Wenn Sie in Ihrem Büro ein Faxgerät, einen Scanner oder einen Overheadprojektor benutzen, ist es höchste Zeit für eine Modernisierung. Die digitale Unterschrift steht hierbei exemplarisch für den Wandel, den die Digitalisierung mit sich bringt. Dank technologischer Innovationen und klarer rechtlicher Rahmenbedingungen können viele Unternehmen heute auf traditionelle Scanner verzichten.
Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie dieses Ziel erreichen und welche Vorteile die Digitalisierung im Bereich der Unterschriften mit sich bringt.
Als praktische Alternative zum Scanner beim Erstellen digitaler Unterschriften bietet sich Flixcheck an. Das All-In-One Webtool ermöglicht eine moderne Kundenkommunikation und das Einholen von rechtssicheren digitalen Unterschriften. Testen Sie Flixcheck – die allumfassende Lösung für Ihre Kundenkommunikation – für 30 Tage kostenlos.
Das traditionelle, analoge Büro war jahrzehntelang der Standard in vielen Unternehmen. Es war geprägt von:
Obwohl ein Scanner technisch gesehen ein digitales Gerät ist, hat er in erster Linie die Funktion, physische Dokumente in eine digitale Form zu übertragen, wodurch er tatsächlich als ein Übergangsgerät zwischen dem analogen und dem digitalen Zeitalter angesehen werden kann.
Ein solches Büro bringt nicht nur den Nachteil des physischen Platzbedarfs mit sich, sondern auch den der langsameren Arbeitsprozesse. Jedes Dokument, das unterschrieben, kopiert oder weitergeleitet werden muss, erfordert manuelle Schritte, die Zeit in Anspruch nehmen und fehleranfällig sind.
Die Nutzung eines analogen Büros in der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt kann viele Hindernisse und Unannehmlichkeiten mit sich bringen. Während es in der Vergangenheit als Norm galt, sind die Einschränkungen und Nachteile nun offensichtlicher denn je.
In einem analogen Büro kann das Suchen, Sortieren und Weiterleiten von Papierdokumenten viel Zeit in Anspruch nehmen.
Das manuelle Ausfüllen, Kopieren und Archivieren von Papieren kann den Arbeitsfluss verlangsamen und zu Verzögerungen bei wichtigen Aufgaben führen.
Die wiederkehrenden Kosten für Büromaterialien wie Papier, Tinte und Ordner summieren sich schnell. Zudem entstehen Kosten für die Lagerung von Dokumenten und die Wartung von Geräten wie Faxmaschinen und Scannern.
Manuelle Prozesse sind oft fehleranfällig. Ein verlorenes oder falsch abgelegtes Dokument kann zu erheblichen Problemen führen. Zudem ist die Aufbewahrung sensibler Informationen in physischer Form ein Sicherheitsrisiko, da diese leichter gestohlen oder beschädigt werden können.
Ohne ein papierloses Büro hat ein Unternehmen durch ein hohes Papieraufkommen direkte Auswirkungen auf die Umwelt. Bäume werden gefällt, um Papier herzustellen, und der Energieaufwand für die Produktion und den Transport dieses Papiers trägt zur globalen Erwärmung bei.
In einem digitalen Zeitalter, in dem Flexibilität und Mobilität immer wichtiger werden, schränkt ein analoges Büro die Möglichkeit ein, von überall aus zu arbeiten und auf Dokumente zuzugreifen. Wie etwa, wenn Sie im Auftrag unterschreiben müssen, aber nicht vor Ort sind. Dies kann insbesondere in Zeiten, in denen Telearbeit und Flexibilität gefragt sind, zu einem erheblichen Nachteil werden.
Flixcheck ist nicht nur ein weiteres Tool zur digitalen Unterschrift, sondern ein umfassendes No-Code-Webtool für den Kundenservice und die Kommunikation mit Ihren Kund:innen. Flixcheck bietet eine breite Palette von Kundeninteraktionen und -services. Dies beinhaltet:
Flixcheck nutzt sogenannte Check-Elemente. Diese können individuell den Kundenbedürfnissen angepasst und ohne Umwege via Link per SMS oder E-Mail an die Endgeräte der Kund:innen versendet werden – ganz ohne zusätzlichen Download oder Barrieren.
