Der digitale Wandel ist auch im Umgang mit Dokumenten und Vertragsabschlüssen aller Art unaufhaltbar. Vorbei sind die Zeiten, in denen Dokumente umständlich ausgedruckt, unterzeichnet, gescannt, gefaxt oder per Post versandt werden mussten.
Mit der digitalen Unterschrift existiert eine sichere Möglichkeit moderne und einfache Prozesse im Rahmen von Vertragsabschlüssen und Co. voranzutreiben.
Welche digitalen Tools es gibt, um elektronische Signaturen einzuholen, wie digitale Unterschriften eingesetzt werden und wie sie sich in Sachen Anwendung und Rechtssicherheit unterscheiden, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Testen Sie 30 Tage kostenlos wie Sie mit Flixcheck ganz unkompliziert, schnell und digital Signaturen bei Ihren Kund:innen einholen können.
Flixcheck bietet flexible Anwendungsoptionen für den Geschäftsalltag und unterstützt dabei auch verschiedene Arten der digitalen Unterschrift , damit Sie effizient arbeiten können und bei Ihren Kund:innen gut ankommen.
Mit Flixcheck erhalten Sie die Möglichkeit, einfache elektronische Signaturen (EES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) einzuholen – je nachdem, wofür die elektronische Unterschrift eingesetzt werden soll.
Zudem ermöglicht der hauseigene PDF-Editor das Versenden von Dokumenten im PDF-Format, welche von den Empfänger:innen direkt digital unterzeichnet werden können.
So ist es möglich, dass Auftragsbestätigungen oder Verträge innerhalb von Minuten signiert und zurückgesendet werden können. Das geschieht digital und ohne direkten persönlichen Kontakt.
Neben rein digitalen Prozessen lässt sich das digitale Unterschriften-Tool von Flixcheck auch während Beratungs- und Verkaufsgesprächen optimal im direkten Kund:innen-Kontakt einsetzen. Verträge können so gemeinsam finalisiert und direkt geschlossen werden.
Dabei wird Flixcheck von unseren Kund:innen sowohl vor Ort als auch im Online-Meeting eingesetzt.
Prozesse werden gerade beim Einholen von Mehrfachunterschriften mit Flixcheck verschlankt und stark beschleunigt: So können Dokumente auch von mehr als einer Person digital unterzeichnet werden. Das ist beispielsweise wichtig, wenn Ehepartner:innen gemeinsam Dokumente signieren müssen.
Mit Flixcheck können Dokumente und Verträge direkt per Smartphone rechtssicher digital unterzeichnet werden, was vielen Kund:innen entgegenkommen wird.
Flixcheck ist dabei:
• Integrierbar in Ihre Workflows
• Datensicher und DSGVO-konform
• Entwickelt und hosted in Germany
Um in den Genuss dieser Vorteile zu kommen, brauchen Sie die Lösung von Flixcheck weder installieren noch via API integrieren. Vielmehr können Sie Ihr System direkt mit der Flixcheck-Anwendung verbinden.
Auch Ihre Endkund:innen brauchen keine App herunterzuladen oder eine Software zu installieren: Dokumente lassen sich mit Flixcheck direkt auf dem Smartphone oder am Browser unterzeichnen.
Ihre Kund:innen erhalten via SMS oder Mail einen Link, durch dessen Anklicken Sie direkt durch Ihre Anfrage geführt werden.
Flixcheck bietet Ihnen mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) in Kooperation mit der Nepatec GmbH Komfort und Sicherheit.
Wir erfüllen mit der Lösung für die FES die eIDAS Verordnung. Für Dokumente, die eine gesteigerte Sicherheit und Rechtsgültigkeit bedürfen, bietet sich die FES an, denn:
Die digitale Signatur mittels FES wird unveränderbar mit biometrischen Daten verbunden. Dies erlaubt die Authentifizierung der Unterzeichnenden und macht eine nachträgliche Veränderung unmöglich.
Darüber hinaus können Sie mit Flixcheck auch ganz unkompliziert die einfache elektronische Signatur (EES) einholen.
Die digitale Unterschrift mit Flixcheck ist auch für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet und kann von ganzen Teams genutzt werden. Sie haben die Wahl, ob Sie die digitale Unterschrift Ihrer Kund:innen mit oder ohne PDF-Editor einholen.
Testen Sie Flixcheck jetzt 30Tage kostenlos und unverbindlich. Die Testphase endet automatisch – ohne Kündigung. Zudem müssen Sie keine Zahlungsdaten hinterlegen.
HelloSign ist ein Dropbox Unternehmen, das verschiedene Formen der elektronischen Signatur anbietet.
