Die letzten Jahre haben aufgrund der Corona-Pandemie viele Herausforderungen für Unternehmen bereitgehalten. Dennoch haben sie – trotz aller Schwierigkeiten – auch viele Fortschritte mit sich gebracht. Insbesondere in den Bereichen “digitale Kommunikation” und ”Tool-Implementierung” machen sich diese deutlich bemerkbar.
Während viele Arbeitsprozesse vor einigen Jahren noch allein analog erledigt wurden, lassen sie sich heute schneller und effizienter mithilfe digitaler Werkzeuge bewältigen. Speziell elektronische Signaturen, erfreuen sich großer Beliebtheit, beispielsweise für das Unterzeichnen des Jahresabschlusses. Wie und wann dürfen Sie den Jahresabschluss digital unterschreiben? Und welche Rolle spielen dabei Tools wie Flixcheck? Das erfahren Sie im folgenden Artikel.
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Egal, welche Rechtsform Sie gewählt haben, um selbstständig oder unternehmerisch tätig zu sein – einmal jährlich sind Sie dazu verpflichtet, Rechenschaft über die Erfolge des Geschäftsjahres abzulegen. Der Jahresabschluss dient dabei allerdings nicht allein der Erfolgsmessung. Er ist auch Grundlage für die Ermittlung der Steuerlast.
Prinzipiell kann der Jahresabschluss dabei als einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder als komplexerer Jahresabschluss im Sinne des Handels- und Steuerrechts aufgestellt werden. Welche Form Unternehmer:innen oder selbstständig tätige Personen wählen, ist unter anderem von der Rechtsform des Unternehmens und dem Jahresumsatz bzw. -gewinn abhängig.
Grundsätzlich sind gemäß § 242 HGB jedoch alle Kaufleute dazu verpflichtet, bei Aufnahme eines Handelsgewerbes und am Schluss eines Geschäftsjahres eine Eröffnungsbilanz bzw. Bilanz abzugeben. Diese gibt Aufschluss über das Verhältnis von Vermögen und Schulden.
Zusätzlich dazu müssen zum Schluss eines Geschäftsjahres außerdem Aufwendungen und Erträge einander gegenübergestellt werden (Gewinn-und-Verlust-Rechnung). Gemeinsam bilden die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie Bilanz den Jahresabschluss (vgl. § 242 Abs. 3 HGB).
Neben dem handelsrechtlichen Jahresabschluss gibt es noch einen steuerlichen Jahresabschluss (die Steuerbilanz). Sie richtet sich nach geltendem Steuerrecht und wird zum Zwecke der Steuerermittlung erstellt.
Wichtig: Dieser Beitrag dient lediglich als Übersicht. Für eine Rechtsberatung wenden Sie sich bitte an eine Anwältin oder einen Anwalt.
Prinzipiell ist gesetzlich vorgesehen, dass Kaufleute den Jahresabschluss eigenhändig mittels Namensunterschrift unterzeichnen. Zudem hat die Unterzeichnung gemäß § 245 HGB durch Angabe des Datums zu erfolgen. Zum Unterzeichnen berechtigt sind bei Einzelunternehmen der Einzelkaufmann bzw. die Einzelkauffrau.
Bei Personengesellschaften sind es die haftenden Gesellschafter:innen bzw. die Mitglieder der Geschäftsführung bei Kapitalgesellschaften. Durch ihre Unterschrift dokumentieren die Zeichnungsberechtigten, dass sie für Vollständigkeit und Korrektheit des Jahresabschlusses die volle Verantwortung übernehmen.
Geht es um die elektronische Signatur, werfen die gesetzlichen Regeln allerdings einige Fragen auf. Schließlich sehen sie vor, dass Kaufleute ihre Jahresabschlüsse eigenhändig und höchstpersönlich unterzeichnen müssen. Das Ersetzen einer handschriftlichen Signatur durch eine bloße elektronische Kopie erscheint daher nicht zulässig. Dennoch gibt es aber einen der Originalunterschrift möglicherweise gleichwertigen Ersatz: die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur.
Die qualifiziert elektronische Signatur ist eine digitale Signatur, die handschriftlichen Signaturen im Rechtsverkehr gleichgestellt ist. Sie wird mithilfe spezialisierter Vertrauensdienstanbieter erstellt, die qualifizierte Zertifikate ausgeben und mit dem unterzeichneten Dokument verknüpfen können. So kann der natürliche Unterzeichner oder die Unterzeichnerin eindeutig identifiziert werden.
Aktuell gibt es noch keine eindeutigen gesetzlichen Regelungen zur Zulässigkeit digitaler Unterschriften im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss. Allerdings werden qualifizierte elektronische Signaturen in vergleichbaren Anwendungsbereichen schon jetzt weitestgehend akzeptiert.
Auch Arbeitskreise der Steuerberaterkammer Südbaden bestätigen daher, dass der Jahresabschluss mithilfe der qualifiziert elektronischen Signatur unterzeichnet werden kann.
Da digitale Unterschriften für viele Unternehmer:innen dennoch Neuland sind, gibt es viele Fragen, die rund um die elektronischen Unterschriften immer wieder auftauchen. Die wichtigsten dieser Fragen lernen Sie im Folgenden kennen.
