Digitale Signaturen gewinnen im Alltag zunehmend an Relevanz. Immer mehr Lebens- und Geschäftsbereiche sowie Vorgänge werden digitalisiert – entsprechend werden auch die Einsatzgebiete von elektronischen Signaturen im Geschäftsleben größer.
Wie Unternehmen und Konsument:innen digitale Signaturen nutzen können und was es rund um das Thema zu beachten gibt, erfahren Sie hier.
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Die digitale Unterschrift ist eine Methode, um Dokumente zu unterschreiben. Digitale Signaturen sind heute dazu geeignet, analoge Unterschriften – also solche auf Papier – in vielen Lebens- und Geschäftsbereichen zu ersetzen. Die digitale Signatur ist dabei nicht mit einer einfachen E-Mail-Signatur zu verwechseln.
Als E-Mail-Signatur wird ein einfacher Textabschnitt am Ende einer E-Mail bezeichnet. Er dient dazu, die Unterzeichnerin oder den Unterzeichner von E-Mails genauer zu benennen. Häufig finden sich in der Signatur auch Inhalte zur Position der unterzeichnenden Person innherhalb eines Unternehmens. Anders als eine digitale Signatur ist die E-Mail-Signatur allerdings nicht dazu geeignet, die Authentizität von Nachrichten oder eines Dokuments zu belegen.
Digitale Signaturen hingegen sind komplexer und können die Integrität von Inhalten dank komplexer Signaturschlüssel mit Rechtswirkung belegen. Dank moderner Technik ist die digitale Signatur einer solchen auf Papier quasi gleichgestellt.
Insgesamt gibt es drei verschiedene Methoden, um Dokumente digital zu signieren:
Die verschiedenen Unterschriftstypen unterscheiden sich hinsichtlich ihres Erstellungsaufwands und ihrer Sicherheit.
In vielen alltäglichen Bereichen reicht die einfache elektronische Signatur in Textform jedoch für Ihr digitales Büro aus, damit die digitale Unterschrift rechtsgültig ist.
Die sichersten Formen folgen den Prinzipien der Kryptographie. Diese digitalen Signaturen nutzen eine spezielle Technologie zur Verschlüsselung und zur Authentifizierung der unterzeichnenden Personen. Unter Zuhilfenahme eines Signaturschlüssels, Hash Wert und festgelegten Vorgaben bei der Übertragung erfüllen sie alle Voraussetzungen und Sicherheitsstandards , um etwa für Käufverträge eingesetzt zu werden.
Genau wie handgeschriebene Unterschriften auf Papier sind auch digitale Signaturen einzigartig und lassen sich von Empfängerin oder Empfänger Benutzer:innen eindeutig zuordnen. Um das zu ermöglichen, verwenden Anbieter von Online Unterschriften wie Flixcheck spezielle Protokolle. Das garantiert ein Höchstmaß an Sicherheit, garantiert die Gültigkeit von Verträgen und macht digitale Signaturen so eindeutig wie einen Fingerabdrücke oder eine Art Siegel.
Wie das Ganze funktioniert, zeigen wir hier im Überblick:
Für zusätzliche Sicherheit wird die Signatur außerdem mit einem sogenannten Zeitstempel versehen. Dieses Instrument sorgt dafür, dass das unterzeichnete Dokument ungültig wird, falls es nach der Unterzeichnung noch einmal verändert wird.
Die Begriffe „digitale Signatur“ und „elektronische Signatur“ werden oft synonym verwendet– haben aber in Wirklichkeit nicht die gleiche Bedeutung: Während der Begriff der digitalen Signatur, wie auch der digitalen Unterschrift, eher technisch-kryptografische Verfahren meint, fokussiert sich der Begriff der elektronischen Signatur auf den Prozess des Unterschreibens mit rechtlicher Relevanz etwa im Rahmen digitaler Kundenkommunikation.