HelloSign kann auch mit anderen Tools kombiniert werden: Es funktioniert laut HelloSign beispielsweise mit SharePoint, Salesforce CPQ, Microsoft Dynamics 365, Gmail, Google Docs / Drive / Workspace, Dropbox.
Anders als bei Flixcheck handelt es sich bei HelloSign um eine reine Signatur Software.
sproof ist ein Spin-off der FH Salzburg und bietet auch die qualitative elektronische Signatur via Video-Ident-Verfahren an.
sproof ermöglicht es, digitale Signaturen schnell und einfach in bestehende Prozesse und Tools zu integrieren und betitelt sich selbst als sicherstes e-Signatur-Tool Europas.
Auch sproof bietet keine All-in-One-Lösung an, sondern beschränkt sich auf den Unterschriftsprozess.
Die reine Signatur-Lösung eversign kann von einem PC, dem Tablet oder einem mobilen Endgerät genutzt werden und ist somit jeder Zeit und von jedem Ort aus nutzbar.
eversign ist eine webbasierte Application, die laut eigener Aussage problemlos mit anderen Anwendungen kombiniert werden kann: eversign funktioniere beispielsweise mit Google Docs, Zoho, Dropbox und Salesforce.
eversign ist ein Produkt der Stack Holdings GmbH, Wien und erfüllt laut eigenen Angaben die Sicherheits- und Authentifizierungsvorschriften in den USA und der EU.
Skribble ist eine in der Schweiz gehostete reine e-Signatur-Software, die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen anbietet.
Skribble ermöglicht das Festlegen er Reihenfolge der geforderten Signaturen, gestattet es persönliche Nachrichten und Anhänge hinzuzufügen und die visuelle Signatur zu personalisieren.
Skribble beschreibt sich selbst als „in jedem Fall rechtsgültig“ und ermöglicht es den erforderlichen e-Signatur-Standard und Rechtsraum (EU oder CH) zu wählen.
Die vorgestellten Anwendungen beschränken sich im Großen und Ganzen auf die elektronische Signatur. Flixcheck stellt eine gute Alternative für alle dar, die mehr als nur elektronische Signaturen wollen!
Im Gegensatz zu allen vorgestellten Lösungen ist Flixcheck das einzige All-in-One-Webtool. Neben digitalen Unterschriften können Sie beliebige Prozesse per Drag-an-Drop generieren, innerhalb derer die Signatur nur einen Teilaspekt bildet.
Holen Sie mit Flixcheck beispielsweise
Auch weitere Features des Flixcheck Tools machen Arbeitsabläufe deutlich effizienter. Die Kommunikation und der Versand von Unterlagen und Formularen kann direkt und zeitsparend via Push-Nachricht aufs Handy Ihrer Kund:innen geschehen.
Die „Sammelcheck“-Funktion ermöglicht Anfragen sogar an beliebig viele Empfänger:innen gleichzeitig zu senden. Das spart bei standardisierten Anfragen viel Zeit.
Sie können Flixcheck individualisieren und Ihren Zwecken anpassen, indem Sie Ihre Anfragen an Kund:innen Ihrer CI anpassen und außerdem Formularvorlagen nutzen, die wir Ihnen nach der Registrierung automatisch zur Verfügung stellen.
Ihr Flixcheck-Account kann von mehreren Team-Mitgliedern kollaborativ genutzt werden. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung macht die Anmeldung extra sicher.
Die digitale Signatur hilft kleinen und großen Unternehmen dabei, den digitalen Aufschwung zu schaffen: Seit dem Jahr 2000, ist die elektronische Signatur ebenso rechtsgültig wie eine händische Unterschrift auf Papier und für fast alle Dokumente rechtswirksam.
Weiterlesen: Sie interessieren sich für die rechtlichen Rahmenbedingungen der elektronischen Signatur?
Die elektronische Signatur beschleunigt Workflows in Unternehmen und eliminiert die Notwendigkeit, Dokumente auszudrucken, zu unterzeichnen und zu scannen. Sie erlaubt eine schnellere Bearbeitungszeit, Rechtssicherheit, Dokumententracking, niedrigere Kosten und rundum mehr Komfort.
Die digitale Signatur kann beispielsweise bei Kaufverträgen, Angebotsschreiben, Kontoeröffnungen, Rechnungen, Genehmigungen, NDAs, Arbeitsverträgen, Time Sheets, Mietverträgen, Steuerformularen und vielem mehr genutzt werden.
