Digitalisierung KMU: Chancen und Hürden für den Mittelstand

Definition: Was sind KMU?

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU oder KMUs) bilden das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Doch was genau macht ein KMU aus? Per Definition zählen Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von maximal 50 Millionen Euro dazu. In Deutschland stellen KMUs über 99 % aller Unternehmen und tragen wesentlich zur Schaffung von Arbeitsplätzen sowie zur wirtschaftlichen Stabilität bei.

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Diese Unternehmen stehen oft für Innovation und Flexibilität, doch gerade im digitalen Wandel, auch forciert durch die Corona-Krise, stoßen sie schnell an ihre Grenzen. Dabei sind es vor allem die knappen Ressourcen – sei es Budget, Zeit oder Fachwissen –, die die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zur Herausforderung machen.

Dennoch bieten sich für KMUs enorme Chancen, die Digitalisierung der Arbeitswelt zu erreichen, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und sich langfristig im Wettbewerb zu behaupten. Wie das gelingt, zeigen die folgenden Abschnitte.

Studienlage: Wie steht es um die Digitalisierung in KMUs?

Wie weit ist die Digitalisierung in KMUs tatsächlich fortgeschritten? Aktuelle Studien geben spannende Einblicke und helfen Ihnen, den Digitalisierungsstand besser einzuordnen.

Eine Untersuchung des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) Bonn zeigt, dass während der Corona-Pandemie viele KMUs die Bedeutung der digitalen Transformation erkannt haben. Dennoch beschäftigen lediglich 20 % der Betriebe in Deutschland Fachkräfte mit fundierten Kenntnissen in Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT). Das macht deutlich, wie stark der Fachkräftemangel die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen bremsen kann.

Der Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW) berichtet, dass weniger als ein Viertel (23 %) der deutschen KMUs eine sehr niedrige oder keine digitale Intensität aufweisen. Die restlichen 77 % erreichen mindestens ein geringes Digitalisierungsniveau, was über dem EU-Durchschnitt von 69 % liegt. Perspektivisch wird mit dem Programm zur „Digitalen Dekade“ bis 2030 ein Anteil von 90 % bei KMUs angestrebt.

Die Vorteile der Digitalisierung für KMUs

Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Wegbereiter für Wachstum und Innovation. Gerade KMUs profitieren von der Einführung digitaler Technologien auf verschiedenen Ebenen. Welche Vorteile stehen dabei besonders im Fokus?

1. Verbesserte Kundenkommunikation: Mit digitalen Tools können Sie schneller und präziser auf die Wünsche Ihrer Kund:innen eingehen. Durch den Einsatz dieser Technologien schaffen Sie einen geradlinigen Draht zu Ihren Kund:innen.
2. Optimierung von Prozessen: Digitalisierte Abläufe erlauben Ihnen, Ihre Ressourcen besser zu nutzen. Automatisierte Workflows reduzieren Fehler und verschaffen Ihnen Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
3. Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit: In einem globalen Marktumfeld ist Ihre digitale Präsenz entscheidend. Datenbasierte Entscheidungen und innovative Geschäftsmodelle eröffnen Ihnen neue Potenziale und helfen Ihnen, sich von der Konkurrenz abzuheben.

Herausforderungen der Digitalisierung im Mittelstand

Trotz der zahlreichen Vorteile, die die Digitalisierung bietet, ist der Weg dorthin für viele KMUs nicht ohne Hindernisse.

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Der digitale Wandel bringt Herausforderungen mit sich, die sowohl strukturelle als auch kulturelle Aspekte betreffen. Doch welche Stolpersteine treten dabei am häufigsten auf?

1. Komplexität neuer Technologien:
   Für viele Unternehmen ist die Auswahl und Implementierung passender Softwarelösungen eine große Herausforderung. Häufig fehlt es an Know-how, um Technologien optimal in bestehende Prozesse zu integrieren.
2. Hohe Investitionskosten:
   Gerade kleinere Betriebe scheuen sich oft vor den initialen Kosten der Digitalisierung. Dabei wird übersehen, dass langfristig oft erhebliche Einsparungen erzielt werden können.
3. Mangel an Fachkräften:
   Der Fachkräftemangel trifft KMUs besonders hart. Digitales Know-how ist gefragt, doch gerade kleine Betriebe haben oft nicht die Mittel, um mit Großunternehmen um Talente zu konkurrieren.
4. Widerstand gegen Veränderungen:
   Veränderungen lösen in vielen Unternehmen Unsicherheiten aus. Ihre Mitarbeitenden müssen überzeugt werden, dass digitale Prozesse den Arbeitsalltag erleichtern und das Unternehmen voranbringen.

