In jedem Unternehmen gibt es dutzende Verträge. Ob Vereinbarungen zu Dienstleistungen, Verträge mit Mitarbeiter:innen, Wartungsverträge und und und – die Übersicht geht schnell verloren. Damit eben das nicht passiert und Verträge zu Ihrem bestmöglichen Vorteil geschlossen und verwaltet werden, gibt es das Vertragsmanagement mit seinen Bestandteilen Vertragsverwaltung und Vertragscontrolling.
Im Vertragsmanagement und der Vertragsverwaltung legen Sie die Grundlagen dafür, dass alle Beteiligten jederzeit mit den vorhandenen Verträgen arbeiten können und nichts verloren geht. Welche Aufgaben in diesem Bereich anfallen, welche Vertragsarten es überhaupt gibt und wie digitale Tools in diesem Bereich unterstützen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
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Vertragsmanagement, auch Contract Management genannt, beschreibt die ganzheitliche Abwicklung der vertraglichen Vereinbarungen zwischen Geschäftspartner:innen. Dazu zählt neben der reinen Verwaltung von vergangenen, bestehenden und künftigen Verträgen auch die Verhandlung dieser.
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Die Vertragsverwaltung hingegen umfasst lediglich das systematische Erfassen und Ablegen von Vertragsdaten. Das Vertragscontrolling hingegen beschäftigt sich mit der Risikobewertung vorhandener Verträge. Beide Bestandteile in Kombination ergeben das Vertragsmanagement, das die Basis für die tägliche Arbeit eines Unternehmens legt.
Schließlich fallen sämtliche Verträge wie Arbeitsverträge mit Angestellten oder Dienstleistungs- und Kundenverträge ins Vertragsmanagement.
Ein Vertrag ist die schriftliche Übereinkunft zweier Parteien, der bestimmte Handlungen folgen. Im geschäftlichen Kontext bedeutet das, vereinfacht formuliert: Zwei Unternehmen oder ein Unternehmen und eine Person unterzeichnen ein Schriftstück mit beid- oder einseitiger Leistungsabsicht.
In jedem Unternehmen gibt es Verträge. Die gängigsten Vertragsarten in einem Betrieb:
Alle Vereinbarungen münden im Vertragsmanagement, das im Englischen als „Contract Lifecycle Management“ (CLM) bezeichnet wird.
Die Verwaltung von Verträgen ist also eine ganzheitliche Angelegenheit, die durch alle Facetten des Vertragsmanagements abgedeckt wird. Darunter auch die Vertragsbeziehungen, die Durchführung der Vertragsverhandlungen, mitsamt aller Fristen, Prozesse und rechtlicher Vertragsrisiken.
Vertragsmanagement ist in den meisten Unternehmen zweigeteilt in die Vertragsverwaltung und das Vertragscontrolling.
Die Vertragsverwaltung zeichnet sich aus durch…
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Das Vertragscontrolling beschäftigt sich mit der Analyse und Auswertung der in der Vertragsverwaltung organisierten Verträge. Zuständige im Vertragscontrolling sorgen dafür, dass…
Ein typischer Arbeitsprozess könnte etwa sein, dass im Vertragscontrolling ein für das Unternehmen „nutzloser“ oder risikoreicher Vertrag identifiziert wird. Die Vertragsverwaltung kümmert sich dann um die Kündigung und Verbreitung dieser Information an alle Beteiligten.
Contract Lifecycle Management (CLM) deckt den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags ab – also ab der ersten Erstellung bis hin zur Erfüllung oder Erneuerung. Durch ein CLM-System werden Verträge pragmatischer verwaltet, da Prozesse wie die Verhandlung oder Genehmigung automatisiert werden können. Im besten Falle ist so für eine beschleunigte Abwicklung gesorgt, und Sie verringern auch das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen, die in manuellen Prozessen häufiger auftreten.
Unternehmen mit einer Vielzahl von Verträgen profitieren durch CLM von einer verbesserten Transparenz und Kontrolle. Ein zentrales System ermöglicht es, Vertragsdaten übersichtlich zu organisieren und zu analysieren. Das hilft, rechtliche und finanzielle Risiken frühzeitig zu erkennen. Ferner fördert ein solches System die Zusammenarbeit zwischen den Teams, da alle Beteiligten auf die gleiche Datenbasis zugreifen können.
Die anfallenden Aufgaben in beiden Teilgebieten überschneiden sich teilweise. Neben den bereits genannten Bereichen und Aufgaben gehören unter anderem folgende Tätigkeiten zum Vertragsmanagement:
Jeder Vertrag im engeren Sinne ist lediglich gültig, wenn er von beiden Parteien unterschrieben wird. Während früher alle Dokumente analog oder im Auftrag unterschrieben wurden, sind heute digitale Unterschriften üblich.
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Es ist ebenso Aufgabe des Vertragsmanagements, die gesamte Vertragsabwicklung so wirksam wie möglich zu gestalten. Dazu gehört beispielsweise, dass alle Beteiligten Word-Dokumente digital unterschreiben oder ohne Umwege eine Unterschrift in ein PDF-Dokument einfügen können.
Risiken des analogen Vertragsmanagements liegen vor allem in der fehlenden Übersicht und Kontrolle. Wenn Verträge manuell verwaltet werden, kann es schnell zu Fehlern oder Verzögerungen kommen, etwa bei der Suche nach Dokumenten oder dem Verpassen von Fristen.
