Vertragsmanagement: Ein Schlüsselbegriff, der in der Geschäftswelt von heute nicht mehr wegzudenken ist. In einer Ära der Digitalisierung und Prozessoptimierung ist das effektive Management von Verträgen von entscheidender Bedeutung. Das Contract Lifecycle Management (CLM) nimmt hierbei eine zentrale Rolle ein, da es den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages, von seiner Erstellung bis zu seiner Beendigung, abdeckt.
Der richtige Umgang mit dem CLM kann jedoch komplex und herausfordernd sein. Es gibt eine Vielzahl von Elementen und Prozessen, die berücksichtigt werden müssen. Dieser Artikel dient Ihnen als Überblick und Einführung in die Vorteile und Methodik des CLMs.
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Contract Lifecycle Management, häufig abgekürzt als CLM, bezeichnet den systematischen Ansatz zur effizienten Verwaltung von Vertragsdokumenten von der Initialisierung über die Ausführung bis hin zur Kündigung. Dabei geht es nicht nur um die Speicherung von Verträgen in digitalen Archiven, sondern um die umfassende Betrachtung aller Prozesse, die mit Verträgen einhergehen.
In Zeiten der Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat das CLM eine neue Dimension erreicht. Das digitale Vertragsmanagement ermöglicht Unternehmen, Verträge effizienter zu gestalten, zu überwachen und bei Bedarf schnell zu modifizieren. Dies schließt auch Prozesse wie die digitale Vertragsunterzeichnung mit ein, wodurch papierbasierte Prozesse vermieden und Workflows automatisiert werden können.
Die Einführung von Digital Transformation-Tools in das Vertragsmanagement hat es ermöglicht, dass Verträge nicht nur schneller erstellt und unterzeichnet werden können, sondern auch, dass der gesamte Lebenszyklus eines Vertrages transparenter wird. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit für die Rechtsabteilungen, sondern auch für Vertrieb, Einkauf und viele andere Abteilungen in einem Unternehmen.
Die Umwandlung von analogen in digitale Prozesse, insbesondere im Bereich des Vertragsmanagements, bringt eine Fülle von Vorteilen mit sich. Wir stellen Ihnen fünf Vorteile des digitalen Vertragsmanagements vor.
Mit digitalen Tools können Unternehmen den Aufwand für die Erstellung, Überprüfung und Unterzeichnung von Verträgen erheblich verkürzen. Flixcheck beispielsweise ermöglicht es, schnell und effizient Vertragsdaten für die Vertragserstellung von Kund:innen einzuholen. Solche automatisierten Funktionen beschleunigen den gesamten Prozess und sparen wertvolle Zeit.
Durch zentralisierte digitale Systeme wird der Zugang und die Suche nach Verträgen erleichtert. Wenn Sie Kund:innen beispielsweise Vertragswerke über das Datei-Element von Flixcheck zur Verfügung stellen, wird die Kommunikation und Transparenz zwischen beiden Parteien erhöht.
Die Digitalisierung minimiert menschliche Fehler durch standardisierte Vorlagen und automatisierte Prozesse. Tools wie Flixcheck, das die kollaborative Erstellung und Zusammenarbeit ermöglicht, stellt sicher, dass Verträge konsequent und ohne Fehler erstellt werden.
Digitalisierung führt zu einer Reduzierung physischer Dokumentation und damit verbundener Kosten. Die Möglichkeit, Dokumente digital zu unterschreiben, eliminiert beispielsweise die Notwendigkeit, Verträge physisch zu versenden, was zu erheblichen Einsparungen führt.
Digitale Vertragsmanagement-Systeme sorgen für verbesserte Compliance durch Überwachungs- und Berichtsfunktionen. Nur durch DSGVO-konforme digitale Vertragsunterzeichnungen können Unternehmen sicher sein, dass sie rechtliche Standards einhalten.
Digitales Vertragsmanagement verfolgt einen systematischen Ansatz, um den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags zu optimieren. In diesem Prozess können Tools wie Flixcheck eine entscheidende Rolle spielen, indem sie spezifische Funktionen anbieten, die die Effizienz steigern und die Kundenkommunikation erleichtern.
