Kundentermine sicher und verständlich bestätigen

Darum sollte jeder Termin schriftlich zugesagt werden

Eine Terminbestätigung, die schriftlich verschickt wird, ist verbindlicher als eine mündliche Verabredung. Sie steht eben wortwörtlich fest. Sie hilft zudem als Erinnerungsstütze. Als Absender der Bestätigung können Sie auch weitere Daten mit anhängen, die mündlich nicht überlieferbar sind.

Wird ein Termin elektronisch verschickt, als ics-Datei oder bei iOS Geräten als iCal, kann dieser durch wenige Klicks bestätigt und abgespeichert werden. Zu guter Letzt erlaubt eine schriftliche Notiz, dass Sie immer gegenchecken können, ob alle Daten richtig weitergegeben wurden oder Sie noch alles korrekt im Gedächtnis haben.

Diese Inhalte gehören in eine Kundenterminbestätigung

• Der Zweck Ihres Meetings.
• Eine prägnante, aussagekräftige Bezeichnung für den Termin.
• Datum und Wochentag des Treffens (Manchmal vertun wir uns im Datum, daher sollte beides angegeben werden und übereinstimmen).
• Die Angabe des Jahres ist optional, wenn der Termin sehr bald stattfindet. Sie sollte aber nicht fehlen, wenn mehr als ein paar Wochen Zeit bis dahin vergeht, und vor allem, wenn es sich um ein „safe the date“ handelt.
• Die Uhrzeit, wenn absehbar mit der Dauer des Termins.
• Ist die Dauer nicht abschätzbar, geben Sie mit an, dass es sich um einen Open End Termin handelt.
• Wenn es länger dauert: Informationen über Pausen, ein Mittagsprogramm, Verpflegung etc.
• Die Adresse und eine Ortsbeschreibung, also in welchem Gebäude, welchem Raum und was für eine Art Saal das Meeting stattfindet (Konferenzraum, Büro des Ansprechpartners, auf der Terrasse wegen der schönen Aussicht, …).
• Eine Wegbeschreibung, im besten Fall mit Anreise-Optionen oder Hinweisen auf Parkmöglichkeiten.
• Alternativ: Das Videochat-Programm, welches genutzt wird samt Link und Zugangsdaten.
• Weisen Sie den Empfänger in diesem Fall darauf hin, wenn er etwas herunterladen oder sich anmelden muss. Die meisten Programme funktionieren inzwischen aber, ohne dass der Gast einen Account benötigt.
• Angabe aller Teilnehmer mit vollständigem Namen und Ansprache.
• Kontaktdaten für Rückmeldungen.
• Die Agenda der Themen, die besprochen werden. (Erfahren Sie hier, wie Sie ein effektives Jahresgespräch führen).

Kundentermin bestätigen: der Aufbau der Nachricht

Wenn Sie die Bestätigung mit Flixcheck versenden, fragt das Programm bereits die wichtigsten Daten ab und sortiert und formatiert diese für Sie. Abgefragt werden Tag und Uhrzeit, die Dauer (falls abschätzbar, oder Sie können „ganztägig“ angeben), Ort, Titel des Termins und eine Beschreibung. In der Beschreibung können Sie nette, persönliche Worte an den Empfänger richten und Infos zum Programm mitsenden.

Ob Sie die Nachricht selbst formatieren oder mit einem Programm arbeiten, achten Sie darauf, dass die Hard Facts übersichtlich, zum Beispiel als Liste oder Tabelle, angegeben werden. Sie nur im Fließtext anzugeben, ist sehr unübersichtlich. Ein Kompromiss ist das Hervorheben der Eckdaten durch Fettung des Textes o.ä.

In welchen Fällen ist noch ein Brief angebracht?

Ein gedruckter Brief wird nur noch von besonders hochrangigen Personen oder förmlichen Events erwartet. Die meisten modernen CEOs bevorzugen mittlerweile selbst die Bestätigung per E-Mail. Bei offiziellen Anlässen oder ähnlichen trägt ein Geschäftsbrief jedoch zur Feierlichkeit bei. Ebenso ist er nützlich, wenn Ihr Gesprächspartner nicht digitalaffin ist, hauptsächlich bei älteren Kunden.

Was ist bei einer Terminbestätigung per E-Mail zu beachten

Wenn Sie den Kundentermin per Mail bestätigen, senden Sie die Bestätigungsnachricht nicht als Antwort auf einen bereits bestehenden Verlauf. Zum einen gehen die wichtigen Termindaten hier schnell unter, vor allem, wenn danach noch andere Themen besprochen werden. Zum anderen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der Betreff gar nicht zum Termin passt. In diesem Fall werden Sie Probleme haben, alles wiederzufinden.

Starten Sie stattdessen einen neuen Verlauf. Dieser kann sogar gelöscht werden, nachdem der Termin stattgefunden hat, wenn Sie aufräumen möchten. Verwenden Sie außerdem eine Adresse, auf die geantwortet werden kann (es gibt auch Noreply Adressen). So hat Ihr Kunde die Möglichkeit, unkompliziert Rückfragen zum Termin zu stellen.

