Mit digitalem Fortschritt in der Geschäftswelt werden Prozesse optimiert und an jeder Stellschraube gedreht, um Arbeitsabläufe zu verbessern. Unternehmen reizen alle Möglichkeiten der Digitalisierung aus, daher ist es nur konsequent, auch Unterschriften als digitalen Vorgang zu sehen und in seine Arbeitsprozesse zu integrieren.
Große Teile der Firmen- und Personalkommunikation verlaufen über E-Mail-Software wie Outlook – es ergibt also Sinn, die digitale Unterschrift in Outlook einzuführen. Diese bietet zusätzliche Sicherheit und Glaubwürdigkeit für die Sender:in und dient als fälschungssicheres Kennzeichen.
Eines der digitalen Tools, mit denen diese Transformation etwas leichter fällt, ist Flixcheck. Das barrierefreie Webtool für digitale Kundenkommunikation ermöglicht rechtssichere, digitale Unterschriften abseits von Outlook, die entlang der eIDAS-Verordnung gesendet werden. Testen Sie Flixcheck als ganzheitliche Lösung für effizientere Kundenkommunikation 30 Tage lang kostenlos!
Digitale Signaturen sind ein technologisches Werkzeug, das die Authentizität und Integrität eines digitalen Dokuments oder einer Nachricht sicherstellt. Sie nutzen kryptografische Verfahren, um eine eindeutige und nicht manipulierbare Verbindung zwischen den Unterzeichner:innen und dem Text oder Dokument herzustellen.
Im Gegensatz zu einer Standard-E-Mail-Signatur, die lediglich als Schlussgrußformel dient, bietet eine digitale Unterschrift rechtliche Sicherheit und gewährleistet, dass das Dokument seit der Unterzeichnung nicht verändert wurde. Als Schutz vor Betrüger:innen ist dies ein wirksamer Schritt zum vollen Vertrauen mit den Empfänger:innen.
Der Unterschied zu standard-E-Mail-Signaturen ist nicht nur technologisch, sondern auch rechtlich bedeutsam. Während eine einfache E-Mail-Signatur keine rechtliche Bindung hat, kann eine digitale Signatur als gültiger Beweis vor Gericht verwendet werden. Dies kann beispielsweise in Situationen wichtig sein, in denen Verträge online abgeschlossen oder Kreditverträge online unterschrieben werden müssen.
Digitale Signaturen sind ein wesentlicher Bestandteil der modernen Geschäftskommunikation. Die Integration von digitalen Unterschriften in Outlook ist ein logischer Schritt, um den Geschäftsprozess effizient und sicher zu gestalten. Hier ist eine detaillierte Anleitung, wie Sie dies in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
Hier finden Sie die Einstellungen für das Trust Center, die es Ihnen ermöglichen, die digitale Signatur zu konfigurieren.
Aktivieren Sie auf der Registerkarte „E-Mail-Sicherheit“ unter „Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten“ das Kontrollkästchen „Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen“. Damit wird die digitale Signatur für alle ausgehenden Nachrichten aktiviert.
Gegebenenfalls können Sie eine der folgenden Optionen auswählen:
Zum Ändern von zusätzlichen Einstellungen, beispielsweise das Auswählen aus mehreren verwendbaren Zertifikaten, klicken Sie auf „Einstellungen“.
Obwohl das Einfügen einer digitalen Signatur in Outlook viele Vorteile bietet, kann der Prozess auch einige Herausforderungen mit sich bringen.
Hier sind einige der häufigsten Probleme, die Sie möglicherweise beim Einrichten einer digitalen Signatur in Ihrem Unternehmen begegnen könnten:
Das Einrichten einer digitalen Signatur kann kompliziert sein. Nur Tech-affine Mitarbeiter:innen können es selbst übernehmen; ansonsten muss die IT-Abteilung bei jedem Einzelnen eingreifen.
Wenn eine Neuinstallation von Outlook oder einem anderen Teil des Systems erforderlich ist, muss die digitale Signatur möglicherweise erneut eingerichtet werden. Dies kann zu Verzögerungen im Arbeitsfluss führen, besonders wenn viele Mitarbeiter:innen betroffen sind.
