Spätestens mit der Corona-Pandemie hat Remote Work Einzug in deutsche Unternehmen gehalten. Mitarbeiter:innen arbeiten teilweise von zu Hause aus, manche Betriebe haben gar keine festen Standorte mehr, sondern arbeiten komplett mobil.
Was trotzdem jede:r benötigt: einen gültigen Arbeitsvertrag. Wie sieht die rechtliche Lage in Deutschland aus? Ist es möglich, seinen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben? Oder müssen Sie für diesen Prozess von A nach B fahren oder die Post bemühen, obwohl Sie eigentlich gänzlich von unterwegs arbeiten? Bei uns erhalten Sie zwar keine Rechtsberatung, aber wir geben einen ersten Überblick.
Die Digitalisierung entfaltet immer stärker ihre Wirkung. Auch wenn Deutschland digital in vielen Punkten im internationalen Vergleich hinterherhinkt, ist der immer stärkere digitale Wandel an jeder Ecke zu spüren.
Kontaktloses Bezahlen, digitale Kommunikation statt langer Briefwechsel oder smarte Chatbots, die im Dialog mit Kund:innen weiterhelfen – aus Sicht der Konsument:innen bietet die Digitalisierung viele Vorteile.
Auch Unternehmen profitieren: Auf dem Weg zum berühmten „papierlosen Büro“ werden Akten digitalisiert, proppenvolle Lager mit alten Ordnern aufgelöst und ganz nebenbei wird umweltbewusst jede Menge Papier gespart.
Nicht nur solche sichtbaren Effekte bringt die Digitalisierung mit sich, auch betriebswirtschaftlich wirkt sich der Wandel positiv aus. Dank moderner Technologien schreitet die Prozessoptimierung mit großen Schritten voran. Dennoch gibt es in vielen Punkten noch Nachholbedarf.
Ein Beispiel: der Arbeitsvertrag. Jede:r braucht ihn, ob Auszubildende oder Fachkräfte, Angestellte oder Teilzeitbeschäftigte – das wichtige Stück Papier gibt Arbeitnehmer:innen und auch Arbeitgeber:innen Sicherheit. Ein Stück Papier muss es jedoch im wörtlichen Sinne nicht mehr sein – das geht doch auch digital, oder nicht?
Grundsätzlich gilt: Sie können jedes Dokument und jeden Arbeitsvertrag mit entsprechender Software oder klassisch per Ausdruck und Scan digital unterschreiben. Die wichtigere Frage lautet – ist das rechtlich zulässig?
Die kurze Antwortet lautet: Ja, Sie können einen Arbeitsvertrag rechtsgültig digital unterschreiben (lassen). Es gibt jedoch nicht zuletzt durch ein 2022 angepasstes Gesetz einige Rahmenbedingungen, die dafür gelten.
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Die Rechtsgrundsätze zur digitalen Unterschrift regelt seit 2014 die EU-Verordnung eIDAS.
Sie unterscheidet verschiedene elektronische Signaturen: neben der einfachen (EES) und fortgeschrittenen (FES) gibt es die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Letztere steht einer manuellen Unterschrift rechtlich in nichts nach.
In der Praxis kommt für einen Großteil der Vorfälle die fortgeschrittene elektronische Signatur zum Einsatz. Dabei werden Ihre biometrischen Daten im signierten Dokument als Art „elektronisches Siegel“ gespeichert.
In Bezug auf digitale Unterschriften bei Arbeitsverträgen kommt in Deutschland neben der genannten EU-Verordnung zudem das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) ins Spiel. Dort sind Formfreiheit und Schriftformerfordernis geregelt.
Im Paragraf 125 des BGB regelt die sogenannte „Formfreiheit“, dass ein Teil der unternehmerischen Rechtsgeschäfte keine handschriftliche Unterschrift erfordert.
Ausnahmen bilden unter anderem Kündigungen und Arbeitszeugnisse, diese unterliegen der „Schriftformerfordernis“, die in Paragraf 126 festgelegt ist.
Bedeutet im Umkehrschluss: Einen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben, ist grundsätzlich rechtsgültig. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, welche der drei definierten digitalen Unterschriften (ESS, FES oder QES) Sie verwenden.
Gut zu wissen: Um im Falle eines Rechtsstreits auf der sicheren Seite zu sein, ist die Wahl der Art der digitalen Unterschrift wichtig!
Es gibt jedoch ein großes Aber. Am 1. August 2022 wurde das Nachweisgesetz in einer überarbeiteten Fassung vorgestellt. Darin ist geregelt, in welcher Form beispielsweise Unternehmen Nachweise zu bestimmten Sachverhalten leisten müssen.
Was sagt das Gesetz zu digital unterschriebenen Arbeitsverträgen? Arbeitgeber:innen können mit elektronischen Signaturen arbeiten. Sie müssen jedoch ihren Mitarbeiter:innen spätestens bei der Beendigung des ersten Arbeitstages den Vertrag in Papierform aushändigen.
