In der heutigen digitalen Ära, in der neue Technologien den Geschäftsbetrieb neu definieren, gewinnt die Prozessoptimierung zunehmend an Bedeutung. Digitalisierung und Prozessautomatisierung sind zu Eckpfeilern geworden, um die Effizienz von Geschäftsabläufen zu steigern und eine robuste Unternehmensstruktur aufzubauen.
Angesichts der rasanten technologischen Entwicklungen und der zunehmenden Marktkomplexität ist die Prozessoptimierung ein zentraler Faktor für Unternehmen, um auch morgen noch wettbewerbsfähig zu bleiben. Im folgenden Artikel erklären wir Ihnen den Einfluss von Daten, sowie Ziele, Hürden und Chancen, wenn Sie Prozesse auf Basis von Daten optimieren.
Optimale Geschäftsprozesse tragen zur Resilienz Ihres Unternehmens bei und ermöglichen es, sich schnell an veränderte Marktbedingungen anzupassen. Flexible Tools zur Prozessoptimierung helfen Ihnen, eine bessere Stellung zu konkurrierenden Unternehmen einzunehmen. Mit Flixcheck, dem All-in-One-Webtool für Kundenkommunikation und digitale Assistenz, können Sie noch heute beginnen – ganz egal, ob B2C oder B2B. Testen Sie Flixcheck jetzt 30 Tage kostenlos!
Die datenbasierte Prozessoptimierung ist ein Ansatz zur Verbesserung der Geschäftsprozesse, der sich auf die Analyse und Interpretation von Daten stützt, um Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten in den Geschäftsprozessen eines Unternehmens zu identifizieren.
Sie beinhaltet das Sammeln, Verarbeiten und Analysieren von Daten aus verschiedenen Quellen, um die Prozessleistung zu messen und Bereiche für Verbesserungen aufzuzeigen. Diese Methode fördert smarte Entscheidungen und kann dazu beitragen, die Effizienz, Effektivität und Anpassungsfähigkeit Ihrer Geschäftsprozesse zu erhöhen.
Im Rahmen der datenbasierten Prozessoptimierung spielen einige Schlüsselbereiche eine besondere Rolle. An erster Stelle steht das Verständnis für Daten und Metriken. Es ist entscheidend zu wissen, welche Daten Ihr Unternehmen sammelt, wie diese analysiert und interpretiert werden und wie sie letztendlich in wertvolle Erkenntnisse umgewandelt werden können. Auch die DSGVO-konforme und sichere Aufbewahrung von Daten spielt eine erhebliche Rolle.
Die Implementierung der richtigen Technologien stellt den nächsten Schritt im Prozess der datenbasierten Optimierung dar. Ihr Unternehmen könnte dabei von der Nutzung von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen profitieren, um Prozesse zu automatisieren und zu verbessern. Ebenso kann der Einsatz von Data Analytics-Tools dabei helfen, Muster und Trends in Ihren Daten aufzudecken, um das Unternehmen und die Vertriebsprozesse zu digitalisieren.
Schließlich geht es darum, wie die Optimierung auf Basis dieser Daten tatsächlich durchgeführt wird. Ein klarer Aktionsplan ist erforderlich, der aufzeigt, wie die aus den Daten gewonnenen Erkenntnisse genutzt werden können, um Prozesse zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Wichtig: Prozessverbesserung ist ein kontinuierlicher und iterativer Prozess, nur so können Sie mit den sich stetig wandelnden Marktbedingungen Schritt halten.
Die Ziele der Prozessoptimierung können sehr unterschiedlich sein. In den meisten Fällen geht es um die Einsparung von Zeit- und Personalkosten sowie den Abbau von sich wiederholenden Arbeitsschritten.
In vielen Fällen ist die erfolgreiche digitale Transformation von Geschäftsmodellen ein übergeordnetes Ziel. Folgende Geschäftsbereiche können optimiert werden:
Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist dabei eine komplexe und herausfordernde Aufgabe, die jedes Unternehmen betrifft, das in der heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftswelt erfolgreich sein will.
Die folgende Liste stellt einige der häufigsten Hürden und Herausforderungen dar, die bei der Prozessoptimierung auftreten können.
Die datenbasierte Prozessoptimierung hält viele Chancen bereit, die Ihr Unternehmen in seinen Strukturen verbessern kann. Neben vielen weiteren Möglichkeiten stechen die Folgenden heraus.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Online-Kundenservice betreiben, bieten sich nachhaltige Möglichkeiten, Ihre Kundeninteraktionen, Serviceprozesse und internen Abläufe zu optimieren. Dies führt nicht nur zu einer besseren Kundenzufriedenheit, sondern auch zu einer effizienteren Arbeitsweise. Das gilt für analoge wie auch digitale Dienstleistungen.
Transparente Geschäftsprozesse sind eine großartige Chance für Ihr Unternehmen, gesundes Wachstum zu fördern. Mithilfe der Digitalisierung können Sie echte Prozessdaten verwenden, um den realen Prozess in all seinen Varianten zu visualisieren. Dies ermöglicht einen umfassenden Überblick über Abläufe und eröffnet Möglichkeiten für gezielte Maßnahmen, die bis zur Automatisierung von Prozessen und Prozessketten führen können.