Prinzipiell sind digitale Unterschriften aufgrund der europäischen eIDAS-Verordnung bereits seit Juli 2016 in ganz Europa standardisiert und anerkannt. Rechtsunsicherheit ist damit ausgeräumt und es steht fest, dass eine elektronische Unterschrift der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Das gilt zumindest dann, wenn es sich um eine qualifizierte elektronische Signatur handelt.
Mit solchen Signaturen, können alle fast Dokumente unterzeichnet werden, die bisher handschriftlich unterschrieben werden mussten.
Kaufverträge, Angebote und viele weitere Dokumente lassen sich ganz einfach am Smartphone unterschreiben. Möglich wird das Unterzeichnen etwa mittels Freihand-Signatur direkt auf dem Smartphone-Display. Dabei kann einfach mit dem Finger direkt auf dem Display unterschrieben werden.
Voraussetzung für das einfache Unterzeichnen ist oft, dass das zu unterschreibende Dokument als PDF vorliegt und auf dem Smartphone gespeichert ist. Das bedeutet: Derjenige, der das Dokument übersendet, schafft die Voraussetzungen dafür, dass es digital und sogar mobil unterschrieben werden kann. Entsprechende Dokumente, die sich leicht digital unterzeichnen lassen, können etwa mit Flixcheck leicht nach dem Baukastenprinzip erstellt werden.
Mittlerweile können fast alle Arten von Dokumente mit Flixcheck leicht erstellt und digital unterschrieben werden. Allerdings müssen bei Dokumenten mit wichtigem Inhalt besondere Sicherheitsvoraussetzungen erfüllt sein. Geht es etwa um Kündigungsschreiben für Arbeits- oder Mietverhältnisse oder um eine Bürgschaft, ist die digitale Unterschrift nur gültig, wenn es sich bei ihr um eine „qualifizierte digitale Signatur“ (QES) handelt. QES-signierte Dokumente sind in Deutschland sowie in allen Mitgliedsstaaten der EU rechtlich bindend.
Die einzige digitale Unterschrift, die einer handschriftlichen, „echten“ Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist, ist die qualifizierte elektronische Signatur. Sie zu erstellen, ist mit vergleichsweise hohem Aufwand verbunden.
Gleichzeitig stellt diese digitale Unterschriftsart aber auch die sicherste Form des digitalen Unterzeichnens dar. Schließlich wird bei der qualifizierten elektronischen Unterschrift ein qualifiziertes Zertifikat benötigt. So wird sichergestellt, dass die Unterschrift einer bestimmten natürlichen Person eindeutig zugeordnet werden kann.
Es gibt drei Arten elektronischer Signaturen:
Einfache und fortgeschrittene E-Signaturen lassen sich leicht mithilfe von Flixcheck erstellen.
Einfache elektronische Signaturen bieten keine Möglichkeit, den Unterzeichnenden zu identifizieren oder herauszufinden, ob nachträgliche Veränderung am unterzeichneten Dokument vorgenommen worden sind. Ein klassisches Beispiel für eine einfache elektronische Signatur ist der Namenszug in Textform am Ende einer E-Mail.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist beweiskräftiger, da sie einer/m Unterzeichnenden zugeordnet werden kann. Möglich ist die Zuordnung durch elektronische Signaturerstellungsdaten, die mit der Signatur verbunden sind.
Die qualifizierte elektronische Signatur setzt eine Identitätsprüfung der/s Unterzeichnenden voraus. Die Prüfung kann etwa per Video-Ident vorgenommen werden. Ist sie erfolgt, kann ein elektronisches Zertifikat ausgestellt werden, das den Namen des Unterzeichners trägt.
Um etwa mit Flixcheck erstellte Dokumente unterschreiben zu können, lässt sich die Freihand-Funktion auf dem Smartphone, Tablet oder Laptop nutzen. Auf den meisten Tablets gelingt die Unterschrift besonders leicht mit einem entsprechenden Bedienstift. Auf dem Smartphone bzw. Laptop lassen sich Finger oder Maus zum Unterschreiben nutzen.
Ja. Vertragsunterlagen sind heute auch dann gültig, wenn sie mit einer E-Signatur versehen worden sind. Besonders wichtige Dokumente (z.B. Bürgschaften oder Kündigungen eines Arbeitsverhältnisses) bedürfen allerdings einer besonders sicheren qualifizierten E-Unterschrift.
E-Signaturen sind im Rechtsverkehr heute weitestgehend anerkannt und ermöglichen es, etwa die mithilfe des digitalen Assistenten Flixcheck erstellte Dokumente und Checks schnell und unkompliziert zu unterzeichnenden.
Das erleichtert die Kundenkommunikation und den Kundendialog im Geschäftsalltag enorm. Schließlich wird das rechtssichere Unterzeichnen verschiedener Dokumente für Kund:innen und Unternehmen besonders schnell und einfach möglich.
Geht es allerdings um den Jahresabschluss, werfen E-Signaturen einige Fragen auf. Schließlich ist gesetzlich eigentlich vorgesehen, dass dieser nur mittels eigenhändiger Unterschrift unterzeichnet werden kann. Dementsprechend ist hier nicht eine beliebige digitale Unterschrift, sondern eine, die einer eigenhändigen Unterschrift gleichsteht, erforderlich. Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist allerdings lediglich die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur.
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