Außerdem ist der rechtliche Rahmen für elektronische Signaturen, die beispielsweise als Unterschrift in ein PDF eingefügt werden können, in der eIDAS Verordnung geregelt. Den häufig genutzten Begriff der digitalen Signatur kennt die eIDAS Verordnung hingegen nicht.
Zur weiteren Erklärung: Im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnen die Begriffe digitale Signatur, digitale Unterschrift, elektronische Signatur und eSignatur aber in der Regel das Gleiche. Wir verwenden die Begriffe nach diesem Schema ebenfalls synonym.
eSignaturen werden in vielen Branchen und Lebensbereichen zum Unterzeichnen von Dokumenten verwendet. Das erleichtert verschiedene Arbeitsabläufe. Darüber hinaus haben eSignaturen, wie sie beispielsweise mithilfe von Flixcheck erstellt werden können, aber auch viele Vorteile gegenüber der klassischen Unterschrift auf Papier:
Mit Hilfe der digitalen Signaturen lassen sich viele geschäftliche Vorgänge zeitsparender und effizienter erledigen. Umständliches Ausdrucken von Dokumenten sowie ihr Versand per Post werden überflüssig. Stattdessen lassen sich Angebote, Verträge und viele andere Dokumente sogar unterwegs unterzeichnen und in Sekundenschnelle versenden.
Sie möchten digitale Signaturen im Geschäftsalltag verwenden? Was erst einmal kompliziert klingt, gelingt mit Flixcheck ganz leicht. Das All-in-One-Tool für Ihre Kundenkommunikation ermöglicht es Ihnen, digitale Unterschriften bequem und ohne Aufwand von Ihren Kund:innen einzuholen.
Sie haben dabei die Möglichkeit, mit Flixcheck sowohl einfache elektronische Signatur (EES) sowie die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) zu nutzen.
Beachten Sie dabei allerdings: Um digitale Signaturen sicher und rechtsgültig verwenden zu können, ist es wichtig, das richtige Dateiformat zu wählen. Digital unterzeichnete Word-Dokument beispielsweise sind nachträglich veränderbar und daher nicht rechtsgültig. Setzen Sie darum auf unveränderbare Dateien wie zum Beispiel ein PDF-Dokument. Auch das gelingt mit Flixcheck ganz leicht.
Dank des PDF-Editors von Flixcheck können Sie sichere unveränderbare Dokumente ganz leicht erstellen und von Ihren Kund:innen unterzeichnen lassen. Das beliebte Feature erlaubt es nämlich, sichere digitale Unterschriften in Sekundenschnelle an einer beliebigen Stelle innerhalb eines vorhandenen PDF-Dokuments einzusetzen.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, etwa in Word erstellte Dokumente schnell und einfach in PDF-Dokumente umzuwandeln oder ausfüllbare PDFs direkt mithilfe des Editors zu erstellen.
Diese nützlichen Flixcheck-Features helfen Ihnen dabei, Zeit einzusparen und viele Geschäftsprozessen zu automatisieren – und natürlich dabei, digitale Signaturen unkompliziert im Alltag zu verwenden.
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Digitale Signaturen sind heute längst im Alltag angekommen und werden in vielen alltäglichen und Geschäftsbereichen bereits verwendet. Dennoch gibt es aber einige Fragen rund um eSignaturen, die immer wieder aufkommen. Die Antworten zu den häufigsten Fragen rund um digitale Signaturen finden Sie hier.
Digitale Signaturen sind Teil kryptografischenr Übertragungsprotokolle. Fortgeschrittene Methoden lassen die Identität des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin zweifelsfrei erkennen. In vielen Bereiche sind sie handschriftlichen Unterschriften gleichgestellt und geten als fälschungs- und manipulationssicher.
Prinzipiell dürfen die an einem Vertrag beteiligten Personen selbst entscheiden, ob und wie sie Vertragsunterlagen unterschreiben möchten. Die meisten Verträge sind nämlich an keine bestimmte Form gebunden. Lediglich in Ausnahmefällen gibt es gesetzliche Formvorschriften.
