Überall heißt es, Unternehmen müssten heute digital sein und die Unternehmer dahinter müssen digital denken. Aber was bedeutet das und wie können Sie es konkret umsetzen? Damit befassen wir uns heute im Detail, damit Sie danach direkt starten können.
Der Begriff der Digitalisierung ist nicht leicht zu erfassen, da er verschiedene Aspekte beinhaltet und eine längere Geschichte hinter sich hat. Wir haben zu diesem Zweck eine einfache Erklärung für Sie zusammengestellt.
Kurzgefasst (und im Zusammenhang mit ihrem Einsatz in Unternehmen) bedeutet Digitalisierung, dass vermehrt digitale Technologie genutzt wird, um Prozesse zu optimieren und somit letztlich mehr Umsatz zu generieren. Es geht darum, die technischen Entwicklungen bestmöglich und intelligent einzusetzen. Vor allem sollen die Zusammenarbeit im Team, die Wertschöpfungskette und der Kundenkontakt verbessert werden.
Ihnen wird aufgefallen sein, dass in diesem Bereich in den letzten anderthalb Jahren zwangsweise ein großer Schritt nach vorne gemacht wurde. Vieles musste plötzlich von daheim erledigt werden, es fand eine Bewegung vom Analogen zum Digitalen statt. Diese Veränderung wird bestehen bleiben und in den kommenden Jahren weiter wachsen, vor allem in der Arbeitswelt.
Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unseren Beitrag „Digitalisierung einfach erklärt„, um einen Überblick über die Digitalisierung zu erhalten.
Nein, man muss als Unternehmen oder Organisation nicht bei jedem Trend dabei sein. Manches passt schlichtweg nicht zum eigenen Konzept oder Image. Manches ist schon morgen nicht mehr aktuell. Doch die Digitalisierung berührt nicht nur Teilbereiche, sondern unser gesamtes Leben und unsere Gesellschaft. Deshalb ist es gar nicht möglich, langfristig darauf zu verzichten.
Viele Firmen mit etablierten Abläufen neigen dazu, zu lange zu warten, bis sie eine Erneuerung bei sich einführen. Doch hier kommt es zu einem Zirkelschluss. Die Zeit, Ihr Unternehmen zu digitalisieren ist jetzt. Denn der Change-Prozess benötigt Zeit und Aufwand, und je später Sie starten, desto weiter hinken Sie hinterher. Irgendwann sind Sie nicht mehr attraktiv für neue oder sogar für die bestehenden Kunden. Diese wenden sich dann an Startups, die ihren modernen Alltag besser kennen und daran angepasst sind.
Zeigen wir einmal ein übertriebenes Beispiel: Wenn Sie heute nur die Kontaktmöglichkeit per Brief oder Telefon anbieten, mit einer Öffnungszeit von 8 bis 12 Uhr, und nur in den Gelben Seiten auffindbar sind, werden Sie keine Käufer mehr gewinnen können. Eine Website mit einem Kontaktformular, einer erreichbaren E-Mail-Adresse oder einer Möglichkeit, Sie über einen Messenger wie WhatsApp zu erreichen, werden inzwischen erwartet. Ebenso sollten die wichtigsten Informationen zu Ihrem Unternehmen schon online abrufbar sein, auch ohne Sie persönlich kontaktieren zu müssen. Das beinhaltet zum Beispiel Auskunft zu Ihrem Produktsortiment und den Preisen.
Wenn Sie jedoch bei dem Trend Digitalisierung mitmachen, können Sie ihre Unternehmensstruktur intern wie extern modernisieren. Eine solide technische Basis gibt dann außerdem Raum für Innovationen und neue Produkte, die ohne das Grundgerüst nicht umsetzbar wären.
Jedoch ist auch wichtig zu wissen, was genau Sie mit Ihrem Digitalisierungsprozess erreichen möchten. Suchen Sie dazu nach Best Practices aus Ihrer Branche und lassen Sie sich inspirieren. Spinnen Sie diese Ideen weiter. Finden Sie einen Grund und gehen Sie den Wandel nicht nur an, weil das Wort gut klingt. Wenn Sie ein klares Ziel festgelegt haben, ist dieses hinterher auch messbar. Listen Sie am besten mehrere Ziele auf und priorisieren Sie, was sofort Verbesserungen bewirken kann und was nur nice to have wäre.
Mehr über die Vor- und Nachteile der Digitalisierung erfahren Sie in unserem Beitrag!
