Egal, ob B2B oder B2C: Wer Termine transparent, einfach und verlässlich mit Kundinnen und Kunden vereinbaren möchte, nutzt am besten eine Terminplanungs-App oder ein Tool zur Online-Terminbuchung. Das ist oft einfacher, als Termine per Telefon oder E-Mail zu vereinbaren und wird von Kundenservice-Teams heute erwartet.
Eine beliebte Software zur Vereinbarung und Planung von Terminen ist Calendly. Allerdings ist die Anwendung nicht die einzige Option zur Online-Terminplanung: Im Folgenden stellen wir Ihnen besonders erfolgreiche Calendly-Konkurrenten vor und erklären, was sie ausmacht. Dabei haben wir bewusst Lösungen ausgewählt, die verschiedene Branchen, Use Cases und Features umfassen. So finden Sie sicher eine passende Lösung für Ihr Unternehmen.
Mit ihren individuellen Vorteilen helfen Ihnen vorgestellte Lösungen wie Flixcheck dabei, Ihren Kalender zu optimieren, Termine in Teams zu koordinieren oder liefern sogar All-in-One-Lösungen für ganze Unternehmensbereiche.
Testen Sie jetzt 30 Tage kostenlos, wie Flixcheck genutzt werden kann, um Sie bei der Anfrage und Bestätigung Ihrer Termine zu unterstützen.
Calendly ist die vielleicht bekannteste Terminplanungssoftware überhaupt. Nutzerinnen und Nutzer aus den unterschiedlichsten Branchen sowie deren Mitarbeiter verwenden das Tool als Terminplanungslösung und organisieren mit Calendly Meetings, Beratungsgespräche und vieles mehr.
Was Calendly genau kann und mit welchen Features die Anwendung es zum top Terminplanungstool geschafft hat, zeigen wir Ihnen in der Übersicht:
Die Kernfunktion von Calendly ist die Terminbuchung und Planung von Terminen. Dabeu besonders praktisch: Haben Nutzerinnen und Nutzer Calendly auf ihrer Website eingebettet, steht es potenziellen Kundinnen und Kunden frei, sich mit wenigen Klicks etwa einen Beratungstermin im virtuellen Terminkalender zu sichern.
Möglich ist die Anwendung natürlich auch in einem anderen Kontext – etwa zum Organisieren von einem Meeting mit einem Freelancer, einem Vorstellungsgespräch eines potenziellen Mitarbeiters sowie in vielen anderen Zusammenhängen.
Gleich bleibt in allen Fällen, dass die Terminvergabe bzw. die Auswahl eines Termin-Zeitfensters online und mit wenigen Klicks gelingt. Einzelpersonen müssen sich nicht mehr mit dem Sortieren von Terminen auseinandersetzen.
Mehr noch: Sie können einen Link zu Ihrem Kalender sogar kopieren und per E-Mail mit Ihren Mitarbeitern oder sogar auf Social Media teilen!
Calendly ist nicht nur ein einfaches Tool zur Online-Terminbuchung. Vielmehr bietet die Anwendung zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten, die nicht nur im E-Mail-Marketing besonders wertvoll sind: So haben sie mit dem Tool etwa die Möglichkeit, Workflows für den Versand von Erinnerungs-Mails oder Terminbestätigungen zu erstellen.
Darüber hiaus haben Sie außerdem die Option, gebuchte Termine automatisch den im entsprechenden Zeitfenster verfügbaren Teammitgliedern zuzuordnen. Das kommt Ihren Nutzerinnen und Nutzern meist sehr entgegen. Schließlich ist die Online-Buchung von Terminen so noch flexibler möglich.
Calendly bietet vielseitige Integrationsmöglichkeiten und wird so zu einem wertvollen Tool, wenn es um die Marketing-Automation geht. Insbesondere lässt sich Calendly mit Ihrem CRM, also Ihrer E-Mail Marketing Software, oder anderen Kalendern wie Google Calendar möglich. Auch eine Kalenderfreigabe in Office 365 sowie über 700 sonstige App-Integrationen sind möglich.
