In der Geschäftswelt dient eine Unterschriftenregelung als Schlüssel zur effizienten Abwicklung von Prozessen. Sie ermöglicht es, Geschäftstätigkeiten zu erweitern und verleiht diesen die nötige Rechtskraft. Ein Problem tritt allerdings auf, wenn zum Beispiel nur das Management befugt ist, zu unterschreiben: So müssen Führungskräfte immer verfügbar sein, um Handlungen zu autorisieren. Zeit, das zu ändern! Wie das geht, erfahren Sie hier.
In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Aspekte einer wirksamen Unterschriftenregelung untersuchen, von der Definition über die gängigen Arten der geschäftlichen Vertretung bis hin zu den Möglichkeiten digitaler Lösungen. Wichtig: Bei uns erhalten Sie grundsätzlich keine Rechtsberatung, sondern einen ersten Einblick, der viele Fragen klären kann.
Die Digitalisierung bietet innovative Lösungen wie Flixcheck, ein Webtool, das speziell für digitale Kundenkommunikation entwickelt wurde und wesentliche Hilfestellungen im Bereich der digitalen Unterschriften bietet. Wir laden Sie ein, Flixcheck als smarte Lösung für anspruchsvolle Kundenkommunikation zu testen – 30 Tage lang kostenlos.
Eine Unterschriftenregelung ist ein System, das festlegt, wer in einem Unternehmen berechtigt ist, rechtlich bindende Dokumente zu unterzeichnen. Diese Regelung schafft eine klare Linie der Verantwortung und Autorität und hilft dabei, Betrug zu verhindern und die Integrität des Unternehmens zu wahren. Die Einrichtung einer solchen Regelung ist entscheidend, um rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren.
Die Vertretung eines Unternehmens kann auf unterschiedliche Weise geregelt sein, wobei sich im Wesentlichen zwei gängige Arten herauskristallisiert haben: die Handlungsvollmacht und die Prokura. Diese rechtlichen Instrumente definieren, wer befugt ist, das Unternehmen nach außen zu vertreten und Verträge zu schließen.
Die Handlungsvollmacht ermächtigt bestimmte Mitarbeiter:innen, im Namen des Unternehmens alltägliche Geschäfte auszuführen und ist somit für den reibungslosen Betriebsablauf unerlässlich. Sie ist in ihrer Wirkung auf den gewöhnlichen Geschäftsverkehr beschränkt und wird oft an Mitarbeiter:innen in Schlüsselpositionen erteilt.
Im Gegensatz dazu steht die Prokura, die eine umfassendere Vertretungsbefugnis darstellt. Prokurist:innen dürfen nahezu alle Arten von juristischen Handlungen ausführen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt, einschließlich der Veräußerung und Belastung von Grundstücken. Wichtig: Die Erteilung der Prokura muss ins Handelsregister eingetragen werden und ist somit für Geschäftspartner:innen transparent und nachprüfbar.
Beide Formen der Vertretung sind traditionell mit der physischen Unterschrift verbunden. Doch im Zeitalter der Digitalisierung stellen sich Unternehmen die Frage, wie diese Regelungen in einer zunehmend papierlosen Welt aufrechterhalten werden können.
Die elektronische Signatur hat sich als digitale Entsprechung zur herkömmlichen handschriftlichen Unterschrift etabliert und ist in vielen Rechtssystemen als rechtsgültig anerkannt. Sie ermöglicht es Unternehmen, Dokumente schnell und sicher elektronisch zu unterzeichnen, was die Effizienz steigert und den Papierverbrauch reduziert. Sie basiert auf eIDAS. Was genau das ist, erklären wir Ihnen im folgenden Abschnitt.
Die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) ist eine EU-Verordnung, die 2014 verabschiedet wurde und seit Juli 2016 in allen Mitgliedstaaten gilt. Sie wurde geschaffen, um ein einheitliches rechtliches Rahmenwerk für elektronische Identifikation und Vertrauensdienste innerhalb der Europäischen Union zu etablieren.
Ziel der eIDAS ist es, das Vertrauen in elektronische Transaktionen im europäischen Binnenmarkt zu stärken, indem sichergestellt wird, dass Personen und Unternehmen elektronische Dokumente und Signaturen EU-weit nutzen und anerkennen lassen können. Dadurch soll der digitale Binnenmarkt gefördert und die digitale Wirtschaft in der EU gestärkt werden.
Es gibt insgesamt zwei Unterschriftentypen, die in eIDAS genannt werden. Während dieeinfache elektronische Unterschrift (EES) nicht in der Regelung auftaucht, da sie nicht rechtsgültig ist, gibt es zwei weitere, die es sind und verschiedene Sicherheitsstufen und Absicherungsstufen vorweisen können.
