Einfache elektronische Unterschrift, FES, qualitative eSignatur oder doch digitale Unterschrift?
Im Gegensatz zu der Unterschrift in Papierform existieren im digitalen Raum unterschiedliche Arten und Bezeichnungen bezogen auf Signaturen.
In diesem Artikel geben wir Ihnen zwar keine Rechtsberatung, Sie erhalten aber einen Überblick darüber, warum elektronisches Signieren immer wichtiger wird, welche Arten von elektronischen Unterschriften existieren und welche Anforderungen an diese bestehen.
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Die Digitalisierung bedeutet für Unternehmen eine zunehmende elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen. Das spart Geld, Zeit sowie personelle Ressourcen und setzt an der aktuellen digitalisierten Lebenswelt Ihrer Kund:innen an.
Dokumente, die bisher papiergebunden postalisch mit Kund:innen ausgetauscht wurden, können zunehmend digitalisiert und durch elektronische Dokumente ersetzt werden.
Auf dem Weg in ein papierloses Büro wird dabei auch die elektronische Signatur von Dokumenten immer wichtiger.
Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage was digitale beziehungsweise elektronische Signaturen sind.
Der Ausdruck „elektronische Signatur“ oder „eSignatur“ wird häufig synonym zu dem Begriff „digitale Unterschrift“ verwendet. Während die digitale Unterschrift vielmehr ein technisch-kryptografisches Verfahren beschreibt, fokussiert die eSignatur eher den Prozess der Unterschrift mit rechtlicher Relevanz, die für Anwendende von Bedeutung ist.
Den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen regelt die eIDAS Verordnung.
Gemäß Art. 3 [eIDAS-Vo] sind elektronische Signaturen „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.“
Das bedeutet, dass die grundlegende Funktion von eSignaturen der Authentifizierung der Unterzeichner:innen bei Willenserklärungen, wie beispielsweise Verträgen, dienen soll. Die Unterzeichnenden erklären also bei elektronischen, wie analogen Unterschriften, Ihre Zustimmung beziehungsweise Einwilligung in das unterzeichnete Dokument oder quittieren dessen Empfang.
Bei elektronischen Signaturen wird zwischen verschiedenen Arten unterschieden. Diese variieren im Hinblick auf die Sicherheitsanforderungen und die Anwendungsfreundlichkeit sowie bezogen auf das rechtliche Haftungsrisiko.
In der Regel wird zwischen den folgenden drei Arten der elektronischen Signatur unterschieden:
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist ein Synonym für alle Formen der eSignatur, die nicht den Standards für fortgeschrittene oder qualitative Unterschriften entsprechen. Die eIDEAS-Verordnung führt den Begriff „einfache elektronische Signatur“ zwar nicht auf, dennoch findet sie im allgemeinen Sprachgebrauch häufig Verwendung für elektronische Unterschriften auf der niedrigsten Ebene.
Die rechtliche Anerkennung ist, aufgrund der fehlenden gesetzlichen Formvorschrift und den nicht vorgegeben Standards zur Sicherheit, als gering zu bewerten. Aufgrund des Fehlens einer gesetzlichen Grundlage existiert grundsätzlich kein allgemeingültiger Anforderungskatalog für einfache eSignaturen.
Die Einfachheit zeigt sich jedoch auch in Puncto Nutzung und Anwendung. Das führt dazu, dass EES häufig in unkomplizierten, alltäglichen Prozessen eingesetzt werden.
In der Regel können Dokumente ohne konkreten Prozess der Identitätsprüfung oder Zustimmung unterschrieben werden. Ein Alltagsbeispiel ist etwa das Unterschreiben auf dem Terminal bei der Paketzustellung. Hier wird die Identität in der Regel nicht durch das Vorlegen eines Ausweisdokumentes überprüft.
Auch das Annehmen von veränderten Geschäftsbedingungen, mittels Anklickens, kann als einfache elektronische Unterschrift gelten. Zudem werden Auftragsangebote zum Teil über EES angenommen.