Hier sind einige zentrale Methoden des digitalen Vertragsmanagements:
Eines der ersten Schritte im Vertragsprozess ist das Sammeln von notwendigen Daten. Mit Flixcheck können die für einen Vertrag erforderlichen Kundendaten über das Kontaktanfrage-Element effizient eingeholt werden. Dies sorgt für eine zügige und präzise Erfassung der Informationen, die für die Vertragserstellung benötigt werden.
Sobald alle erforderlichen Daten vorliegen, beginnt die Phase der Vertragsbestimmung. Mit Flixcheck können Vertragswerke Kund:innen über das Datei-Element zur Verfügung gestellt werden, wodurch Änderungswünsche einfach und digital übermittelt werden können. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und beschleunigt den Prozess der Vertragsanpassung und -erstellung.
Für die weitere Bearbeitung ermöglicht Flixcheck, dass bestehende Verträge spielend leicht und individuell angepasst werden. Dazu gibt es den PDF-Editor.
Vertragsverhandlungen können manchmal komplex sein und erfordern eine klare Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien. Flixcheck erleichtert diesen Schritt mit dem Termin-Element, das Kund:innen die Möglichkeit bietet, einen Besprechungstermin zu vereinbaren, der direkt in deren Kalender eingetragen wird. Dies fördert einen effektiven und strukturierten Dialog.
Die digitale Vertragsunterzeichnung ist ein entscheidender Schritt. Flixcheck ermöglicht es, DSGVO-konforme, sichere EES und FES einzuholen. Dies ermöglicht es den Kund:innen, Verträge rechtssicher und bequem digital zu unterzeichnen, wodurch der gesamte Prozess beschleunigt, und redundante papierbasierte Schritte ersetzt werden.
Nach der Unterzeichnung ist es wichtig, den Vertrag effektiv zu verwalten. Dabei gibt es viele digitale Vertragsmanagement-Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, Vertragsfristen zu überwachen, Erneuerungen zu verwalten und sicherzustellen, dass beide Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen.
Flixcheck agiert als plattformunabhängiges Webtool, welches die moderne Kundenkommunikation einfach macht. Im Zentrum seiner Funktionsweise steht das No-Code-Prinzip: Anwender:innen ohne speziellen IT-Hintergrund können problemlos verschiedene Drag-and-Drop-Elemente, die als Check-Elemente bezeichnet werden, nutzen und kombinieren.
Dies ermöglicht die schnelle und einfache Gestaltung von vielfältigen Use-Cases. Dazu gehören beispielsweise:
Die kombinierbaren Check-Elemente im Überblick:
Die Web-Oberfläche ist intuitiv zu bedienen und benötigt keine zusätzliche Softwareinstallation. Das gilt für Anbieter:innen als auch für Kund:innen.
Hinzu kommt, dass Flixcheck DSGVO-konform arbeitet und sich an die eIDAS-Verordnung hält, wodurch es auch rechtssichere digitale Signaturen entgegennehmen kann. In der Summe bietet Flixcheck Unternehmen eine effiziente, sichere und benutzerfreundliche Lösung für die digitale Kundenkommunikation und Vertragsmanagement-Prozesse.
Im Zeitalter der Digitalisierung spielt das Contract Lifecycle Management eine immer wichtigere Rolle in Unternehmen. Es ermöglicht nicht nur eine effizientere Gestaltung von Vertragsprozessen, sondern trägt auch maßgeblich zur Prozessoptimierung und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei. Mit der richtigen Software können die anfänglichen Hürden des digitalen Vertragsmanagements leicht überwunden und in Vorteile verwandelt werden.
Digitale Tools sind unerlässlich, um den vollen Nutzen aus dem digitalen Vertragsmanagement zu ziehen. Sie unterstützen Unternehmen dabei, Workflows zu automatisieren und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu fördern.
In diesem Kontext bietet Flixcheck als All-in-One-Webtool vielseitige Funktionen, die die Kundenkommunikation vereinfachen und einige Aspekte des Contract Lifecycle Managements effizienter gestalten. Testen Sie Flixcheck für moderne und papierlose Kundenkommunikation in Ihrem Unternehmen noch heute – 30 Tage lang kostenlos!