Die Vertragspartner:innen können sich daher eigenständig darauf einigen, welche Form der digitalen Unterschrift mit welcher Sicherheitsstufe sie verwenden möchten. Lediglich in einigen gesetzlich definierten Ausnahmefällen (beispielsweise beim Unterzeichnen von Vollmachten) kann eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich sein.
Es sollte dennoch bedacht werden, dass unterschiedliche Formen der digitalen Unterschrift verschiedene Standards in Bezug auf Sicherheit und Rechtskräftigkeit erfüllen können.
Bestimmte digitale Signaturen werden mithilfe spezialisierter und qualifizierten Zertifikatsanbieter erstellt. Im Detail erfolgt die Erzeugung einer digitalen Signatur so:
Um eine solche digitale Signatur erstellen zu können, wird die zu unterzeichnende Nachricht in einem ersten Schritt in einen eindeutigen und nicht umkehrbaren Hashwert umgewandelt. Der Hashwert wird dann durch die unterzeichnende Person mithilfe eines privaten, vom Zertifikatsanbieter zugeordneten Schlüssel verschlüsselt. Die so erhaltene Signatur wird in Form einer Zeichenfolge zu der Nachricht hinzugefügt.
Empfänger:innen der Nachricht (hier: des unterzeichneten Dokuments) können die Signatur mithilfe eines öffentlichen Schlüssels, den die unterzeichnende Person ebenfalls vom Zertifikatsanbieter erhalten hat, entschlüsseln. Anschließend kann der erhaltene Hashwert mit dem selbst berechneten Hashwert aus der Nachricht verglichen werden.
Geschäftsprozesse können zeitraubend und aufwändig sein – digitale Signaturen helfen Ihnen dabei, diese Prozesse zu entzerren und sie effektiver zu gestalten. Das erleichtert Ihnen aber auch Ihren Kund:innen den Alltag.
Setzen Sie auf digitale Signaturen, müssen Verträge nicht mehr ausgedruckt oder eingescannt werden. Das erspart allen Beteiligten erheblichen Zeitaufwand. Schließlich können digitale Unterschriften ganz einfach von Ihnen oder Ihren Kund:innen in PDF-Dokumente und andere gängige Dateiformate eingesetzt werden.
Lesenswert: Besitzt die eingescannte Unterschrift Rechtsgültigkeit?
Bei einem digitalen Zertifikat handelt es sich um einen elektronischen Echtheitsnachweis – sozusagen um einen digitalen Personalausweis. Das digitale Zertifikat prüft und bestätigt mithilfe mathematischer Verschlüsselungsverfahren Identitäten von Personen oder Objekten.
Digitale Zertifikate sind so dazu geeignet, zu bestätigen, dass digital unterzeichnete Unterlagen tatsächlich von der gewünschten Person unterschrieben worden sind. Sie helfen dabei, viele alltägliche Geschäftsprozesse zu digitalisieren und papierlos zu arbeiten.
Unter dem Begriff der Public-Key-Infrastruktur (kurz PKI) ist in der Kryptologie ein System zu verstehen, das dazu in der Lage ist, digitale Zertifikate auszustellen, sie zu verteilen und zu prüfen. Die durch die PKI ausgestellten Zertifikate können dazu verwendet werden, rechnergestützte Kommunikation abzusichern oder die Identität von Nutzer:innen zu verifizieren.
Bei einer Zertifizierungsstelle (auch Certificate Authority, Certification Authority oder kurz CA genannt) handelt es sich um eine vertrauenswürdige Instanz, die digitale Zertifikate herausgeben kann. Die durch die Zertifizierungsstelle ausgegebenen Zertifikate können dazu verwendet werden, die (elektronische) Identität von unterzeichnenden Personen oder Kommunikationspartner:innen im Allgemeinen zu verifizieren.