Die Funktionen sowie die Oberfläche von Calendly überzeugen viele Nutzerinnen und Nutzer. Insbesondere die vielfältigen Möglichkeiten zur Integration des Tools überzeugen Verwenderinnen und Verwender aus verschiedensten Branchen. Aber es gibt auch Schattenseiten:
Gerade dann, wenn es um die Sicherheit von Daten bzw. den Datenschutz geht, genügt Calendly den Ansprüchen einiger Verwender nicht. Allerdings lohnt es sich nicht nur aus diesem Grund, einen Blick auf Alternativprodukte zu werfen. Warum es sich lohenen kann, sich nach Alternativen zu Calendly umzusehen? Ganz einfach:
Einer der gravierendsten Punkte, der gegen Calendly und die Nutzung einer Alternative spricht, ist die mangelnde DSGVO-Konformität von Calendly. Calendly ist die Plattform eines US-amerikanischen Anbieters – dementsprechend befinden sich die Server, die die Nutzung des Tools erst ermöglichen, in den USA.
Das kann ein Problem darstellen, da Calendly personenbezogene Daten von Ihrem Team bzw. Partnern erhebt. Diese personenbezogenen Daten werden in den USA gespeichert. Das hat zur Folge, dass Calendly nicht 100 Prozent DSGVO-konform ist. Abhilfe können Sie hier durch die Wahl eines Anbieters, der Daten auf Servern innerhalb der EU speichert, schaffen.
Calendly überzeugt viele Verwender durch eine kostenlose Nutzbarkeit. Das ist verständlich. Allerdings ist der Funktionsumfangs der Gratis-Version stark eingeschränkt. Das bedeutet:
Die wichtigsten und für die meisten Nutzerinnen und Nutzer interessantesten Integrationen sind erst im Standard-Tarif für $12/pro Monat verfügbar. Das ist im Vergleich zu anderen Anbietern nicht das beste Angebot.
Flixcheck ist eine SaaS-Webanwendung des gleichnamigen Anbieters aus Essen im Ruhrgebiet. Nach dem No-Code-Prinzip können mit Flixcheck verschiedenste Use Cases aus dem Bereich Kundenservice, Kundenkommunikation und Kundendialog digital abgebildet werden.
Flixcheck stellt dafür unterschiedliche Elemente zur Verfügung. Diese können von Anwenderinnen und Anwendern (ohne IT-Hintergrund) ganz einfach zu beliebigen Use Cases zusammengestellt werden. Dazu gehören beispielsweise digitale Vertragsunterzeichnungen, Online-Schadenmeldungen, digitale Kundenbewertungen und das Einholen von SEPA-Mandaten oder Ausweiskopien.
Die Deutsche Telekom nutzt Flixcheck beispielsweise im Privatkunden- und Geschäftskundenbereich für weit über 30 Geschäftsvorfälle. Das Einholen von notwendigen Dokumenten und digitalen Unterschriftenerfolgt so schon während des Telefongesprächs mit Kundinnen und Kunden – schnell und unkompliziert.
Lesen Sie, wie Flixcheck Großkonzerne sowie kleine und mittlere Unternehmen auf dem Weg in ein digitales, papierloses Büro begleitet.
Flixcheck ist eine gute Calendly Alternative für alle, die ganzheitliche Kundenservice- und Kundenkommunikationsprozesse abbilden wollen, innerhalb derer Terminvereinbarungen und -koordinationen nur einen Aspekt ausmachen.
Um mit Ihren Kundinnen und Kunden Termine abzustimmen, bietet Flixcheck verschiedene Elemente an, die beliebig kombiniert werden können:
Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich in Vertragsverhandlungen mit Kundinnen oder Kunden. Mittels Flixcheck haben Sie nun bereits alle nötigen Kundendaten eingeholt. Der Vertrag ist Ihren Kund:innen daraufhin via Flixcheck digital zugegangen und kann dann mit der digitalen Unterschrift signiert werden.
Um sicherzugehen, dass alles zur Zufriedenheit der Beteiligten läuft, möchten Sie mit Flixcheck in diesem Zusammenhang noch schnell und digital einen Termin für ein virtuelles Meeting bestätigen. Kein Problem!
Lesen Sie auch, wie Sie Flixcheck einsetzten können, um Außendienst-Termine zu vereinbaren.
