Ausfüllbare PDF-Formulare erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Unterschrift manuell in eine PDF-Datei einfügen

Das manuelle Einfügen einer Unterschrift in eine PDF-Datei ist in vielen Fällen unverzichtbar. Sei es, um

• Verträge,
• Formulare oder
• andere wichtige Dokumente

zu signieren – die Möglichkeit, eine handschriftliche Unterschrift direkt in das PDF-Format einzufügen, bietet Nutzer:innen Flexibilität und Sicherheit. Besonders im geschäftlichen Kontext, wo E-Signaturen nicht immer praktikabel sind, stellt eine handschriftliche Signatur sicher, dass Dokumente rechtsverbindlich unterzeichnet werden. E-Signaturen sind elektronische Unterschriften, die nach der eIDAS-Verordnung geregelt sind und rechtssichere Unterschriften ermöglichen.

Für kleinste Unternehmen oder Selbstständige sind diese Lösungen vielleicht mit hohem Aufwand verbunden, daher wird noch oft zu manuellen Mitteln gegriffen – und eine rechtliche Grauzone betreten.

Da viele dieser Unternehmen oder Freiberufler auf PDF-Dateien zurückgreifen, ist das Einfügen einer Unterschrift oft entscheidend.

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Auch wenn Programme wie Adobe Acrobat diese Möglichkeit bieten, ist der Prozess leider nicht besonders nutzerfreundlich. Oft müssen Nutzer:innen mehrere Schritte durchlaufen, um eine Unterschrift manuell in ein Dokument einzufügen. Diese Methode funktioniert zwar, ist jedoch im Vergleich zu E-Signaturen oder anderen digitalen Lösungen deutlich umständlicher. Insbesondere auf einem Mac kann der Prozess je nach verwendeter Software zusätzliche Herausforderungen mit sich bringen.

Ebenso kann das Einfügen einer Unterschrift in PDF-Dateien bei komplexen Dokumenten, die Inhaltsverzeichnisse, Anmerkungen oder Kommentare enthalten, noch mehr Zeit in Anspruch nehmen. Während einige Features wie das Bearbeiten von Text oder das Einfügen von Kommentaren relativ leicht von der Hand gehen, ist die Funktion zum Signieren weniger intuitiv.

Trotz der Möglichkeit, Formulare zu signieren, benötigen Nutzer:innen oft mehrere Versuche, um die Unterschrift korrekt zu platzieren, was den Arbeitsfluss beeinträchtigen kann.

Tipp: Nutzen Sie niemals Bildbearbeitungsprogramme und einen Scanner, um Unterschriften zu kopieren und über ein neues Dokument zu legen. Das ist im Zweifel nicht rechtssicher.

Anleitung: Manuelles Einfügen einer Unterschrift in PDF-Formularen mit Adobe Acrobat in 6 Schritten

1. Öffnen Sie die PDF-Datei in Adobe Acrobat.
2. Klicken Sie im oberen Menü auf „Werkzeuge“ und wählen Sie dann die Funktion „Ausfüllen und signieren“ aus.
3. Wählen Sie „Unterschrift hinzufügen“ und klicken Sie auf den Bereich des Formulars oder des Dokuments, wo die Unterschrift eingefügt werden soll.
4. Nun haben Sie die Möglichkeit, eine Unterschrift entweder per Hand zu zeichnen, ein Bild Ihrer Unterschrift hochzuladen oder eine zuvor gespeicherte Unterschrift auszuwählen.
5. Passen Sie die Größe und Position der Unterschrift an, indem Sie auf den Rahmen klicken und ihn an den gewünschten Platz ziehen.
6. Speichern Sie anschließend die Datei, um sicherzustellen, dass die Unterschrift dauerhaft in das PDF-Format integriert wird.

Trotz des funktionsreichen Umfangs von Adobe Acrobat bleibt der Prozess etwas aufwendig. Die zahlreichen Optionen und Features erfordern eine gewisse Einarbeitungszeit, und das manuelle Platzieren der Unterschrift kann zeitintensiv sein. Dennoch ist diese Lösung zuverlässig und stellt sicher, dass Ihre PDF-Dateien rechtskonform signiert sind.