Wenn sich der Name einer Mitarbeiter:in ändert (zum Beispiel durch Heirat), muss die digitale Signatur ebenfalls neu eingerichtet werden.
Dies kann ein zeitaufwändiger Prozess sein und die Effizienz beeinträchtigen.
Die Möglichkeit, ein PDF auf einem iPhone zu unterschreiben, oder andere spezifische Anforderungen könnten durch die verwendeten Sicherheitsprotokolle eingeschränkt sein. Dies kann zu Komplikationen führen, wenn Mitarbeiter:innen auf verschiedene Geräte oder Plattformen zugreifen müssen.
Ohne gültige oder aktuelle Zertifikate funktioniert die digitale Signatur nicht korrekt. Die ständige Überwachung und Aktualisierung von Zertifikaten kann eine weitere Herausforderung sein, um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten. Das ist besonders ärgerlich, wenn gerade alles ausgefüllt und ein Vertrag online abgeschlossen werden soll.
Diese Probleme unterstreichen die Notwendigkeit, den Prozess der Implementierung digitaler Signaturen in Outlook sorgfältig zu planen und zu verwalten. Die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und die Schulung der Mitarbeiter:innen können dazu beitragen, diese Herausforderungen zu bewältigen und die Effizienz der digitalen Vertragsunterzeichnung in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.
Die oben genannten technischen Herausforderungen beim Einfügen von digitalen Signaturen in Outlook können zeit- und personalintensiv sein. Glücklicherweise gibt es Alternativen wie Flixcheck, die diese Probleme lösen können. Flixcheck bietet eine rechtssichere, DSGVO-konforme Lösung für die digitale Kundenkommunikation. Hier sind einige der Vorteile, die Flixcheck Ihrem Unternehmen bieten kann:
Flixcheck unterstützt sowohl einfache elektronische Signaturen (EES) als auch fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) gemäß der eIDAS-Verordnung (Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste).
Flixcheck ist ein All-in-One-Webtool, das Anfrage-Elemente bietet, die Kund:innen direkt auf ihr Smartphone oder Tablet geschickt werden können. Die Kund:innen müssen keine Dateien herunterladen oder Software installieren. Sie klicken auf den Link in der Nachricht, werden durch die Anfrage geleitet und zur Signatur aufgefordert.
Unterschriften können mit dem PDF-Editor von Flixcheck auch in bestehende PDF-Dateien eingefügt werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie in unserer Schritt-für-Schritt Anleitung (Unterschriften in PDF einfügen).
Flixcheck kann für alle Bereiche und Branchen der digitalen Kundenkommunikation eingesetzt werden. Durch die Möglichkeit, Dokumente digital zu unterschreiben ergeben sich viele Möglichkeiten, einschließlich:
Flixcheck kann anstelle von E-Mails benutzt werden – besonders, wenn es darum geht, authentische Nachrichten zu verschicken, die weitere Informationen mit DSGVO-relevanten Informationen beinhalten. Diese Lösung erleichtert die Kommunikation und macht sie sicherer, ohne die Komplexität der Verwaltung digitaler Signaturen in Outlook.
Prozessoptimierungen wie digitale Signaturen sind von entscheidender Bedeutung. Sie fördern das Vertrauen und unterstreichen die Professionalität in der Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kund:innen. Der Einsatz solcher Technologien kann sowohl die Sicherheit erhöhen als auch die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse steigern.
Für die digitale Kundenkommunikation gibt es digitale Tools wie Flixcheck, die diese Prozesse noch weiter vereinfachen können. Flixcheck bietet eine All-in-One-Lösung für viele Bereiche der Kundenkommunikation und eliminiert die Notwendigkeit, digitale Signaturen in Outlook einzufügen.
Mit seiner einfachen Handhabung und Vielseitigkeit stellt Flixcheck eine effektive und zeitgemäße Alternative dar, um die Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kund:innen zu optimieren. Testen Sie Flixcheck – die smarte, barrierefreie Lösung – noch heute, für 30 Tage kostenlos!