Immer mehr Vorgänge können im Alltag online erledigt werden. Die Digitalisierung trägt auch in Geschäftsprozessen dazu bei, dass sich verschiedenste Workflows digital und damit deutlich einfacher und zeitsparender abwickeln lassen. Sogar rechtlich bedeutende Vorgänge – wie das Unterzeichnen eines Arbeitsvertrags – können prinzipiell digital vorgenommen werden.
Welche rechtliche Bedeutung eine eingescannte Unterschrift in diesem Zusammenhang hat und ob sie rechtsgültig ist, erfahren Sie hier. Wir geben jedoch lediglich einen Einblick in die rechtlichen Grundlagen und keine Rechtsberatung.
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Eine eingescannte Unterschrift, die in ein veränderbares Dokument eingefügt wurde, ist nicht als sichere elektronische Unterschrift anzusehen.
Im Gegenteil: Anders als eine in ein PDF-Dokument eingefügte elektronische Signatur ist eine eingescannte Unterschrift sehr leicht zu fälschen. Schließlich lässt sie sich im Nachhinein mittels entsprechender Software einfach verändern oder vervielfältigen.
Hinzu kommt: Ist eine eingescannte Unterschrift in ein Dokument eingefügt worden, kann nicht eindeutig nachvollzogen werden, wer die Unterschrift dort platziert hat.
Eine eingescannte Unterschrift kann deshalb insbesondere dann nicht als ausreichend sicher angesehen werden, wenn es um wichtige Vorgänge wie das Unterschreiben einer Vollmacht geht.
Die eIDAS-Verordnung legt seit 2016 EU-weit gültige Standards für elektronische Unterschriften fest. Sie regelt im Wesentlichen, wann eine digitale Unterschrift rechtsgültig ist.
Ziel der Verordnung ist es, elektronischen Signaturen in der gesamten EU eine einheitliche rechtliche Stellung zu verschaffen, die mit der händischen Unterschriften auf Papier vergleichbar ist.
Um dieses Ziel zu erreichen, legt die eIDAS-Verordnung Standards für technische Verfahren, elektronische Signaturen, Siegel, Zertifikate und Zeitstempel fest. Nur dann, wenn die in der Verordnung genannten Vorgaben und Standards eingehalten werden, können digitale Unterschriften und Ähnliches im europäischen Wirtschaftsraum als grundsätzlich rechtlich verbindlich angesehen werden.
Wird eine eingescannte Unterschrift im Lichte der eIDAS-Verordnung betrachtet, fällt sofort auf: Die eingescannte Unterschrift entspricht nicht den dort festgelegten Standards.
Anders als innerhalb der eIDAS-Verordnung anerkannte digitale Unterschriften, kann eine eingescannte Unterschrift grundsätzlich auch nicht als Signatur angesehen werden.
Achten Sie daher unbedingt darauf, Dokumente ausschließlich mit gültigen digitalen Unterschriften zu unterzeichnen oder unterzeichnen zu lassen.
Welche Unterschiede zwischen elektronischen Signaturen bestehen, erfahren Sie im Folgenden:
Auf der geltenden EU-Verordnung basierend, gibt es zwei Arten von rechtsgültigen digitalen Unterschriften:
Die zwei Signaturtypen unterscheiden sich hinsichtlich des jeweiligen Sicherheitsniveaus und der strengen oder weniger strengen Validierungsschritte bei der Identitätsverifizierung unterzeichnender Personen.
Geht es um alltägliche Geschäfte wie etwa das Unterzeichnen von Angeboten oder Einzugsermächtigungen, reichen in der Regel die sogenannte einfache elektronische Unterschrift oder die fortgeschrittene elektronische Signatur aus.
Wichtig: Die einfache elektronische Signatur ist zwar nicht innerhalb der eIDAS-Verordnung aufgeführt, hat sich im alltäglichen Gebrauch jedoch für bestimmte Vorgänge, wie das Unterschreiben auf dem Display bei der Paketannahme, etabliert.
Verzichten Sie auf umständliche und unsichere eingescannte Unterschriften und setzen Sie auf sichere, unkomplizierte und rechtsgültige digitale Signaturen mit Flixcheck.
Integrieren Sie digitale Unterschriften so ganz einfach in Ihre Geschäftsprozesse. Mit der digitalen Signatur-Lösung von Flixcheck profitieren Sie von mehreren Vorteilen:
1. Flixcheck funktioniert webbasiert. Das heißt, weder Sie noch Ihre Kund:innen müssen eine Software installieren oder etwas herunterladen. Kund:innen erhalten Ihre Anfrage direkt als Link auf Ihr Smartphone und können diese mit einem Klick bearbeiten.
2. Ihre Kund:innen müssen auch eine PDF-Datei nicht herunterladen, um diese zu unterschreiben. Der Signaturprozess ist stattdessen maximal komfortabel und intuitiv.
Mit Flixcheck tragen Ihre Kund:innen die Informationen nämlich nicht direkt in eine PDF-Datei ein, sondern erhalten die Abfragen separat auf dem Bildschirm ihres digitalen Endgerätes. Das sieht dann für das oben gezeigt Beispiel so aus:
Sie erhalten die Informationen dann automatisch in Ihr PDF-Dokument integriert zurück:
3. Möglich wird das durch den PDF-Editor von Flixcheck. Dadurch können Sie bestehende PDFs digital ausfüllbar machen. In Ihre bestehenden PDF-Dokumente können Sie ganz einfach Felder einfügen, um ausfüllbare PDFs zu erstellen.
Das Besondere: Es können neben digitalen Unterschriften (auch von mehreren Personen) Felder für andere Informationen wie Kontaktdaten, Kundennummern, Fotos etc. in PDFs integriert werden. Sie entscheiden, welche Informationen Sie von Ihren Kund:innen benötigen und welche ausgefüllt werden sollen.
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4. Sie möchten gar kein PDF-Dokument signieren lassen? Auch kein Problem mit Flixcheck. Neben dem Unterzeichnen von PDF-Dateien integrieren Sie elektronische Signaturen einfach in andere Prozesse (Datei unabhängig).
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Ob digitale Schadenmeldung, Riester-Check, digitale Ausweisanforderung oder Onlinebewertung etc. – alles ganz einfach mit Flixcheck.
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Viele Unternehmer:innen wünschen sich, alltägliche Aufgaben und Arbeitsprozesse zu vereinfachen. Möglich ist das in vielen Bereichen mit Hilfe digitaler Signaturen.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang jedoch: Wirklich rechtssicher werden Verträge und andere Dokumente nur dann unterschrieben, wenn die Unterschrift entsprechend den EU-Vorgaben vorliegt. Eine einfache, eingescannte Unterschrift reicht daher nicht aus.
Digitale Tools, wie Flixcheck setzen daher auf sichere und vereinfachte Möglichkeiten, Arbeitsprozesse unkompliziert und rechtssicher durch elektronische Signaturen zu optimieren.
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