Wie KMUs diese Hürden überwinden können:

• Schaffen Sie klare Verantwortlichkeiten für Digitalisierungsprojekte und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden.
• Setzen Sie auf leicht skalierbare Lösungen, die schrittweise eingeführt werden können.
• Nutzen Sie Förderprogramme für den Mittelstand, um finanzielle Belastungen abzufedern.

Leitfaden: Digitalisierungsstrategie für KMUs in 4 Schritten

Die Digitalisierung bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, doch ohne eine durchdachte Strategie können selbst die besten Technologien ins Leere laufen. Für Ihr Unternehmen ist es daher entscheidend, strukturiert vorzugehen. Eine klare Strategie gibt Ihnen nicht nur Orientierung, sondern reduziert auch Risiken und stellt sicher, dass Ihre Investitionen sinnvoll eingesetzt werden.

1. Analyse des Ist-Zustands

Ihr erster Schritt in der Digitalisierung ist die Bestandsaufnahme. Dabei dokumentieren Sie nicht nur aktuelle Technologien, sondern identifizieren auch Prozesse, Kompetenzen und Schwachstellen.

Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Welche manuellen Abläufe könnten durch digitale Lösungen ersetzt werden?
• Wo entstehen regelmäßig Engpässe oder Fehler?
• Welche digitalen Fähigkeiten besitzen Ihre Mitarbeitenden bereits?

Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb stellt fest, dass die Angebotsanfragen per Telefon und E-Mail häufig verspätet beantwortet werden. Die Ursache: Es fehlt an einem zentralen System, um Anfragen zu priorisieren und automatisch zuzuweisen. Hier könnte eine einfache CRM-Software (Customer Relationship Management) Abhilfe schaffen und die Produktivität steigern.

2. Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie

Auf Basis Ihrer Analyse entwickeln Sie eine Strategie. Diese legt fest, welche Ziele Sie mit der Digitalisierung verfolgen. Dabei sollten Sie langfristige Perspektiven im Blick behalten und zugleich kurzfristige Quick Wins einplanen.

Elemente einer erfolgreichen Strategie:

• Ziele: Möchten Sie die Kundenzufriedenheit erhöhen, Prozesse automatisieren oder neue Geschäftsfelder erschließen?
• Zeithorizont: Welche Meilensteine sollen in den nächsten sechs, zwölf oder 24 Monaten erreicht werden?
• Budget: Definieren Sie ein realistisches Budget und planen Sie Reserven für unvorhergesehene Kosten ein.

Ein weiteres Beispiel: Ein mittelständischer Einzelhändler setzt sich das Ziel, die Bestellprozesse zu digitalisieren und gleichzeitig eine E-Commerce-Plattform zu integrieren, um auch online Kund:innen zu gewinnen. KI-Technologien, wie Chatbots, perfektionieren den Plan.

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3. Priorisierung der Maßnahmen

Da Ihre Ressourcen oft begrenzt sind, sollten Sie Maßnahmen nach Dringlichkeit und Nutzen priorisieren. Beginnen Sie mit Projekten, die schnelle Erfolge versprechen und gleichzeitig den größten positiven Effekt auf Ihre Arbeitsabläufe haben.

Tipps zur Priorisierung:

• Kosten-Nutzen-Analyse: Welche Maßnahme bringt den größten Mehrwert im Verhältnis zu den Kosten?
• Mitarbeiterintegration: Welche Maßnahmen lassen sich mit den vorhandenen Ressourcen und Kompetenzen schnell umsetzen?
• Langfristige Wirkung: Welche Projekte sichern den Erfolg Ihres Unternehmens auch in fünf Jahren?

Ein Fallbeispiel: Ein kleines Logistikunternehmen entscheidet sich, zunächst in eine automatisierte Routenplanung zu investieren, da dies direkte Einsparungen bei Treibstoff und Zeit bringt. Der nächste Schritt ist die Digitalisierung der Lagerverwaltung.

4. Umsetzung und Evaluation

Der Erfolg Ihrer Digitalisierungsstrategie hängt maßgeblich von der Umsetzung ab. Gehen Sie schrittweise vor, um Fehler zu minimieren und den Überblick zu behalten.

Praktische Tipps für die Umsetzung:

• Testen Sie neue Technologien zunächst in einem kleinen Bereich, bevor Sie sie im gesamten Unternehmen einführen.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden und holen Sie sie frühzeitig ins Boot, um Akzeptanz zu schaffen.
• Arbeiten Sie eng mit externen Partnern oder Dienstleistern zusammen, um Expertise von außen zu nutzen.