Mit Flixcheck können Sie Dokumente auf zwei Arten signieren:
So funktioniert es praktisch:
Wenn Sie sich fragen, ob bei Flixcheck eine digitale Unterschrift rechtsgültig ist, können wir Sie beruhigen! Flixcheck unterstützt sowohl dieeinfache elektronische Signatur (EES) als auch die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) – sowohl für PDFs als auch direkt im Check.
Da Datenschutz und Compliance für Unternehmen heutzutage unerlässlich sind, sind alle Daten, die über Flixcheck verarbeitet werden, DSGVO-konform und werden auf deutschen Servern gespeichert. Dies macht Flixcheck zu einer vertrauenswürdigen Wahl für Ihr datenschutzbewusstes Unternehmen.
In der sich ständig weiterentwickelnden Telekommunikationslandschaft steht die Deutsche Telekom an vorderster Front, wobei Anforderungen im Hinblick auf Kundenkommunikation und Vertragsmanagement agil und effektiv gehandhabt werden müssen. Hierbei hat sich Flixcheck als entscheidendes Tool erwiesen. Schauen wir uns an, wie die Deutsche Telekom von Flixcheck profitiert.
Die Deutsche Telekom steht wöchentlich vor der Aufgabe, tausende von Kundenanfragen zu bearbeiten, von denen viele das Einholen von Dokumenten und Kundendaten betreffen. Traditionelle Kommunikationswege, wie die Zustellung per Post oder Fax, erfüllen nicht mehr die Kundenerwartungen und sind oft anfällig für Fehler, etwa durch schlechte Lesbarkeit oder unvollständige Angaben.
Daher hat sich die Deutsche Telekom entschieden, mit Flixcheck einen ausgedehnten Pilotversuch zu starten und dessen Akzeptanz bei Kund:innen und Mitarbeiter:innen zu testen.
Inzwischen profitieren Geschäftskund:innen in mehr als 30 verschiedenen Geschäftsprozessen von Flixcheck. Während eines Telefongesprächs können notwendige Dokumente direkt, effizient und problemlos eingeholt werden. Es zeigt sich eine beeindruckende Adoptionsrate, aus dem Pilotversuch ist mittlerweile eine gewinnbringende Zusammenarbeit geworden: Mittlerweile werden wöchentlich ungefähr 20.000 Transaktionen über Flixcheck getätigt – und die Zahlen steigen weiterhin.
Über 15.000 Service-Mitarbeiter:innen der Deutschen Telekom setzen Flixcheck ein, wodurch es rasch zu einem der essenziellen Tools neben dem klassischen Telefon avancierte. Das Kundenfeedback zeigt: Die Implementierung von Flixcheck wird sehr positiv aufgenommen und hat einen deutlichen Einfluss auf die wahrgenommene Servicequalität der Deutschen Telekom.
„Der Kommunikationsprozess mit Flixcheck schließt die Lücke zwischen Post, Fax und Video-Ident. Unsere Kunden müssen nichts kopieren, per Post versenden, scannen oder Ähnliches. Ein großer Pluspunkt für sie ist damit die Zeitersparnis! Für die Deutsche Telekom ist Flixcheck zudem bei der Erhöhung der Erstlösungsquote hilfreich“, sagt Anke Courtial, Deutsche Telekom Service GmbH, Projektleitung Think Tank / Serviceentwicklung & Innovation, zur Zusammenarbeit.
Digitalisierung und Kundenkomfort müssen Hand in Hand gehen. An vorderster Front steht dabei, traditionelle Prozesse zu überdenken und moderne Technologien zu integrieren. Das Beispiel der Deutschen Telekom mit Flixcheck zeigt eindrucksvoll, wie ein Unternehmen mithilfe eines innovativen Tools nicht nur seine internen Abläufe effizienter gestalten, sondern auch die Kundenzufriedenheit signifikant steigern kann.
Die Möglichkeit, Dokumente und Informationen nahezu in Echtzeit einzuholen, verkürzt nicht nur Wartezeiten, sondern reduziert auch die Fehlerquote und verbessert die Erstlösungsrate. Dies bringt nicht nur für die Telekom, sondern vor allem für deren Kund:innen enorme Vorteile mit sich.
Mit Flixcheck können Sie auf einen Scanner verzichten und ins Zeitalter des papierlosen Büros gehen. Testen Sie Flixcheck, das ganzheitliche Webtool für barrierefreie Kundenkommunikation noch heute – für 30 Tage lang kostenlos!