Sie spielen mit dem Gedanken Prozesse zu digitalisieren? Sie fragen sich, wie Sie Dokumente von Ihren Kund:innen rechtskräftig elektronisch signieren lassen können?
Durch die Nutzung der digitalen Unterschrift kann ein entscheidender Beitrag zur Weiterentwicklung des digitalen Geschäftsverkehrs erzielt werden. Aus dieser Modernisierung kann eine Effizienzsteigerung resultieren, die eine erhöhte Wettbewerbs- und Leistungsfähigkeit bewirkt. Außerdem ergibt sich daraus zeitliches und monetäres Einsparpotential.
In diesem Artikel erhalten Sie einen Einblick in die rechtlichen Grundlagen (keine Rechtsberatung), Sie erfahren was es bei digitalen Unterschriften zu beachten gilt, welche Dokumente elektronisch signiert werden können und für welche Bereiche elektronische Signaturen nicht zulässig sind.
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Die Digitalisierung bietet diverse Vor- und Nachteile. Ein entscheidender Vorteil ist die Vereinfachung vieler Geschäftsprozesse. Um eine Unterschrift zu leisten, müssen Kund:innen größtenteils nicht mehr persönlich erscheinen oder wegen des postalischen Austausches von Unterlagen langwierige Wartezeiten in Kauf nehmen. Digitale Büros setzen in der Kommunikation mit Kund:innen deshalb verstärkt auf elektronische Signaturen.
Die eSignatur hat in den letzten Jahren eine erhebliche Fortentwickelt genommen. Durch die Gestaltung eines rechtlichen Rahmens und einer Sicherheitsinfrastruktur hält die digitale Unterschrift zunehmend Einzug in unterschiedliche Anwendungs- und Geschäftsbereiche.
Den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen regelt die 2014 in Kraft getretene eIDAS Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG).
Die eIDAS Verordnung ist laut dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) seit „[…]dem 1.7.2016 vollständig anwendbar und soll mit Hilfe der entsprechenden Rechtsdurchführungsakte eine weitgehende technische sowie rechtliche Harmonisierung im Bereich der elektronischen Signaturen, Siegel und Zeitstempel bewirken.“
Vor dem Inkrafttreten der eIDAS Verordnung bildeten das Signaturgesetz (SigG) und die Signaturverodnung (SigV) den rechtlichen Rahmen. Mit Hilfe des sich in der Entwurfsphase befindenden Vertrauensdienstegesetzes ist laut BSI eine rechtliche Präzisierung sowie Klarstellung der eIDAS Verordnung in Arbeit.
Laut BSI beinhaltet die eIDAS Verordnung „[…] verbindliche europaweit geltende Regelungen in den Bereichen „Elektronische Identifizierung“ und „Elektronische Vertrauensdienste“. Mit der Verordnung werden einheitliche Rahmenbedingungen für die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Identifizierungsmittel und Vertrauensdienste geschaffen.“
Da es sich dabei um eine EU-Verordnung handelt, gilt die eIDAS Verordnung unmittelbar in allen 28 EU-Mitgliedstaaten sowie im Europäischen Wirtschaftsraum. Sie trägt damit zur Vereinheitlichung der Standards für elektronische Signaturen bei und definiert unter anderem Anforderungen an bestimmte Arten der elektronischen Signatur.
Die elektronische Unterschrift ist der händischen Unterschrift in Papierform in Deutschland seit 2001 (SigG) grundsätzlich gleichgestellt. Das heißt Dokumente müssen (mit wenigen Ausnahmen) nicht mehr ausgedruckt und unterschrieben werden, um die volle Rechtswirkung zu erhalten.
Dennoch gelten die verschiedenen Arten der eSignatur nicht gleichermaßen als rechtsgültig. Aufgrund dessen muss für den jeweiligen Anwendungsfall entschieden werden, welche Art der Signatur zu wählen ist.
In unserem Beitrag zu den Unterschieden digitaler Unterschriften erklären wir ausführlich was eSignaturen sind und geben Ihnen einen detaillierten Überblick über die unterschiedlichen Arten. Dabei erfahren Sie auch, welche Anforderungen laut der eIDAS Verordnung an die verschiedenen Arten der elektronischen Unterschriften gestellt werden. Hier benennen wir die drei Arten der elektronischen Signaturen deshalb nur kurz.
In der Regel wird zwischen der einfachen elektronischen Signatur (EES) der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) und der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterschieden.
Elektronische Signaturen variieren im Hinblick auf die Sicherheitsanforderungen und die Anwendungsfreundlichkeit sowie bezogen auf das rechtliche Haftungsrisiko. Wie zeigen sich diese Unterschiede in den einzelnen Arten der eSignaturen?
EES werden häufig beim Unterzeichnen mit geringerem Haftungsrisiko eingesetzt, da ihre Rechtskräftigkeit durch die niedrigen Sicherheitsanforderungen (ohne festgelegte Standards) eher als gering einzuschätzen ist. Sie überzeugen im Alltag aber durch ihre Anwendungsfreundlichkeit und werden deshalb beispielsweise bei der Paketzustellung an der Haustüre eingesetzt.
FES finden in der Regel dort Verwendung, wo das Haftungsrisiko gegenüber EES erhöht ist. Die Sicherheitsanforderungen sind durch den Anforderungskatalog der eIDAS Verordnung höher als bei EES, wodurch auch die Rechtskräftigkeit der FES im Vergleich zu EES gesteigert ist. In der Geschäftspraxis werden FES für das Unterzeichnen bestimmter Kaufverträge, Mietverträge, Arbeitsverträge oder Angebote genutzt.
QES werden genutzt, wenn das Haftungsrisiko hoch ist und werden häufig bei der Signatur von Dokumenten eingesetzt, die per Gesetz die Schriftform erfordern.
Die Sicherheitsanforderungen für QES sind im Vergleich der elektronischen Signaturen am höchsten einzuschätzen. Diese sind klar in der eIDAS Verordnung definiert. Dadurch ist die Rechtsgültigkeit entsprechend am höchsten zu bewerten. QES werden deshalb dort eingesetzt, wo die Identifizierung der Unterzeichnenden sicher nachgewiesen werden muss. Das kann etwa bei Kreditverträgen der Fall sein.
QES weisen durch ihre hohen Anforderungen einen vergleichsweise aufwendigen Signierungsprozess auf, dafür sind sie in fast allen Bereichen der händischen papiergebundenen Unterschrift gleichgestellt – aber eben nur fast.
Trotz der grundsätzlichen Gleichwertigkeit der elektronischen Signatur gibt es wenige Ausnahmen, für die selbst eine QES keine Gültigkeit hat und die nicht digital signiert werden können. Das sind beispielsweise das handschriftliche Testament und der notarielle Grundstückskauf.
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