Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) steigert Sicherheit und Effizienz in digitalen Prozessen. Sie nutzt biometrische Daten, schützt vor Änderungen und Missbrauch und eignet sich für diverse Anwendungen, von rechtlichen Dokumenten bis zu Verträgen. Voll anerkannt in Europa, ermöglicht die FES die Digitalisierung papierbasierter Abläufe, was Zeit und Kosten spart. Dieser Artikel erörtert ihre Vorteile und den branchenübergreifenden Einsatz für sicheres und effizientes Geschäftsmanagement.
Flixcheck bietet eine Plattform, die es Ihnen ermöglicht, die Fortgeschrittene Elektronische Signatur einfach in Ihren Geschäftsalltag zu integrieren. Mit Flixcheck können Sie nicht nur Ihre Dokumente sicher digitalisieren, sondern auch Ihre Kommunikation und Vertragsmanagementprozesse optimieren. Testen Sie Flixcheck jetzt 30 Tage kostenlos und erfahren Sie selbst, wie unsere Lösung Ihre Geschäftsabläufe transformieren kann. Machen Sie den Schritt in eine effizientere und sicherere Zukunft mit Flixcheck!
Die Gesetzgebung eIDAS in der EU unterscheidet zwischen drei unterschiedlichen digitalen Unterschriften: Der Einfachen Elektronischen Signatur (EES), der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur (FES) und der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES).
Bei der Auswahl der Signatur, welche die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt, spielen vor allem die Faktoren Identitätsprüfung, Sicherheitsniveau und Beweiskraft eine Rolle. In diesem Artikel lernen Sie die Unterschiede zwischen den verschiedenen e-Signaturen kennen, um die für Ihr Unternehmen optimale Entscheidung treffen zu können.
Die verschiedene Typen elektronischer Signaturen unterscheiden sich in den Voraussetzungen, die sie erfüllen müssen, um gültig zu sein. Die Signaturen weisen unterschiedliche Sicherheitsstufen auf. Sie verwenden unterschiedliche Verfahren zur Identifizierung des Unterzeichners, verschiedene Zertifikate und unterliegen einem unterschiedlich hohen Maß an Kontrolle.
Während die Einfache Elektronische Signatur quasi keine Vorgaben bezüglich ihrer Signaturerstellungsdaten oder Unterzeichnenden erfüllen muss, sind die beiden anderen Formen der e-Unterschrift komplexer. Sie unterliegen höheren Standards.
Die Möglichkeit, Fortgeschrittene Elektronischen Signaturen zu verwenden, sollte heute überall gegeben sein und ist die passende Wahl für die allermeisten Unternehmen. Grundsätzlich kann die FES etwa für Verträge in jeder Form, im Rahmen von digitalen Dokumenten, für Patent-, Marken- oder Urheberrechtsverträge, für Sozialversicherungs- und Rentenversicherungsdokumente, für Versicherungen, für Transaktionen oder auch für Mietverträge genutzt werden.
Dabei besonders interessant: Sie erfüllt die Voraussetzungen der eIDAS-Verordnung und ermöglicht es, auf eine Vielzahl von Papierdokumenten zu verzichten. So schafft sie Vertrauen, spart Zeit, Geld und bringt Sie dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher.
Anhand der folgenden Beispiele werden Sie erkennen, in welchen Bereichen die FES bereits heute Unterschriften auf einem Papierdukument ersetzt und erkennen, welche positive Veränderung sie eventuell auch in Ihrem Unternehmen anstoßen kann.
Die Erstellung von Dokumenten mit der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur lohnt sich beispielsweise für alldiejenigen, die mit hohen Summen jonglieren oder für die Aufträge einen hohen Betriebswert darstellen. Handwerker:innen zum Beispiel, die Kunden und Kundinnen in einem großen Radius betreuen oder schnell agieren müssen, können von der FES als Standard in vielfacher Weise profitieren.
Nehmen wir einen Experten für Bautrocknung und Wasserschaden als Beispiel:
Die Expert:innen reagiert oft auf Notfälle. Schnell müssen sie handeln, Fragen klären und Informationen an unterschiedliche Schnittstellen liefern, ohne dabei die Vertragsgrundlage aus dem Blick zu verlieren. Die Möglichkeit für Kund:innen, die Beauftragung per Fortgeschrittene Elektronische Signatur erstellen bzw. unterschreiben zu können, schützt Handwerker:innen vor Missverständnissen und hält den Prozess nicht auf.
Zu bedenken ist nämlich: Kapitalanlegende Vermieter sitzen häufig nicht vor Ort. Im Schadensfall von ihnen eine eigenhändige Unterschrift auf einem Dokument aus Papier zu ergattern, dauert auf dem Postweg einige Tage. Mit der FES haben Expert:innen für Bautrocknung – auch ohne Papierdukumente und selbst im Mahnverfahren – eine sichere Grundlage.
Auch in der Logistik ersetzt die elektronische Unterschrift immer öfter Papierdokumente. Zum Einsatz kommt auch hier in den allermeisten Fällen die FES. Das hat folgenden Grund:
Wenn es um den Transport von Waren geht, sind schnelle Abläufe und der schnelle Austausch von Informationen betriebswirtschaftlich unabdingbar. Auch das Signieren von Dokumenten soll schnell gehen – am besten per Online-Formular.
Gleichzeitig sind die Summen, über die hier in Angeboten und Verträgen gesprochen wird, sehr hoch. Daher muss eine ausreichend sichere e-Signatur zur Anwendung kommen.
