Digitalisierung, Automatisierung, Prozessmanagement: Mit den Möglichkeiten, die digitale Technologien mit sich bringen, verändern sich die Voraussetzungen für Unternehmen. Vieles wird hinterfragt – sind Prozesse noch angemessen? Was lässt sich von manuell zu digital verändern? Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen beschäftigt Betriebe in aller Welt Tag ein und Tag aus.
Aus gutem Grund: Das spart Kosten und ist ein wichtiger Faktor im Wettbewerb. Zudem möchte kein:e Mitarbeiter:in in einem rückständigen, analogen Unternehmen arbeiten. Kosten, Mitarbeiter:innen, Wettbewerb – warum es so wichtig ist, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
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Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bedeutet, analoge Arbeitsabläufe in digitale umzuwandeln. Dabei wird jeder Aspekt des Unternehmens ganzheitlich betrachtet: Wie sieht die Prozessstruktur aus? Was ist analog, was eine Mischung, was digital? Alle Unternehmensbereiche vom Einkauf über den Vertrieb bis hin zur Buchhaltung werden betrachtet.
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Mit dem nachhaltigen Schritt weg von analogen hin zu digitalen Prozessen nutzen Unternehmen die Möglichkeiten, die immer neue, digitale Technologien mit sich bringen. Internet, Cloud, Internet of Things (IoT), Robotik, künstliche Intelligenz: Immer wieder entstehen neue Optionen, die den digitalen Wandel beschleunigen und von Betrieben genutzt werden (können).
Doch was nützt die teils ganze Berufe und Arbeitsbereiche verändernde Digitalisierung konkret? Für Unternehmer:innen und Entscheider:innen ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen unausweichlich, um konkurrenzfähig zu bleiben. Sie bringt Chancen, Vorteile und Mehrwert auf vielen Ebenen mit sich:
Alle Vorteile der Prozessdigitalisierung münden vor allem in zwei Punkten: Sinkende Kosten und die Möglichkeit einer stärkeren Orientierung daran, was Kund:innen wirklich wollen.
Wer bisher noch gänzlich analog unterwegs ist und vor der Aufgabe der grundlegenden Prozessoptimierung steht, merkt schnell: Es lauern viele Herausforderungen auf einem mit Hürden gespickten Weg.
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Als Unternehmer:in oder verantwortliche:r Entscheider:in müssen Sie diesen Weg jedoch gehen, um nachhaltig erfolgreich zu sein. Auf dem Weg zur Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen sollten Sie die folgenden Schritte beherzigen:
Wir gehen kurz auf jeden einzelnen Schritt ein, bevor wir Ihnen zeigen, mit welchen konkreten Maßnahmen Sie in der Praxis bestimmte Geschäftsprozesse digitalisieren können.
Der erste Schritt ist stets die Analyse des Ist-Zustands. Welche Arbeitsabläufe existieren in Ihrem Betrieb? Welche dieser Geschäftsprozesse sind analog, welche hybrid und welche digital?
Ebenfalls wichtig: Wie hängen diese Prozesse miteinander zusammen, wie lange dauern sie und wer ist an welchem Arbeitsablauf wie beteiligt? Erst, wenn Sie einen detaillierten Überblick über die Prozesslandschaft haben, kann der nächste Schritt folgen.
Im zweiten Schritt planen Sie auf Basis Ihrer Analyse konkrete Maßnahmen. Welche der identifizierten Prozesse digitalisieren Sie mit welchen Mitteln? Die Maßnahmen können vom Einsatz von Robotern in der Produktion bis hin zum Dokumentenmanagementsystem für ein papierloses Büro reichen.
Sind alle Maßnahmen geplant, müssen Sie implementiert werden. Wichtig ist, dass ein klarer Plan ausgearbeitet wird, um bei der Prozessumstellung keine laufenden Abläufe so zu stören, dass negative Auswirkungen auftreten. Natürlich setzt das anfangs eine gewisse Investitionsbereitschaft voraus.
Der vierte Schritt verläuft weitgehend parallel zum dritten. Das hat gute Gründe. Es ist elementar, dass alle Mitarbeiter:innen, bei größeren Umstellungen auch Kund:innen und weitere Beteiligte, über Veränderungen informiert werden. Diese Aufgabe kommt dem Change Management zu.
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Vor allem Angestellte müssen in den gesamten Prozess involviert werden, damit sie von Veränderungen nicht überrumpelt werden. Ebenfalls wichtig: Schulungen, um von vorneweg eine reibungslose Arbeit im Rahmen neuer Geschäftsprozesse zu ermöglichen.
Umstellung erfolgreich? Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist nichts, was ein spezielles Enddatum hat. Durch immer neue Technologien werden laufend neue Möglichkeiten geschaffen, die die Digitalisierung zu einem Kreislauf werden lässt.
Maßnahmen einführen, Erfolg kontrollieren, an Stellschrauben drehen, neuen Status Quo ermitteln und so weiter – ein immer wiederkehrendes Schema, das Sie im Unternehmen bespielen müssen.
Die Theorie ist klar, doch wie sieht die Praxis aus? Digitalisierung ist, einfach erklärt, dann erfolgreich, wenn zuvor analoge Prozesse durch das „digitale Upgrade“ deutlich schlanker als zuvor sind und bei internen Abläufen Mitarbeiter:innen sowie bei externen Kund:innen profitieren.
