Zeit und Geld werden immer knapper. Für Unternehmen und Behörden wird es damit naturgemäß immer wichtiger, ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren. Die E-Akte bietet hier eine zeitgemäße Lösung, die den Umgang mit Akten einfacher und transparenter gestaltet. Haben auch Sie sich schon gefragt, wie Ihr Unternehmen von einer digitalen Aktenführung profitieren kann?
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile eine E-Akte bietet und wie sie sich von klassischen Papierakten unterscheidet. Wir zeigen Ihnen, wie die Einführung dieser Technologie innerbetriebliche Hürden abbaut und welche Herausforderungen dafür gemeistert werden müssen.
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Eine E-Akte, kurz für elektronische Akte, ist die digitale Form einer klassischen Papierakte. Anstatt Dokumente physisch abzulegen, werden diese in einer zentralen digitalen Umgebung gespeichert und verwaltet. Das ermöglicht den schnellen Zugriff, die einfache Bearbeitung und die strukturierte Ablage von Informationen.
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Der zentrale Vorteil der E-Akte liegt in der Möglichkeit, Dokumente ortsunabhängig verfügbar zu machen und Arbeitsprozesse zu beschleunigen. Mitarbeiter:innen können in Echtzeit auf alle relevanten Daten zugreifen, was die Zusammenarbeit erleichtert und die Transparenz innerhalb von Projekten erhöht. Zudem wird durch den Wegfall von Papierakten der Platzbedarf reduziert, und es entstehen weniger physische Archive.
Die Einführung der E-Akte stellt somit einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung von Unternehmen und Behörden dar. Sie verbessert die Dokumentenverwaltung, minimiert Fehlerquellen und steigert die Produktivität – in der Theorie.
In deutschsprachigen Ländern zeigt die Einführung der E-Akte deutliche Fortschritte, jedoch gibt es unterschiedliche Ansätze und Geschwindigkeiten bei der Implementierung.
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In Deutschland wurde die E-Akte Bund durch das E-Government-Gesetz von 2013 festgelegt, mit dem Ziel, bis 2025 alle Bundesbehörden auf digitale Aktenführung umzustellen. Der Fortschritt ist deutlich sichtbar, jedoch sind viele Behörden noch im Prozess der Umstellung auf eine vollständig digitale Verwaltung. Ein entscheidender Punkt in der Umsetzung ist die Gewährleistung von Datenschutz und IT-Sicherheit.
In Österreich hingegen gibt es die E-Akte, auch als ELAK bekannt, bereits seit fast zwei Jahrzehnten. Hier ist die digitale Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung bereits weiter fortgeschritten. Die ELAK ist ein etabliertes System und wird von zahlreichen Behörden eingesetzt, um Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren.
In der Schweiz setzt man bereits seit zwölf Jahren auf die Lösung „OneGov GEVER„, die ebenfalls in vielen öffentlichen Verwaltungen verwendet wird. Die Schweizer E-Government-Strategie zielt darauf ab, die Produktivität und Transparenz in der Verwaltung durch den Einsatz der E-Akte zu steigern. Das wird durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Bund, Kantonen und Gemeinden vorangetrieben.
Natürlich ist die Einführung der E-Akte eng an rechtliche Rahmenbedingungen in Deutschland gekoppelt, die sicherstellen sollen, dass die elektronische Aktenführung sowohl datenschutzkonform als auch rechtsverbindlich erfolgt.
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Im Folgenden werfen wir einen Blick auf einige zentrale rechtliche Grundlagen, die bei der Implementierung einer E-Akte beachtet werden müssen.
Das E-Government-Gesetz (EGovG) legt fest, dass Verwaltungen zunehmend digitale Prozesse etablieren müssen, um Verwaltungsleistungen kundenzentristischer anzubieten. Es verpflichtet Bundesbehörden, den papierlosen Aktenverkehr zu ermöglichen und digitale Kommunikationswege zu fördern. Das schafft den rechtlichen Rahmen, in dem die E-Akte als verbindliche Form der Aktenführung in den Behörden integriert wird.
Gesetzliche Vorgaben zur Aktenführung und Aufbewahrung spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle. Dokumente, die in einer E-Akte gespeichert werden, unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierakten. Das bedeutet, dass Unternehmen und Behörden sicherstellen müssen, dass die digitale Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Es ist wichtig, dass Daten revisionssicher abgelegt werden, um im Falle von Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten als Beweismittel zu dienen.