Solche Versäumnisse können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und zu finanziellen Verlusten führen. Zudem ist es schwieriger, den Überblick über den Status mehrerer Verträge zu behalten, was die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen erschwert.
Ein weiteres Risiko besteht in der mangelnden Sicherheit sensibler Daten. Verträge, die in Papierform oder dezentralen digitalen Systemen gespeichert sind, sind anfälliger für Datenverluste oder unbefugten Zugriff.
Die fehlende Möglichkeit, Verträge zentral zu speichern und zu analysieren, führt dazu, dass potenzielle Risiken oft erst zu spät erkannt werden. Ohne ein strukturiertes System besteht außerdem die Gefahr, dass Vertragsbedingungen nicht eingehalten oder Änderungen übersehen werden.
Ein digitales Vertragsmanagement-System bietet Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen. Dabei geht es nicht nur um die bloße Organisation von Verträgen, sondern bringt eine Reihe an weiteren klaren Vorteilen mit sich. Nachfolgend werden die wichtigsten Vorteile in separaten Punkten erläutert:
Mit einem digitalen System können viele Prozesse, die beim Vertragsmanagement anfallen, automatisiert werden. Dazu gehören die
Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich, beschleunigt die Vertragsabwicklung und minimiert die Fehleranfälligkeit. Unternehmen können so schneller auf vertragliche Verpflichtungen reagieren und sind besser auf eventuelle Vertragsverhandlungen vorbereitet.
Digitale Systeme bieten eine zentrale Plattform, auf der alle Verträge gespeichert und jederzeit zugänglich sind. Das verbessert die Transparenz, da alle Abteilungen auf dieselben Informationen zugreifen können. So behalten Unternehmen den Überblick über den Status von Verträgen, deren Fristen und alle relevanten Details. Dadurch werden Verzögerungen vermieden und rechtliche Risiken minimiert.
Verträge und deren Inhalte können in einem digitalen System leicht durchsucht und abgerufen werden. Das spart Zeit, besonders bei dringenden Anfragen oder Verhandlungen. Durch Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten lassen sich Verträge nach bestimmten Kriterien durchsuchen, wodurch relevante Informationen sofort zur Verfügung stehen. Das erleichtert auch die Einhaltung von Compliance-Vorgaben, da alle Vertragsdaten zentral und lückenlos gespeichert sind.
Ein digitales Vertragsmanagement-System bietet deutlich mehr Sicherheit als herkömmliche, analoge Methoden. Verträge werden in einer gesicherten, digitalen Umgebung gespeichert und sind vor unbefugtem Zugriff oder Datenverlust geschützt. Durch Berechtigungsstufen kann genau festgelegt werden, welche Nutzer:innen auf welche Informationen zugreifen dürfen. Das schützt sensible Daten und sorgt für einen transparenten Umgang mit vertraulichen Informationen.
Durch die Automatisierung von Fristen und Erinnerungen sowie die zentrale Speicherung von Vertragsdaten können Unternehmen rechtliche und finanzielle Risiken besser im Blick behalten. Verträge werden regelmäßig überprüft und auf ihre Einhaltung kontrolliert, mit dem Resultat, dass Risiken von Vertragsverletzungen deutlich reduziert werden. Zudem wird das Verpassen wichtiger Fristen verhindert, was wiederum potenzielle Strafen oder Vertragsstrafen vermeidet.
Ein digitales Vertragsmanagement-System erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen. Da alle Vertragsdaten zentral gespeichert und aktualisiert werden, können mehrere Abteilungen gleichzeitig an denselben Verträgen arbeiten, ohne dass Informationen verloren gehen oder doppelt erfasst werden müssen. Das sorgt für schlankere Kommunikationsprozesse und eine bessere Abstimmung innerhalb des Unternehmens.
Für digitales Vertragsmanagement gibt es daher eine Vielzahl von kleinen Helferlein, die vor allem im digitalen Bereich unterstützen. Kaum jemand organisiert seine Vertragsverhandlungen und die Vertragsverwaltung heute mehr analog. Digital ist Trumpf – und viele Tools helfen dabei.
Angefangen von HR-Lösungen, die alle Dokumente vom Personalbogen bis zum Arbeitsvertrag digitalisieren, bis hin zu ganzheitlicher CLM-Software, nehmen sich viele der Herausforderung „digitales Vertragsmanagement“ an.
Viele Tools decken jedoch den Bereich der elektronischen Signatur nicht ab. So müssen Verträge weiterhin analog unterschrieben und eingescannt werden – dabei wäre es doch deutlich einfacher, einen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben. Flixcheck schafft Abhilfe und trägt einen wichtigen Teil zur Prozessoptimierung bei.
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Neben dem Einholen von Kundendaten, SEPA-Lastschriftmandaten oder Bewertungen können Sie auch digitale Unterschriften abwickeln. So vereinfacht Flixcheck Ihr Vertragsmanagement und Sie sparen sich Papier, Drucker, Tinte und jede Menge Nerven bei der Vertragsunterzeichnung.
Durch das intuitive Baukastensystem lässt sich die gesamte Kundenkommunikation digitalisieren und sinnvoll einsetzen. Auf diese Weise lassen sich alle Aspekte im Vertragswesen verbessern.
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Vertragsmanagement bezeichnet sowohl die Vertragsverwaltung als auch das Vertragscontrolling. Dabei nutzen die meisten Unternehmen digitale Tools – zur Ablage und Organisation der Verträge sowie für die Abwicklung digitaler, rechtsgültiger Unterschriften.
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