Ausfüllbares PDF erstellen mit Flixcheck

Das alles geht auch einfacher: Ein Unterschriftfeld zur Signatur durch Ihre Kund:innen fügen Sie mit Flixcheck mit wenigen Klicks in PDF-Dokumente ein.

Neben digitalen Unterschriften bietet Ihnen Flixcheck noch einige weitere Möglichkeiten an, ausfüllbare PDFs zu erstellen, die direkt online durch Ihre Kund:innen bearbeitet werden können. So sparen Sie Zeit, Papier und Geld.

Schritt 1: PDF auswählen

Laden Sie zuerst das entsprechende PDF-Formular hoch:

1. Melden Sie sich in Ihrem Flixcheck-Portal an.
2. Klicken Sie innerhalb des Portals oben in der Leiste auf „Neuer Check“ und füllen Sie die Informationen zu Empfänger:innen, Versand und Betreff aus. Tipp: Senden Sie sich probeweise den Check zunächst einmal selbst zu.
3. Beginnen Sie mit dem Erstellen Ihres Checks und wählen Sie das Check-Element „PDF-Editor“ aus.
4. Geben Sie eine Überschrift für die ausfüllbare PDF-Datei ein. Wählen Sie anschließend ein bestehendes PDF-Dokument aus, das Sie von Ihrem Computer aus zur Unterschrift hochladen möchten.

Schritt 2: Ausfüllbares PDF-Formular erstellen – Kontaktdaten einfügen

Auf der linken Seite finden Sie jetzt alle Bearbeitungsoptionen, die der PDF-Editor bietet. Unterhalb der Felder für digitale Unterschriften finden Sie weitere Optionen, um ausfüllbare PDFs zu erstellen.

1. Wählen Sie den Reiter „Elemente“ aus und klicken Sie auf „Element hinzufügen“, um Felder in das PDF-Dokument einzufügen, in die Ihre Kund:innen ihre Kontaktdaten eintragen können. Das können etwa Name, Adresse, E-Mail oder Telefonnummer sein. Klicken Sie auf Kontaktanfrage.
2. Bestimmen Sie, welche Angaben Ihre Kund:innen machen sollen und klicken Sie die entsprechenden Felder an. Wählen Sie dann unten rechts „Hinzufügen“ aus.
3. Die ausgewählten Felder erscheinen nun automatisch links neben Ihrer PDF-Datei. Ziehen Sie diese an eine beliebige Stelle innerhalb des PDF-Dokuments, an der Ihre Kund:innen ihre Kontaktdaten eintragen sollen.

Dadurch, dass Ihre Kund:innen selbstständig ihre Kontaktdaten innerhalb der PDF eintragen können, sparen Sie Zeit und können problemlos generalisierte Dokumente verwenden. Gleichzeitig erhalten Sie alle notwendigen Daten digital.

Tipp: Damit die Felder symmetrisch untereinander angeordnet werden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie unterhalb des PDF-Dokuments auf „An Feldern einrasten“. Ihnen werden jetzt grüne Orientierungslinien innerhalb des Dokuments angezeigt, die bei der Positionierung der Felder helfen.
2. Um die Felder in ihrer Größe anzupassen, ziehen Sie diese mithilfe des Pfeilsymbols am rechten Rand zurecht.
3. Wenn Sie ein Feld löschen möchten, klicken Sie auf den Abfalleimer unterhalb des Feldes.

Unter dem Dokument können Sie zudem Darstellungsoptionen einstellen, die Ihnen bei der Bearbeitung der PDF-Datei helfen.

Schritt 3: Textfelder, SEPA-Mandate, Zahlenabfragen & Co. in PDF integrieren

Im vorletzten letzten Schritt können Sie diverse Elemente in Ihre PDF-Dateien integrieren:

1. Wählen Sie erneut den Reiter „Elemente“ aus und klicken Sie auf „Element hinzufügen“.
2. Klicken Sie beispielsweise „SEPA Mandat Anfrage“, „Uhrzeitanfrage“, „Single-oder Multiple-Choice-Anfrage“ an. Füllen Sie die geforderten Informationen aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
3. Die ausgewählten Felder erscheinen nun wieder automatisch links neben Ihrer PDF-Datei. Ziehen Sie diese an eine beliebige Stelle innerhalb des PDF-Dokuments, an der Ihre Kund:innen die Angaben machen sollen.

