Die Automatisierung von Geschäftsprozessen soll manuelle Arbeitsschritte reduzieren. Anstatt, dass sich Mitarbeitende mit den immer gleichen Fragen und Hindernissen beschäftigen, läuft ein einmal festgelegter Prozess automatisch ab. Häufig werden dabei digitale Programme als Hilfsmittel genutzt.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen für Ihr Unternehmen und wie Flixcheck Ihnen dabei helfen kann.
Grundsätzlich jeder Ablauf mit messbaren Aktionen in einer vorgeschriebenen Reihenfolge. Innerhalb dieses Ablaufs darf es Bedingungen geben, diese benötigen jedoch eine endliche Zahl von Optionen. Oder eine Schnittstelle, über die individuelle Informationen wie ein Name eingefügt werden.
Sowohl Aufgaben des Backoffices als auch von außen sichtbare Prozesse sind automatisierbar. Dazu gehören Onboarding und Abmeldung von Angestellten, Buchhaltungsprozesse, Bestellvorgänge, Produktherstellung, Antworten auf Standardfragen im Kundenservice oder die Erstellung von Statistiken. Vor allem beim letztgenannten Punkt profitieren Sie von der rechnerischen Genauigkeit von Maschinen.
Bezogen auf monotone Aufgaben wird die menschliche Arbeitskraft ersetzt. Doch dies ist das Ziel: Der Mensch soll davon entlastet werden. Er darf sich stattdessen mehr auf das konzentrieren, was ihn ausmacht: kreative Ideen und soziale Interaktion.
Gleichzeitig werden Fachkräfte benötigt, die die Technik programmieren und steuern, sich mit Feingefühl um Sonderfälle kümmern oder neue Produkte entwickeln. Der moderne Arbeitsmarkt benötigt entsprechend neue Kompetenzen und Qualifikationen. Doch aller Voraussicht nach wird es eher einen Fachkräftemangel geben statt einem Überschuss, wie die Bundeszentrale für politische Bildung schreibt.
So hilft Ihnen Business Process Automation weiter.
Werden redundante Arbeitsschritte der Technik überlassen, wird Raum für Kreativität und frische Geschäftsideen frei. Mitarbeiter haben eventuell erstmals die Gelegenheit, ein eigenes Projekt zu starten. Langeweile aufgrund von Routine kehrt hingegen nicht mehr ein.
Egal wie gut ausgebildet oder erfahren ein Mensch ist – eine (korrekt programmierte) Maschine wird immer präziser arbeiten. Vor allem bei Berechnungen oder Sortierungen hat Software die Nase vorn. Sie wird zudem nicht müde, kann also für lange Zeit ohne Pausen mit gleicher Qualität weiterarbeiten.
Neben der höheren Genauigkeit verarbeiten Computer Informationen deutlich schneller als das menschliche Gehirn. Ein Rechner ist außerdem Tag und Nacht aktiv. Er nimmt die zeitaufwändigste Arbeit ab. Ihr Team kommt dadurch schneller zu den komplexen Aufgaben und wird somit Projekte insgesamt schneller zum Abschluss bringen. Das wiederum erlaubt Ihnen als Unternehmen zu wachsen.
An dieser Stelle sind wir bereits auf das Thema eingegangen. Natürlich werden auch viele manuelle Arbeitsschritte, bei denen ein Mensch klickt und tippt, ohne Papier am Rechner ausgeführt. Oft bedeutet der vermehrte Einsatz von Software aber gleichzeitig, dass weniger gedruckte Formulare und Co. benötigt werden. Sie sparen dank Automatisierung also auch Ressourcen.
Nach einem initialen Kostenaufwand bei der Neueinführung werden Sie Geld einsparen. Denn die meisten Programme lassen sich abonnieren und die monatlichen Beiträge kosten weniger als ein Mitarbeitender, der dieselben Tasks übernimmt oder die gleiche Produktivität zeigt. Schulungen sind für Großunternehmen zudem bei Flixcheck und vielen anderen Anbietern inklusive.
Dadurch, dass z.B. mehr Verkäufe im Shop gleichzeitig stattfinden können, wenn ihre Bearbeitung automatisch abläuft, wird in derselben Zeit auch mehr Umsatz generiert. Der ROI steigt durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Wenn der Geschäftsprozess automatisiert wird, wird er in seine Einzelteile zerlegt. Dieser Arbeitsschritt ermöglicht Ihnen, Schwachstellen ausfindig zu machen und den Ablauf zu verbessern, der sich eventuell seit Jahren nicht geändert hat.
Fragen Sie: Entspricht unser Prozess noch den modernen Anforderungen und Kundenwünschen? Kommt es an der immer gleichen Stelle zu Problemen? Wird etwas doppelt ausgeführt oder fehlt ein Bindeglied? All diese Stellen fallen erst dann auf, wenn Sie einen Prozess von Grund auf neu starten.
Sie kennen womöglich die Erinnerungen, die digitale Kalender oder Projektmanagement-Software versenden, wenn ein Termin ansteht. In Ihren automatisierten Geschäftsprozessen können jederzeit solche Reminder eingebaut werden. Zum Beispiel ein Hinweis darauf, dass eine manuelle Aufgabe bis spätestens 12 Uhr mittags fällig ist.
Das Programm könnte den Task sogar automatisch an die zuständige Stelle weiterleiten. Dadurch entsteht eine Verbindlichkeit, die nur in Ausnahmefällen gestoppt wird. Erarbeiten Sie hierfür einen realistischen Rhythmus. Ihre Teammitglieder sollen dadurch unterstützt werden, nicht gehetzt.
Wenn jeder klar weiß, was seine oder ihre Aufgabe ist, gibt es weniger Diskussionen. Monotone Aufgaben, die die Stimmung drücken, entfallen. Auch durch die vermiedenen Fehler wird Streitpotenzial minimiert.
Teammitglieder haben nun mehr Möglichkeiten, ihre individuellen Stärken und Interessen auszuleben. Geben Sie ihnen neue, strategische Aufgaben: Lassen Sie sie Entscheidungen für das Unternehmen treffen oder neue Konzepte entwickeln. Erlauben Sie Ihnen Weiterbildungen in Bereichen, die noch lange nicht gleichwertig von Maschinen ausgeführt werden. Durch mehr Spaß erhöht sich wiederum die Performance.
Für die meisten gängigen Prozesse im Geschäftsalltag gibt es bereits passende Produkte. Flixcheck beispielsweise ist darauf ausgelegt, Formulare für den Kundenservice zu erstellen und zu versenden. Für andere Aufgaben gibt es ähnliche fertige Angebote.
Sind Ihre Anforderungen spezieller, wird Ihnen ein IT-Dienstleistungsunternehmen weiterhelfen, das Softwareentwicklung anbietet. Die neue Low-Code-Technologie erlaubt die Erstellung von Software auch mit geringen Programmierkenntnissen per Baukastensystem.
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