Durch datengestützte Prozessanalysen können Sie messbare Mehrwerte schaffen. Wenn Sie Potenziale identifizieren und in konkrete Maßnahmen umsetzen, können Sie Verbesserungen gezielter entwickeln und implementieren. Außerdem können Sie spezifische Prozessschritte ausmachen, die sich für eine Automatisierung eignen. Dies kann die Durchlaufzeiten erheblich verkürzen und die Fehlerquote stark reduzieren.
Die Prozessoptimierung ist ein fortlaufender Prozess in Ihrem Unternehmen, der ständige Überprüfung und Anpassung erfordert. Es ist wichtig, in Etappen und Zwischenzielen zu denken und stets nach Verbesserungspotenzialen zu suchen. Die Kontinuität neuer Arbeitsweisen mündet häufig in einer generellen Weiterentwicklung Ihrer Unternehmensstrukturen, die den Unterschied machen.
Die Ziele der Prozessoptimierung können variieren, aber sie bieten immer die Chance, den Status quo herauszufordern und Veränderungen durch effektives Change Management umzusetzen. So könnten Sie beispielsweise den Kundendienst effizienter gestalten, die Produktionskosten senken oder die Datensicherheit erhöhen.
Der Kundendienst ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. Wenn Ihre Kund:innen nicht einfach mit Ihnen in Kontakt treten können, wirkt sich das negativ auf das Serviceerlebnis aus. Mit Flixcheck, einem All-in-One-Webtool für Kundenkommunikation, -dialog und -service machen Sie Kommunikation und Kundendienst einfach.Testen Sie Flixcheck jetzt 30 Tage kostenlos!
Eine der größten Herausforderungen bei der Prozessoptimierung ist das „Silo-Denken„. Aber selbst diese Herausforderung bietet die Chance, etablierte Strukturen, Denkweisen und Hierarchien aufzubrechen. Prozessoptimierungen sollten auf Basis von Daten durchgeführt werden und klar begründet, logisch aufgebaut und eindeutig nachvollziehbar sein.
Die Vorteile digitaler Kommunikation liegen im barrierefreien Austausch, der vieles beschleunigen kann.
Es gibt eine Vielzahl von Methoden zur Prozessoptimierung, die Sie in Ihrem Unternehmen anwenden können, darunter Lean und Six Sigma. Lean konzentriert sich auf die Eliminierung von Verschwendung in Prozessen, während Six Sigma die Variation und Unvorhersehbarkeit in Prozessen reduziert.
Die Process FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) ist eine systematische Methode zur Identifizierung und Bewertung potenzieller Ausfallmodi von Prozessen und deren Ursachen. Mit diesen Methoden haben Sie viele Möglichkeiten, Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern und Ihr Unternehmen voranzubringen. Viele weitere Methoden, wie beispielsweise generelle agile Prozesse werden heute benutzt und variieren durch verschiedene Schwerpunkte.
Die Digitalisierung bietet neue Perspektiven für die Prozessoptimierung. Unternehmen können echte Prozessdaten nutzen, um den realen Prozess mit allen Varianten zu visualisieren. Dies ermöglicht nicht nur einen vollständigen Überblick über die Abläufe, sondern auch zielgerichtete Optimierungsmaßnahmen, die bis zur Automatisierung von Prozessen und Prozessketten reichen.
Die folgende Liste zeigt sechs häufig genutzte Metriken:
Metriken, die für die Analyse von Prozessen unerlässlich sind, können mit dem Bewertungselement von Flixcheck eingeholt werden. Mit dem SaaS-Tool zur erleichterten Kundenkommunikation erstellen Sie leicht verschiedene Skalen, um beispielsweise unterschiedliche KPIs abfragen – beispielsweise den NPS. Diese Abfragen können aber auch für interne Datenanalysen, wie beispielsweise für eine Mitarbeiterbefragung, genutzt werden.
Jede Frage, die eine Antwort auf einer Skala mit beliebig vielen Antwortmöglichkeiten bedarf, kann so flexibel abgebildet werden. Dies dient der Datenschaffung, von der aus Sie Ihre Prozesse optimieren können.
Wählen Sie dafür innerhalb Ihres Flixcheck-Portals das Element „Bewertungsanfrage” aus und tippen Sie in das dafür vorgesehene Feld die Frage ein, die Kund:innen oder Mitarbeitende bewerten sollen. Legen Sie darunter Minimal- und Maximalwert fest (beispielsweise 1 für “stimme nicht zu” und 7 für “stimme voll zu”).
Versenden Sie die Anfrage als Check oder binden Sie diese gezielt zum selbstständigen Ausfüllen auf Ihrer Website oder innerhalb Ihres internen Systems ein – das ist über das Feature „Widget“ möglich.
Flixcheck bietet darüber hinaus ein großes Wissensportal, das Themen rund um die Themen Kundenservices und Digitalisierung einfach erklärt.
Im Artikel haben wir Ihnen wesentliche Informationen zur datengetriebenen Prozessoptimierung dargelegt. In einer wettbewerbsintensiven Geschäftslandschaft ist es ohne Prozessoptimierung nicht möglich, effiziente Strukturen aufzubauen, die über die Zukunft des Unternehmens entscheiden. Denn: Nur smart wirtschaftende Unternehmen bleiben nachhaltig bestehen.
Bei der Datenerhebung als auch für Automatisierungen für Kundenbelange ist Flixcheck das Tool der Wahl, um in Ihrer Geschäftsorganisation bessere und effizientere digitale Prozesse zu etablieren, die keine Wünsche mehr offenlassen. Testen Sie die Webanwendung jetzt 30 Tage lang kostenlos!