Eine Neuerung des kürzlich verabschiedeten Gesetzes stellt der Paragraf rund um die Bußgelder bei Missachtung dar.
Waren Verstöße gegen die Nachweispflicht bisher straffrei, drohen Ihnen als Unternehmer:in künftig Bußgelder als Strafe. Ein Verstoß wird ab August 2022 als Ordnungswidrigkeit aufgefasst.
Die Kombination aller gesetzlichen Vorschriften zeigt: Einen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben, ist möglich und grundsätzlich rechtens. Allerdings nur, wenn Arbeitgeber:innen ihrer Nachweispflicht nachkommen und das Dokument zudem schriftlich aushändigen.
Zudem gibt es eine weitere Einschränkung. Ein digital unterschriebenes Word-Dokument beispielsweise ist nicht rechtsgültig. Es muss sich um eine unveränderbare Datei handeln, zum Beispiel ein PDF-Dokument.
Lesenswert: Word-Dokument unterschreiben: so klappt‘s
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Sie können zudem ausfüllbare PDFs erstellen, beispielsweise um direkt mit dem Arbeitsvertrag alle wichtigen Informationen des oder der neuen Mitarbeiter:in für die Personalabteilung einzuholen.
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Sie wollen individuelle Vorlagen erstellen oder ein PDF-Formular mit wichtigen Informationen für Mitarbeiter:innen oder Kund:innen versehen? Auch das ist möglich – wie, erfahren Sie im Tutorial für Fortgeschrittene.
Die rechtliche Frage ist geklärt. Sie können einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben. Doch welche Optionen gibt es in der Praxis, um diesen Prozess für beide Seiten so einfach wie möglich zu gestalten?
Sie können den Vertrag ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen. Alternativ können Sie auf einem weißen Blatt Papier unterschreiben, Ihre Signatur einscannen und mit einem Online-Tool auf dem Arbeitsvertrag platzieren.
Diese Varianten sind alle mühsam und umständlich. Einfacher geht’s mit Flixcheck.
Der Arbeitsvertrag ist längst nicht das einzige Dokument, das Sie unkompliziert und schnell digital unterschreiben lassen können. Auch Verträge mit Dienstleistern, Mietverträge oder Bestellbestätigungen lassen sich digital und rechtssicher unterzeichnen.
Nicht nur geschäftlich, auch im privaten Bereich wird die elektronische Signatur immer beliebter. Wussten Sie, dass Sie beispielsweise eine Vollmacht digital unterschreiben lassen können?
Mit Flixcheck lassen Sie mit wenigen Klicks solche digitalen Dokumente unterschreiben. Um als Arbeitgeber:in Ihrem neuen Mitarbeiter:in beispielsweise den Arbeitsvertrag zur Unterschrift zukommen zu lassen, erstellen Sie einen „Check“.
Ein Check wird per Knopfdruck in Echtzeit an Ihr Gegenüber versendet. Ohne langwierige Einstellungsprozesse oder vorher eine Software zu installieren. Das All-in-One-Tool funktioniert komplett über eine Weboberfläche.
Ihr:e neue Mitarbeiter:in bekommt nun per SMS oder E-Mail eine Benachrichtigung, dass etwas bearbeitet werden muss. Ebenfalls ohne Download und bequem online kann er oder sie jetzt den Arbeitsvertrag unterschreiben. Unkompliziert und in wenigen Sekunden.
Ist die digitale Tinte unter dem Arbeitsvertrag trocken, geht das Onboarding los!
Datenaustausch, das Einholen von wichtigen Informationen für die Personalabteilung oder die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats sind einige Workflows, die bei manueller Bearbeitung einige Zeit in Anspruch nehmen.
Auch hier unterstützt Flixcheck: Das Tool erleichtert Ihre gesamte Kommunikation mit dem oder der neuen Mitarbeiter:in.
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Viele Unternehmer:innen und auch Politiker:innen haben sich während der Diskussion um die Gesetzesänderung des Nachweisgesetzes dafür starkgemacht, dass die Nachweispflicht für Arbeitsverträge erlischt.
Das hätte bedeutet, dass es künftig gänzlich ohne Hindernisse möglich gewesen wäre, Arbeitsverträge unkompliziert digital zu unterschreiben. Zwar ist dieser Schritt aus Sicht vieler leider nicht gekommen, dennoch können Sie Verträge rechtsgültig digital unterschreiben lassen.
Mit Flixcheck gelingt das gemäß der entsprechenden EU-Verordnung rechtssicher und unkompliziert. Händigen Sie Ihren neuen Mitarbeiter:innen das Originaldokument gemeinsam mit weiteren notwendigen, physischen Onboarding-Unterlagen am ersten Arbeitstag aus.
So haben Sie den Prozess bestmöglich optimiert – und sind für den Fall der Fälle in dieser Hinsicht rechtlich abgesichert.
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