Die fortgeschrittene elektronische Unterschrift (FES) ist eine der Arten der elektronischen Signatur gemäß der eIDAS-Verordnung, die für viele alltägliche Geschäftstransaktionen ausreicht. Für verbindlichere Vereinbarungen wie die Prokura kann die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich sein, die höheren Sicherheitsanforderungen genügt und eine Identitätsprüfung der unterzeichnenden Person einschließt.
Eine digitale Unterschrift, sei es eine FES oder QES, muss gewissen Standards entsprechen, um als rechtsgültig zu gelten. Diese Standards, die für die Unterschriftenregelung wichtig sind, sind in der eIDAS-Verordnung festgelegt. Sie beinhalten die DSGVO-Konformität und die Verwendung von sicheren Zertifikaten, die auf deutschen Servern gespeichert werden können. Das ist besonders für Unternehmen wichtig, die Wert auf Datensicherheit und Datenschutz legen.
Die rechtliche Anerkennung elektronischer Signaturen hat den Weg für die Digitalisierung von Unterschriftenprozessen geebnet. So können Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch ihre Geschäftsprozesse flexibler gestalten. Dabei helfen auch digitale Tools – eines davon stellen wir Ihnen im Detail vor.
Flixcheck stellt eine Lösung bereit, die das Einholen digitaler Unterschriften vereinfacht und an die Bedürfnisse moderner Unternehmen angepasst ist. Die Plattform ist DSGVO-konform und verwendet die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) gemäß der eIDAS-Verordnung, wobei alle Daten sicher auf deutschen Servern gespeichert werden.
Flixcheck ist eine fortschrittliche SaaS-Webanwendung, die sich auf die digitale Kundenkommunikation konzentriert. Entwickelt wurde sie mit dem Ziel, Unternehmen die Digitalisierung verschiedener Kundenservice- und Kommunikationsprozesse zu erleichtern. Als No-Code-Plattform ermöglicht Flixcheck seinen Nutzer:innen, ohne tiefergehende technische Kenntnisse individuelle Lösungen zu kreieren.
Die Web-App bietet eine breite Palette an Funktionen, darunter
Dank seiner Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit wird Flixcheck von einer Vielzahl von Branchen genutzt, von Telekommunikationsanbietern wie der Deutschen Telekom über Versicherungen wie die RheinLand Versicherungsgruppe bis hin zu kleinen und mittleren Unternehmen.
Flixcheck nutzt ein intuitives Baukastenprinzip, um digitale Anfragen zu generieren. Nutzer:innen können aus einer Reihe von Elementen auswählen:
Diese Checks werden dann direkt an die Kund:innen gesendet, die die Anfrage über einen Link auf ihrem mobilen Endgerät öffnen können. Die Antworten werden sicher im Flixcheck-Portal gesammelt, wodurch Unternehmen in Echtzeit auf wichtige Informationen zugreifen können. Die Plattform stellt sicher, dass alle Daten DSGVO-konform verarbeitet und auf deutschen Servern gespeichert werden, was eine hohe Datensicherheit und Vertrauenswürdigkeit gewährleistet.
Zwei Methoden stehen dafür zur Verfügung. Beide haben Ihre Berechtigung und kommen bei verschiedenen Anwendungsfällen zum Tragen. Die Unterschriften-Abfrage dient der schnellen Abfrage für rechtliche Zustimmungen. Der PDF-Editor dient einer Zustimmung für bereits vorhandene Dokumente.
Das Verfahren für digitale Unterschriften über Flixcheck ist klar und effizient gestaltet:
Diese Schritte erleichtern das schnelle und sichere Sammeln von Unterschriften, was besonders bei der Neukundengewinnung oder beim Vertragsabschluss für die Unterschriftenregelung von Vorteil ist. Flixcheck unterstützt auch das Einfügen einer Unterschrift in PDF-Dokumente, was zusätzlich die Dokumentenverwaltung vereinfacht.
Flixcheck ist dadurch flexibel einsetzbar und kann theoretisch die gesamte Kundenkommunikation übernehmen. Als All-In-One Web-App versteht sich Flixcheck nicht als reines Tool für digitale Unterschriften, hat durch seine breite Funktionalität aber die nötigen Mittel, um auch diesen Use Case perfekt abzudecken und die Kundenkommunikation ohne Kopfschmerzen durchzuführen.
Der PDF-Editor von Flixcheck ist ein leistungsstarkes Tool, das den Prozess der Einbindung digitaler Unterschriften in Dokumente vereinfacht. Nutzer:innen können PDFs hochladen und sie mit interaktiven Feldern versehen, sodass Kund:innen Dokumente direkt auf ihrem Handy oder einem anderen Gerät ausfüllen und unterschreiben können.
