizienten Dokumentenlebenszyklus können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, Kosten senken und einen besseren Service für ihre Kund:innen anbieten.
Richtige Prozesse sind entscheidend, um die Digitalisierung so zu gestalten, dass das Kerngeschäft wieder in den Fokus rücken kann. Mit digitalen Tools zur Dokumenten- und Vertragsverwaltung können iterative Abläufe reduziert und die Produktivität gesteigert werden, sodass Sie in Zukunft mehr Zeit für das Wesentliche haben.
Flixcheck kann Ihr Unternehmen bei diesem Übergang unterstützen. Als digitales Tool kann es die Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus erleichtern und gleichzeitig eine automatisierte und barrierefreie Bearbeitung von Anliegen ermöglichen. Testen Sie Flixcheck jetzt 30 Tage lang kostenlos!