Dokumente digital unterschreiben: Anleitung & Tools

Definition: Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift ist eine kryptografisch gesicherte Methode, um die Authentizität und Integrität einer digitalen Nachricht oder eines Dokuments zu gewährleisten. Sie verwendet asymmetrische Verschlüsselungsverfahren, bei denen ein privater Schlüssel die Signatur erstellt und ein öffentlicher Schlüssel diese verifiziert.

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Im Gegensatz zur einfachen elektronischen Unterschrift bietet die digitale Unterschrift eine höhere Sicherheit, da sie Manipulationen am Dokument erkennen kann und den Urheber eindeutig identifiziert. Digitale Unterschriften werden häufig für rechtlich bindende Transaktionen oder im E-Government eingesetzt.

Vorteile digitaler Unterschriften unter Dokumenten

Die Digitalisierung hat vieles erleichtert und doch gibt es noch Bereiche, wo entweder Nachholbedarf besteht oder es rechtliche Fallstricke gibt. Digitale Unterschriften unter Dokumenten vereinen beide Hürden, haben im Kern aber viele Vorteile, wenn die Probleme einmal beseitigt wurden. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

1. Hohe Sicherheit: Digitale Unterschriften verwenden kryptografische Verfahren, die Manipulationen erkennen und die Authentizität des Unterzeichners sicherstellen. Das schützt vor Identitätsdiebstahl und Betrug.
2. Rechtliche Verbindlichkeit: In vielen Ländern, einschließlich der EU durch die eIDAS-Verordnung, sind digitale Unterschriften rechtlich anerkannt und erfüllen die Anforderungen an rechtsverbindliche elektronische Signaturen.
3. Zeit- und Kostenersparnis: Durch den Einsatz digitaler Unterschriften unter Dokumenten entfällt die Notwendigkeit, Dokumente auszudrucken, zu unterschreiben, zu scannen oder per Post zu versenden. Das beschleunigt Prozesse und senkt die Kosten.
4. Globale Zugänglichkeit: Digitale Unterschriften können von überall aus geleistet werden, was sie ideal für Remote-Arbeit und internationale Geschäftsabschlüsse macht.
5. Umweltfreundlich: Der Verzicht auf Papier und physische Dokumente trägt zur Reduzierung von Papierverbrauch und CO₂-Emissionen bei.
6. Nachverfolgbarkeit: Durch digitale Unterschriften können Dokumente einfacher nachverfolgt und überprüft werden, da Zeitstempel und Informationen zum Unterzeichner automatisch erfasst werden.

Drei verschiedene Arten von elektronischen Signaturen

Wenn Sie Dokumente digital unterschreiben lassen, sollten Sie den Unterschied zwischen den verschiedenen Arten elektronischer Signaturen kennen. Welche Unterschrift wie aussehen muss und wo gültig ist, regelt die eIDAS-Verordnung auf europäischer Ebene.

In der Verordnung werden zwei digitale Unterschriften (FES und QES) unterschieden, die dritte Variante (EES) taucht dort nicht explizit auf – dafür im Alltag umso öfter.

• EES –einfache elektronische Signatur: Die EES ist die einfachste Variante der digitalen Unterschrift. Unternehmen setzen sie im Alltag ein. Beispiel: Sie erhalten ein Paket und unterschreiben digital beim oder bei der Bot:in.
• FES –fortgeschrittene elektronische Signatur: Die FES ist in der eIDAS-Verordnung geregelt. Sie ist eine sichere Signatur, die beispielsweise eingesetzt wird, um Arbeitsverträge digital unterschreiben zu können.
• QES –qualifizierte elektronische Signatur: Die QES ist die sicherste aller Unterschriften und der manuellen gleichgestellt. Sie ist dementsprechend nur bei anspruchsvollen Dokumenten nötig – beispielsweise, wenn Sie eine Vollmacht digital unterschreiben lassen.

