Im Zuge der Digitalisierung werden analoge Dokumente immer seltener. Verträge, Dokumente, Vereinbarungen und weitere Schriftstücke werden zwischen Geschäftspartner:innen meist digital per E-Mail oder Cloud ausgetauscht. Ausdrucken, unterschreiben und per Post versenden war gestern.
In vielen Fällen werden Verträge & Co. per Microsoft Word erstellt. Zur Personalisierung oder auch aus formellen Gründen wird eine Unterschrift benötigt – doch wie wird ein Word-Dokument eigentlich digital unterschrieben? Wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten es gibt und wie Sie mit Flixcheck rechtssichere, digitale Unterschriften mit wenigen Klicks einfügen und anfordern.
Mit dem All-in-One-Webtool von Flixcheck unterschreiben Sie im Handumdrehen Ihre Dokumente und fordern rechtsgültige Unterschriften von Kund:innen unkompliziert an. Probieren Sie es aus und testen Sie Flixcheck 30 Tage kostenlos!
Wenn Sie Ihren Geschäftspartner:innen und Kund:innen ein Dokument zur Unterschrift vorlegen, sollten Sie erkenntlich machen, wo diese unterschreiben sollen. Das funktioniert mit der Signaturzeile in Word:
Die Signaturzeile mit dem markanten „X“ wird jetzt an die Stelle im Dokument eingefügt, an dem sich Ihr Cursor befand.
Wichtig: Je nach Word-Version kann die Funktion woanders platziert und möglicherweise nicht über den dargestellten Weg zugänglich sein. Die für unser Beispiel verwendeten Word-Versionen sind zum einen ein privates, zum anderen ein Office 365-Abonnement for Enterprise.
Es gibt nun zwei Wege, wie Sie Ihre Unterschrift in das Word-Dokument einfügen können. Entweder bereiten Sie die Unterschrift analog vor und scannen Sie ein oder Sie erstellen aus dem Word- ein PDF-Dokument, das Sie anschließend unterschreiben (lassen).
Wir erklären Ihnen beide Möglichkeiten. Egal, für welche Sie sich entscheiden: Mit dem digitalen Unterschreiben von Verträgen und anderen Dokumenten sparen Sie dank Prozessoptimierung wertvolle Zeit – und Ihre Kund:innen werden es Ihnen ebenfalls danken, wenn Sie keine ausgedruckten Papierberge von Ihnen erhalten.
Nehmen Sie sich ein weißes Blatt Papier sowie einen Stift zur Hand und unterschreiben Sie auf dem Papier. Achten Sie darauf, dass Sie rundherum ausreichend Platz lassen. So vermeiden Sie, dass beim anschließenden Einscannen etwas nicht korrekt erkannt wird.
Danach scannen Sie dieses Blatt Papier mit einem externen Scanner, einem Smartphone oder Tablet (per Scan-App) ein. Öffnen Sie nun Microsoft Word und folgen Sie diesen Schritten:
Tipp: Wenn Sie die Grafik zugeschnitten haben, können Sie sie erneut direkt aus Microsoft Word speichern. So können Sie beim nächsten Mal direkt die passende Größe verwenden.
Wichtig: In der Praxis ist es nicht empfehlenswert, ein Word-Dokument zu unterschreiben oder mit diesem Dateiformat eine digitale Unterschrift anzufordern. Solch ein „offenes Dokument“ kann jede:r beliebig verändern – sicherer ist ein PDF-Dokument.
Die EU-Verordnung eIDAS definiert, nach welchen Kriterien ein Dokument als rechtsgültig digital unterschrieben gilt. Ein Word-Dokument kann das nicht sein, da es veränderbar ist – daher sollten Sie stets ein PDF-Dokument von Ihren Kund:innen unterschreiben lassen.
Weiterlesen: Sie interessieren sich näher für rechtliche Vorgaben? Lesen Sie unseren Beitrag zu den rechtlichen Grundlagen der digitalen Unterschrift.
Entweder Sie speichern also Ihr Word- als PDF-Dokument und lassen es so signieren. Oder, noch einfacher: Sie nutzen den PDF-Editor von Flixcheck. Darüber erstellen Sie ausfüllbare PDFs bequem am Desktop und versenden sie an Kolleg:innen, Kund:innen oder nutzen sie selbst.