Sprache: Deutsch, Englisch und weitere Sprachen
Kosten: Ab 25€/monatlich, kostenlose Testversion
Anbieter: Flixcheck
Funktionen: Mit Acuity Scheduling können Kundinnen und Kunden in Echtzeit Terminverfügbarkeiten bei Dienstleistern sehen. Sie können eigenständig Datum und Uhrzeit auswählen (und auch im Vorfeld via Stripe, Paypal oder Square zahlen). Auch eine Terminverschiebung oder -stornierung ist durch durch die Verwenderin oder den Verwender selbst möglich.
Sprache: Englisch (Website auf Deutsch)
Kosten: Ab 15€/monatlich, kostenlose Testversion
Anbieter: Squarespace
Funktionen: Mit Google Calendar kann die Teamarbeit organisiert werden. Es ist beispielsweise möglich, Besprechungen und Termine zu planen. Es gibt auch eine Erinnerungsfunktion für bevorstehende Aktivitäten.
Um die Teamarbeit zu erleichtern, kann die persönliche Terminübersicht daher für Kolleginnen und Kollegen freigegeben werden. Zudem ist es möglich, mehrere Kalender z.B. für Arbeitsgruppen oder Abteilungen anzulegen. Verschiedene Kalender können bei Terminvereinbarungen berücksichtigt werden, um Doppelbelegungen zu verhindern.
Sprache: Englisch, Deutsch, weitere Sprachen
Kosten: Eingeschränkte kostenlose Version, kostenpflichtige Unternehmensversion
Anbieter: Google
Funktionen: OnceHub (ehemals ScheduleOnce) ist ein umfangreiches Tool zum Planen von Terminen. Kundinnen und Kunden können Termine mit Dienstleistern in Echtzeit buchen, indem sie eigenständig Datum und Zeit auswählen.
Dieser Prozess kann über einen Chatbot koordiniert werden. Daneben können Kundinnen und Kunden wählen, in welcher Form ein Kontakt mit Dienstleistern zustande kommen soll, z.B. via virtuellem Meeting, Telefonat oder Live-Chat.
Sprache: Englisch
Kosten: Eingeschränkte kostenlose Version, kostenpflichtige Version ab 10$/monatlich
Anbieter: OnceHub
Funktionen: HubSpot ist ein CRM-System. Die Software ermöglicht neben der Terminvereinbarung viele weitere Funktionen für die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen, von Marketing über Vertrieb bis hin zum Kundenservice.
Wie Flixcheck bietet HubSpot eine ganzheitliche Lösung an – für alle, die mehr als nur Terminvereinbarungen suchen und ganze Geschäftsprozesse automatisieren wollen.
Sprache: Deutsch, Englisch und weitere Sprachen
Kosten: Eingeschränkte kostenlose Version, kostenpflichtige Version ab 41€/monatlich, kostenlose Testversion
Anbieter: HubSpot
Funktionen: Doodle ist ein Tool zum Planen von Terminen. Der Fokus liegt auf der Terminabstimmung von mehreren Personen. Die Initiatorinnen oder Initiatoren können Terminvorschläge digital zur Abstimmung geben (Gruppenumfragen).
So ist es möglich, Termine auf Basis von Übereinstimmungen zu finden. Es gibt aber auch die Möglichkeit 1:1 Termine zu vereinbaren und Kolleginnen oder Kundinnen selbständig Termine bei Personen buchen zu lassen.
Sprache: Englisch, Deutsch und weitere Sprachen
Kosten: Eingeschränkte kostenlose Version, kostenpflichtige Version ab 6,95$/monatlich,
Anbieter: Doodle
Funktionen: Chili Piper wird von B2B-Umsatzteams genutzt, um Termine mit potenziellen Kund:innen zu fixieren, sobald sie Interesse an einem Treffen bekunden. Dabei bietet Chili Piper verschiedene Optionen an.
Es gibt z.B. die Möglichkeit, im Rahmen von E-Mail Interaktionen Termine innerhalb des Kalenders freizugeben, so dass Kundinnen und Kunden diese direkt selbst buchen können.
Sprache: Englisch
Kosten: kostenpflichtige Version ab 15$/monatlich
Anbieter: Chili Piper
Das Angebot an Calendly-Alternativen ist umfangreich – als Verwenderin oder Verwender haben Sie daher die Qual der Wahl. Im Dschungel der Terminplanungssoftware-Lösungen behalten Sie mit unserer Checkliste jedoch den Überblick und finden die für Sie passende Alternative:
Mach Sie sich in einem ersten Schritt bewusst, wofür Sie die Online-Planungssoftware überhaupt verwenden möchten. Möchten Sie eine Buchungsseite in Ihre Website und Leads direkt zuordnen? Oder möchten Sie Ihren E-Mail-Kontakten lediglich einen virtuellen Terminkalender zuschicken, um Meetings und Beratungen zu organisieren?
