In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt spielt die Optimierung von Prozessen eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihres Unternehmens. Insbesondere das Vertragsmanagement hat sich als zentrales Element für die Aufrechterhaltung effizienter Geschäftsbeziehungen und die Minimierung von Risiken herausgestellt, das es für eine Konkurrenzfähigkeit zu integrieren gilt.
Der Vertragsmanagement-Prozess ist dabei ein dynamischer Vorgang, der von der Anbahnung der Vertragsbeziehung bis zur Archivierung reicht. Nicht immer ist dieser Prozess leicht durchzuführen. Im folgenden Artikel erwartet Sie eine Definition und eine detaillierte Beschreibung eines Vertragsmanagement-Prozesses, der Ihr Unternehmen unterstützen kann.
Digitale Prozesse wie die Vertragsverwaltung sind in vielen Unternehmen hinreichend abgedeckt, doch die Nutzungserfahrungen auf das Notwendigste beschränkt. Flixcheck ist in Sachen digitales Vertragsmanagement ein echtes Allroundtalent und unterstützt alle Schritte mit intuitiven Lösungen. Das All-in-One-Webtool für perfektes Vertragsmanagement, das Zeit spart und alle Hürden auf ein Minimum begrenzt, ist Flixcheck. Jetzt 30 Tage lang kostenlos testen!
Vertragsmanagement bezeichnet die systematische Vorgehensweise beim Entwerfen, Untersuchen, Auswerten, Implementieren und Verwalten von Verträgen. Es strebt danach, sowohl die finanzielle als auch operative Effizienz zu steigern und Risiken zu reduzieren.
Es handelt sich bei Verträgen um fluide Dokumente, die von ihrer Entstehung bis zu ihrem Abschluss kontinuierlich verwaltet werden müssen, um sicherzustellen, dass sie ihren beabsichtigten Zweck erfüllen.
Die Digitalisierung von Vertragsmanagement-Prozessen bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile, einschließlich verbesserter Effizienz, Genauigkeit und Compliance. Durch Automatisierung und digitale Tools können Sie Ihre Vertragsprozesse schneller und genauer durchführen, Risiken reduzieren, Vertragsverpflichtungen besser verfolgen und sicherstellen, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und effizient arbeiten.
Das digitale Vertragsmanagement ist ein vielschichtiger Prozess, der alle Aspekte von Vertragsentwicklung bis -archivierung abdeckt. Um dies zu erreichen, wird ein systematischer Ansatz verfolgt, der alle Phasen eines Vertrags berücksichtigt, von der Entstehung bis zum Abschluss:
Wir gehen in den folgenden Kapiteln auf jeden einzelnen Punkt ausführlich ein und stellen Ihnen vor, an welchen Stellen Flixcheck als All-in-One-Webtool unterstützen kann.
Jeder Vertragsprozess beginnt mit der Identifizierung eines Bedarfs für einen Vertrag. Dies kann aus einer Vielzahl von Geschäftsbedürfnissen resultieren, wie der Bereitstellung eines Service, dem Erwerb einer Lizenz, der Einrichtung einer Partnerschaft oder dem Einstellen neuer Mitarbeiter:innen. Auf dieser Stufe ist es wichtig, die Anforderungen des Vertrags klar zu definieren.
Mit Flixcheck können Sie Anfragen mit dem Abfrage-Element digital erstellen und an die entsprechenden Kund:innen oder Mitarbeiter:innen weiterleiten, wodurch Sie Ihre Effizienz verbessern und mögliche Kommunikationsfehler minimieren können.
In dieser Phase wird der Rahmen für den Vertrag festgelegt. Es geht darum, die rechtlichen und organisatorischen Anforderungen zu bestimmen, die zur Erstellung eines wirksamen und rechtskonformen Vertrags erforderlich sind. Die für einen Vertrag notwendigen Kundendaten können Sie mit dem Kontaktanfrage-Element über Flixcheck einholen.
