Was bis vor ein paar Jahren noch undenkbar gewesen war, hält nun immer mehr Einzug in unser Leben: digitale Signaturen. Sie werden dann benötigt, wenn die geforderte Signierung für Dokumente oder Verträge auf Computern oder mobilen Endgeräten geschehen soll. Viele Anbieter:innen wechseln auf digitale Signaturverfahren, um papierlos und schnell zu agieren, doch wie genau macht man das eigentlich?
In diesem Artikel stellen wir Ihnen vor, wie Sie PDFs auf einem Mac unterzeichnen. Eine sichere Alternative hierbei ist Flixcheck – das plattformunabhängige Webtool, das moderne Kundenkommunikation neu definiert und rechtssichere, digitale Unterschriften ermöglicht, die sich an die eIDAS-Verordnung halten. Auch dafür haben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bereitgestellt.
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Digitale Signaturen sind elektronische Fußabdrücke, die in einem Dokument oder einer Datei angebracht werden, um deren Authentizität und Integrität zu bestätigen. Sie ermöglichen es, dass ein Dokument bequem digital unterschrieben werden kann, beispielsweise um einen Kreditvertrag online zu unterschreiben oder Verträge online abzuschließen.
Nicht alle digitalen Signaturen sind jedoch gleichwertig in Bezug auf ihre Rechtssicherheit. Es gibt Signaturen, die einfach sind und nur die Zustimmung des oder der Unterzeichner:in anzeigen, während andere, die strengeren Standards entsprechen, als rechtssicher gelten und eine stärkere Gewähr für die Identität des Unterzeichnenden bieten.
Um auf einem Mac Dokumente digital zu unterschreiben, insbesondere PDF-Dateien, gibt es eine einfache Methode, die jedem und jeder Mac-Nutzer:in zur Verfügung steht.
Es ist auch möglich, PDFs auf dem iPhone zu unterschreiben.
Es gibt unterschiedliche Arten digitaler Signaturen, die je nach Anwendungsfall und rechtlichen Anforderungen der eIDAS-Verordnung verwendet werden.
Die EES ist die grundlegende Form der digitalen Unterschrift. Sie bestätigt lediglich die Zustimmung des Unterzeichners, bietet aber keinen hohen Grad an Sicherheit hinsichtlich seiner Identität. Diese Form wird etwa bei Paketübergaben eingesetzt. Sie ist kein Teil der eIDAS-Verordnung.
Die FES bietet eine höhere Sicherheitsstufe als die EES. Sie ist mit spezifischen Daten des oder der Unterzeichnenden verknüpft und ermöglicht die Überprüfung der Integrität des Dokuments.
Die QES ist die sicherste Form der digitalen Unterschrift. Sie erfüllt die strengsten Anforderungen der eIDAS-Verordnung und bietet sowohl die Überprüfung der Integrität des Dokuments als auch die Gewähr der Identität des Unterzeichners.
Die zuvor beschriebenen Signaturverfahren auf dem Mac sind nicht rechtsgültig, da die eIDAS-Bestimmungen nicht eingehalten werden. Ferner verkompliziert dieser Weg ein Signaturverfahren. Die Hürden zeigen sich wie folgt:
Dieses Verfahren ist nicht benutzerfreundlich und verkompliziert die Dinge für Menschen, die bisher wenig Erfahrungen in der digitalen Welt gemacht haben und vor einer digitalen Vertragsunterzeichnung stehen.
Flixcheck hingegen bietet eine rechtssichere, DSGVO-konforme Lösung.
So geht’s:
Für Ihre Kund:innen ist dieser Prozess maximal komfortabel und intuitiv. Mit Flixcheck tragen die Kund:innen die Informationen nicht direkt in eine PDF-Datei ein, sondern erhalten die Abfragen separat auf den Bildschirm ihres digitalen Endgerätes.
Das sieht auf dem Endgerät Ihrer Kund:innen für das oben gezeigt Beispiel so aus:
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Kund:innen erhalten eine Nachricht direkt auf ihr Smartphone oder Tablet. Ohne Download oder Installation klicken sie einfach auf den Link in der Nachricht, werden durch die Anfrage geleitet und zur Signatur aufgefordert.
So geht das ausgefüllte PDF wiederum unterschrieben bei Ihnen ein:
Nachdem die Kund:innen ihre Angaben gemacht haben, finden Sie diese automatisch an der von Ihnen festgelegten Stelle innerhalb des PDF-Dokuments. Dieses empfangen Sie bequem in Ihrem Flixcheck-Portal und können es von dort aus weiterbearbeiten, downloaden und in Ihr internes System integrieren.
Das digitale Unterzeichnen von PDFs von zu Hause aus bietet zahlreiche Vorteile, darunter Geschwindigkeit, Barrierenabbau und eine fortschrittliche Art zu arbeiten. Während der Mac eine solche Funktion bietet, hat er dennoch Nachteile, insbesondere in Bezug auf die Rechtssicherheit und die Durchführbarkeit für digitale Neulinge.
Zum Glück gibt es digitale Tools wie Flixcheck, die dieses Problem lösen. Mit Flixcheck kann Ihr Unternehmen entlang gültiger EU-Verordnungen eine effiziente Kundenkommunikation durchführen, die Ihren Kund:innen Zeit und Aufwand spart!
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