Dokumente digital unterschreiben: So geht’s mit dem Adobe Acrobat Reader

Um ein Dokument digital zu unterschreiben, bieten sich verschiedene Tools an. Nicht selten war es üblich, dass Verträge oder Dokumente eingescannt wurden, um sie dann in Microsoft Paint oder Photoshop mit einem Foto der Signatur zu unterschreiben. Achtung! Das ist allerdings weder rechtssicher noch gültig.

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Natürlich gibt es dutzende Tools, die das besser können. Dazu zählen reine Vertragsmanagement-Tools oder andere Signatur-Tools, die es in vielen Farben und Ausrichtungen gibt.

Eines der am häufigsten genutzten Tools kommt aus dem Hause Acrobat. Mit dem Acrobat Reader können Sie die integrierte Funktion für digitale Signaturen verwenden. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie das funktioniert:

1. Dokument öffnen

• Öffnen Sie das Dokument, das Sie unterschreiben möchten, im Adobe Acrobat Reader.

2. Werkzeug für digitale Signaturen auswählen

• Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Werkzeuge“.
• Wählen Sie dann das Werkzeug „Zertifikate“ aus (dieses ermöglicht das Erstellen digitaler Signaturen).

3. Signaturfeld hinzufügen

• Nach Auswahl des „Zertifikate“-Werkzeugs erscheint eine neue Leiste. Klicken Sie auf „Digital unterschreiben“.
• Der Acrobat Reader fordert Sie nun auf, den Bereich im Dokument zu markieren, in dem Ihre Signatur erscheinen soll. Ziehen Sie ein Rechteck an die gewünschte Stelle.

4. Digitale ID auswählen oder erstellen

• Wenn Sie bereits eine digitale ID (etwa ein Zertifikat oder eine Signaturdatei) haben, wählen Sie diese aus.
• Wenn Sie noch keine digitale ID haben, klicken Sie auf „Neue digitale ID erstellen“. Sie können wählen, ob Sie die digitale ID in einer Datei speichern oder einen Cloud-Service verwenden möchten.

5. Signatur erstellen

• Geben Sie Ihr Passwort für die digitale ID ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
• Anschließend wird die digitale Signatur in das Dokument eingefügt.

6. Dokument speichern

• Nachdem Sie die digitale Signatur hinzugefügt haben, speichert der Acrobat Reader das Dokument automatisch. Es wird eine verschlüsselte Kopie erstellt, die die Signatur enthält.
• Speichern Sie das unterschriebene Dokument unter einem neuen Namen, um die Originaldatei nicht zu überschreiben.

7. Verifizierung der Signatur

• Empfänger:innen des Dokuments können die digitale Signatur überprüfen, indem sie auf die Signatur klicken. Der Acrobat Reader zeigt dann Informationen über die Authentizität und die Integrität des Dokuments an.

Ein wichtiger Hinweis: Für rechtsverbindliche digitale Signaturen wird in vielen Fällen ein qualifiziertes Zertifikat benötigt, das von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt wird. Diese Zertifikate können Sie bei spezialisierten Anbietern erwerben.

Auf diesen Dokumenten sind digitale Unterschriften üblich

Digitale Unterschriften finden auf zahlreichen Dokumenten Anwendung, insbesondere dort, wo Sicherheit, Rechtsverbindlichkeit und Produktivität eine Rolle spielen.