Die Signing GmbH, ein mittelständisches Unternehmen aus der Fertigungsbranche, verwaltete ihre Vertrags- und Unterschriftenprozesse traditionell auf Papierbasis. Die Notwendigkeit, Verträge zu drucken, zu versenden und auf die Rücksendung der unterschriebenen Dokumente zu warten, führte zu Verzögerungen und einem hohen Verwaltungsaufwand. Doch nicht nur das wurde zum Problem – die viel größere Herausforderung: eingescannte Unterschriften waren nicht mehr rechtsgültig.
Mit dem Ziel, Effizienz und Reaktionsfähigkeit zu steigern, entschied sich die Geschäftsführung für die Implementierung von Flixcheck. Durch Flixcheck kann die Signing GmbH ihre Unterschriftenregelung jetzt in Gänze digitalisieren. Der Prozess der Vertragsunterzeichnung wird erheblich beschleunigt, da Verträge nun innerhalb von Minuten erstellt, versendet und signiert werden können, besonders praktisch um digitale Unterschriften unter einen Arbeitsvertrag zu setzen.
Die digitale Lösung ermöglicht es den Vertriebs- und Verwaltungsteams, Verträge in Echtzeit zu verfolgen und beschleunigt die Entscheidungsfindung, da die Geschäftsleitung elektronische Unterschriften auch mobil erbringen kann. Zusätzlich profitiert das Unternehmen von der rechtlichen Konformität der digitalen Signaturen mit der eIDAS-Verordnung und der DSGVO.
Die Umstellung auf Flixcheck trägt auch zur Nachhaltigkeit bei, indem der Papierverbrauch reduziert wird. Die intuitive Benutzeroberfläche und die Möglichkeit, administrative Aufgaben wie das Einholen von Kundenbewertungen und die Verwaltung von SEPA-Mandaten zu digitalisieren, sind weitere Pluspunkte. Und der wichtigste Pluspunkt: Die Kund:innen erleben so einen blitzschnellen und barrierefreien Service.
Übrigens: Wenn Ihnen dieses gar nicht so weit hergeholte Beispiel gefallen hat, interessiert Sie vielleicht auch ein echter Anwendungsfall der Deutschen Telekom, die Flixcheck einsetzt.
Die Integration digitaler Unterschriften in den Geschäftsalltag ist ein entscheidender Schritt in der Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Flixcheck erleichtert diesen Übergang mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einem intuitiven Baukastensystem, welches es ermöglicht, maßgeschneiderte Anfragen für verschiedene Geschäftsvorfälle zu erstellen.
Hier sind einige praktische Anwendungsfälle, wie Flixcheck im Unternehmensalltag eingesetzt werden kann:
Große Konzerne sowie kleine und mittlere Unternehmen profitieren von der Flexibilität und Effizienz, die Flixcheck bietet. Die Möglichkeit, Checks per SMS oder E-Mail in Batches zu versenden und ohne dass Kund:innen eine App installieren oder Dokumente herunterladen müssen, macht Flixcheck zu einer zugänglichen und praktischen Lösung im digitalen Zeitalter, die skaliert.
Neben der Erleichterung des Unterschriftenprozesses selbst, bietet die Digitalisierung von Unterschriften weitreichende Vorteile für die Dokumentenverwaltung und -archivierung. Flixcheck als Tool trägt maßgeblich dazu bei, Ordnung und Zugänglichkeit in das Dokumentenmanagement zu bringen.
Digitale Unterschriften ermöglichen eine sofortige Zuordnung unterzeichneter Dokumente zu den entsprechenden Kundenakten und Geschäftsvorfällen. Dies geschieht durch die Integration von digitalen Unterschriftenplattformen mit bestehenden CRM- oder ERP-Systemen, was eine nahtlose Archivierung und einfache Wiederauffindbarkeit gewährleistet.
Die Vorteile einer solchen Optimierung sind vielfältig:
Durch die Verwendung von Flixcheck können Unternehmen somit nicht nur ihre Unterschriftenprozesse digitalisieren, sondern auch einen bedeutenden Schritt in Richtung eines papierlosen Büros machen. Dies schafft eine moderne Arbeitsumgebung, die sowohl effizient als auch nachhaltig ist.
In diesem Artikel haben wir die Bedeutung einer soliden Unterschriftenregelung für Unternehmen und die Vorteile der Digitalisierung solcher Prozesse beleuchtet. Flixcheck ist dafür eine innovative Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Unterschriften schnell und rechtsgültig digital einzuholen.
Nur innovative Lösungen wie Flixcheck können Ihrem Unternehmen dabei helfen, die Barrieren der modernen Unternehmensgestaltung zu überwinden und den bestmöglichen Nutzen bei optimaler Kundennähe zu gewährleisten. Als ein selbstverstärkender Prozess kann die Digitalisierung einen gesunden Nährboden schaffen, um das Kerngeschäft zu stärken und Ihre Zielkund:innen mehr in den Fokus zu rücken.
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