Flixcheck integriert je nach Auswahl, Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail, Telefon- und Mobilfunknummer. Dies stellt nicht nur Konsistenz und Effizienz bei der Vertragserstellung sicher, sondern hilft Ihnen auch, operationelle und rechtliche Risiken auf Dauer zu minimieren.
Hierbei handelt es sich um den Prozess, in dem die spezifischen Bedingungen und Konditionen des Vertrags festgelegt werden. Dies erfordert eine gründliche Kenntnis der Geschäftsziele, rechtlichen Anforderungen und potenziellen Risiken. Flixcheck ermöglicht es, die Details Ihres Vertrags zu verfolgen und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Bedingungen korrekt und im besten Interesse Ihres Unternehmens sind.
In dieser Phase wird der endgültige Vertrag erstellt, basierend auf den von Ihnen in der Vertragsbestimmung festgelegten Bedingungen. Dies erfordert in der Regel die Beteiligung mehrerer Abteilungen und Stakeholder:innen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Vertrags korrekt sind.
Hier kann der PDF-Editor von Flixcheck genutzt werden, um den Vertrag zu erstellen, zu bearbeiten und sicherzustellen, dass er den Bedürfnissen aller Parteien entspricht.
Tipp: Passen Sie auch bestehende Verträge so einfach und schnell digital und individuell an. So ist es möglich, Änderungswünsche digital zu übermitteln und im Vorfeld zu integrieren.
An dieser Stelle beginnen die Verhandlungen, um die endgültigen Bedingungen und Konditionen im Vertrag festzulegen. Dies kann ein komplexer Prozess sein, der Fähigkeiten in Kommunikation, Verhandlung und Konfliktlösung erfordert.
Hier kann das Termin-Element von Flixcheck genutzt werden, um alle Verhandlungstermine zu organisieren und sicherzustellen, dass alle Parteien über anstehende Termine informiert sind. Durch die gute Organisation können sich die Chancen auf ein für Sie perfektes Verhandlungsergebnis erhöhen.
Nachdem der Vertrag erstellt und verhandelt wurde, müssen die Vertragsbedingungen genehmigt und der Vertrag von Ihnen und Ihren Kund:innen unterzeichnet werden. Dies ist ein entscheidender Schritt, da der Vertrag erst nach Unterzeichnung rechtlich bindend wird.
Flixcheck bietet für diesen Zweck DSGVO-konforme Unterschriften, sowohl einfache elektronische Signaturen (EES) als auch fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES), an, um den Unterzeichnungsprozess zu vereinfachen und zu sichern. Eine kosten- und zeiteffektive digitale Vertragsunterzeichnung ist dadurch möglich. Das kann von Vorteil sein, wenn Kund:innen weit entfernt wohnen und beispielsweise einen Mietvertrag digital unterschreiben wollen.
Schließlich wird der Vertrag für zukünftige Referenzen und mögliche Überprüfungen verwaltet und archiviert. In diesem Schritt kann die API von Flixcheck nützlich sein, die eine Integration mit anderen Systemen im Handumdrehen ermöglicht.
So stellen Sie sicher, dass alle Verträge leicht zugänglich und sicher gespeichert sind.
In einer immer komplexer werdenden Geschäftswelt sind Verträge das Fundament für eine Vielzahl von Geschäftsbeziehungen und Transaktionen. Fehler oder Versäumnisse im Vertragsmanagement-Prozess können erhebliche finanzielle und rechtliche Risiken darstellen. Tools wie Flixcheck erleichtern die Verwaltung und Kontrolle von Verträgen und tragen dazu bei, diese Risiken zu minimieren.
Flixcheck bietet darüber hinaus eine Vielzahl an nützlichen Features, die Kundenbedürfnisse vollends befriedigen. Erleben Sie das All-in-One-Webtool Flixcheck noch heute und testen Sie es 30 Tage lang kostenlos!