Tipp: Durch das Hinzufügen weiterer Elemente zu Ihrer PDF-Datei können Sie Ihre Prozesse optimieren, indem Sie mehrere Vorgänge bequem innerhalb eines einzelnen Schrittes abbilden.

Schritt 4: Externe Empfänger:innen hinzufügen

Fügen Sie bei Bedarf externe Empfänger:innen hinzu, die das Dokument nach der ausgewählten Kundin oder dem ausgewählten Kunden digital unterschreiben sollen.

1. Wählen Sie den Reiter „Externe Empfänger“ aus und klicken Sie auf „Empfänger hinzufügen“. Tragen Sie die Empfängerinformationen innerhalb des sich automatisch öffnenden Fensters ein.
2. Das Feld für die Unterschrift der externen Empfänger:innen erscheint nun automatisch links neben Ihrer PDF-Datei. Ziehen Sie es an eine beliebige Stelle innerhalb des PDF-Dokuments, an der externe Empfänger:innen die Unterschrift leisten sollen.

Tipp: Sie können bei Bedarf auch mehrere externe Empfänger:innen auswählen.

Ausfüllbare PDFs aus Kundensicht: So läuft der Prozess mit Flixcheck ab

Für Ihre Kund:innen ist dieser Prozess maximal komfortabel und intuitiv. Mit Flixcheck tragen die Kund:innen die Informationen nicht direkt in eine PDF-Datei ein, sondern erhalten die Abfragen separat auf dem Bildschirm ihres digitalen Endgerätes.

Nachdem die Kund:innen ihre Angaben gemacht haben, finden Sie diese automatisch an der von Ihnen festgelegten Stelle innerhalb des PDF-Dokuments.

Dieses empfangen Sie bequem in Ihrem Flixcheck-Portal und können es von dort aus weiterbearbeiten, downloaden und in Ihr internes System integrieren.

Sehen Sie im Video, wie Sie Flixcheck nutzen können! 

Fazit: Smarte Prozesse mit smarten Tools

Auf dem Weg zum papierlosen Büro und bei der Optimierung von Prozessen unterstützt Sie Flixcheck. Das Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, Informationen bei Ihren Kund:innen online abzufragen und diese direkt in Ihre PDF-Datei zu integrieren. Das können SEPA-Mandatsanfragen, Kontaktdaten, Textfelder oder Felder zum Anklicken von Single- oder Multiple-Choice-Abfragen sein.

Auch, wenn Sie Ihre Kund:innen PDF-Dokumente digital unterschreiben lassen möchten, sind Sie bei Flixcheck an der richtigen Adresse. Mit dem PDF-Editor können einzelne oder mehrere Unterschriften in PDF-Dateien eingefügt werden.

Anders als bei den meisten anderen Tools für digitale Unterschriften bietet das Webtool eine intuitive Lösung für nahezu alle Prozesse im Bereich der Kundenkommunikation an. Flixcheck kann dabei noch mehr als nur digitale Unterschriften oder andere Informationen in PDFs einfügen. Testen Sie das Tool noch heute – 30 Tage lang kostenlos!

FAQ: Meistgestellte Fragen rund um das Erstellen ausfüllbarer PDFs

Welches Programm zum PDF ausfüllen?

Zum Ausfüllen von PDF-Dateien eignet sich neben Adobe Acrobat vor allem der PDF-Editor von Flixcheck. Neben Unterschriften können Sie auch diverse Felder ausfüllen – etwa Kontaktdaten, SEPA-Mandate, Kundennummern und Bilder.

Wie gestalte ich ein interaktives PDF?

Mit dem PDF-Editor von Flixcheck gestalten Sie als Benutzer oder Benutzerin ganz intuitiv interaktive PDFs – ohne Download und Installation, direkt online.

Was ist ein interaktives PDF-Formular?

Ein interaktives PDF-Formular ist ein Dokument mit Formularfeldern, die ausfüllbar sind. Das können Felder für digitale Unterschriften oder Kontaktdaten, SEPA-Mandate, Kundennummern und Bilder sein.

Wie kann ich ein PDF-Formular kostenlos ausfüllen?

Wenn ein Dienstleister Ihnen mit Flixcheck ein digitales PDF-Formular zukommen lässt, können Sie es kostenlos ausfüllen.