Flixcheck bietet diesen einfachen, schnellen und anwendungsfreundlichen Weg der Unterschrift für verschiedene Nutzungsbeispiele an. Die einfache eSignatur
kann dabei unkompliziert von Kund:innen, über das Unterschreiben mit ihrem Finger auf dem Display ihres Smartphones oder Tablets, vorgenommen werden.
Im Gegensatz zu den einfachen eSignaturen sind Anforderungen an fortgeschrittene elektronische Signaturen eindeutig durch die eIDAS Verordnung vorgegeben.
Konkret müssen FES laut der eIDAS Verordnung eindeutig den Unterzeichnenden zugeordnet werden können und somit eine elektronische Identifizierung ermöglichen.
Dabei handelt es sich um eine Zwei-Faktor-Identifikation. Diese wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erzeugt, die Unterzeichnende unter ihrer jeweils alleinigen Kontrolle verwenden können.
Eine FES ist mit den unterschriebenen Daten entsprechend so verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten (Manipulation) erkannt werden kann.
Aus diesen Anforderungen ergeben sich höhere Standards im Hinblick auf die Sicherheit, die Überprüfbarkeit der Identität der Unterzeichnenden sowie bezogen auf den Schutz vor Manipulation gegenüber der EES.
Die rechtliche Anerkennung wird dadurch gegenüber der EES erhöht.
Aufgrund der gesteigerten Sicherheitsstandards finden FES dort Einsatz, wo eine höhere rechtliche Relevanz der unterschriebenen Dokumente erforderlich ist.
Teilweise werden FES beispielsweise für die Unterschrift bestimmter Kaufverträge, Mietverträge oder Arbeitsverträge verwendet.
Flixcheck ermöglicht mit dem FES Feature Verträge und Vereinbarungen so zu unterschreiben, dass eine Authentifizierung der Unterzeichnenden sowie die Integrität des Dokumentes sichergestellt ist.
Die FES liefert einen hohen Beweiswert für formfreie Vorgänge. In Kooperation mit der Nepatec GmbH erfüllt Flixcheck mit der FES die Anforderungen der eIDAS Verordnung. Somit können rechtssichere Unterschriften von Ihren Kund:innen eingeholt werden.
An qualitative elektronische Signaturen (QES) werden die höchsten Anforderungen im Kontext der eSignaturen gestellt.
Die rechtliche Anerkennung ist aufgrund der gesetzlichen Formvorschrift und den vorgegebenen Standards zur Sicherheit hoch.
Für die QES existiert ein allgemeingültiger Anforderungskatalog, der aus der eIDEAS Verordnung hervorgeht. Demnach müssen QES „auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruhen und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt werden.“ Daraus ergeben sich die höchsten Sicherheitsansprüche an die Identifizierung der Unterzeichnenden.
Die QES Zertifikatsanbieter müssen nachweisen, dass ihre Rechenzentren den rechtlichen Vorgaben und Sicherheitsanforderungen entsprechen. Ein Beispiel für die Erzeugung einer QES stellet beispielsweise das VideoIdent-Verfahren dar, das auf Basis mehrerer Faktoren die Identität der Unterzeichnenden überprüft.
QES werden in der Regel bei der Signatur von digitalen Dokumenten eingesetzt, die per Gesetz die Schriftform erfordern. Das können beispielsweise bestimmte Kreditverträge, Mobilfunkverträge oder Kontoeröffnungen sein.
Aufgrund der strengen Identifizierungs- und Zertifizierungsvorschriften gelten QES für viele alltägliche geschäftliche Transaktionen als zu umständlich und zeitaufwendig. Aufgrund dessen wird jeweils vor dem Hintergrund des Abwägens von Anwendungsfreundlichkeit, Vorschriftmäßigkeit und Sicherheit beziehungsweise Rechtskräftigkeit eines der drei möglichen eSignaturverfahren ausgewählt.
Mit Flixcheck können Sie mittels der EES und der FES zwei der drei vorgestellten elektronischen Signaturverfahren nutzen, um digitale Dokumente entspannt von Ihren Kund:innen unterzeichnen zu lassen.