Treffpunkt finden: Der Trick mit Google Maps

Den Weg zu einem Meeting-Ort zu finden, ist manchmal ein größeres Problem als man erwartet. Für Sie ist die Umgebung Ihres Arbeitsplatzes gewohnt. Für einen Besucher womöglich nicht. Wenn der Kunde dann noch unter Zeitdruck steht oder die Adresse schwer einzugeben ist, wird er dankbar sein für eine voreingestellte Navigation. Das geht so:

Geben Sie bei Google Maps den Ort des Events ein. Wenn das Programm ihn gefunden hat, klicken Sie auf den Button „Teilen“. Der angezeigte Link führt direkt zum eingegebenen Ziel. Nutzt der Besucher unterwegs sein Smartphone, wird er von seinem Gerät dort hingeleitet. Es ermöglicht auch die Suche nach Verbindungen mit öffentlichen Verkehrsmitteln mit nur einem weiteren Klick.

Vorsicht bei Outlook-Terminen

Wenn Sie länger in einer Geschäftsbeziehung mit einem Kunden stehen und wissen, dass dieser Outlook verwendet und wenn die Grundabläufe Ihrer Meetings bereits bekannt sind, genügt der Versand eines Termins über Outlook. Dieser wird direkt im Outlook-Kalender des Empfängers gespeichert. Das hat den Vorteil, dass Outlook automatische Reminder verschickt und der Kalender meist für das ganze Team einsehbar ist. Der Slot ist geblockt.

Jedoch löscht sich die dazugehörige E-Mail, sobald der Termin zugesagt und in den Kalender übernommen wurde. Waren darin Zusatzinfos erhalten, sind sie nun verloren. Also lieber die Daten direkt in die Terminbeschreibung einfügen. Outlook-Termine sind praktisch, aber meist nicht schön formatiert. Terminbestätigungen mit Flixcheck und bei anderen Anbietern haben bereits ein übersichtliches, ansprechendes Design und die Infos bleiben immer abrufbar.

Was, wenn der Kunde den Termin vergisst?

Vor allem, wenn Sie Ihr Treffen nicht für die aktuelle Woche, sondern weit im Voraus planen: Erstellen Sie von vorne rein eine automatische Erinnerung. Flixcheck bietet u.a. die Option, hierfür einen Zeitpunkt festzulegen. Sie können auch manuell nachfragen, wenn noch keinerlei Zusage des Kunden angekommen ist und auch keine weitere Kommunikation bezüglich des Termins stattfand.

Bieten Sie bei einer solchen Nachfrage immer mit an, einen anderen Zeitpunkt zu wählen, falls dieser nun doch nicht passt. Bitten Sie in der ursprünglichen Nachricht außerdem explizit um eine Rückmeldung, um hier Missverständnisse zu vermeiden.

So wird die Bestätigung formuliert

Wie genau Sie Ihre Bestätigung für den Kundentermin verfassen, hängt natürlich von der Art Ihrer Unternehmenskommunikation ab und davon, wie gut Sie den Kunden kennen. Folgende Dinge geben aber jeder Einladung eine Push:

• Formulieren Sie mit Herzlichkeit, Wärme und positiver Einstellung. Der Empfänger soll sich auf den Termin freuen, statt ihn als lästige Pflicht wahrzunehmen.
• Verwenden Sie aktive Verben. Vermeiden Sie passive Formulierungen und zu viele Substantivierungen. Trotz der schönen Worte: Schreiben Sie nicht poetisch, sondern konkret und leicht verständlich. Kurze Sätze mit jeweils nur einer Aussage helfen hier.
• Vermeiden Sie „Beamtensprech“ und unnötig formelle Ausdrucksweisen wie „hiermit laden wir Sie …“ oder „wir verbleiben“. Diese wirken bei den meisten Empfängern nicht mehr zeitgemäß.
• Eine einmal gefundene Formulierung bei unterschiedlichen Kunden zu verwenden, ist durchaus erlaubt. Jedoch sollten die Texte je nach Anlass abweichen und immer ausreichend personalisiert sein. Immerhin sind jeder Kunde und jedes Meeting anders.

Musterbeispiel 1

Lieber Herr Mustermann,

vielen Dank für Ihren Anruf. Ihr Terminvorschlag passt ausgezeichnet.

Wie vereinbart treffen wir uns am Dienstag, den 28. September 2021 in unserem Büro in der Hauptstraße 7 in Musterstadt, um unser erstes gemeinsames Projekt „XY“ zu besprechen.

Eine Wegbeschreibung zum Bürogebäude haben wir Ihnen angehängt. Mit dabei sein werden neben mir unser Marketingleiter Herr Hans Meyer und unsere Co-Gründerin Frau Tina Schulz. Bitte lesen Sie auch das angehängte Info-Dokument im Vorhinein aufmerksam durch, damit wir Rückfragen hierzu direkt klären können.

Für den Termin planen wir etwa zwei Stunden ein. Für Ihr leibliches Wohl ist gesorgt.

Wir freuen uns sehr darauf, Sie kennenzulernen!

Mit freundlichen Grüßen
Otto Schmitt

Musterbeispiel 2

Hierbei handelt es sich um eine kürzere Fassung, wenn die restlichen Daten in aufgelisteter Form vorliegen:

Sehr geehrte Frau Musterfrau,

ich freue mich, dass Sie sich die Zeit für ein persönliches Gespräch mit unserem Team nehmen. Wie besprochen findet der Termin am Freitag, den 13. Dezember um 19 Uhr im Café Paris statt.

Mit freundlichen Grüßen aus Essen

Ihre Terminbestätigungen im Flixcheck-Format

Eine von vielen Optionen bei Flixcheck ist, Datumsanfragen und Terminbestätigungen zu versenden: Sie schicken einfach einen Link an Ihren Kunden. Dieser zeigt nach einem Klick alle wichtigen Infos! Der Termin kann als ics oder pdf gespeichert werden. Ganz unkompliziert und auch für B2C-Kunden verwendbar.