Nach der Einführung ist die Arbeit jedoch nicht abgeschlossen. Digitale Projekte erfordern regelmäßige Erfolgskontrollen.

Beispiel für eine Evaluation:

Ein Unternehmen führt eine digitale Plattform für Kundenanfragen ein und misst anschließend, wie viele Anfragen innerhalb eines Arbeitstages beantwortet werden können. Dabei wird festgestellt, dass die Bearbeitungszeit von durchschnittlich zwei Tagen auf weniger als acht Stunden gesenkt werden konnte.

Fokus auf iterative Verbesserungen

Die Digitalisierung ist kein einmaliger Prozess, sondern eine kontinuierliche Entwicklung. Neue Technologien und Anforderungen machen regelmäßige Anpassungen notwendig. Indem Sie flexibel bleiben und Ihre Strategie regelmäßig überdenken, sichern Sie den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Erfolgreiche Praxisbeispiele für die Digitalisierung in KMUs

Die Digitalisierung wirkt sich auf unterschiedliche Branchen und Geschäftsbereiche aus. Konzeptionelle Beispiele helfen dabei, die Vielseitigkeit und die Potenziale der digitalen Transformation für KMUs greifbar zu machen.

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Im Folgenden stellen wir Ihnen detaillierte Ansätze vor, die klar zeigen, wie breit gefächert die Möglichkeiten der Digitalisierung für KMU sind:

1. Digitalisierung im Handwerk
2. Digitalisierung im Gesundheitswesen
3. Digitalisierung in der Landwirtschaft
4. Digitalisierung im Einzelhandel
5. Digitalisierung in Dienstleistungen

1. Digitalisierung im Handwerk – Automatisierte Auftragsbearbeitung

Branche: Handwerksbetriebe

Als Handwerksbetrieb stehen Sie möglicherweise vor der Herausforderung, viele Kundenanfragen manuell zu verwalten. Ein cloudbasiertes CRM-System könnte Ihren Arbeitsalltag grundlegend verändern.

• Prozesse vor der Digitalisierung: Kundenanfragen kommen per Telefon oder E-Mail herein und werden handschriftlich notiert. Die Übertragung der Daten in das Angebotssystem führt häufig zu Fehlern oder Verzögerungen.
• Digitaler Ansatz: Einführung eines CRM-Systems, das Kundenanfragen zentral erfasst und automatisch einem passenden Mitarbeitenden zuweist. Angebote können direkt aus dem System erstellt und per E-Mail verschickt werden.
• Ergebnis: Bearbeitungszeiten werden halbiert, die Kundenzufriedenheit steigt, und durch die Transparenz im System gehen keine Aufträge mehr verloren.

2. Kundenservice im Gesundheitswesen – Digitale Terminbuchung

Branche: Gesundheits- und Pflegedienste

Wenn Sie eine kleine Praxis betreiben, kann die Koordination von Telefonterminen während Behandlungszeiten zu Unterbrechungen und unzufriedenen Patient:innen führen. Ein digitales Buchungssystem schafft Abhilfe.

• Prozesse vor der Digitalisierung: Patienten müssen telefonisch Termine vereinbaren, wobei oft Wartezeiten entstehen. Änderungen oder Absagen sind umständlich und kosten Zeit.
• Digitaler Ansatz: Einführung eines Online-Terminbuchungssystems, das mit der Praxissoftware synchronisiert wird. Patienten können ihre Termine selbst wählen, umbuchen oder stornieren.
• Ergebnis: Zeitersparnis für die Mitarbeitenden, verbesserte Planung und ein reibungsloserer Ablauf für die Patienten.

3. Landwirtschaft – Präzisionslandwirtschaft durch IoT

Branche: Agrarwirtschaft

In der Landwirtschaft möchten Sie vielleicht Erträge steigern und gleichzeitig die Umweltbelastung senken. Mit IoT-Technologien (Internet of Things) ist dies möglich.

• Prozesse vor der Digitalisierung: Düngung und Bewässerung erfolgen manuell und nach Erfahrungswerten. Dies führt zu Über- oder Unterversorgung bestimmter Felder.
• Digitaler Ansatz: Installation von Bodensensoren, die Feuchtigkeit und Nährstoffgehalt messen, sowie Drohnen, die Pflanzenwachstum überwachen. Alle Daten werden in einer zentralen Plattform analysiert.
• Ergebnis: Effizientere Ressourcennutzung, geringere Kosten und eine nachhaltigere Bewirtschaftung der Felder.

4. Einzelhandel – Digitale Lagerverwaltung und Omnichannel-Verkauf

Branche: Einzelhandel

Ein regionales Modegeschäft kämpft mit Überbeständen und unzufriedenen Kund:innen, die bestimmte Größen oder Farben nicht finden können. Der Einsatz digitaler Lösungen im Lager- und Verkaufsmanagement löst dieses Problem.