Tipp: Achten Sie dabei immer darauf welche Art der elektronischen Signatur den geforderten Sicherheitsstandards und der Rechtskräftigkeit entspricht. Lesen Sie mehr zu den Unterschieden digitaler Unterschriften.
Anerkannte elektronische Unterschriften sorgen für mehr Vertrauen in der digitalen Welt – speziell, wenn es darum geht, die händische Unterschrift durch die digitale Signatur zu ersetzen.
Dokumente können etwa mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur nach dem Unterzeichnen sicher gespeichert und verwaltet und Übermittlungen nachverfolgt werden.
Tools für die digitale Signatur können in der Regel mit anderen Software-Anwendungen integriert werden, wie CRM– und DMS-Lösungen. Darüber hinaus gibt es üblicherweise eine API für die Integration in bestehende Systeme oder die eigene Webseite.
Die elektronische Signatur ist – wie der Name schon sagt – bei elektronischen Dokumenten das Gegenstück zur gewohnten Unterschrift per Hand auf Papier.Ein Vertrag kann beispielsweise im PDF-Format direkt am Computer digital unterzeichnet werden.
Im deutschen Sprachgebrauch werden die Begriffe „digitale“ und „elektronische“ Unterschrift oder Signatur häufig synonym verwendet. Die rechtlich korrekte Bezeichnung ist allerdings „elektronische Signatur“.
Die europäische eIDAS-Verordnung (Art. 3 Z 10 eIDAS-VO) fasst den Begriff der elektronischen Signatur zunächst bewusst sehr weit: „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.“
Eine persönliche elektronische Unterschrift muss also nicht zwangsläufig auf einem digitalen Zertifikat basieren – für die Rechtsgültigkeit im Ernstfall müssen jedoch elektronische Unterschriften unverwechselbare Eigenschaften aufweisen, die überprüft werden können.
In der Europäischen Union ist hierfür die EU-Richtlinie 1999/93/EG (Signaturrichtlinie) ausschlaggebend. Diese definiert die Vorgaben für elektronische Signaturen.
Die einfache elektronische Signatur bildet die Grundform der digitalen Unterschriften. An sie werden keine standardisierten Anforderungen an Sicherheit gestellt.
Es wird keine besondere Verschlüsselung verwendet, daher wird sie auch als „einfache“ elektronische Signatur bezeichnet. Die Rechtskräftigkeit ist aus diesem Grund sehr eingeschränkt.
Einsatzbereiche:
EES werden häufig beim Unterzeichnen mit geringerem Haftungsrisiko eingesetzt. Sie überzeugen im Alltag aber durch ihre Anwendungsfreundlichkeit
Beispiel: Einfaches Schreiben des eigenen Namens am Ende einer E-Mail oder das Signieren auf einem Touchpad beim Annehmen eines Paketes.
Wichtig: Wir führen innerhalb unserer Blogbeiträge keine Rechtsberatung durch, wenden Sie sich in diesem Fall beispielsweise an eine Anwältin oder einen Anwalt.
Im Gegensatz zu den einfachen eSignaturen sind Anforderungen an fortgeschrittene elektronische Signaturen eindeutig durch die eIDAS Verordnung vorgegeben.
FES müssen gemäß der eIDAS Verordnung eindeutig den Unterzeichnenden zugeordnet werden können und somit eine elektronische Identifizierung ermöglichen.
Dabei handelt es sich um eine Zwei-Faktor-Identifikation. Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erzeugt, welche Unterzeichnende unter ihrer jeweils alleinigen Kontrolle verwenden können.
Eine FES ist mit den unterschriebenen Daten entsprechend so verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten (Manipulation) erkannt werden kann.
Aus diesen Anforderungen ergeben sich höhere Standards im Hinblick auf die Sicherheit, die Überprüfbarkeit der Identität der Unterzeichnenden sowie bezogen auf den Schutz vor Manipulation gegenüber der EES.Die rechtliche Anerkennung wird dadurch gegenüber der EES erhöht.
Anwendung der FES
Wegen der gesteigerten Sicherheitsstandards finden FES dort Anwendung, wo eine höhere rechtliche Relevanz der unterschriebenen Dokumente erforderlich ist.Teilweise werden FES beispielsweise für die Unterschrift bestimmter Kaufverträge, Mietverträge oder Arbeitsverträge verwendet.
Flixcheck ermöglicht mit dem FES Feature Verträge und Vereinbarungen so zu unterschreiben, dass eine Authentifizierung der Unterzeichnenden sowie die Integrität des Dokumentes sichergestellt ist.