Mit dem Webtool – es ist keine Software-Installation notwendig – konvertieren Sie in Sekundenschnelle Word- in PDF-Dokumente, lassen Sie von Ihren Kund:innen unterschreiben oder platzieren selbst Ihre Unterschrift.
Flixcheck funktioniert nach einem einfachen Prinzip. Wenn Sie von einem oder einer Kund:in eine digitale Unterschrift benötigen, erstellen Sie einen „Check“. Diese Anfrage wird nun in Echtzeit per SMS, E-Mail oder Messengerdienst übermittelt.
Ohne ein Programm herunterzuladen oder einen Scanner suchen zu müssen, kann Ihr:e Geschäftspartner:in oder Kund:in jetzt beispielsweise ein PDF-Dokument unterschreiben. Einfach und unkompliziert.
Sie wollen wissen, wie das genau funktioniert? In unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit dem PDF-Editor eine Unterschrift in ein PDF-Dokument einfügen
Das ist längst nicht alles, was Sie mit Flixcheck machen können. Mit dem All-in-One-Webtool digitalisieren Sie Ihre komplette Kundenkommunikation.
Es gibt nicht nur die Möglichkeit, ein Word-Dokument unterschreiben zu lassen – ganz im Gegenteil. Wofür andere Unternehmen Low-Code-Plattformen zum Aufsetzen eigener Software nutzen, brauchen Sie lediglich ein einziges Tool.
Ob SEPA-Mandat, Bilderaustausch oder individuelle Formulare: Das Tool sorgt dafür, dass Sie nicht mehr tage- und wochenlang auf Rückmeldungen Ihrer Kund:innen per Post oder E-Mail warten müssen. Check erstellen, versenden, abwarten – Kundenkommunikation war nie einfacher.
Nutzen Sie Flixcheck noch nicht und es brennen Ihnen zahlreiche Fragen rund um das Unterschreiben von Word-Dokumenten unter den Fingernägeln? Wir haben die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengefasst.
Navigieren Sie in der Registerkarte „Einfügen“ zur Gruppe „Text“. Dort finden Sie die Funktion „Signaturzeile“. Tragen Sie alle notwendigen Informationen ein, wählen Sie aus, ob das Datum angezeigt werden soll oder nicht und fügen Sie die Signatur anschließend dem Dokument hinzu.
Am einfachsten geht die digitale Unterschrift mit Online-Tools wie Flixcheck – vor allem, wenn Sie regelmäßig Dokumente von Ihren Kund:innen und Kolleg:innen unterschreiben lassen. Weitere Möglichkeiten sind die Verwendung von spezieller Software oder Online-Tools. Auch Programme wie der Acrobat Reader machen das Unterschreiben eines Dokuments am PC möglich.
Mit Flixcheck fordern Sie einfach und schnell eine digitale Unterschrift an. Ihr Gegenüber wird in Echtzeit per SMS, E-Mail oder Messenger benachrichtigt und unterschreibt in wenigen Klicks. Schneller geht es mit keiner anderen Lösung.
Kaum jemand druckt heute noch seine oder ihre Dokumente aus, unterschreibt sie und versendet sie per Post. Viel zu umständlich – es geht schließlich auch deutlich leichter. Gerade in der Kommunikation mit Ihren Kund:innen sind schnelle Nachrichten und die zügige Bereitstellung von Dokumenten zur Unterschrift Gold wert.
Um Word-Dokumente unterschreiben zu lassen, gibt es einige Möglichkeiten. Die meisten davon sind jedoch umständlich und dauern viel zu lange.
Mit Flixcheck geht das deutlich schneller. Wenige Klicks sind nötig, um Ihren Kund:innen ein zum PDF umgewandeltes Word-Dokument zur Unterschrift zukommen zu lassen.
Außerdem erhalten Sie mit dem Webtool einen modularen Baukasten und können neben Dokumenten auch SEPA-Lastschriftmandate, Bilder und Weiteres in Echtzeit anfordern. So wird Kundenkommunikation einfacher, schneller und effizienter.