Die folgenden Tools und Ideen zeigen, wie Digitalisierung konkret in Ihrem Business gelebt werden kann.
Präsenz im Netz, in Form einer Website oder Social-Media-Auftritten, gehört mittlerweile zu den Basics. Nicht nur für den E-Commerce, auch lokal suchen Interessenten nach Geschäften, die das anbieten, was sie gerade suchen. Sind Sie in den Suchergebnissen nicht vertreten, werden Sie also nicht gefunden. Daher lohnt es sich auch, als klassisches Handwerk oder als kleiner Laden eine moderne Webpräsenz einzurichten und diese zu pflegen. Ein veralteter oder vernachlässigter Auftritt hingegen wirkt sich schlecht auf die Wahrnehmung der Besucher aus.
Nutzen Sie Omnikanalkommunikation (= Ihr Kunde kann Sie über jeden beliebigen Kanal erreichen sowie umgekehrt, je nach Zweck der Kontaktaufnahme) oder Tools wie Flixcheck, um mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern Informationen auszutauschen. Diese Anwendungen sind unkompliziert, schnell, übersichtlich und an das Leben mit dem Smartphone angepasst. Sie ermöglichen Ihnen, über E-Mail oder Messenger wichtige Daten abzufragen oder Mitteilungen zu versenden.
Stellen Sie FAQs auf Ihrer Website zur Verfügung, damit nicht täglich die gleichen Fragen von Ihren Mitarbeitern beantwortet werden müssen. Falls diese nicht ausreichen, kann ein Helpdesk eingerichtet werden. Lassen Sie den Besucher Ihrer Seite nicht lange danach suchen, sondern zeigen Sie ihm proaktiv die Kontaktmöglichkeiten. Bearbeiten Sie diese über die schnellen digitalen Wege. Häuft sich eine neue Frage, kann sie den FAQs beigefügt werden.
Erlauben Sie digitale Unterschriften für einen leichteren Abschluss von Verträgen. Für Rechtssicherheit können Sie auch die fortgeschrittene elektronische Signatur nutzen. Die Unterlagen können digital verschickt werden ohne, dass das ganze Kleingedruckte ausgedruckt und in einem dicken Umschlag versandt werden muss. Die Unterzeichnung ist innerhalb von Sekunden möglich und der fertige Vertrag kann direkt abgespeichert und weiterverarbeitet werden.
Mit Flixcheck können Sie ganz einfach Verträge digital unterzeichnen lassen.
Tools wie Slack, Jira und Co. unterstützen die Arbeit innerhalb Ihres Teams. Es handelt sich dabei um Team-Chats und Software für erfolgreiches digitales Projektmanagement. Ihr Team greift auf gemeinsame Unterhaltungen, Daten und Infos von jedem beliebigen Ort oder Gerät zu. Diese Tools erlauben auch die Zusammenarbeit mit Kollegen im Homeoffice oder externen Freelancern.
Ersetzen Sie außerdem unnötige Dienstreisen durch Online-Meetings. Zum ersten Kennenlernen oder beim Start eines großen, bedeutungsvollen Projektes ist ein persönlicher Besuch vorzuziehen. Doch im normalen Tagesgeschäft verbrauchen Dienstreisen nur Arbeitszeit, Kosten, Energie und Emission.
Sie können Ihre Supply Chain durch Daten und Automatisierungen verbessern. Diese Art der Digitalisierung benötigt tiefgehende technische Kenntnisse, doch es lohnt sich.
Richten Sie einen Webshop ein und ermöglichen Sie einen automatisierten Kauf- und Empfehlungsprozess, inklusive Bezahlung und dem Tracking des Paketes. Holen Sie ein paar Tage nach der Lieferung automatisiert das Feedback des Kunden ein, und speichern Sie seine Vorlieben für erfolgreiches Up- und Cross-Selling. Sie können Kunden zum Beispiel in Kategorien einteilen und daran Ihr weiteres Marketing ausrichten.
Der nächste Schritt der Automatisierung von Geschäftsprozessen wäre das IoT (Internet of Things). In diesem sind bisher analoge Geräte mit dem Web verbunden und geben Daten über sich Preis. Diese Daten erlauben die Steigerung der Produktqualität sowie Energieeinsparungen. Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) können Kapital, Personal und Produktionsmittel intelligent verplant werden.
Sie haben nun die vielen digitalen Daten vorliegen. Nutzen Sie diese im nächsten Schritt proaktiv. Bieten Sie dem Kunden aktiv an, was er vielleicht noch haben möchte. Fragen Sie nach, ob mit dem bestellten Produkt alles in Ordnung ist. Bieten Sie Ihre Beratung an und halten Sie die Kunden mit News auf dem Laufenden. Halten Sie außerdem Ihre Kundendaten aktuell.