Die FES kann genau das leisten: Sie ermöglicht eine vergleichsweise unkomplizierte Unterzeichnung eines beliebigen Dokuments. Anders als die qualifizierte elektronische Signatur ist sie per Definition nicht mit einem zeitraubenden Authentifizierungsverfahren verbunden. Dennoch gibt die besondere Signatur Sicherheit für alle Seiten. Sollte ein Logistikauftrag aus irgendeinem Grund schief gehen, haben beide Parteien eine ordentliche, rechtsgültige Grundlage.
Der Berufsalltag hat sich in vielen Branchen stark verändert. Auch die Signatur muss Datum heute neuen Anforderungen genügen. In vielen Branchen ist es heute nämlich so: Der eine ist gerade beruflich in Spanien, seine Geschäftspartnerin derweil in Deutschland vor Ort.
Wir leben in einer schnellen globalen Welt, die viele Möglichkeiten bietet, sich mit Projekten zu verknüpfen. Gleichzeitig bringt sie aber neue Anforderungen mit sich:
Sollten Sie entscheiden, mit Partner:innen zusammenzuarbeiten, den sie nicht ohne weiteres physisch treffen können, ist die rechtliche Absicherung im B2B-Bereich nach wie vor besonders wichtig. Rechtssicheres signieren hat seine Relevant nicht verloren.
Vertragsunterlagen auf dem Postweg über den Ozean zu schicken, kann allerdings dauern. Je nachdem, mit welchem Land Sie kommunizieren ist der Postweg zudem nicht immer sicher.
Machen Sie es sich darum leicht und setzen Sie auf die Vorteile aus beiden Welten – mit der FES. Bei Verwendung dieser elektronischen Signatur haben Sie die Möglichkeit, Verträge ohne die Anwesenheit aller Parteien an einem Ort und zu einem Termin zu unterzeichnen.
Unproblematisch ist das Signieren der Dokumente über den digitalen Weg rechtsgültig für die allermeisten Dokumente mit Beweiskraft möglich. Die FES ist in ganz Europa gültig.
Als Außendienstmitarbeiter:innen haben Sie Ihr Büro ständig mit dabei – schon lange sind Außendienstmitarbeiter:innen nicht mehr die Menschen mit den schweren Taschen, die die Aktenordner mitschleppen. Kommt es im Kundengespräch zu einem Vertragsabschluss, haben Sie in Ihrem digitalen Büro mit der elektronischen Unterschrift alle Möglichkeiten.
Ein Vertrag in Papierform würde Sie nur aufhalten – er müsste individualisiert und ausgedruckt werden und würde über den Postweg zu Kund:innen gelangen. Die FES ermöglich Ihnen, noch vor Ort alles unter Dach und Fach zu bringen.
Übergabeprotokolle, Mieterselbstauskunft, unbefristete Mietverträge, Nebenkostenabrechnung, Mietanpassungen, Stammdatenblätter, Selbstauskünfte. Aber auch Bauverträge, Architekten- und Ingenieurverträge, Statikberechnungen, Bauplanfreigabe, Handwerkerverträge oder Baustellendokumentation – Signaturen sind auch im Immobilienwesen wichtig.
Geht es um eine angemietete, zu errichtende oder sonstige Immobilie, kommen die genannten Dokumente zum Einsatz, um wichtige Daten festzuhalten oder das nötige Maß an Kontrolle und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Selbstverständlich ist für ein solches Dokument die Identifizierung Unterzeichnender wichtig – gleichzeitig wird heute im Unterschied zu früher aber auch im Immobilienwesen viel Flexibilität erwartet.
Der Einsatz der fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist genau darum auch im Immobilienwesen, für die Hausverwaltung und für Bauunternehmen immer interessanter. Sie ermöglicht es Ihnen, sich handschriftliche Unterschriften oder das aufwändige Einholen manueller Signaturen zukünftig zu sparen. Nutzen Sie Ihre Zeit effizienter und lassen Sie Dokumente bequem per e-Signatur unterzeichnen.
Seit 2001 ist die digitale Signatur der handschriftlichen Unterzeichnung privatrechtlich gleichgestellt. Seit dem 1. Juli 2016 ist durch die eIDAS-Verordnung auch geklärt, wie die E-Signatur im Businessbereich und als öffentlicher Schlüssel eingesetzt werden darf. Sie ist seither in ganz Europa für signierte Dokumente anerkannt, standardisiert und rechtsgültig.
Für die Digitalisierung stellt das einen Quantensprung dar: Schon lange ist es üblich, sich Verträge oder Angebote über die digitalen Kanäle, zum Beispiel über E-Mail, herüberzuschicken. Dass bis 2016 die Papierform verwendet wurden musste, war bei weitem nicht mehr zeitgerecht. Die digitale Unterschrift spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.
Alleine das Vorbereiten des Postversands und der Postversand selbst nehmen Personalressourcen ein. Auch die entsprechende Archivierung muss langfristig finanziert werden. Durch die digitale Unterschrift gehören hunderte Ausdrucke, dicke Ordner und volle Archive zukünftig der Vergangenheit an. Die digitale Signatur passt in unseren Workflow, sie beschleunigt Prozesse und ermöglicht Ihnen, Ihre zeitlichen Ressourcen für wichtigere Dinge zu nutzen.
Wir bieten nicht nur die Einfache Elektronische Signatur für Sie an! Vielmehr können Sie jetzt für nur 10 Euro monatlich auch die Fortgeschrittene Elektronische Signatur bei Flixcheck unkompliziert dazu buchen.
Nutzen Sie Ihre Ressourcen effizienter, indem Sie Ihr Portfolio an Signaturen erweitern. Die Fortgeschrittene elektronische Signatur stellt dabei eine Bereicherung für Sie und Ihre Partner:innen dar.