Die FES liefert einen hohen Beweiswert für formfreie Vorgänge. In Kooperation mit der Nepatec GmbH erfüllt Flixcheck mit der FES die Anforderungen der eIDAS Verordnung. Somit können rechtssichere Unterschriften von Ihren Kund:innen eingeholt werden.
In Deutschland haben nur qualifizierte elektronische Signaturen (gemäß Art. 3 Nr. 12 eIDAS-Verordnung) automatisch den gleichen Stellenwert wie handschriftliche Unterschriften auf Papier (mit wenigen Ausnahmen).
Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) werden genutzt, wenn das Haftungsrisiko hoch ist. Sie werden in der Regel bei der Signatur von Dokumenten eingesetzt, die per Gesetz die Schriftform erfordern.
Die Sicherheitsanforderungen für QES sind im Vergleich der elektronischen Signaturen am höchsten zu bewerten. Sie sind klar in der eIDAS Verordnung definiert. Dadurch ist die Rechtsgültigkeit entsprechend am höchsten einzuschätzen.
Einsatzbereiche
QES werden aus diesem Grund dort eingesetzt, wo die Identifizierung der Unterzeichnenden sicher nachgewiesen werden muss. Das kann etwa bei Kreditverträgen der Fall sein.
QES weisen durch ihre hohen Anforderungen einen vergleichsweise aufwendigen Signierungsprozess auf, dafür sind sie in fast allen Bereichen der händischen papiergebundenen Unterschrift gleichgestellt – aber eben nur fast.
Auch wenn die elektronische der händischen Signatur in Papierform grundsätzlich gleichgestellt ist, gibt es wenige Ausnahmen, für die selbst eine qualifizierte elektronisch Signatur keine Gültigkeit hat – die so nicht digital signiert werden können. Das sind beispielsweise das handschriftliche Testament und der notarielle Grundstückskauf.
Die Menge der mittlerweile existierenden Tools für e-Signaturen lässt es vermuten – die digitale Unterschrift hat diverse Vorteile.
Auch die Kund:innen von Flixcheck setzen das SAAS-Kundenservice Tool überdurchschnittlich oft für digitale Signaturen ein. Denn dies ermöglicht es, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren.
Einige Vorteile, die unsere Kund:innen in der digitalen Unterschrift sehen, zeigen wir nachfolgend auf:
1. Umweltfreundlich arbeiten
Das papierlose Büro bringt verschiedenste Vorteile mit sich – die Umwelt und Ressourcen werden geschont, man spart den Einsatz von Papier, Drucker, Postversand, usw.
2. Zeit und Geld sparen
Digitale Lösungen, insbesondere im Bereich des Dokumentenmanagements, sparen viel Zeit und damit Arbeitsaufwand ein. Verbunden mit digitalem Dokumentenmanagement werden Prozesse deutlich verschlankt, Aufwand und Lagerkosten beziehungsweise Platz gespart.
Unsere Kund:innen berichten, Personal könne jetzt dort eingesetzt werden, wo individuelle Entscheidungen, Erfahrungen und Problemlösekompetenz gefragt werden.
3. Flexibilität Dank digitaler Abschlüsse
Gerade im Bereich der Geschäftsreisen mussten in den vergangenen Jahren Abstriche gemacht werden. Persönlicher Kundenkontakt hat sich zunehmend auf digitale Lösungen wie zum Beispiel Online-Meetings verlagert.
Um schnell handeln und zum Abschluss kommen zu können, beantwortet sich die Frage von selbst, ob dieses Vorgehen auch von digitalen Dokumenten und Vertragsabschlüssen begleitet werden sollte.
Die digitale Unterschrift ermöglicht es Flixcheck-Kund:innen, Dokumente elektronisch zu übermitteln und oft schon am gleichen Tag unterzeichnet zurückzuerhalten. Sogar während eines Online-Meetings können Dokumente gemeinsam erstellt und von allen Parteien unterzeichnet werden.
4. Allzeit bereit und innovativ
Über 90% der Deutschen nutzen heute ein Smartphone. Sie erwarten als Kund:innen zunehmend auch innerhalb von geschäftlichen Angelegenheiten den digitalen Komfort, den ihnen ihr Privatleben bietet.
Unterwegs können viele Arbeitsschritte erledigt werden. Private Endkund:innen wollen an jedem Ort und jeder Zeit, wann immer nötig, Alltagsangelegenheiten aber auch Geschäftliches erledigen können.
Speziell während Wartezeiten. Digitale Tools, die übers Smartphone von Kund:innen genutzt werden können, während diese mit den digitalen Prozessen des Unternehmens verbunden sind, sind optimal – so wie Flixcheck.