• Prozesse vor der Digitalisierung: Lagerbestände werden manuell erfasst, und die Daten sind oft veraltet. Kund:innen wissen nicht, ob ein gewünschter Artikel verfügbar ist.
• Digitaler Ansatz: Einführung eines digitalisierten Bestandsmanagementsystems, das die Lagerbestände in Echtzeit synchronisiert. Zusätzlich wird ein Onlineshop integriert, der mit dem Lager verbunden ist.
• Ergebnis: Transparenz für Kund:innen, Reduzierung von Überbeständen und die Möglichkeit, online Bestellungen entgegenzunehmen.

5. Dienstleistungen – Automatisierte Rechnungsstellung

Branche: Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen

Wenn Sie in der Beratung tätig sind, verlieren Sie möglicherweise viel Zeit durch fehlerhafte Rechnungen und manuelle Abrechnungen. Eine digitale Lösung kann hier Abhilfe schaffen.

• Prozesse vor der Digitalisierung: Rechnungen werden in Excel erstellt, was zu Übertragungsfehlern und Verzögerungen führt. Rückfragen von Kund:innen sind zeitaufwendig zu klären. Der Digitalisierung der Versicherungsbranche steht damit nichts im Weg.
• Digitaler Ansatz: Einführung eines cloudbasierten Rechnungstools, das automatisch die Stundenabrechnung erfasst und Rechnungen erstellt. Zahlungsfristen werden überwacht, und Mahnungen werden bei Bedarf automatisch verschickt.
• Ergebnis: Zeitersparnis, fehlerfreie Rechnungen und schnellerer Zahlungseingang.

Warum Flixcheck die ideale Lösung für KMUs ist

Als KMU stehen Sie täglich vor der Herausforderung, Kundenanfragen reibungslos und professionell zu bearbeiten. Hier bietet Flixcheck eine vielseitige Lösung, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist – auch, wenn Sie bereits einen hohen Digitalisierungsgrad haben. Die Plattform ermöglicht Ihnen, Ihre Kommunikation vollständig zu digitalisieren, und zwar ohne komplizierte Installationen oder aufwendige Schulungen.

Flixcheck arbeitet mit einem intuitiven Baukastensystem, mit dem Sie individuelle Formulare erstellen und „Check-Elemente“, also Anfragen, barrierefrei via SMS oder E-Mail an Ihre Kund:innen versenden können. Ohne technisches Vorwissen gestalten Sie in wenigen Schritten smarte Workflows, die sich direkt in Ihre bestehenden Abläufe integrieren lassen.

Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche behalten Sie immer den Überblick über versendete Anfragen, Bearbeitungsstände und Rückmeldungen.

Typische Anwendungsfälle von Flixcheck:

1. Digitale Unterschriften: Für rechtssichere Verträge, Freigaben oder andere wichtige Dokumente.
2. SEPA-Mandate: Einfache und sichere Zahlungsfreigaben.
3. Kundenzufriedenheitsumfragen: Sorgfältige Erhebung von Kundenfeedback.
4. Schadenmeldungen: Schnelle Abwicklung von Versicherungsfällen.
5. Dokumentenaustausch: Sicherer Versand und Empfang sensibler Daten.

Flixcheck bietet KMUs eine greifbare Möglichkeit, ihre internen und externen Abläufe zu optimieren und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Fazit: Digitalisierung als Schlüssel zum Erfolg

Die Digitalisierung ist längst zur Pflichtaufgabe für KMUs geworden, doch viele Unternehmen stehen vor denselben Fragen: Wie lassen sich bestehende Prozesse nachhaltig umgestalten, ohne die laufenden Abläufe zu stören? Der Druck, sich im Wettbewerb zu behaupten, steigt – und ohne digitale Lösungen wird es zunehmend schwieriger, Kund:innen zeitgemäß zu bedienen.

Plattformen wie Flixcheck bieten genau hier eine Lösung. Durch intuitive Werkzeuge und praxisnahe Einsatzmöglichkeiten hilft Flixcheck, typische Herausforderungen wie ineffiziente Kommunikation oder zeitaufwendige Verwaltungsaufgaben zu überwinden. Es macht die Digitalisierung greifbar und senkt gleichzeitig die Einstiegshürden für Unternehmen.

Nutzen auch Sie die Chance, Ihre Kundenkommunikation zu modernisieren. Testen Sie Flixcheck 30 Tage lang kostenlos und erleben Sie, wie einfach digitale Transformation im KMU-Alltag sein kann!