Überlegen Sie sich genau, was das Tool für Sie und Ihre Kunden leisten muss, und wählen Sie die Option aus, die Ihren Ansprüchen am ehesten gerecht wird.
Unser Vergelich der besten Calendly-Alternativen hat bereits gezeigt, dass verschiedene Tools verschiedene Optionen zur Integrationen der Buchungs-Tools mit anderen Softwares bereithalten. Eine umfangreicheListe verfügbarer Plugins ist dabei zwar beeindruckend – bringt aber nichts, wenn das Tool ausgerechnet mit Ihrer vorhandenen Software nicht kompatibel ist.
Achten Sie deshalb darauf, eine Calendly-Alternative zu wählen, die Sie mit vorhandener Software synchronisieren können. Das spart Ihnen Arbeitszeit, Ärger und im Endeffekt auch Geld.
Möchten Sie die Preise verschiedener Calendly-Alternativen vergleichen, kommt es entscheidend darauf an, wie viele Personen das gewählte Tool später nutzen. Viele Alternativen werden nämlich teurer, je mehr Personen das Tool nutzen beziehungsweise je mehr Kalender damit synchronisiert werden.
Vergessen Sie bei Ihrem persönlichen Vergleich darum nicht, genau nachzuschauen, wie viele Personen ihre Kalender, Meetings und Terminbuchungen später mit dem Tool verwalten werdeb. Nur, wenn Sie wissen, wie viele Zugänge Sie benötigen, ist ein Preisvergleich möglich.
Viele Unternehmen schauen sich nach einer Calendly-Alternative um, da sie großen Wert auf Datenschutz legen. Das hängt damit zusammen, dass Calendly kein zu 100 Prozent DSGVO-konformes Terminbuchungs-Tool ist. Sollte es in Ihrere Branche auf DSGVO-Konforrmität ankommen, sollten Sie sich nach einer Alternative wie Flixcheck mit Server-Standort innerhalb der EU umsehen.
Darüber hinaus ist es ratsam, sich die individuellen Datenschutzbestimmungen Ihres Wunschanbieters genau durchzulesen. Nur so können Sie herausfinden, ob der Anbieter Ihren Vorstellungen von Datenschutz ferecht werden kann.
Bedenken Sie, dass einige Calendly-Alternativen weder über eine deutsche Benutzeroberfläche noch über einen deutschsprachigen Kundensupport verfügen. Für einige Unternehmen ist das kein Problem – für manche kann es jedoch zu Unannehmlichkeiten führen. Überlegen Sie daher vorab genau, ob Sie und Ihr Team mit einem komplett englischsprachigen Tool bzw. einem englischsprachigen Kundensupport zurechtkommen.
Für alle, die ausschließlich Terminbuchungen durch Kundinnen oder Kunden abbilden möchten, können Acuilty Scheduling oder OnceHub funktionierende Lösungen darstellen.
Wer etwas mehr Möglichkeiten bei der Terminbuchung und -koordination erwartet, könnte mit Doodle (eher für Teamarbeit) oder Chili Piper (für Kundentermine) richtig liegen. Bei der Terminkoordination im Zusammenhang mit Teamarbeit liegt Google Calender oft vorne.
Unternehmen im B2B-Bereich, die ganzheitliche Lösungen suchen, innerhalb derer Terminanfragen, -koordination und -bestätigung nur einige Bestandteile sind, könnten bei HubSpot CRM oder Flixcheck richtig liegen.
In Sachen Pricing lohnt sich Flixcheck in jedem Fall. Die Software kann 30 Tage kostenlos und unverbindlich getestet werden. Der Testzeitraum endet automatisch. Eine Angabe von Bankdaten ist für die Testnutzung nicht nötig. Außerdem ist der Basistarif als monatlich kündbares Modell (Flex-Tarif) verfügbar und zeigt sich vergleichsweise günstig, da er im Vergleich zu den anderen Calendly Alternativen bereits viele integrierte Features enthält.