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Einige der häufigsten Anwendungsfälle für digitale Unterschriften auf Dokumenten sind:

1. Vertragsabschlüsse: Unternehmen und Privatpersonen nutzen digitale Unterschriften, um Kaufverträge, Dienstleistungsverträge oder Mietverträge elektronisch abzuschließen, ohne physische Treffen oder Postversand.
2. Behördliche Dokumente: Im E-Government werden digitale Unterschriften für Anträge, Steuererklärungen, Genehmigungen und andere offizielle Dokumente verwendet, um Bürger:innen einen einfachen, digitalen Zugang zu Verwaltungsleistungen zu ermöglichen. Das gilt auch für PDF-Dokumente, die mit dem Adobe Acrobat erstellt oder editiert wurden.
3. Finanzdienstleistungen: Banken und Finanzdienstleister setzen digitale Unterschriften ein, um Kontoeröffnungen, Kreditverträge oder Investitionsentscheidungen schnell und sicher abzuwickeln.
4. Personalwesen: Im HR-Bereich können Arbeitsverträge, Verschwiegenheitsvereinbarungen oder Einwilligungen zur Datenverarbeitung digital unterschrieben werden, was den Einstellungsprozess beschleunigt und dokumentiert.
5. Gesundheitswesen: Ärzt:innen und Krankenhäuser nutzen digitale Unterschriften für elektronische Patientenakten, Einverständniserklärungen oder Rezeptausstellungen, um eine sichere und schnelle Kommunikation zwischen Patient:innen und medizinischem Personal zu gewährleisten.
6. Immobiliengeschäfte: In der Immobilienbranche ermöglichen digitale Unterschriften die elektronische Abwicklung von Kauf- oder Mietverträgen, ohne dass die beteiligten Parteien vor Ort sein müssen.
7. Compliance und Genehmigungen: Unternehmen nutzen digitale Unterschriften, um interne Genehmigungsprozesse zu automatisieren und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, z. B. für Audits oder regulatorische Berichte.

Einfacher als mit dem Adobe Acrobat Reader lassen Sie Dokumente mit Flixcheck unterschreiben. Mit diesem Tool umgehen Sie die manuellen Schritte und können sich sicher sein, dass Sie sofort eine rechtssichere Unterschrift einholen.

Möchten Sie den lästigen Prozess manueller Unterschriften hinter sich lassen? Nutzen Sie Flixcheck, um Dokumente digital unterschreiben zu lassen. Eine PDF-Unterschrift im Handumdrehen! Smart, schnell und einfach – Ihre Kund:innen und Geschäftspartner:innen werden es Ihnen danken. Testen Sie das vielfältige Tool jetzt 30 Tage lang kostenlos!

So lassen Sie Dokumente digital unterschreiben mit Flixcheck

Was ist Flixcheck?

Flixcheck ist eine 2015 in Essen im Ruhrgebiet gegründete SaaS-Webanwendung des gleichnamigen Anbieters. Das Ziel: Kundenservice, Kundenkommunikation und Kundendialog so digital und einfach wie nur möglich machen.

So bildet das All-in-One-Tool verschiedene Use Cases aus den genannten Bereichen ab. Per Drag-and-drop und Baukastenprinzip können Sie verschiedene Elemente zu einem „Check“ zusammenfügen. Ein Check ist eine Kundenanfrage, die Sie Kund:innen zukommen lassen.

So können Sie etwa Daten austauschen, Formulare ausfüllen lassen, Kundenbewertungen einfordern, SEPA-Lastschriftmandate erhalten – und Dokumente digital unterschreiben lassen. Der letzte Use Case ist einer der meistverwendeten. Kein Wunder: Wer unterschreibt heute noch gerne Dokumente analog und schickt sie per Post oder Scan hin und her?

Mit einer Unterschriftenanfrage können Sie bei Ihrem Gegenüber – ob Kund:in, Kolleg:in, Vorgesetzte:r oder Geschäftspartner:in – binnen weniger Minuten Unterschriften anfordern. Viele Unternehmen wie die Deutsche Telekom, die Allianz oder die RheinLand Versicherungsgruppe nutzen Flixcheck, um so rechtssicher elektronische Signaturen einzufordern.

Das Beste daran: Wenn Sie etwa einem oder einer Kund:in einen Check zukommen lassen, bei dem er oder sie unterschreiben muss, ist auf Kundenseite kein Download einer App erforderlich. Eine Registrierung ist ebenfalls nicht nötig. So wird Ihr Kundenservice einfach, smart und digital.

