Eine Unterschrift ist ein wesentliches Element zur Bestätigung der Identität und Zustimmung zu Verträgen und Dokumenten in Ihrem Unternehmen. Doch dort stellt sich die Frage: Wann ist eine Unterschrift ungültig? Dieser Fall kann erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und Prozesse verlangsamen oder sogar zum Scheitern bringen.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Kriterien eine Unterschrift erfüllen muss, um rechtsgültig zu sein, und welche rechtlichen Grundlagen dafür gelten. Zudem beleuchten wir, in welchen Fällen Unterschriften ungültig sind und zeigen Ihnen passende Beispiele. Wir geben Ihnen zudem Tipps an die Hand, wie Sie ungültige Unterschriften in Ihrem Unternehmen mit digitalen Tools wie Flixcheck vermeiden.
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Unterschriften sind im Geschäftsalltag alternativlos und unterliegen bestimmten gesetzlichen Regelungen, um ihre Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.
Die rechtlichen Grundlagen für handschriftliche Unterschriften in der Europäischen Union sind in verschiedenen nationalen Gesetzen der Mitgliedsstaaten sowie in einigen EU-weiten Regelungen verankert.
Geregelt werden Unterschriften mit dem BGB und einem sogenannten Schriftformerfordernis:
Das gilt insbesondere für wichtige Dokumente wie:
Handschriftliche Unterschriften bleiben durch die nationalen Gesetze geregelt, während die eIDAS-Verordnung die elektronischen Signaturen (auch E-Signatur genannt) regelt. Die EU erkennt die Bedeutung der handschriftlichen Unterschrift und unterstützt deren Verwendung durch harmonisierte Standards in den Mitgliedsstaaten.
Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig? Die Antwort auf diese kurze Frage ist: nein! Dafür gibt es klare Regelungen der EU, die in der eIDAS-Verordnung definiert sind.
Die eIDAS-Verordnung führt diverse Regeln für den E-Signatur-Standard und Vertrauensdienste in der EU und definiert elektronische Signaturen als Daten, die mit anderen elektronischen Daten verknüpft sind und zum Unterschreiben verwendet werden.
Es gibt drei Arten von E-Signatur-Standards:
Diese Form der Signatur, die nicht namentlich in der eIDAS-Verordnung genannt wird, muss keine Identifizierung ermöglichen und ist einfacher zu erstellen, aber weniger beweiskräftig. Beispiele sind eingescannte Unterschriften oder Namenszüge in E-Mails sowie die Paketannahme an der Haustür.
Diese Signatur ermöglicht eine nachträgliche Identitätsprüfung des oder der Unterzeichnenden und ist eindeutig dieser Person zugeordnet. Sie bietet ein hohes Maß an Sicherheit und Beweiskraft. Typische Anwendungsfälle sind Datenschutzerklärungen, unbefristete Arbeitsverträge und Versicherungsanträge.
Die FES reicht in der Regel für die meisten geschäftlichen und rechtlichen Dokumente im täglichen Leben, da sie unkompliziert erstellt werden kann und eine ausreichende Sicherheit bietet.
Diese erfordert eine vorherige Identitätsprüfung und wird von einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt. Sie erfüllt die höchsten Sicherheitsanforderungen und ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Die QES ist notwendig für Dokumente wie befristete Arbeitsverträge und Bürgschaften.
Die FES reicht für die meisten Unterschriften im täglichen Leben, weil sie eine gute Balance zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit bietet, indem sie die Identität des oder der Unterzeichner:in verifizieren kann und rechtlich anerkannt ist, ohne den Aufwand einer QES zu benötigen.
Es gibt verschiedene Szenarien, in denen eine Unterschrift als ungültig angesehen werden kann. Aber wann genau ist eine Unterschrift ungültig?
Im Folgenden werden einige wichtige Fälle der fehlerhaften Unterschriftsleistung aufgelistet:
Eine Kennzeichnung der Unterschreibenden, die nur aus den Initialen und Buchstaben „J.D.“ besteht, erfüllt nicht die Anforderungen an eine vollständige Namensnennung. Dadurch wird sie ungültig, da sie die Identität nicht eindeutig festlegt.
Ein Namenszug, der so unleserlich ist, dass er nicht mit dem Namen in Verbindung gebracht werden kann, wird oft nicht anerkannt. Eine unleserliche Unterschrift, die keinerlei Bezug zum Namen der Person, die unterzeichnet hat, kann im Streitfall angezweifelt werden.
Eine Unterschrift, die nachweislich von einer anderen Person als dem oder der angegebenen Unterzeichnenden stammt, ist nicht nur ungültig, sondern laut Rechtsprechung auch strafbar. Die Frage nach Fälschungen können durch grafologische Gutachten festgestellt werden und haben oft weitreichende rechtliche Folgen.
Ein Dokument, das von einer minderjährigen Person ohne Zustimmung der Eltern oder einer gesetzlichen Vertretung unterzeichnet wurde, ist ungültig. Minderjährige sind in der Regel nicht geschäftsfähig, weshalb ihre Unterschriften keine rechtliche Bindung haben – auch nicht, wenn sie auf einem Handy unterschreiben.
Wenn bestimmte formale Anforderungen, wie die handschriftliche Ausführung, nicht erfüllt sind, kommt es ebenfalls zu ungültigen Signaturen. Elektronische Unterschriften, die nicht den eIDAS-Standards entsprechen, oder handschriftliche Unterschriften, die auf nicht zugelassenen Dokumenten angebracht wurden, können ungültig sein. Ein Beispiel ist etwa, ein Bild als Unterschrift unter einer Excel einzufügen.
Unterschriften, die nicht innerhalb eines vorgeschriebenen Zeitraums geleistet wurden, sind auch ungültig. Manche Verträge und Dokumente erfordern, dass die Unterschrift innerhalb eines bestimmten Zeitfensters erfolgt, andernfalls ist sie ungültig.
Eine elektronische Signatur, die nicht die Sicherheitsstandards einer fortschrittlichen oder qualifizierten elektronischen Signatur erfüllt, ist ebenfalls ungültig. Die eIDAS-Verordnung legt fest, dass nur FES und QES den gleichen rechtlichen Status wie handschriftliche Unterschriften haben.
Ungültige Unterschriften können verschiedene Formen annehmen. Hier sind einige Beispiele:
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Unterschriften sind ein zentrales Element im Geschäftsverkehr und müssen bestimmten rechtlichen Anforderungen entsprechen, um gültig zu sein. Sowohl handschriftliche als auch elektronische Signaturen bieten rechtssichere Möglichkeiten, die Identität und Zustimmung der Unterzeichnenden zu bestätigen.
Es ist wichtig, die gesetzlichen Vorgaben und die Anforderungen an die Rechtsgültigkeit zu kennen und umzusetzen. So können Sie in Ihrem Unternehmen sicherstellen, dass alle Unterschriften rechtsverbindlich sind und Ihre Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen.
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