Mit Flixcheck können Sie diese routiniert mithilfe von Vorlagen abfragen. Bei alldem sollten Sie aber nicht zu penetrant-aufdringlich werden. Zudem muss immer die Möglichkeit für ein Opt-In und Opt-Out für diese Kontaktaufnahmen gegeben sein.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Kundendaten korrekt erfassen.
Die Digitalisierung kann und sollte zudem dafür genutzt werden, bisher getrennte Bereiche zusammenzuführen. Sprich: Abteilungen sollten mehr miteinander arbeiten. Verwenden Sie ein Intranet, Rundmails, Projektmanagement-Software, ein ERP und CMS, in die sich verschiedene Abteilungen einloggen können. So wird an nichts mehr doppelt oder gegenläufig gearbeitet. Führen Sie auch für den Kunden getrennte Prozesse zusammen, sodass er beispielsweise über denselben Kanal etwas bestellen, stornieren, bewerten und seine Frage stellen kann. Eine eigene App könnte all diese Funktionen anbieten.
Erfahre Sie in unserem Beitrag mehr über die Vorteile eines papierlosen Büros.
Im Folgenden zeigen wir ein paar Beispiele dafür auf, wie sich alle Branchen durch die Digitalisierung wandeln. So war es beispielsweise lange üblich, nach dem Gießkannenprinzip Werbung auf viele Personen mit ganz unterschiedlichen Adressen zu „gießen“ – in der Hoffnung, dass es bei dem ein oder anderen hängen bleibt und zum Kauf verleitet. Doch niemand wusste, was diese Menschen gerade wirklich suchen oder wollen. Dank digitaler Daten wie Suchverläufen im Netz kann Werbung zielgerichteter und letztlich kostengünstiger ausgespielt werden.
Das Ausspielen der Werbung geht online natürlich auch schneller. Anbieter wie Facebook oder Google erlauben das Erstellen und Schalten von Anzeigen in wenigen Minuten. Doch auch andere Prozesse werden durch die Digitalisierung schneller. Zum Beispiel der Support, da Ihr Unternehmen nicht mehr über Brief oder Telefon erreichbar sein muss. Auch der Prozess von der Produktidee bis zur Markteinführung ist durch fertige Onlinelösung für Marktforschung, Versand, Marketing und Co. beschleunigt.
Dadurch, dass Kunden ihre Produkte aus der ganzen Welt beziehen können, wächst die Bedeutung des Images für eine Marke. Sie muss aus der Masse des Überangebots herausstechen. Das betrifft nicht nur den digitalen Bereich, sondern auch den Handel vor Ort, denn dieser muss sich gegen die Online-Konkurrenz behaupten können.
Durch die Digitalisierung wächst außerdem die Transparenz über Unternehmen. Negative wie positive Informationen können sich viel schneller verbreiten. Hintergründe können recherchiert werden, die Wahrnehmung kann kaum zensiert werden. Deshalb sollten Unternehmen von Beginn an fair, korrekt und transparent agieren. Und genau das, nämlich Ehrlichkeit, suchen die Menschen aktuell bei einer Marke.
In allen Branchen, bei denen Anwesenheit nicht aus physischen Gründen zwingend nötig ist (zum Beispiel als Kellner in der Gastronomie), entstehen flexiblere Arbeitszeiten und Arbeitsmodelle. Familie, Freizeit und Beruf können besser vereinbart werden. Gleichzeitig werden die Zeit zum Pendeln und Abgase gespart, ebenso Platz im Büro, wenn nicht alle Mitarbeiter immer anwesend sein müssen.
Die umfassende Digitalisierung bewirkt auch, dass immer mehr Fachleute aus der IT-Branche benötigt werden. Es werden qualifizierte Teammitglieder benötigt, die die Anwendungen programmieren können und solche, die sie bedienen und sinnvoll einsetzen können. Die Berufsfelder verschieben sich dadurch im Gesamten, weg von der manuellen Fließbandarbeit, hin zur Konzeption und ständigen Verbesserung ebendieser automatischen Fließbänder.
Der Zweck der Digitalisierung ist es, Systeme so zu verändern, dass sie besser werden. Besser werden sie dann, wenn sie einen realen Nutzen für den Kunden bringen und ihn außerdem davon überzeugen, dass genau Sie der richtige Anbieter sind, der seine Bedürfnisse befriedigen wird.
