Paragraf, Paraphrase, Paraphierung: Drei in der Aussprache fast identisch klingende Begriffe, die allesamt eine völlig unterschiedliche Bedeutung haben. Während ein Paragraf den meisten bekannt sein dürfte, wird das Eis bei der Paraphrase und der Paraphierung dünner. Wir helfen auf die Sprünge: Die Paraphrase ist eine Umschreibung eines Satzes oder einer Aussage mit anderen Worten.
Bleibt die Paraphierung, um die es in diesem Artikel geht. Sie haben möglicherweise noch nicht davon gehört, sicherlich aber schon einmal ein paraphiertes Dokument gesehen. Es handelt sich dabei um die kleinen Initialen, die auf jeder Seite in Verträgen oder anderen wichtigen Dokumenten zu sehen sind. Wir erklären Ihnen alles rund um die Paraphierung und zeigen Ihnen eine Alternative, die deutlich einfacher ist.
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Als Paraphierung wird die Kennzeichnung eines Dokuments mit den Initialen des oder der Unterzeichner:in bezeichnet. Die Initialen, oder auch Namenszeichen, setzen sich aus dem jeweiligen Anfangsbuchstaben des Vornamens und Nachnamens zusammen. Paraphierung hat seine Herkunft im Lateinischen, leitet sich vom Verb „paraphra“ ab und bedeutet so viel wie „Unterschrift“.
Doch wer paraphiert, macht das in der Regel nicht auf einer einzelnen Seite wie bei einer Unterschrift. Paraphierungen kommen bei Dokumenten, beispielsweise wichtigen Verträgen, zum Einsatz, die aus mehreren Seiten bestehen. Jedes einzelne Blatt wird manuell – meist unten rechts – mit den Kürzeln des Vor- und Nachnamens gekennzeichnet. Oder mit anderen Worten: paraphiert.
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Eine Paraphierung besteht in der Regel aus zwei Buchstaben. Damit es zu keinen Streitigkeiten darüber kommt, um wen es sich handelt, sollten diese klar erkennbar sein. Bei Doppelnamen (zum Beispiel Michael Schmitt-Müller) kann die Paraphierung auch aus mehreren Buchstaben bestehen.
Normalerweise paraphiert oft nur eine Vertragspartei den Vertrag. Ebenfalls möglich: Die zweite Vertragspartei setzt in Person des oder der Unterzeichnenden ebenfalls seine Kürzel auf jede Seite des Dokuments. So stellen beide Parteien sicher, dass unterzeichnete Verträge und Vereinbarungen nicht verändert oder einzelne Seiten daraus ausgetauscht werden.
Eine Paraphe ist keine Unterschrift. Der Unterschied ist wichtig – denn das Paraphieren aller Vertragsseiten ersetzt keine rechtsgültige Unterschrift. Gerade bei Dokumenten, die die Schriftform erfordern, wird eine rechtsgültige Signatur erforderlich. Einige Beispiele dafür wären in etwa
Das geltende Gesetz ist klar: Ob zusätzlich paraphiert wird, steht beiden Vertragsparteien frei. Es gibt keine Pflicht zur Paraphierung.
Die meisten Verträge und Dokumente sind so geschrieben, dass auf allen vier Seiten des Papiers etwas Platz bleibt. Für die Paraphierung wird in der Praxis – auch wenn es dazu keine offiziellen Vorgaben gibt – in der Regel in der rechten unteren Ecke jedes Blatts paraphiert.
Sie können auf zwei Wegen paraphieren:
Paraphieren Sie dabei jede Seite des Dokuments. Dazu zählen auch das Deckblatt, das Unterschriftenblatt und auch sämtliche Anhänge, sollten dieser wesentliche Bestandteil des Vertrags sein.
Es gibt keine rechtliche Verpflichtung zur Paraphierung einzelner Vertragsarten. Im Geschäftsalltag findet das Paraphieren größtenteils ausschließlich im Geschäftskundenbereich statt. So sichern Sie sich gegenüber Kund:innen oder Zulieferern gegen eine nachträgliche Veränderung von Verträgen ab.
