Was ist ein NDA-Vertrag? Definition, Arten & Vorlage

Definition: Was ist ein NDA-Vertrag?

Ein NDA-Vertrag – die Abkürzung steht für „Non-Disclosure Agreement“, auch bekannt als Verschwiegenheitserklärung oder Geheimhaltungsvereinbarung – ist eine rechtliche Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Parteien. Im Zentrum der Erklärung steht, dass während einer Zusammenarbeit entstandene, vertrauliche Informationen nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen.

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Solche Verträge dienen in der Geschäftswelt dazu, Geschäftsgeheimnisse, aber auch Kunden- und Mitarbeiterdaten und andere sensible Informationen zu schützen. Vertragspartner:innen sind meistens das Unternehmen selbst und seine Mitarbeiter:innen, Lieferanten, Dienstleistenden und auch Kund:innen.

Wofür wird eine Verschwiegenheitserklärung eingesetzt?

Verschwiegenheitserklärungen (gelegentlich auch als Geheimhaltungsvertrag bezeichnet) kommen in den unterschiedlichsten Situationen zum Einsatz. Nicht jedes Unternehmen setzt auf NDA-Verträge. Entweder, weil sie keine schützenswerten Informationen haben – oder weil sie allen Beteiligten trauen.

Ein NDA-Vertrag wird beispielsweise in folgenden Situationen eingesetzt:

• Neue Produkte oder Dienstleistungen werden entwickelt. Die beteiligten Entwickler:innen und Dienstleistenden dürfen davon nichts nach außen zur Konkurrenz tragen.
• Externe Mitarbeiter:innen wie Berater:innen oder Freelancer:innen (etwa Werbeagenturen, Pressebüros) arbeiten an Projekten mit und erhalten Einblick in sensible Geschäftsgeheimnisse, die geschützt werden müssen.
• Im intensiven Austausch mit potenziellen Kund:innen und Lieferanten, bei denen internes Wissen freigegeben werden muss.
• In der Marktforschung, wenn Privatpersonen für ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen vor dem Launch testen.

Zudem setzen viele Betriebe grundsätzlich auf „NDAs“ in der Zusammenarbeit mit den eigenen Angestellten. Dann ist eine Verschwiegenheitserklärung Teil des Arbeitsvertrags oder als Anlage beigefügt.

Arten von NDA-Verträgen

NDA-Vertrag ist nicht gleich NDA-Vertrag – es gibt in der Praxis verschiedene Arten von Verschwiegenheitserklärungen, die je nach Situation und den beteiligten Parteien eingesetzt werden.

Einseitige NDA-Verträge

Bei einem einseitigen NDA-Vertrag verpflichtet sich eine Partei, die Informationen der anderen unterzeichnenden Partei vertraulich zu behandeln.

Beispiel: Als Unternehmer:in beauftragen Sie eine:n Dienstleister:in, ein Mailing für Sie zu versenden. Sie setzen eine NDA auf, damit er die Adressinformationen nicht nach außen weiterträgt.

Zweiseitige NDA-Verträge

Bei zweiseitigen (bilateralen) NDA-Verträgen sind es beide Parteien, die sich zu gegenseitiger Verschwiegenheit verpflichten.

Beispiel: Das ist dann der Fall, wenn zwei Unternehmen über eine Fusion verhandeln oder gemeinsam ein Produkt entwickeln.

Multilaterale NDA-Verträge

Das Wort „Multi“ verrät bereits, dass bei einem multilateralen NDA-Vertrag mehrere Seiten und Parteien beteiligt sind.

Beispiel: Vier Unternehmen arbeiten und forschen gemeinsam an einem Projekt, von dem bewusst nichts an die Öffentlichkeit dringen soll.

Bestandteile eines NDA-Vertrags

Es gibt keine gesonderte gesetzliche Norm für einen NDA-Vertrag und seine vertraulichen Informationen – jedoch klare Angaben, die jede Geheimhaltungsvereinbarung enthalten sollten. Dazu zählen:

• Vertragsparteien: Wer ist beteiligt?
• Definition der vertraulichen Informationen: Welche Informationen fallen unter die Geheimhaltungsvereinbarung? Welche nicht? Gibt es Ausnahmen?
• Verpflichtungen der beteiligten Parteien: Was müssen die beteiligten Parteien tun oder unterlassen, um die Vertraulichkeit zu wahren?
• Dauer und Gültigkeit: Wie lange gilt die Vertraulichkeitsvereinbarung und wie lange müssen die definierten Informationen vertraulich behandelt werden?
• Vertragsstrafe: Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen die Vereinbarung?

Abschließend sollten Sie einen Gerichtsstand festlegen, falls es zu Verstößen und infolgedessen zu einer Verhandlung kommen sollte. Auch das anwendbare Recht sollte in diesem Zusammenhang genannt werden.

NDA-Vertrag: Vorteile und Nachteile

Der Vorteil eines NDA-Vertrags liegt in seiner Natur: Er schützt Sie als Unternehmer:in oder Verantwortliche:r davor, dass Informationen nach außen dringen, die im Unternehmen hätten verbleiben sollen.