Dabei helfen oft smarte und digitale Programme. Mit Flixcheck erhalten Sie ein solches Tool. Die SaaS-Webanwendung erleichtert die Kommunikation mit Ihren Kund:innen auf vielen Ebenen und entlastet gleichzeitig Ihren Kundenservice.
Gerade im Bereich digitaler Dienstleistungen sind Punkte wie Schnelligkeit und Einfachheit wichtige Faktoren, um Kund:innen zufriedenzustellen.
Wir zeigen Ihnen vier konkrete Anwendungsbeispiele, wie Flixcheck als All-in-One-Webtool in der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse hilft:
Das Beste daran: Sie können Ihr „persönliches Flixcheck“ so zusammenstellen und konfigurieren, wie Sie es benötigen. Damit decken Sie genau die Bedürfnisse ab, die Ihre Kund:innen haben.
Dass es nicht produktiv ist, Verträge auszudrucken, sie zu Kund:innen oder Geschäftspartner:innen zu senden, sie dort unterschreiben zu lassen, zurückzusenden und einzuscannen, dürfte jedem und jeder klar sein. Digitale Unterschriften schaffen Abhilfe.
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Viele Firmen nutzen Flixcheck, um im Geschäftsalltag Signaturprozesse rechtssicher abwickeln zu können. Das funktioniert simpel – die Umsetzung von Flixcheck ist für beide Seiten einfach, smart und zuverlässig.
Im gesamten Prozess müssen weder Sie noch Ihr:e Kund:in eine Software downloaden, Ihr:e Kund:in muss sich auch nirgends registrieren. Alles läuft digital über eine Weboberfläche ab.
Die Herausforderung ist bekannt: Der Austausch von relevanten Dokumenten zwischen Ihnen und Kund:innen oder Geschäftspartner:innen ist zwar meist digital, aber nicht zeiteffektiv. Mal das Tool, mal das andere, Daten zu groß, per Mail-Anhang geht nicht – oft ist dieser Prozess zum Haare raufen kompliziert.
Flixcheck ist zwar kein dezidiertes Dokumentenmanagementsystem, bietet hier aber eine zielführende Alternative. Mit der Funktion des Dateiuploads und Dokumentenaustauschs können Sie Fotos, Word- und PDF-Dokumente und viele weitere Dateitypen einfach und mit wenigen Klicks austauschen. So fordern Sie auch gezielt Daten an – beispielsweise SEPA-Lastschriftmandate oder Ausweiskopien.
Wer sich mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen beschäftigt, kommt früher oder später an den Punkt, an dem es Sinn ergibt, für bestimmte Abläufe in der Kundenkommunikation immer gleiche Formulare zu verwenden. Diese sollten interaktiv, unveränderbar und ausfüllbar sein.
Am einfachsten geht das mit PDF-Dokumenten. Die Gestaltung individueller PDFs ist mit dem PDF-Editor von Flixcheck möglich:
Ihr:e Kund:in erhält das individuelle PDF zum Ausfüllen nun in Echtzeit und wird durch den gesamten intuitiven Prozess geleitet. Nach dem Abschluss erhalten Sie alle Dokumente direkt zurück. Ebenfalls möglich: Die erfassten Daten fließen direkt in Ihr CRM- oder ERP-System, was uns zum nächsten Punkt führt.
Oft ist der Kundenservice mit den immer gleichen Prozessen überlastet. Daten abfragen, Daten erfassen, manuell Anliegen bearbeiten, die theoretisch auch digital erfasst und abgebildet werden können. An diesem Punkt setzt Flixcheck ebenfalls an.
Viele Kund:innen nutzen bereits die Möglichkeiten, die das individualisierbare Webtool bietet und setzen es im Kundenservice ein. So werden beispielsweise zuvor manuelle Abfragen durch auf der Homepage eingebettete Formulare digitalisiert und automatisiert. Die erfassten Daten fließen direkt in ein ERP- oder CRM-System.
So wird nicht nur der Kundenservice entlastet und die Stimmung bei gestressten Mitarbeiter:innen hellt sich auf. Auch die Datenkonsistenz wird erhöht, die Fehleranfälligkeit gesenkt und der gesamte Prozess der Kundenkommunikation optimiert.
Die vier Beispiele aus der Praxis zeigen: Es reicht bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen oft aus, an kleineren Stellschrauben zu drehen, die jedoch zu einem großen Effekt führen. Denn eine digitale Transformation aller Arbeitsprozesse wirkt erst wie eine Herausforderung, führt aber zu einer besseren Wertschöpfungskette. Das ist einer der wichtigen Punkte, die sich eine Organisation vor Augen führen sollte, die sich mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen beschäftigt.
Zu Beginn erscheint dieses Unterfangen wie eine große und schier unüberwindbare Herausforderung. Im Laufe des Prozesses werden Sie jedoch feststellen, dass bereits der erste Schritt der Analyse zahlreiche Potenziale offenlegt, die mit smarten Tools und digitalen Lösungen genutzt werden können.
In den Bereichen Kundenservice, Kundendialog und Kundenkommunikation ist Flixcheck ein solches Tool auf dem Markt. Nutzen Sie die Möglichkeiten zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse! Neugierig? Testen Sie Flixcheck jetzt 30 Tage lang kostenlos!