Schritt für Schritt: So lassen Sie mit Flixcheck Dokumente digital unterschreiben

Um eine digitale Unterschrift bei einem oder einer Geschäftspartner:in einzuholen, sind nur wenige Klicks nötig. Brauchen Sie beispielsweise lediglich eine Unterschrift für einen bestimmten Zweck – also ohne Dokumentenbindung – geht das binnen weniger Sekunden wie folgt:

1. Sie erstellen einen neuen Check und nutzen das Element „Unterschriften Anfrage“.
2. Geben Sie den oder die Empfänger:in ein und einen kurzen Hinweis, wofür die Unterschrift ist.
3. Senden Sie die Anfrage per Mail oder SMS in Echtzeit an Ihre:n Geschäftspartner:in.

Der Prozess läuft für Ihr Gegenüber ebenso intuitiv ab: Mit einem Klick öffnet sich die Abfrage, per Finger (Smartphone / Touchscreen) oder Maus (Computer) lässt sich die Unterschrift platzieren. Das Signieren funktioniert mit PDF-Dokumenten oder anderen Verträgen, die eine digitale Signatur benötigen.

Auf Wunsch Kommentar hinzufügen, absenden, fertig – ohne Login oder Download einer Anwendung. Flixcheck läuft als cloudbasierter Dienst komplett über das Web.

PDF-Editor: Digitale Unterschrift als ein Element

Wer Dokumente digital unterschreiben lassen will, hat sie vorher oft als Word-Dokument vorliegen – oder schon fertig als PDF, die im besten Fall noch leicht angepasst werden sollte. Das kann aus unterschiedlichsten Gründen der Fall sein:

• Ein veraltetes PDF-Dokument hat ein Upgrade nötig, aber das Originaldokument ist nicht mehr auffindbar.
• Das Original ist ein Word-Dokument, das bisher immer als starre PDF generiert und zum manuellen Ausfüllen und Unterschreiben verschickt wurde.
• Sie haben bisher die Kombination aus PDF und manueller Unterschrift genutzt

Auch diese Use Cases bildet Flixcheck ab. Mit dem PDF-Editor lassen sich nur Unterschriften in ein PDF einfügen, sondern auch weitere Felder wie das Datum oder Namensabfragen. So erstellen Sie im Handumdrehen interaktive PDF-Formulare, die Ihr Gegenüber einfach und unkompliziert digital unterschreiben kann.

Der übergeordnete Prozess ist gleich wie im vorherigen Punkt beschrieben: Check mit dem Element „PDF-Editor“ erstellen, ausfüllen, abschicken, unterschreiben lassen.

Wenn Sie sich im Detail für den PDF-Editor interessieren, werfen Sie einen Blick auf unser YouTube-Webinar rund um die Funktionen und Use Cases, in denen der PDF-Editor eingesetzt werden kann!

Fazit: Mit Flixcheck im Handumdrehen PDF-Dokumente digital unterschreiben

Hand aufs Herz: Wenn Sie die Info eines Unternehmens erhalten, dass Sie einen Vertrag oder ein Dokument analog unterschreiben müssen, sind Sie nicht begeistert, oder? So denken auch Ihre Kund:innen – etablieren Sie also ein System, das es allen Beteiligten ermöglicht, diesen Prozess digital und effektiv abzuwickeln.

Flixcheck bietet als All-in-One-Tool die Lösung für die digitale Transformation dieses Prozesses. Mit der Webanwendung lassen sich nicht nur Dokumente digital unterschreiben, das Tool bildet zudem dutzende weitere Use Cases aus den Bereichen Kundenservice und -kommunikation digital ab.

Machen Sie sich selbst ein Bild davon. Flixcheck ist einen Monat lang als Testversion mit allen Funktionen verfügbar. Sichern Sie sich das All-in-One-Tool jetzt unverbindlich und kostenlos für 30 Tage!