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Wie immer gibt es auch eine Kehrseite der Medaille. Verschwiegenheitserklärungen machen die Zusammenarbeit mehrerer Parteien nicht einfacher, da Informationen nicht oder nur aufwendig geteilt werden können. Falls ein NDA-Vertrag zudem komplex wird, weil er beispielsweise mit nicht nur zwei, sondern mehreren Parteien geschlossen wird, kann das Erstellen dauern und kostenintensiv werden.

Tipps: Darauf sollten Sie bei einem NDA-Vertrag und einer Geheimhaltungserklärung achten

Wenn Sie einen NDA-Vertrag aufsetzen müssen, gibt es einige Punkte zu beachten, damit die Verschwiegenheitserklärung für beide Seiten sinnvoll ist und es rechtlich keine Bedenken gibt:

• Verwenden Sie präzise und klare Formulierungen bei der Definition der vertraulichen Information, um Missverständnissen vorzubeugen.
• Legen Sie eine angemessene Dauer und Gültigkeit fest – übertreiben Sie es weder in die eine, noch in die andere Richtung.
• Definieren Sie abschreckende, aber angemessene Vertragsstrafen.
• Lassen Sie den Vertrag von allen Parteien paraphieren, damit es später nicht zu Ungereimtheiten kommen kann.

Grundsätzlich gilt: Wägen Sie ab, ob in einer Geschäfts- oder Mitarbeiterbeziehung ein NDA unbedingt nötig ist. Auf manche Geschäftspartner:innen wirkt es möglicherweise abschreckend, wenn Sie vor einer möglichen Zusammenarbeit ein großes Vertragswerk zur Verschwiegenheit unterzeichnen müssen.

Kann eine Verschwiegenheitserklärung digital unterschrieben werden?

Ja, Sie können eine Geheimhaltungsvereinbarung digital unterschreiben. In Deutschland ist die digitale Unterschrift rechtlich anerkannt und zulässig – das Signaturgesetz respektive die EU-Verordnung eIDAS regeln die Vorschriften rund um digitale Signaturen.

Zeit- und Kostenersparnis

Durch die Digitalisierung der Unterschrift können Sie Zeit, Ressourcen und Kosten sparen. Schließlich müssen Sie einen NDA-Vertrag nicht mehr physisch ausdrucken, unterschreiben, versenden, zurückfordern und so weiter.

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Eine smarte und digitale Vertragsverwaltung kann Ihnen dabei helfen, alle NDA-Verträge übersichtlich und sicher aufzubewahren. Mit den passenden Tools ist das möglich – beispielsweise mit Flixcheck. Mit dem cloudbasierten Tool lassen sich digitale Unterschriften umsetzen und das Vertragsmanagement digitalisieren.

Smarte Tools wie Flixcheck nutzen

Flixcheck unterstützt Sie bei allen Schritten des Vertragsmanagements. Dazu zählen unter anderem:

Einholen von Vertragsdaten für die Vertragserstellung

Die für einen Vertrag notwendigen Kontaktdaten können Sie mit dem Kontaktanfrage-Element des Tools einholen. Das integriert je nach Auswahl Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail, Telefon- und Mobilfunknummer & Co. in einem interaktiven Formular, das Sie Ihren Geschäftspartner:innen in Echtzeit per SMS oder E-Mail zusenden können.

Vertragsbestimmung

Das Vertragswerk können Sie mit dem Datei-Element von Flixcheck zuvor zur Verfügung stellen. So ist es möglich, Änderungswünsche digital zu übermitteln und im Vorfeld zu integrieren.

Vertragserstellung

Mit dem PDF-Editor von Flixcheck erstellen Sie interaktive und ausfüllbare PDFs und fügen im Handumdrehen Unterschriften ein. So lassen sich auch bestehende Verträge binnen weniger Minuten individuell anpassen.

Vertragsverhandlung

Um Verträge noch einmal mündlich zu besprechen, können Sie allen Beteiligten über das Termin-Element einen Besprechungstermin zukommen lassen und diesen bei Bedarf direkt in deren Kalender eintragen.

Flixcheck erleichtert nicht nur Ihre Vertragsverwaltung, sondern die gesamte Kommunikation mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen – bei NDA-Verträgen, aber auch in vielen anderen Anwendungsbereichen. Testen Sie die SaaS-Anwendung 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich!

Vorlage: So sieht ein NDA-Vertrag aus

Nachfolgend finden Sie ein Muster einer Geheimhaltungserklärung sowie eine Anleitung, wie Sie mit FlixAi – der KI von Flixcheck – schnell und unkompliziert eine Vorlage erstellen können.

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Bausteine im Muster-Vertrag für eine NDA

Hier finden Sie ein Beispiel, wie ein NDA-Vertrag aufgebaut sein kann. Dieses Muster bietet Ihnen eine Orientierung und kann nach Bedarf auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.