Zudem gibt es außerhalb der Geschäftswelt einen weiteren Anlass, bei dem Paraphierungen vorgenommen werden: völkerrechtliche Verträge. Dazu zählen beispielsweise Steuerabkommen zwischen mehreren Staaten. Die Paraphierung ist in diesem Fall eine Art Vorarbeit für die anschließende Ratifizierung und das Inkrafttreten solcher Verträge.
Es ist nicht zwingend erforderlich, einen Arbeitsvertrag zu paraphieren. Falls Sie sich beispielsweise als Geschäftsführer:in absichern möchten, dass Ihr:e neue:r Mitarbeiter:in nichts am Dokument verändert, das Sie als Erste:r unterzeichnen, ergibt die Paraphierung Sinn.
Gleiches gilt umgekehrt, falls Sie als Arbeitnehmer:in zuerst unterzeichnen.
Der Grund, warum die meisten Unterzeichner:innen paraphieren, ist simpel: Sicherheit. Sie möchten sich so vor unerwünschten und nicht kommunizierten Änderungen schützen. Das Paraphieren erfolgt dabei quasi immer analog und manuell ganz im Gegenteil zum papierlosen Büro.
Dabei gibt es einen Weg, ein Dokument sicher unterzeichnen zu lassen, der deutlich einfacher ist. Flixcheck ist ein webbasiertes digitales Tool, mit dem Sie die digitale Kommunikation mit Kund:innen, Mitarbeiter:innen, Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen erleichtern. Eine der Hauptfunktionen: die digitale Unterschrift. Damit erstellen Sie unkompliziert online Unterschriften und sparen sich die Paraphierung.
Um mit Flixcheck eine Unterschrift für ein Dokument anzufordern, erstellen Sie einen „Check“. So wird eine einzelne Anfrage für die Person genannt, der Sie einen Vertrag zur Unterschrift zusenden möchten.
Nachdem Sie alle erforderlichen Dateneingaben gemacht haben, versenden Sie mit dem Check das Dokument. Ihr Gegenüber erhält nun in Echtzeit eine Benachrichtigung, dass etwas zu tun ist. Das kann per E-Mail, SMS oder Messengerdienst passieren. Ganz ohne Autofahrt und ganz ohne Barrieren.
Für die Nutzer:innen ist die sichere Unterschrift dann nur noch wenige Klicks entfernt. Ohne Download oder Einloggen kann das Dokument unterschrieben werden. So haben Sie im Handumdrehen ohne Paraphieren eine digitale rechtssichere Unterschrift eingeholt, ohne vor Ort sein zu müssen, ohne das Dokument auszudrucken und wieder einzuscannen.
Das Wörterbuch im Schrank, die analoge Signierung und das Faxgerät sind Relikte der Vergangenheit. Manuelle Prozesse belasten den Workflow, die Sicherheit und das Vertrauen in Ihr Unternehmen. Auch das persönliche Treffen zwecks Vertragsunterzeichnungen ist in Zeiten der Internationalisierung und der Nachhaltigkeitsbestrebungen nicht mehr zeitgemäß.
Seit das „digitale Büro“ den Einzug in viele Unternehmen gehalten hat, wird auch weniger paraphiert. Digitale Tools, die einen sicheren Datenaustausch erlauben, kombiniert mit einer rechtsgültigen digitalen Unterschrift, machen Paraphierungen sogar überflüssig.
Mit Flixcheck fordern Sie bei Geschäftspartner:innen auf direktem Wege wichtige Unterschriften an. Zudem können Sie weitere Funktionen wie den PDF-Editor oder den DSGVO-konformen Dateiupload nutzen. Sie haben die Wahl: Das Tool ist modular nach dem Baukastenprinzip aufgebaut. Überzeugen Sie sich selbst und toben Sie sich in der 30-tägigen Testversion mit allen Funktionalitäten aus!