Ein zentraler Aspekt bei der Einführung der E-Akte ist der Schutz personenbezogener Daten. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) definieren strenge Vorgaben, wie
dürfen. Unternehmen, IT-Dienstleister und Behörden müssen sicherstellen, dass die E-Akte den hohen Sicherheitsanforderungen entspricht und sensible Informationen nur autorisierten Mitarbeitenden zugänglich sind.
Die Einführung der elektronischen Akte bringt nicht nur zahlreiche Vorteile, sondern auch einige Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gilt.
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Diese Hürden betreffen sowohl technische als auch organisatorische Aspekte und sollten von Unternehmen und Behörden frühzeitig berücksichtigt werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Eine der größten Hürden bei der Einführung der E-Akte ist die technische Infrastruktur. Nicht alle Organisationen verfügen über die notwendigen IT-Ressourcen, um eine E-Akte zielführend zu implementieren. Es erfordert häufig eine Aufrüstung der bestehenden Systeme und die Integration von neuen Softwarelösungen. Hinzu kommen Fragen zur Kompatibilität bestehender Datenformate und der nahtlosen Einbindung in vorhandene Arbeitsabläufe.
Ein weiteres Hindernis ist die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Der Wechsel von Papierakten hin zu einer digitalen Aktenführung stellt für die öffentliche Verwaltung eine große Umstellung dar. Besonders in traditionellen Behördenstrukturen kann es zu Widerständen kommen, wenn Mitarbeitende nicht ausreichend in den neuen Prozessen geschult oder von den Vorteilen der E-Akte überzeugt sind. Ein begleitendes Change Management sowie umfassende Schulungen sind daher alternativlos, um die Einführung der E-Akte erfolgreich zu gestalten.
Damit die E-Akte pragmatisch genutzt werden kann, ist es notwendig, dass alle Mitarbeitenden umfassend geschult werden. Das betrifft nicht nur die technische Handhabung, sondern auch die neuen rechtlichen Rahmenbedingungen, die mit der Digitalisierung einhergehen. Ohne eine entsprechende Schulung besteht die Gefahr, dass die E-Akte nicht korrekt genutzt wird oder Arbeitsprozesse ins Stocken geraten.
Die E-Akte findet in zahlreichen Bereichen Anwendung und wird sowohl in Unternehmen als auch in öffentlichen Verwaltungen immer häufiger eingesetzt. Ihr Nutzen soll weit über die einfache digitale Speicherung von Dokumenten hinausgehen, da sie Arbeitsprozesse optimiert und den Zugang zu Informationen erleichtert.
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Hier sind einige der häufigsten Anwendungsgebiete der E-Akte:
Die E-Akte bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl Unternehmen als auch Behörden dazu motivieren, ihre traditionellen papierbasierten Systeme durch digitale Lösungen zu ersetzen.
Diese Vorteile betreffen verschiedene Bereiche der Arbeitsprozesse und tragen zur Verbesserung der Produktivität und Transparenz bei. Hier sind einige der wesentlichen Vorteile der E-Akte:
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Die Plattform lässt sich flexibel in bestehende Arbeitsprozesse integrieren und ermöglicht es, individuelle Workflows für die Aktenführung zu erstellen. Auf diese Weise wird das Dokumentenmanagement für Behörden und Unternehmen erheblich vereinfacht.
Ferner profitieren Sie von der unkomplizierten Handhabung: Mit Flixcheck lassen sich digitale Signaturen, Bilder und andere wichtige Daten direkt von Kund:innen oder Mitarbeitenden einholen und in die E-Akte integrieren. So können Prozesse schneller abgewickelt und gleichzeitig die Datensicherheit gewährleistet werden. Die Low-Code-Plattform erlaubt es Ihnen, all diese Vorgänge ohne technischen Hintergrund durchzuführen, wodurch die Digitalisierung Ihrer Aktenführung beschleunigt wird.
Hier sind einige konkrete Bereiche, in denen Flixcheck bei der E-Akte helfen kann:
Die Einführung der E-Akte stellt einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung dar und ist in vielen Unternehmen und Behörden und Verwaltungsdienstleistungen des Bundes nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglicht es, Arbeitsprozesse schlanker zu gestalten, Papierakten zu ersetzen und dabei die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten erheblich zu verbessern.
Gerade in einer Zeit, in der Flexibilität und ortsunabhängiges Arbeiten immer wichtiger werden, bietet die E-Akte eine Lösung, die den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht wird. Für Unternehmen und Behörden, die ihre Dokumentenverwaltung zukunftssicher gestalten möchten, stellt die E-Akte eine entscheidende Grundlage dar. Durch die Integration von digitalen Prozessen kann die Aktenführung schneller, sicherer und transparenter ablaufen.
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