Enthaltene Bausteine im NDA-Mustervertrag:

• Parteien: Name und Anschrift beider Parteien, Kunden- und Unternehmensinformationen
• Definition vertraulicher Informationen: Festlegung, welche vertraulichen Informationen unter die Geheimhaltungsvereinbarung fallen
• Verwendungszweck: Klarstellung, wie die Informationen genutzt werden dürfen und Gegenstand der Vereinbarung
• Vertraulichkeitsdauer: Angabe, wie lange die Geheimhaltungspflicht besteht
• Konsequenzen bei Verstößen: Auflistung der rechtlichen Schritte bei einer Verletzung der Verschwiegenheitserklärung

Vertraulichkeitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement – NDA)

Zwischen

[Unternehmen/Name der Partei A]
Anschrift: [Adresse]
Vertreten durch: [Name, Position]

und

[Unternehmen/Name der Partei B]
Anschrift: [Adresse]
Vertreten durch: [Name, Position]

§1 Zweck der Vereinbarung
Diese Vereinbarung dient dem Schutz vertraulicher Informationen, die im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen den Parteien ausgetauscht werden. Ziel ist es, die Vertraulichkeit dieser Informationen zu wahren und eine unbefugte Weitergabe zu verhindern.

§2 Definition vertraulicher Informationen
Vertrauliche Informationen umfassen alle technischen, finanziellen, geschäftlichen und sonstigen Informationen, die eine Partei der anderen im Rahmen der Geschäftsbeziehung übermittelt. Dazu zählen, ohne Einschränkung, Daten, Geschäftspläne, Kundenlisten und technische Dokumentationen, die als vertraulich gekennzeichnet oder aufgrund ihrer Natur als vertraulich erkennbar sind.

§3 Verwendungszweck
Die vertraulichen Informationen dürfen ausschließlich zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Zusammenarbeit genutzt werden. Eine anderweitige Verwendung, Vervielfältigung oder Weitergabe an Dritte ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung der offenlegenden Partei untersagt.

§4 Geheimhaltungsdauer
Die Geheimhaltungspflicht beginnt mit der Unterzeichnung dieser Vereinbarung und gilt für die Dauer der Zusammenarbeit sowie für einen Zeitraum von [Zeitraum, z. B. 3 Jahre] nach Beendigung der Geschäftsbeziehung.

§5 Ausnahmen von der Geheimhaltungspflicht
Die Verpflichtungen aus dieser Vereinbarung gelten nicht für Informationen, die:

1. Zum Zeitpunkt der Offenlegung bereits öffentlich bekannt waren;
2. Nach der Offenlegung ohne Verschulden der empfangenden Partei öffentlich bekannt werden;
3. Der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren, bevor diese sie von der offenlegenden Partei erhielt;
4. Von der empfangenden Partei ohne Rückgriff auf vertrauliche Informationen der offenlegenden Partei selbstständig entwickelt wurden.

§6 Folgen bei Verstößen
Im Falle eines Verstoßes gegen die Bestimmungen dieser Vereinbarung haftet die verletzende Partei gegenüber der anderen Partei für alle daraus entstehenden Schäden. Die offenlegende Partei behält sich das Recht vor, Schadensersatz und weitere rechtliche Schritte einzuleiten.

§7 Schlussbestimmungen

1. Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform.
2. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine Regelung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommt.

Ort, Datum

Unterschrift Partei A: __________________________
Unterschrift Partei B: __________________________

Wichtig: Dieses Muster stellt eine einfache Vorlage dar und sollte rechtlich geprüft und gegebenenfalls angepasst werden, um den Schutz vertraulicher Daten sicherzustellen. Flixcheck stellt keine Rechtsberatung und keinen vollständigen Geheimhaltungsvertrag bereit. Dieses Muster einer Geheimhaltungsvereinbarung mit vertraulichen Informationen dient nur der Einführung.

Mit FlixAi eine NDA-Vorlage erstellen

FlixAi ist ein praktisches KI-Tool, das Ihnen das Erstellen von Verträgen wie einem NDA schnell und zielführend ermöglicht. Sie können die gewünschten Inhalte direkt bei FlixAi anfordern, darunter die wichtigen Punkte wie Parteien, vertrauliche Informationen und Vertraulichkeitsdauer. FlixAi generiert dann einen Muster-Vertrag, der die Grundlagen abdeckt.

Tipp: Im Video erfahren Sie, wie FlixAi funktioniert!

Mit FlixAi können Sie auch ein Unterschriftenfeld einfügen lassen, das Ihren Kund:innen die rechtssichere digitale Unterschrift ermöglicht. So lässt sich die Vertraulichkeit zwischen den Parteien unkompliziert und professionell absichern.

Fazit: NDA-Verträge schützen Ihr Unternehmen

Verschwiegenheitsvereinbarungen sind ein im Geschäftsalltag wichtiges Instrument, um vertrauliche Informationen zu wahren. Ob Mitarbeiter:innen, Dienstleistende oder Projektpartner:innen: Sie können sich in verschiedenen Situationen schützen und rechtlich absichern.

Eine Verschwiegenheitserklärung an sich ist bereits aufwendig genug – halten Sie sich also nicht länger mit dem Vertragsmanagement und einer analogen Signatur auf.

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