Finden Sie also zunächst einmal heraus, was Ihre Kunden wirklich wollen. Dies können Sie anhand von bestehenden Statistiken machen (viele von ihnen sind online erhältlich) oder eben durch eigene digitale Maßnahmen erreichen, wie Umfragen oder das Tracking von Benutzer-/Käuferverhalten.
Wenn Sie wissen, was die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe sind, kann die Ansprache dieser Dank der Digitalisierung viel direkter stattfinden. Fragen und Probleme können innerhalb kürzester Zeit geklärt werden. Für einfache Fragen mit eindeutiger Antwort können sogar Chatbots oder noch simpler FAQs genutzt werden. Falls die Anfrage komplexer wird, sollten alle flexiblen Möglichkeiten der Kommunikation ausgenutzt werden, zum Beispiel über die Software von Flixcheck.
Sammeln Sie die Kundendaten sowie das Wissen über sie ein. Trainieren Sie Ihre Fähigkeiten mit den digitalen Tools und schulen Sie Ihre Teams. Seien Sie dadurch der Konkurrenz einen Schritt voraus und entscheiden Sie den Kaufabschluss für sich. Übrigens können auch offline Verkaufsflächen dank digital gesammelter und ausgewerteter Daten optimiert werden. Supermärkte machen es vor, wenn sie ihre Produkte strategisch platzieren.
Wenn Sie heute einen Mehrwert für den Kunden geschaffen haben, bleiben Sie nicht stehen. Das tut der digitale Wandel auch nicht. Schauen Sie lieber stets, welche Türen sich durch die neuen Prozesse noch öffnen lassen. Können durch sie zusätzliche Verkaufswege oder Produkte angeboten werden? Ein Beispiel für die Nutzung digitaler Tools für mehr Produktvielfalt ist die Personalisierung: Ein Kunde kann sich im Shop in mehreren Schritten eine eigene Variante Ihres Produktes zusammenstellen. Zum Beispiel über Mix und Match-Optionen oder dadurch, dass Farbe und Beschriftung selbst ausgewählt werden können. Die Personalisierung von Alltagsgegenständen liegt, vor allem als Geschenk, voll im Trend.
Das alles hört sich schön an. Doch ab einer gewissen Unternehmensgröße, mit bisher funktionierenden Prozessen, kann die digitale Umstellung nicht von heute auf morgen umgesetzt werden. Sie sollten den ersten Schritt dennoch wagen, auch wenn Sie der alten Technologie noch vertrauen. Denn Gutes kann immer noch verbessert werden; und irgendwann ist es eben nicht mehr gut, wenn es endgültig veraltet ist. Spätestens wenn zum Beispiel für Ihr System keine Updates oder kein Support mehr angeboten werden, ist das ein Warnzeichen zum Wechsel.
Wenn Sie die Digitalisierung in Ihrem Business meistern wollen, müssen Sie sich wirklich dahinterklemmen. Es sollten keine halben Sachen gemacht werden. Um das Risiko einer Fehlentscheidung dennoch zu minimieren, können Änderungen zunächst in einem kleinen Team durchgeführt werden. Alternativ kann eine neue Methode an einem einzelnen Projekt, aber über mehrere Abteilungen hinweg, getestet werden. So können Sie nebenbei Ihre Partner und Anbieter kennenlernen, die den Weg zur Digitalisierung ebnen. Auch wir bieten eine 30 Tage lange unverbindliche Testphase an. Andere Anbieter im Softwarebereich arbeiten ähnlich, damit Sie kein Risiko eingehen müssen.
Wenn eine Transformation umgesetzt wird, sorgen Sie für aktive Kommunikation innerhalb des Teams. Es sollte genutzt werden, dass nun alle Teammitglieder zentral auf die wichtigen Infos zugreifen können, auch wenn sie nicht in den gleichen Räumlichkeiten sitzen. Unterschiedliche, zuvor getrennt voneinander arbeitende Abteilungen wie Sales und Marketing können nun Hand in Hand gehen. Dazu müssen Sie und Ihre Belegschaft allerdings bereit sein, Daten zu speichern und auszuwerten, am besten ebenfalls mit automatisierten Prozessen, nicht manuell.
Um all dies zu ermöglichen, müssen Sie die nötigen Technologien besorgen. Je mehr Prozesse online stattfinden, desto mehr wird dafür eine entsprechend starke Internetverbindung benötigt sowie leistungsfähige Endgeräte. Für Online-Meetings brauchen Sie zum Beispiel grundsätzlich Kamera und Mikrofon als Ausstattung. Richten Sie außerdem eigene, sichere Server für alle Prozesse ein, die direkt bei Ihnen im Haus ablaufen. Software as a Service Anbieter wie wir stellen auch unsere Server zur Verfügung. Achten Sie hierbei auf einen Standort in Deutschland, um datenschutzkonform zu agieren.
Ihre IT-Infrastruktur muss sowohl schnell arbeiten können als auch langlebig sein. Investieren Sie daher in neue Geräte und Betriebssysteme sowie in Personal, das diese bedienen kann. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter oder legen Sie klar fest, dass sie bestimmte Aufgaben nicht angehen sollen. Diese werden nur von Experten durchgeführt. Behalten Sie bei all diesen Anschaffungen die Skalierbarkeit im Auge: Wenn Ihr Geschäft boomt und Sie bald doppelt so groß wären, würde die Infrastruktur den Anforderungen noch standhalten? Falls nicht, überdenken Sie die Planung. Die Leistungsfähigkeit vieler technischer Anwendungen lässt sich heute staffeln, doch darüber sollten Sie vorher informiert sein.
Bevor Sie in die Digitalisierung starten, informieren Sie sich über Ihre Optionen. Bilden Sie sich oder ein entsprechendes Teammitglied ständig weiter, denn der Wandel ist schnell. Sie können außerdem interne Schulungen für gesamte Abteilungen anbieten oder Berater von außen dazu ziehen. Es gibt zahlreiche Experten, die schon Digitalisierungsprozesse durchgeführt haben. Je sicherer der einzelne Mitarbeiter dann mit der digitalen Technik ist, desto mehr kann er selbst erledigen. So können Sie nebenher noch das Selbstvertrauen Ihrer Belegschaft stärken.
Natürlich sollten alle Ziele, die Sie sich in Ihrem Unternehmen setzen, messbar sein. Die Messbarkeit ist ein Teil der S.M.A.R.T.en Ziele. Digital sind sie sogar noch leichter messbar und vielseitig auswertbar. Anhand folgender KPIs (Key Performance Indicators) können Sie nachmessen, ob Ihre Digitalisierungsmaßnahmen wirksam waren:
Auch für klassische Handwerksbetriebe mit einer kleinen bis mittleren Mitarbeiterzahl lohnt sich die Digitalisierung. Sie müssen nicht direkt in einen sprechenden Roboter investieren, doch Sie sollten mit der erwähnten Präsenz im Internet beginnen. Services wie Google My Business helfen Ihnen, von lokalen Kunden gefunden zu werden. Sie können online außerdem nach neuen jungen Bewerbern suchen, Kontakt zu Geschäftspartnern aufbauen, über Ihre Angebote informieren und besser erreichbar sein, auch wenn man gerade keine Gelegenheit hat, vor Ort vorbeizuschauen.
Überdenken Sie, Ihre Ressourcen in einem digitalen Tool festzuhalten, das flexibler ist als eine Excel-Tabelle. Lassen Sie dieses Tool die Berechnungsarbeit für sich erledigen. Es kann Sie zum Beispiel warnen, wenn Ihnen das Material ausgeht oder ein Prozess schon viel zu lange dauert. Außerdem könnten Sie beim Kauf oder der Miete Ihrer nächsten Maschine darauf achten, ob diese auf Displays anzeigt, ob alles mit dem Betrieb in Ordnung ist. Dann können Reparaturen schon durchgeführt werden, bevor es zu Schäden kommt.
Flixcheck kann nicht alle Bereiche der Digitalisierung für Sie abdecken. Doch wir können Sie bei einer der wichtigsten Maßnahmen unterstützen: Der Verbesserung des Kundenkontaktes.
Flixcheck erlaubt Ihnen, Informationen von Kunden wie Adressdaten, elektronische Unterschriften, SEPA-Mandate oder Fotos von ihrem Ausweis so leicht wie nie zuvor einzusammeln. Es sendet Nachrichten mit genau den richtigen Anfragen ab.
Der Kunde weiß Dank der beschrifteten Felder genau, was er wo und in welchem Format eintragen soll. Sie erhalten seine Angaben als Benachrichtigung in Ihrer App. Niemand muss etwas auf seinem Endgerät installieren und Ihr Kunde muss keine weiteren Login-Daten anlegen – denn die Flixcheck-Funktion ist für ihn simpel über einen fixen Link zu erreichen.
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